1.2 Приложение Microsoft Word
Приложение Microsoft Word – мощный текстовый процессор. С его помощью можно нс только отформатировать и красиво оформить многостраничный текст, но даже полностью сверстать небольшую книгу или газету
Кнопка «Microsoft Office» отображается в верхнем левом углу окна в нескольких программах Microsoft Office. Она содержит те же основные команды, которые были в предыдущих версиях в меню «Файл» и позволяли открывать, сохранять и печатать документы. Но эта кнопка содержит больше команд, чем было в меню «Файл». Например, здесь поддерживается проверка того, что файлы в Word, Excel и PowerPoint не содержат конфиденциальных сведений или примечаний.
Рисунок 1.2 Кнопка «Microsoft Office»
Кнопка «Microsoft Office» также предоставляет доступ к настройкам программ, которые управляют такими функциями, как настройки проверки правописания.
Окно Word обладает всеми стандартными элементами текстового процессора. В заголовок выводится название документа (рисунок 1.3).
Рисунок 1.3 Заголовок документа Microsoft Word
Строка меню обеспечивает доступ к командам (рисунок 1.4).
Рисунок 1.4 Строка меню
Панели инструментов содержат кнопки самых популярных операций (рисунки 1.5-1.8).
Рисунок 1.5 Панель инструментов вкладки «Главная»
Cтили поражают не только своим разнообразием (11 разделов, каждый содержит около десятка стилей), но и способом применения. Предварительный просмотр результата применения на высоте – без единого щелчка мыши мы просто подводим курсор к интересующему стилю и видим, как выделенный фрагмент текста преобразовывается в соответствии с выбранным вариантом оформления. Опять же никто не ограничивает полет вашей фантазии и не запрещает буквально за пару минут создать свой неповторимый стиль.
Рисунок 1.6 Панель инструментов вкладки «Вставка»
Рисунок 1.7 Панель инструментов вкладки «Разметка страницы»
Рисунок 1.8 Панель инструментов вкладки «Ссылки»
Вертикальная полоса прокрутки обеспечивает быстрое перемещение по тексту документа вверх и вниз. Здесь есть линейка, облегчающая выравнивание объектов, и кнопки смены режимов просмотра документа.
Для документов формат файла по умолчанию содержит букву "x" в конце, что означает принадлежность к формату XML. Например, в Word по умолчанию документ теперь сохраняется с расширением DOCX, а не DOC.
При сохранении файла в виде шаблона это выполняется следующим образом: в конец прежнего расширения файла добавляется буква «x», например DOTX для файлов Word.
Если в файле содержится код или макрос, необходимо сохранить его, используя новый формат с поддержкой макросов. Для документа Word это будет DOCM; для шаблона Word — DOTM.
1.3 Приложение MicrosoftExcel
Приложение MicrosoftExcel (рисунок 1.9) служит для расчетов с табличными данными, построения на их основе диаграмм и вывода полученной информации на печать в виде аккуратно оформленных листов с таблицами, заголовками и пояснительными надписями.
Рисунок 1.9 Приложение Microsoft Excel
Задачи, решаемые с помощью табличного редактора Excel:
• создание, редактирование и оформление разнообразных табличных документов,
• выполнение расчетов на основании исходных,
• сохранение созданного документа в различных форматах (Excel, веб-страница, шаблон, текстовый документ и др.),
• ввод и обработка табличных данных с помощью встроенных механизмов формул, функций, макросов и др,
• анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, их структуризация и консолидация, использование сводных таблиц и отчетов и др.),
• вставка в документ различных объектов (рисунок, функция, объект и др.),
• Выполнение операций по ручному и автоматическому форматированию документа и его составных элементов. Автоматическая проверка орфографии документа, оперативное устранение допущенных некорректностей с использованием механизма автозамены,
• Импорт необходимых данных из различных источников (включая базы данных OLAP) и последующая их обработка. Поддержка XML-формата,
• Доступ к данным других программ (например, Word, PowerPoint, Access и др.),
• Формирование самых разнообразных отчетов – аналитических, сводных, графических, в виде диаграмм и др.
• создание рисунков с использованием специально предназначенной функции.
Меню кнопки «Office» (рисунок 1.10) включает в себя почти те же команды, что и кнопка «Office» в Word 2007, которые предназначены для создания нового документа, открытия существующего, сохранения изменений в документе либо сохранения его под другим именем, печати документа и др.
Рисунок 1.10 Меню кнопки «Office»
Контекстное меню Excel 2007 (рисунок 1.11) включает в себя следующие команды: Вырезать, Копировать, Вставить <из буфера обмена>, Вставить <объект>, Удалить, Очистить содержимое, Вставить примечание, Формат ячеек, Выбрать из раскрывающегося списка и Гиперссылка.
Рисунок 1.11 Контекстное меню
Команда Вставить <объект> предназначена для добавления в документ ячеек, строк либо столбцов. При выполнении данной команды открывается окно «Добавление ячеек» (рисунок 1.12), в котором указывают, какой именно элемент требуется добавить: ячейку, строку или столбец. Команда «Удалить» работает с точностью до наоборот – в окне «Удаление ячеек» необходимо указать, какой элемент следует удалить.
Рисунок 1.12 Окно «Добавление ячеек»
Командой «Очистить содержимое» можно при необходимости оперативно удалить содержимое активной ячейки либо группы предварительно выделенных ячеек.
С помощью команды «Формат ячеек» переходят в режим форматирования ячеек, где вы можете настроить шрифт ячейки, задать выравнивание в ней текста, а также множество иных параметров (рисунок 1.13).
Рисунок 1.13 Режим форматирования ячеек
В табличном редакторе Excel 2007 можно полностью автоматизировать выполнение расчетов, используя для этого формулы. Формула – это специальный инструмент Excel 2007, предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных.
Формула начинается со знака «=», после чего следуют операнды и операторы.
Для расчетов используют не конкретные числовые значения, а адреса ячеек, в которых находятся те либо иные значения. Например, если в ячейке А1 содержится значение 25, в ячейке В2 – значение 15, а в ячейке С5 – 10, то формулу расчета можно представить следующим образом:=А1+В2-С5. Результат вычисления данной формулы будет 50, и он отобразится в той ячейке, в которую вы вводили формулу, при этом в строке формул, когда вы выделите данную ячейку, отобразится формула, а не результат ее вычисления (рисунок 1.14).
Рисунок 1.14 Ввод формул в Excel
При необходимости любую созданную ранее формулу можно отредактировать. Для этого выделите соответствующую ячейку и в строке формул внесите требуемые изменения, после чего нажмите клавишу Enter. Редактировать формулу можно также и в самой ячейке; для перехода в режим редактирования щелкните на ней кнопкой мыши и нажмите клавишу F2.
При необходимости можно включить защиту рабочего листа от несанкционированного доступа. Эту функциональность удобно применять, например, если один компьютер доступен для нескольких пользователей.
Чтобы открыть режим настройки защиты рабочего листа, щелкните правой кнопкой мыши на его ярлыке и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Защитить лист либо нажмите кнопку Защитить лист, которая находится на вкладке «Рецензирование» ленты Excel 2007. В появившемся окне установите флажок «Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек» (рисунок 1.15). Если он снят, то вы не сможете включить защиту, поскольку будет заблокирована кнопка ОК.
Рисунок 1.15 Настройка защиты рабочего листа
В поле Пароль для отключения защиты листа вы можете ввести произвольный пароль на снятие устанавливаемой защиты. Для исключения ошибки его придется ввести два раза: первый раз – в поле Пароль для отключения защиты, а второй – в диалоговом окне Подтверждение пароля, которое выводится на экран после нажатия кнопки ОК.
В поле Разрешить всем пользователям этого листа установите соответствующие флажки, чтобы определить перечень действий, которые разрешено выполнять на защищенном рабочем листе. Например, можно запретить выполнение любых действий, кроме вставки столбцов и строк, их удаления, вставки гиперссылок, использования автофильтра и т. д. По умолчанию в данном поле установлены флажки выделение заблокированных ячеек и выделение незаблокированных ячеек – это означает, что выполнение любых других действий на защищенном рабочем листе будет невозможно.
Режим защиты рабочего листа включают нажатием кнопки ОК. Кнопка Отмена закрывает данное окно без включения защиты и сохранения выполненных в нем изменений.
Чтобы снять защиту с рабочего листа, выполните в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопкой мыши на ярлыке листа, команду Снять защиту с листа (она отображается только для защищенных листов вместо команды Защитить лист).