Форма листа использования документов

Наименование организации

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд № _________________Опись № ___________________ Дело №_________

Заголовок дела_______________________________________________________

Дата использования	Кому выдан: фамилия инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)	№ использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело
1	2	3	4	5

Пример 12

Форма карты-заместителя дела

Наименование организации

Карта-заместитель дела

Дело________________________________________________________________

(№ и название)

Опись_______________________________________________________________

(№ и название)

Фонд________________________________________________________________

(№ и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

№ п/п	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата
1	2	3	4

Вопросы для самоконтроля:

1. Цели использования документов АФ РФ.

2. Значение документальных памятников в развитии культуры.

3. Использование документов в социально-правовой сфере.

4. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

5. Виды информационных документов в архивах.

6. Организация выставок документов.

7. Организация работы читального зала.

Лекция 12. Организация работы государственного архива, планирование и отчетность архивных учреждений

План:

12.1. Порядок работы архива.

12.2. Планирование в архиве.

12.3. Работа с персоналом.

12.1. Порядок работы архива

Управление в целом – это общее свойство, присущее технико-технологическим, биологическим и социальным системам: для сохранения или поддержания существующих параметров системы; изменения каких-либо параметров на величину (+); изменения каких-либо параметров на величину (-), т.е. сведение существующих параметров к 0.

Виды управления определяются предполагаемым или реальным объектом управления, при этом существуют: технико-технологические системы управления (неживые); автоматизированные системы управления технологическими процессами; биологические системы (живые); социальные системы, где главным субъектом и объектом управления является человек.

Менеджмент – это совокупность современных концептуальных моделей и специфических технологий, нацеленных на постоянное изменение и развитие предприятий и организаций в динамично меняющейся среде хозяйствования.

Основными функциями управления на сегодняшний день являются:

1. организация – предметная деятельность, организация как процесс достижения цели, задач и используемых мер, действий, решений;

2. прогнозирование – система и процесс определения вероятностей событий: научно-техническое; экономическое; экологическое; политическое;

3. планирование – система и процесс определения и установления плановых показателей на определенный период времени;

4. координация – взаимная увязка работ, задач по видам, исполнителям, объемам и срокам;

5. работа с персоналом – изучение различных способов стимулирования деятельности, психологических мотиваций работников и др.;

6. маркетинг – вид человеческой деятельности, связанной с изучением спроса на товары и реализацией мер по удовлетворению этого спроса;

7. инновации – нововведения на предприятиях, в организациях.

Характерные функции для архивов: планирование, работа с персоналом и маркетинг.

Вся деятельность архива базируется на правовой основе. Нормативно-правовую базу архива составляют помимо архивного законодательства, нормы гражданского, административного и трудового права РФ, постановления и указы правительства, ведомственные нормативные акты (приказы Росархива, постановления ее коллегии, основные правила работы государственных и ведомственных архивов, отраслевые инструкции и нормативы, типовые структуры, типовые нормы времени и выработки на основные виды работ в архивах).

Основные нормативные документы, которыми в своей работе руководствуются директор архива и руководители структурных подразделений, разрабатываются в самом архиве и утверждаются органами управления архивным делом данного субъекта РФ. Состав этих документов различен для государственных архивов и архивов учреждений:

Государственный архив

Архив учреждения

Положение об архиве (Устав архива). Положение о структурном подразделении архива. Структура и штатная расписание архива. Смета расходов архива на год Должностные инструкции сотрудников.

Положение об архиве учреждения; положение о центральном отраслевом архиве; положение о центральном архиве министерства, ведомства; положение об объединенном ведомственном (межведомственным) архиве. Инструкция о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) или инструкции по делопроизводству организации. Если в архиве учреждения есть подразделения – положение о структурном подразделении. Должностные инструкции сотрудников архива.

Самый важный документ, определяющий деятельность архива – Положение (Устав).

Положение о государственном архиве или архиве учреждения (Устав) определяет его юридический статус (юридическое лицо, структурное подразделение); ранг (центральный республиканский, объединенный ведомственный); профиль архива (источники комплектования, состав документов, принимаемых на хранение); задачи, функции, права и обязанности архива, организационные основы деятельности архива.

Положение о структурном подразделении архива определяет задачи, функции, права, организацию деятельности структурного подразделения архива.

Должностные инструкции сотрудников определяют обязанности, права и ответственность сотрудников архива. Они составляются на всех сотрудников, кроме директора архива и его заместителей.

Штатное расписание – перечень должностей учреждения (организации) с указанием количества и размера должностных окладов.

Все эти документы, кроме Положения об архиве и инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ), подписываются директором архива.

Положение (Устав) о государственном, центральном отраслевом архивах, центральном архиве министерства (ведомства) утверждаются соответствующим органом управления архивными делами.