ТЕМА: Управленческий процесс и функции менеджмента.
1. Понятие и значение функций менеджмента в управленческом процессе.
2. Специальные функции менеджмента.
3. Регламентация функций менеджмента в должностных инструкциях.
Вопрос1.
Управление – это процесс, направленный на достижение целей предприятия, представляющий собой последовательность управленческих действий по решению ряда конкретных производственных и социальных задач.
Эти действия получили название управленческих функций или функций менеджмента. Термин «функция» – латинского происхождения (functio) и в буквальном переводе означает исполнение, осуществление, деятельность.
Функции управления – это специфический вид работ, обеспечивающий рациональную форму разделения труда работников аппарата управления. Последовательное выполнение функций менеджмента и составляет процесс управления.
В своей последовательности функции менеджмента представляют собой технологию управления. Последовательное выполнение функций менеджмента и составляет процесс управления. Сущность управления всегда остается постоянной, а содержание меняется и зависит от специфики объекта управления.
Все функции управления разделяют на общие (основные) и конкретные (специальные). Основные функции менеджмента являются общими для процесса управления любым предприятием. Специальные функции менеджмента определяются спецификой и особенностями производства.
Функции управления определяют:
- целенаправленность воздействия;
- сущность и содержание управления;
- стратегию и тактику управления;
- методы и процессы управления;
- структуру кадров управления;
- потоки и объемы информации;
- возможность механизации и автоматизации управления;
- содержание управленческих решений;
- сложность и трудоемкость управленческой деятельности.
Функции управления учитываются:
- при разработке положений, уставов организационных формирований всех форм собственности;
- при разработке должностных инструкций;
- при оценке, подборе, расстановке кадров управления;
- при формировании рациональных структур аппарата управления;
- при определении структуры рабочего времени руководителей и специалистов.
Обычно выделяют пять общих функций управления: планирование (прогнозирование), организация, координация (регулирование), стимулирование (активизация, мотивация), контроль (анализ, учет).
Рассмотрим общие функции управления подробно.
1. Планирование — это выработка и постановка целей и задач по управлению производством, а также определение путей и средств для достижения поставленных целей.
Различают три типа планирования: стратегическое, тактическое и оперативное. Применительно к сельскохозяйственной организации вопросами стратегического планирования занимается председатель СПК. Оперативное планирование осуществляют руководители на местах (бригадиры, начальники цехов, руководители служб).
При составлении планов руководствуются следующими принципами:
- полнота (должны учитываться все факторы);
- точность (необходимо использовать современные средства прогнозирования);
- ясность (поставленные цели должны быть простыми и понятными);
- непрерывность (планирование идет постоянно);
- экономичность (расходы на планирование должны быть соизмеримы с получаемым выигрышем).
2. Организация — это создание новой или усовершенствование существующей структуры управления для реализации целей и задач предприятия.
Вне зависимости от вида и масштабов своей деятельности каждое предприятие должно быть определенным образом организовано. Существуют обязательные действия, которые необходимо выполнить при реализации функции организации:
- определение и детализация целей, выявленных в ходе планирования;
- определение видов деятельности для достижения этих целей;
- поручение различных задач исполнителям (т.е. разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие подразделения;
- координация различных видов деятельности посредством установления взаимоотношений, заданий и сроков;
- обеспечение единства цели;
- установление размаха менеджмента (или нормы управляемости), т.е. оптимального числа подчиненных у одного руководителя.
Функция организации рассматривается как процесс, посредством которого создается и сохраняется структура предприятия.
3. Координация — это обеспечение согласованности действий коллективов людей для достижения цели предприятия.
Координация в управлении предприятием осуществляется путем налаживания взаимодействия различных подразделений. Она включает в себя также регулирование и маневрирование материальными и финансовыми ресурсами. Но, говоря о регулировании, не следует считать его синонимом координации. Регулирование — это часть текущего координирования.
Функцию координации обычно выполняет руководитель организации. Для этого он должен иметь весь объем информации как о стратегических задачах, так и по текущим вопросам.
4. Стимулирование — это побуждение коллектива людей к повышению эффективности их деятельности.
Поведение людей всегда мотивировано. Они могут трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а могут уклоняться от работы. Поведение человека может иметь и другие проявления. Во всех случаях следует искать мотивы поведения. Мотивация — это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей предприятия.
5. Контроль — это систематическое наблюдение за деятельностью коллективов людей для выявления отклонений от установленных планов, норм, правил и требований.
Функцию контроля следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой можно удерживать предприятие на верном пути, сравнивая показатели его деятельности с установленными стандартами и планами. В практике менеджмента существует определенная технология контроля, которая включает следующие элементы:
- концепция контроля, (т.е. систематический контроль или частные проверки, предмет контроля, контролирующий орган);
- цели контроля (целесообразность, правильность, эффективность действий);
- нормы контроля (этические, правовые, производственные);
- методы контроля (предварительный, текущий, заключительный контроль);
- объем контроля (полный, эпизодический, выборочный контроль);
- область контроля (финансовый, контроль качества, производительности).
В основу создания системы контроля должны быть положены следующие принципы:
- эффективность (насколько контроль полезен);
- эффект влияния на людей (не вызывает ли контроль негативные реакции);
- выполнение задач (контроль должен способствовать выявлению отклонений, устранению недостатков);
- определение границ (контроль не может проводиться без ограничений. Необходимо соблюдать нормы, определяемые действующим законодательством).
Сама процедура контроля имеет четко различимые этапы:
- установление стандартов. Стандарты — это конкретные цели. Они выявляются в процессе планирования. При этом необходимо выработать показатели результативности деятельности предприятия;
- сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Необходимо выяснить, насколько достигнутые результаты соответствуют ожидаемым, а если отличаются, то не опасно ли это;
- принятие необходимых корректирующих действий. Можно скорректировать деятельность предприятия, изменить планы или пересмотреть стандарты, если контроль оказался слишком жестким.
Следует подчеркнуть, что функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления предприятием. Каждая функция менеджмента движима другой, в результате чего возникает своего рода круговое движение, точнее движение по спирали.