Информатика. Методички. Методичка Word. Методичка по Word
.pdf
Перекрестные ссылки можно создавать только на элементы того же самого документа. Перекрестные ссылки вставляются в документ в виде полей.
После создания перекрестной ссылки можно изменить элемент, на который осуществляется ссылка. Например, можно изменить объект ссылки с
номера страницы на номер абзаца.
Создание перекрестной ссылки
Для создания перекрестной ссылки на такие объекты, как заголовок или закладка, необходимо их наличие. Например, следует сначала вставить закладку и только после этого создать соответствующую перекрестную ссылку.
Введите в документ текст, с которого будет начинаться перекрестная ссылка, или поставьте курсор в место вставки перекрестной ссылки. Во вкладке
Ссылки в группе Названия нажмите кнопку Добавить перекрестную ссылку. В окне Перекрестные ссылки (рис. 2.67) в раскрывающемся списке Тип ссылки выберите тип элемента, на который следует сослаться.
Рис. 2.67. Создание перекрестной ссылки В списке Вставить ссылку на выберите данные, которые следует
вставить в документ, например текст заголовка. Содержание этого списка определяется типом выбранного элемента. В списке Для какого названия
выберите элемент, на который следует сослаться. Название этого списка
определяется типом выбранного элемента. Например, для заголовков этот список называется Для какого заголовка. Чтобы предоставить возможность перехода к элементу ссылки, установите флажок Вставить как гиперссылку.
Если флажок Добавить слово "выше" или "ниже" доступен, его можно установить для включения сведений об относительном положении конечного элемента ссылки. Нажмите кнопку Вставить. Для продолжения работы с документом нажмите кнопку Закрыть.
Особенности ссылок на различные элементы
Для создания ссылок можно использовать только абзацы, оформленные в виде списка. Это может быть обычный нумерованный или многоуровневый список. Заголовки можно использовать для ссылок, только если они оформлены с использованием стилей типа Заголовок. Уровень заголовка значения не имеет. Ссылку на номер заголовка можно создать только для автоматически нумерованных заголовков.
В ссылке знак сноски вставляется в виде неформатированного текста, а не надстрочного знака. Для создания ссылок можно использовать все стандартные названия ( Рисунок, Таблица, Формула ), а также созданные пользователем.
Обновление ссылок после внесения изменений
При удалении или перемещении элемента, для которого создана ссылка, необходимо обновлять ссылки вручную. Поскольку ссылки вставлены как поля,
то для обновления полей выделите одну ссылку или весь документ и нажмите клавишу F9.
Создание списка иллюстраций
Список иллюстраций - термин условный. Можно создать список не только иллюстраций, но и любых других объектов, для которых использовались названия, вставленные с использованием кнопки Вставить название группы Названия вкладки Ссылки: таблицы, формулы, графики и т.п. При построении списка иллюстраций Word выполняет поиск названий, сортирует их по номерам и отображает список иллюстраций в документе.
Вставка списка
Наиболее простым способом сборки оглавления является использование встроенных стилей, которые автоматически назначаются для названий объектов. Поставьте курсор в место вставки списка иллюстраций. Во вкладке
Ссылки в группе Названия нажмите кнопку Список иллюстраций.
Отобразится вкладка Список иллюстраций окна Список иллюстраций
(рис. 2.68). В раскрывающемся списке Название выберите, для каких названий будет создаваться список. В раскрывающемся списке Заполнитель можно выбрать тип заполнителя от текста пункта списка до номера страницы. В раскрывающемся списке Форматы можно выбрать стиль оформления оглавления.
Рис. 2.68. Сборка списка иллюстраций При сборке списка иллюстраций можно использовать любые стили
абзацев, в том числе пользовательские, которыми в документе оформлены названия объектов, подлежащие включению в список.
Впроцессе создания списка во вкладке Список иллюстраций окна Список иллюстраций (см. рис. 2.68) нажмите кнопку Параметры.
Вокне Параметры списка иллюстраций (рис. 2.69) в раскрывающемся списке Стиль выберите стиль, которым в документе оформлены названия, подлежащие включению в список.
Рис. 2.69. Сборка списка иллюстраций с использованием пользовательских стилей
Обновление списка иллюстраций
При добавлении, удалении, перемещении или изменении названий или другого текста в документе необходимо обновить список иллюстраций. Поставьте курсор в любое место списка и во вкладке Ссылки в группе
Названия нажмите кнопку Обновить список иллюстраций или щелкните правой кнопкой мыши в любом месте списка иллюстраций и в контекстном меню выберите команду Обновить поле.
Если появится запрос на обновления списка иллюстраций (рис. 2.70), выберите в нем нужный параметр.
Для обновления списка иллюстраций можно также поставить курсор в любое место списка и нажать клавишу F9. Если появится запрос на обновления оглавления (см. рис. 2.70), выберите в нем нужный параметр.
Рис. 2.70. Обновление списка иллюстраций
Создание предметного указателя
Предметный указатель содержит список терминов, используемых в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются. Для создания предметного указателя необходимо пометить в документе элементы предметного указателя, а затем выполнить сборку предметного указателя. При пометке элемента предметного указателя Word добавляет в документ специальное поле XE.
Предметный указатель можно создать для следующих элементов: отдельных слов, фраз или символов; разделов, которые располагаются на нескольких страницах; ссылок на другие элементы.
После того как все элементы предметного указателя помечены, следует выбрать вид указателя и собрать указатель. Word найдет все должным образом помеченные элементы, отсортирует их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе.
Предметный указатель, помимо основного, может иметь несколько дополнительных уровней. Например, элемент предметного указателя Города может иметь дополнительные элементы Париж, Нант и другие. В свою очередь, дополнительные элементы могут иметь элементы третьего уровня. Например,
элемент предметного указателя Париж может иметь дополнительные элементы Лувр, Пале-Рояль и другие.
Ручная пометка элементов указателя
Проще всего пометить основной элемент указателя. Выделите текст, который будет использоваться в качестве элемента указателя. Во вкладке
Ссылки в группе Предметный указатель нажмите кнопку Пометить элемент
или нажмите клавиши ALT + SHIFT + X. В окне Определение элементов указателя (рис. 2.71) в поле Основной будет введен выделенный текст.
Рис. 2.71. Пометка элементов текста для включения в предметный указатель Чтобы выбрать формат номеров страниц для отображения в предметном
указателе, установите флажок Полужирный или Курсив. Если требуется отформатировать текст указателя, щелкните нужный текст в поле Основной или Дополнительный правой кнопкой мыши и выберите команду Шрифт.
Затем выберите нужные параметры форматирования. Чтобы пометить элемент предметного указателя, нажмите кнопку Пометить. Чтобы пометить все вхождения данного текста в документ, нажмите кнопку Пометить все. Пометьте таким образом все нужные фрагменты текста. По завершении добавления элементов нажмите кнопку Закрыть.
Чтобы добавить дополнительный элемент указателя, введите текст основного элемента в поле Основной, а текст дополнительного элемента в поле
Дополнительный. Чтобы добавить элемент третьего уровня, введите текст дополнительного элемента указателя, двоеточие (:), а затем - текст элемента третьего уровня.
Автоматическая пометка элементов указателя с помощью файла словаря
Можно создать файл со словами, которые потом будут использоваться для автоматической пометки в тексте документа. Файл словаря представляет собой обычный файл Word, содержащий специально организованную таблицу. Местонахождение и имя файла значения не имеют. Таблица в файле должна состоять из двух столбцов. В ячейки первого столбца введите текст, который следует найти в документе и пометить как элемент указателя. Чтобы был помечен весь текст, который следует включить в указатель, включите в первый столбец словаря все возможные формы искомого текста. В ячейки второго столбца введите текст, который будет отображен в предметном указателе.
Например, для того чтобы в документе было помечено любое упоминание слова Париж, необходимо создать такой элемент таблицы:
Париж Париж Парижа Париж Парижу Париж Парижем Париж Париже Париж
Если требуется создать дополнительные элементы указателя, в ячейку второго столбца введите основной элемент, затем двоеточие (:) и дополнительный элемент.
Например, для того чтобы в документе было помечено любое упоминание города Париж, а в предметном указателе слово Париж было представлено как дополнительный элемент к основному элементу Город, необходимо создать такой элемент таблицы:
Париж Город:Париж Парижа Город:Париж
Парижу Город:Париж Парижем Город:Париж Париже Город:Париж
После создания и сохранения файла со словарем надо пометить элементы в тексте документа. Во вкладке Ссылки в группе Предметный указатель
нажмите кнопку Предметный указатель. Во вкладке Указатель окна Указатель (рис. 2.72) нажмите кнопку Автопометка.
Рис. 2.72. Автоматическая пометка элементов указателя В окне Открытие словаря указателя (рис. 2.73) дважды щелкните по
значку файла словаря или выделите его и нажмите кнопку Открыть.
Word осуществляет поиск в документе каждого фрагмента текста, содержащегося в первом столбце файла словаря. Найденные фрагменты текста помечаются как элементы указателя, для чего используется соответствующий текст из второго столбца. При этом в каждом абзаце помечается только первое вхождение данного элемента файла словаря. Независимо от способа пометки элементов указателя в документе будет автоматически включен режим
отображения непечатаемых знаков. Рядом с помеченным элементом будет отображено специальное поле XE (рис. 2.74).
Рис. 2.73. Выбор файла словаря указателя
Рис. 2.74. Помеченный элемент предметного указателя
Создание указателя
Поставьте курсор в место вставки указателя. Во вкладке Ссылки в
группе Предметный указатель нажмите кнопку Предметный указатель. Во вкладке Указатель окна Указатель (рис. 2.75) выберите параметры создаваемого указателя: число колонок, выравнивание, расположение номеров
страниц. В раскрывающемся списке Форматы можно выбрать стиль оформления указателя.
Рис. 2.75. Создание предметного указателя
Обновление указателя
При добавлении, удалении, перемещении текста в документе необходимо обновить указатель. Поставьте курсор в любое место указателя и во вкладке
Ссылки в группе Названия нажмите кнопку Обновить указатель или щелкните правой кнопкой мыши в любом месте списка иллюстраций и в контекстном меню выберите команду Обновить поле.
Для обновления указателя можно также поставить курсор в любое место указателя и нажать клавишу F9.
Удаление элемента указателя
Если какой-нибудь фрагмент документа был ошибочно помечен как элемент указателя, его метку нужно удалить. Если поля XE не видны на экране, включите режим отображения непечатаемых знаков. Удалите все поле элемента указателя, включая фигурные скобки { }. Обновите указатель.