Створення таблиць в Microsoft Access

Створення шляхом введення даних

Для прикладу створення таблиць використовуємо вже наявну в нас БД «Порожня база даних», перейменуємо її в «Порожня база даних 1» і відкриємо.

У відкритому основному вікні MSA, ми бачимо вікно нашої бази даних «Порожня база даних 1», в меню «Об'єкти» вибираємо пункт «Таблиці», а зі списку, що з'явився у вікні, пункт «Створення таблиці шляхом введення даних» з'явилася порожня таблиця, за замовчуванням містить десять полів і що має назву «Таблиця1».

Тепер нам потрібно ввести в таблицю потрібні дані, нехай це буде таблиця типу «Ім'я Посада», тоді потрібні дані це імена і відповідні їм посади. При введенні даних ми обов'язково повинні враховувати правила введення, наприклад: тип даних в одному полі (стовпці) у всіх записах повинен бути однаковим.

Що б будь-якому користувачеві було зрозуміло які дані куди вводити, ми перейменуємо поля. Для перейменування поля робимо клік правою кнопкою миші на назві поля і в випадаючому меню вибираємо пункт «Перейменувати стовпець», виділилося назву стовпця і ми переписуємо його на необхідну нам (в даному разі буде «Ім'я» та «Посада »).

По закінченню введення даних закриваємо таблицю кліком по кнопці «Закрити», розташованої в правому верхньому куті вікна таблиці. Відкривається діалогове вікно пропонує нам зберегти зміни структури або макета об'єкта, підтверджуємо збереження натисканням кнопки «Так».

З'являється вікно в якому ми можемо ввести ім'я під яким буде збережена таблиця (введемо назву «Ім'я Посада»), підтверджуємо натисканням кнопки «OK».

Відкрилося діалогове вікно пропонує створити ключові поля і роз'яснює сенс їх створення. Натискаємо кнопку «Ні», якщо одне або кілька полів в таблиці можуть однозначно ідентифікувати запису в таблиці і служити первинним ключем, або кнопку «Так», і тоді MSA створить додаткове поле, яке зробить ключовим (в нашому випадку натискаємо «Ні»).

Діалогове вікно закривається, і ми бачимо, що тепер наша БД не порожня, а містить таблицю «Ім'я Посада», яка містить введені нами дані.

Цей спосіб підходить для створення таблиць у випадку, коли вам важко відразу визначити структуру таблиці.

Можу зауважити, що Введення даних у таблицю MSA мало чим відрізняється від введення в таблицю Excel. Для переходу між полями ви можете використовувати клавішу «Таb», а дані, введені в поточний рядок, зберігаються при переході до наступного рядка.

Створення за допомогою майстра таблиць

Для прикладу створення таблиць за допомогою майстра використовуємо вже наявну в нас БД «Порожня база даних», перейменуємо її в «Порожня база даних 2» і відкриємо.

У відкритому основному вікні MSA, ми бачимо вікно нашої бази даних «Порожня база даних 2», в меню «Об'єкти» вибираємо пункт «Таблиці», а зі списку, що з'явився у вікні, пункт «Створення таблиці за допомогою майстра».

Відкрилося вікно майстра створення таблиць в якому, за допомогою інструкцій, ми можемо вибрати категорію, зразок таблиці і потрібні зразки полів за допомогою стрілок (виберемо категорію «Ділові», зразок таблиці «Працівники» і поля за аналогом з таблицею створеної в попередньому розділі, т . е. «Ім'я» та «Посада»), підтверджуємо вибір натисненням кнопки «Далі».

У наступному вікні вводимо ім'я таблиці (вводимо «Ім'я Посада») і спосіб визначення ключового поля (залишаємо за замовчуванням тобто автоматичне визначення) підтверджуємо натисканням кнопки «Далі». У наступному вікні пропонується вибрати дії після створення таблиці (залишаємо значення за замовчуванням «Ввести дані безпосередньо в таблицю) і натискаємо кнопку« Готово ».

Відкрилася готова таблиця, практично повний аналог тієї, яку ми створили у попередньому розділі, виняток становить ключове поле «Код_Імя

Посада », яке цього разу ми дозволили MSA створити автоматично. Закриваємо таблицю (натисненням кнопки «Закрити» у верхньому правому куті вікна), закриваємо MSA.

Цей спосіб зручний для користувача, який має уявлення про кінцеву структуру таблиці, а також для створення стандартних таблиць.

Створення таблиці в режимі конструктора таблиць

Для прикладу створення таблиць за допомогою конструктора таблиць використовуємо вже наявну в нас БД «Порожня база даних», перейменуємо її в «Порожня база даних 3» і відкриємо.

У відкритому основному вікні MSA, ми бачимо вікно нашої бази даних «Порожня база даних 3», в меню «Об'єкти» вибираємо пункт «Таблиці», а зі списку, що з'явився у вікні, пункт «Створення таблиці в режимі конструктора».

Відкрилося вікно конструктора таблиць, в якому ми повинні ввести ім'я та тип даних кожного поля, також ми можемо ввести опису полів, для зручності у подальшому використанні, але обов'язковою дією це не є (введемо імена полів за аналогом з таблицею створеної у розділі 2.1, т . е. «Ім'я» та «Посада», а також аналогічний тип даних, тобто «Текстовий»).

У нижній частині вікна конструктора таблиць на вкладках Загальні та Підстановка ми можемо ввести властивості кожного поля або залишити значення властивостей, встановлені за замовчуванням (в даному випадку залишаємо за замовчуванням). Після опису всіх полів таблиці закриваємо таблицю (натисненням кнопки «Закрити» у верхньому правому куті вікна).

У діалоговому вікні, що пропонує зберегти зміни структури або макета таблиці, натискаємо кнопку «ТАК».

У вікні вводимо ім'я таблиці (вводимо «Ім'я Посада») підтверджуємо натисканням кнопки «OК». Відкривається діалогове вікно пропонує створити ключові поля і роз'яснює сенс їх створення. Натискаємо кнопку «Ні», якщо одне або кілька полів в таблиці можуть однозначно ідентифікувати запису в таблиці і служити первинним ключем, або кнопку «Так», і тоді MSA створить додаткове поле, яке зробить ключовим (в даному випадку натискаємо «Ні»).

Бачимо що в БД з'явилася таблиця «Ім'я Посада», при порівнянні, ми можемо переконатися, що вона повністю аналогічна таблиці створеної нами в пункті 2.1.

Хотілося б відразу уточнити, що при створенні таблиці в режимі конструктора необхідно дотримуватися певних правил, наприклад, при введенні імен таблиць і полів. Імена полів у таблиці не повинні повторюватися, тобто повинні бути унікальними. Імена полів можуть містити не більше 64 символів, включаючи пробіли.

Бажано уникати вживання імен полів, які збігаються з іменами вбудованих функцій або властивостей MSA. Ім'я поля не повинно починатися з пробілу або керуючого символу. Імена полів можуть містити будь-які символи, включаючи літери, цифри, пробіли, спеціальні символи (за винятком точки (.), Знака оклику (!), Апострофа (') і квадратних дужок ([), (])).

Цей спосіб дозволяє повністю контролювати всі властивості створюваної таблиці, і вкрай корисним для фахівців, для користувачів ж не володіють необхідними навичками він не представляє інтересу.