5ПЕРВИЧНЫЙ

УЧЕТ

5.1 Понятие и способы наблюдения

в бухгалтерском учете

Первичным этапом учетного процесса в организации является первичное наблюдение, которое служит способом познания конкретных видов хозяйственных средств, источников их образования и каждой совершенной хозяйственной операции, объективной действительности, основанным на непосредственном восприятии или инструментальном измерении вещей и явлений.

Сущность первичного наблюдения состоит: в подтверждении того факта, что объекты бухгалтерского учета действительно изменились; в фиксации изменений объектов учета по количеству и качеству с использованием всех видов учетных измерителей; в переработке данных о наблюдаемых фактах в информационные показатели. Утверждение, что наблюдение является первой стадией учетного процесса, подтверждает наличие в арсенале методологических основ бухгалтерского учета общенаучных методов познания.

По общепринятым правилам любого вида учета, наблюдение должны вести лица, которым поручено ведение конкретного вида учета. Но в бухгалтерском учете достигнуть этого невозможно в силу многочисленности объектов наблюдения, их разбросанности в пространстве, по территории организации, множественности и одновременности осуществления различных хозяйственных операций, присутствовать при которых бухгалтер физически не в состоянии. Поэтому в бухгалтерском учете для наблюденияприменяют два специфических способа или приема-документацию и инвентаризацию.

Для ведения наблюдения все имущество организации, включая денежные средства в кассе, закрепляется или передается на ответственное хранение и целевое использование конкретным должностным (материально ответственным) лицам. Эти лица не только отвечают за сохранность средств, но и обязаны каждый случай поступления, отпуска, выбытия или использования средств, т. е. каждую хозяйственную операцию оформлять или подтверждать соответствующим первичным документом. В первичном документе приводят результат не только наблюдения, но и количественного измерения совершившейся хозяйственной операции. Результат измерения чаще всего представляется количественным показателем в натуральных или трудовых измерителях. Окончательное стоимостное измерение операции, как правило, осуществляется уже в бухгалтерии организации.

Ведение повседневного наблюдения за ходом хозяйственных операций должностными (материально ответственными) лицами, оформление первичной документации требует определенной организации их рабочего места. Эти рабочие места должны быть оборудованы соответствующими весоизмерительными приборами, местом для составления и ведения документации, ее хранения, бланками документов, вычислительной и другой оргтехникой, инструктивными и методическими материалами. С отдельными работниками (кладовщики, кассиры) заключаются договоры о полной материальной ответственности за принятые на хранение ценности, а в должностных обязанностях указывается на необходимость принимать и отпускать материальные ценности только на основе документов.

В отдельных случаях при большом количестве материальных ценностей и совершаемых с ними хозяйственных операций непосредственную работу с документами и весь первичный учет на рабочих местах могут вести учетчики (счетоводы, операторы).

Прием на работу и увольнение материально ответственных лиц по действующему законодательству может осуществляться с согласия главного бухгалтера. Запрещается принимать на эти должности лиц, ранее судимых за корыстные преступления и решениями судебных органов для которых запрещено занимать должности, связанные с материальной ответственностью. Все это в совокупности обеспечивает более полное доверие тем должностным лицам, которым поручено вести наблюдение и первичный учет от имени бухгалтера (бухгалтерии).

Наблюдение за фактом совершения хозяйственной операции, количественное измерение изменений в составе средств или источников и последующее составление документа в совокупности представляют собой относительно самостоятельный вид оперативно-технического учета - первичный учет.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации, это наиболее трудоемкий и ответственный этап работы, так как для организации бухгалтерского учета необходимо сплошное и непрерывное отражение всех хозяйственных операций. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, использование топливно-энергетических ресурсов, нормированное и отработанное время, выработка рабочих-сдельщиков, затраты на производство, расчеты с поставщиками, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация и т. д. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающих на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях организации, отражаются в первичных документах.

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления – ее передачи и первоначальной обработки. При этом под первоначальной обработкой информации понимается дифференцированное накапливание количественных данных по заданному комплексу признаков, характеризующих хозяйственные операции, производственные явления и процессы.

Первичный учет может осуществляться ручным, механизированным, автоматизированным способами.

Одним из способов получения первичной информации является документальный способ, который основан на получении сведений из различных документов. Восприятие данных, характеризующих хозяйственные операции (измерение, подсчет и т.п.), и запись их в бланк документа представляет собой документирование, или первичный учет деятельности организации.

Оформление операций документами называется документацией. Документация как специфический прием наблюдении, используемый в бухгалтерском учете, представляет способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для текущего бухгалтерского учета и контроля за ними.

Текущее наблюдение за объектами учета и их изменениями с помощью документации не всегда дает полную гарантию и уверенность в точности бухгалтерского учета. Поэтому для периодического контроля за точностью текущего учета в организации используют инвентаризацию.

Инвентаризация – это проверка наличия объектов учета в натуре группой лиц (комиссией), включая работника бухгалтерии. Эти лица непосредственно наблюдают объекты, количественно их измеряют и отражают эти результаты в специальном документе. Название способа "инвентаризация" произошло от более древнего названия— инвентарь, что означало список ценностей. В настоящее время этот документ называют инвентарной описью, а инвентарем – отдельные виды (объекты) имущества организации

Рассмотрим подробно сущность приемов документации и инвентаризации.