Понятие системы управления на предприятии

Понятие

Определение понятия

Система управления

• «конструкция» организационной системы, характеризующая состав, взаимосвязь звеньев управления и исполнения (объекта и субъекта управления);

• строение управляющей системы, способ ее внутренней организации, связи элементов субъекта управления между собой (порядок расположения, соподчиненность отдельных звеньев управленческого аппарата - отделов, групп, бюро), позволяющие выполнять необходимые функции управления;

• элементы системы, их связи, ее целостные свойства, если они, так или иначе, обеспечивают устойчивое существование системы;

• состав элементов, их права, ответственность и взаимосвязи по реализации задач управления объектом;

• взаимоотношения подразделений и должностей в организации, распределение ролей, полномочий, ответственности, а также функциональной и технологической связей, возникающих в процессах управления.

Этапы аудита систем управления

Процесс проведения аудита

Первый этап

Инициатором проведения аудитов I и II уровней могут являться высшее руководство общества либо служба промышленной безопасности и охраны труда общества.

Инициаторами аудитов III уровня являются службы промышленной безопасности и охраны труда филиалов, руководство филиалов.

Периодичность проведения аудитов любого уровня зависит от:

• эффективности функционирования системы управления;

• результатов предыдущих аудитов;

• значимости аудируемого подразделения в рамках системы управлении и т.д.

Аудиты любого уровня проводятся с периодичностью не реже одного раза в год.

Периодичность проведения аудитов определяется представителем руководства общества.

Второй этап

Задача при формировании аудиторской группы - создание такого состава группы, который обеспечит проведение аудита, достоверность его результатов и объективность выводов.

Численность аудиторской группы определяется планом проведения аудита. В состав аудиторской группы должны входить аудиторы – специалисты общества, прошедшие специальный курс внутреннего аудита систем управления и имеющие соответствующие сертификаты.

Инициатор аудита назначает руководителя группы, отвечающего за формирование группы внутреннего аудита и обеспечение проведения и завершения аудита в соответствии с объемом и планом аудита.

Если руководитель объекта аудита не согласен с выявленным несоответствием, то ему необходимо подписать лист с особым мнением в произвольной форме, в котором должно быть подробно описана причина его несогласия. Данный лист вместе с отчетом о несоответствии направляется руководителю более высокого уровня.

Отчет о проведении аудита готовится под руководством у руководителя группы, который отвечает за его точность и полноту. При составлении отчета стороны должны достигнуть соглашения по всем вопросам и внести необходимые коррективы.

На составленном отчете у руководителя группы ставит подпись и дату.

Третий этап

Порядок проведения аудита является единым для всех объектов и состоит из следующих этапов:

• проведение первого заседания аудиторской группы с руководством аудируемого объекта;

• сбор аудиторских данных;

• анализ данных и получение результатов аудита;

• проведение заключительного заседания аудиторской группы с руководством аудируемого объекта.

На этапе сбора аудиторских данных необходимо собрать данные об аудируемом объекте, чтобы определить их соответствие принятым критериям аудита.

Документирование в процессе аудита проводится с использованием рабочих документов аудитора: вопросников, рабочих программ и др. Следует фиксировать все случаи несоответствия установленным критериям аудита. Заявления, которые не могут быть проверены, должны быть подтверждены дополнительной информацией, либо быть идентифицированы как не подтвержденные.

Четвертый этап

Подготовка окончательного варианта отчета о проведении аудита осуществляется под руководством у руководителя группы, который несет ответственность за его достоверность и полноту. На отчете о проведении аудита ставится дата и подпись руководителя группы и делается запись (с датой и подписью) об ознакомлении:

• при проведении аудита I уровня – представителя руководства по вопросам промышленной безопасности и охраны труда общества;

• при проведении аудита II уровня – руководителя филиала общества;

• при проведении аудита III уровня – руководителя структурной единицы филиала общества.

По результатам аудита систем управления формируются выводы и предложения.