В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания полей, их типов и свойств. В базе данных Example создайте таблицу «Заказы» в режиме Конструктора. Для этого нужно:

• В окне базы данных Example открыть список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицы и затем нажать кнопку Создать.

• В диалоговом окне Новая таблица выбрать способ создания таблицы – создание таблицы с помощью Конструктора и нажать кнопку ОК. Открылось пустое окно Конструктора таблиц.

• Необходимо создать таблицу, состоящую из полей: КодЗаказа, КодТовара, КодКлиента, Количество. Введите в столбец Имя поля имена полей создаваемой таблицы. Поле КодЗаказа определить как ключевое, типа счетчик. Для этого в столбце Тип данных выбрать из раскрывающегося списка Счетчик.

• Тип данных остальных полей - числовой.

• В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно).

• После описания всех полей будущей таблицы нажать на кнопку , после чего появится вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы?. Нажать на кнопку Да.

• В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы – «Заказы» и нажать ОК.

• После выполнения указанных действий в списке таблиц в окне базы данных Example появится имя и значок новой таблицы. Откройте таблицу «Заказы» и заполните поля данными, не забывая, что содержание полей КодТовара и КодКлиента должны соответствовать ранее созданным таблицам.

КодЗаказа	КодТовара	КодКлиента	Количество
1	1	3	67
2	1	2	56
3	2	1	589
4	3	4	56
5	4	1	34
6	8	2	45
7	6	4	87
8	6	3	78
9	7	3	45

Контрольные вопросы:

1. Как запустить Microsoft Access?

2. Что такое таблица в Microsoft Access?

3. Что такое ключевое поле?

4. Какими способами можно создать таблицу?

5. Какие типы данных вы знаете?

Практическое занятие №2 Настройка таблиц. Автоматизация работы с таблицами.

1. Использование Мастера подстановок.

2. Определение маски ввода.

3. Контроль и проверка введенных данных.

Открытие базы данных.

• В меню Файл выбрать команду Открыть.

• В диалоговом окне Открытие файла базы данных найти базу данных Example, выделить файл и нажать кнопку Открыть (или дважды щелкнуть по файлу Example).

1. Использование Мастера подстановок.

Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка, значения которого могут быть как фиксированными, так и содержаться в таблице или запросе.

Необходимо создать столбец подстановок для поля Должность в таблице Клиенты из базы данных Example (Практическое занятие №1). Это даст возможность при вводе данных в эту таблицу выбирать из списка название организации, в которой работает данное лицо.

Чтобы использовать Мастер подстановок, необходимо:

• Открыть таблицу Клиенты в режиме Конструктора.

• Выделить поле Должность и выбрать из списка в столбце Тип данных значение Мастер подстановок.

• В открывшемся окне Мастер подстановок выбрать способ задания значений: Будет введен фиксированный набор значений. Нажать кнопку Далее.

• В появившемся окне установить: Число столбцов - 1. Заполнить столбец подстановки следующим: директор, секретарь, бухгалтер, консультант, менеджер. Просмотреть столбец подстановки, с помощью перетаскивания границы выбрать ширину столбца. Нажать на кнопку Далее.

• Ввести название столбца подстановки – «должности». Нажать на кнопку Готово.

• Закрыть окно, на вопрос о сохранении ответить Да.

• Открыть таблицу «Клиенты» и ввести еще одну запись (поля этой записи заполнить произвольно, а данные для поля «Должность» выбрать из столбца подстановки, который открывается с помощью кнопки с треугольником).

• Создайте столбец подстановки для поля «Наименование» таблицы «Товары».

2. Определение маски ввода.

Маска ввода позволяет пользователю облегчить ввод форматированных данных в поле. Самым простым примером таких данных являются номера телефонов. Маска ввода должна обеспечить возможность ввода только цифры, а остальные символы будут добавляться автоматически.

Использование Мастера масок ввода:

• Откройте в режиме Конструктора таблицу «Клиенты». Выделите поле «Телефон» и щелкните мышкой по ячейке свойства Маска ввода. Нажмите кнопку с тремя точками, которая появится справа.

• В первом диалоговом окне Мастера выберите нужную маску из списка Телефон. Нажмите кнопку Список. В появившемся диалоговом окне введите в строке Маска ввода введите 00-00-00. В строке образцы данных введите 99-99-99. Щелкнуть по кнопке Закрыть. Нажмите кнопку Далее.

• В следующем диалоговом окне нажмите кнопку Далее.

• В появившемся окне установите переключатель с дополнительными символами маски.Нажмите кнопку Далее, а затем Готово.

• Закройте таблицу Клиенты в режиме конструктора.

• Откройте таблицу «Клиенты». Введите еще одну запись, поле «Должность» заполнить с помощью столбца подстановки, а поле «Телефон» заполнить используя маску (вводить последовательно числа, при этом ячейка заполняется по созданному шаблону).

3. Контроль и проверка введенных данных.

Microsoft Access может осуществлять проверку данных вводимых в поле или запись таблицы. Чтобы проверить вводимое значение, необходимо задать условие на значение. Кроме того, можно указать текст сообщения, которое должно появится на экране, если введенные данные не соответствуют данному условию.

Определим условие на значение поля «Цена» в таблице Товары (1-я практическая работа). Вводимое в поле «Цена» число должно быть больше или равно нулю.

• Открыть таблицу Товары в режиме Конструктора.

• Выбрать нужное поле Цена, тип данных этого поля обозначить как денежный (выбрать из раскрывающегося списка).

• Открыть вкладку Общие и выбрать свойство Условие на значение, а затем ввести необходимое условие: >=0. Задать условие на значение можно при помощи Построителя выражений, нажав на кнопку Построителя справа.

• Выбрать свойство Сообщение об ошибке и ввести сообщение «Введите число большее или равное нулю», которое будет выводиться на экран, если введенные в поле «Цена» данные не соответствуют заданному условию.

Примечание: если условие на значение накладывается на поле, которое уже содержит данные, то при сохранении таблицы Microsoft Access выдаст вопрос нужно ли применять новые условия к существующим данным.

• Проверьте работу введенного условия в таблице «Товары». Введите, например, в поле «Цена» данные, которые меньше числа 0.

Контрольные вопросы:

1. Для чего используется Мастер подстановки?

2. Как создать столбец подстановки?

3. Когда используют маску ввода?

4. Каким образом можно автоматически проверять вводимые данные?

5. С помощью чего можно задать условие на значение?