Құжаттарды топтастыру

“Құжат” (Документ) – латын тілінде “куәлік”, “дәлелдеу тәсілі” деген мағына береді. Дағдылы қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар: 1) қандай да бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге деген) растайтын іс қағазы; 2) жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат (төлқұжат); 3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар).

Кәсіпорынды басқару – мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап, оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық жедел және ақиқат мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс.

Кәсіпорынның не ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени-тарихи құндылыққа ие, мемлекеттік мұрағат қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік мұрағаттарға тапсырылуы тиіс.

Құжаттарды топтастыру – оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалық, акустикалық (фото, кино, бейнеқұжаттар) болып бөлінеді.

Мазмұнына қарай – ұйымдық-өкімдік, қаржы-есеп, жабдықтау-өткізу құжаттары болып бөлінеді.

Атауына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар, хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т.б.

Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс және шығыс) болып бөлінеді.

Орындалу мерзімі бойынша құжаттар жедел және жедел емес (жай) болып бөлінеді.

Шығу тегіне қарай құжаттар қызметтік және ресми-жекелік (атаулы) болып бөлінеді.

Жариялылық дәрежесіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін және құпия болып бөлінеді.

Заңдылық күшіне қарай шын және жалған құжаттар болып бөлінеді.

Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме құжаттар болып бөлінеді. Көшірменің өзі отпуск – шығыс құжатының толық көшірмесі, выписка – құжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат – құжаттың жоғалғанда берілетін екінші нұсқасы болып бөлінеді.

Мәтінге арналған сөздік

құжат – документ

куәлік - свидетельство

дәлелдеу тәсілі – способ доказательство

деген мағына береді – означает

дағдылы қолданыста – обычном употреблении

негізгі үш мағынасы бар – имеет три основных значения

қандай да бір факті – какой-нибудь факт

не бір нәрсеге деген құқықты – или право на что-нибудь

растайтын – подтверждающая

іс қағазы – деловая бумага

жеке басты ресми түрде куәландыратын - то, что официально удостоверяет

личность предъявителя

төлқұжат – паспорт

бір нәрсе туралы – о чем-нибудь

жазбаша куәлік – письменное свидетельство

ескі грамоталар – древние грамоты

кәсіпорынды басқару – управление предприятием

мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу – получение и обработка информации

шешім қабылдап, оны орындау – принятие решения и его исполнение

белгілі бір дәрежедегі – в значительной степени

ақпараттық процесс – информационный процесс

дұрыс шешім қабылдау үшін – для выработки верного решения

толық – полная

жедел және ақиқат мәліметтер – оперативная и достоверная информация

керек болады – требуется

құжаттың сапасы – качество документа

кәсіпорынның не ұйымның құжаттары – документы предприятия и организации

белгілі бір мәдени-тарихи құндылыққа ие – представляют определенную

культурно-историческую ценность

мемлекеттік мұрағат қоры – архивный фонд государства

бөлігі болып табылады – являются частью

мемлекеттік мұрағаттарға тапсырылуы тиіс – подлежат сдаче в государственные архивы

ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша – по признакам сходства и

различия

Ресми іс қағаздары атаулары

анықтама – справка

шағым – жалоба

бұйрық – приказ

жарғы – указ

жарлық –устав

заң –закон

ереже –положение

келісім – соглашение

шарт – договор

кепілхат – гарантийное письмо

қолдаухат – ходатайство

қолхат – расписка

мінездеме – характеристика

өмірбаян - автобиография

өтініш – заявление

сенімхат – доверенность

түсіндірме хат – обьяснительная записка

хабарлама – сообщение

хаттама – протокол

шақырухат – пригласительное письмо

шешім – решение

ілеспехат – сопроводительное письмо

іскери хат – деловое письмо

іс парағы – личный листок

1-жаттығу. Төмендегі сұрақтарға жауап беріңіз

1. “Құжат”– латын тілінде қандай мағына береді?

2. Дағдылы қолданыста құжаттың неше мағынасы бар? Атап беріңіз. Кәсіпорынды басқару қандай процесс болып табылады?

3. Дұрыс шешім қабылдау үшін қандай мәліметтер керек болады?

4. Кәсіпорынның не ұйымның құжаттары не себепті мемлекеттік мұрағаттарға тапсырылуы тиіс?

5. Құжаттарды топтастыру дегеніміз не?

6. Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар қалай бөлінеді?

7. Мазмұнына қарай құжаттар қалай бөлінеді?

8. Атауына қарай құжаттар қандай түрлерге бөлінеді?

9. Толтыру орнына қарай құжаттар қалай бөлінеді?

10. Орындалу мерзімі бойынша құжаттар қалай болып бөлінеді?

11. Шығу тегіне қарай құжаттар қалай болып бөлінеді?

12. Жариялылық дәрежесіне қарай құжаттар қалай болып бөлінеді?

13. Заңдылық күшіне қарай құжаттар қалай болып бөлінеді?

14. Жасалу сатысына қарай құжаттар қалай болып бөлінеді?

15. Көшірме құжаттар іштей қалай болып бөлінеді?

2-жаттығу. Сөздер мен сөз тіркестерінің қазақ және орыс тілдеріндегі баламаларын сәйкестендіріңіз.

Іс жүргізу Кәсіпорынды басқару Ішкі құжаттар Ұйымның атауы Жазба құжаттар Жедел құжат Қызметтік құжаттар Жарғы Құпия құжат Ресми-жекелік құжат Жеке тұлға Ақпарат Ресми

Информация Служебные документы Секретный документ Наименование организации Официальный Управление предприятием Физическое лицо официально-личные документы делопроизводство письменные документы устав внутренние документы срочный документ

3-жаттығу. Берілген сөйлемдердің құрамындағы сөздерді орын тәртібіне қарай дұрыс орналастырыңыз.

Құжаттарда мемлекеттік белгіленеді құрылым. Іс жүргізу құжаттары болып табылады істі белгілеудің тәсілі. Құжаттар арасындағы заңды және жеке тұлғалар қызмет етеді қатынастар үшін. Заңды күші бар еңбек тартыстарын шешуде мәліметтер қандай да бір фактінің қызмет етеді дәлелі ретінде.

4-жаттығу. Орыс тіліне аударыңыз.

Құжаттарды топтастыру – оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалық, акустикалық (фото, кино, бейнеқұжаттар) болып бөлінеді.

Мазмұнына қарай – ұйымдық-өкімдік, қаржы-есеп, жабдықтау-өткізу құжаттары болып бөлінеді.

Атауына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар, хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т.б.

Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс және шығыс) болып бөлінеді.

Орындалу мерзімі бойынша құжаттар жедел және жедел емес (жай) болып бөлінеді.

5-жаттығу. Сөз формаларының тиістісін таңдап алып, жақшаны ашыңыз

Басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, (қаржыландырудың, қаржыландыруда, қаржыландырумен, қаржыландырудан) несие беруде қолданылады. (Құжаттардың, құжаттарда, құжаттары, құжаттарым) мемлекеттік құрылым белгіленеді. Құжаттардың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы нақты (жұмыспен, жұмысқа, жұмыстан, жұмысын, жұмысының) көп уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Ұйымды басқарудағы жазба құжаттардың үйлесімді (жүйелі, жүйесінің, жүйесі, жүйесін, жүйелерін) бірте-бірте қалыптасады. Сақталу (мерзімімен, мерзімінде, мерзіміне, мерзімін, мерзіммен) қарай құжаттар 10 (жылмен, жылда, жылдан, жылының, жылға) жоғары тұрақты мерзімге сақталатын және 10 (жылмен, жылда, жылдан, жылының, жылға) дейін уақытша сақталатын құжаттар болып бөлінеді.