Курсова робота з діловодства Мішкур Ірини

№

з/п

Зміст роботи

Прибл. об’єм

у %

Дні і місяці виконання

Затв.

Улицька І.І

ВСТУП

Темою курсової роботи є дослідження вимог до оформлення документів, що видаються службами діловодства, підприємств та установ.

Документ є об’єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» є багатозначним і залежить від того, в якій галузі (сфері суспільних відносин) та з якою метою використовується. У вітчизняному документознавстві поняття «документ» трактується як інформація, зафіксована на матеріальному носієві, основною функцією якого є зберігання та передавання її в просторі та часі.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті, диску тощо.

Мета курсової роботи: дослідити та вивчити основні вимоги до оформлення документів що видаються службою діловодства, підприємствами, установами, організаціями та ознайомитися з нормативно-правовою базою, що регулює ці вимоги.

Об’єкт дослідження – нормативи, стандарти, правила оформлення організаційно-розпорядчої документації та довідково-інформаційної документації.

Предметом дослідження є особливості вимог, що пред’являються до оформлення службових документів.

Завдання курсової роботи: ретельно вивчити та проаналізувати вимоги до оформлення документів, що видаються службами діловодства, підприємств та установ.

Структура курсової роботи: складається зі вступу, трьох розділів, загального висновку, додатків, та списку використаної літератури.

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

5

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

РОЗДІЛ 1. ОСНОВНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

1.1. Уніфікація та стандартизація управлінських документів

В управлінській діяльності використовують головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом – рукописним або друкарським. Такі документи, оформлені відповідно до певних правил називають управлінськими, а їх сутність - управлінською документацією.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Стандартизація – це встановлення єдиних норм та вимог, які пред’являються до документів.

Уніфікація документів – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм і правил складання, оформлення і створення трафаретних текстів [1].

Стандартизація та уніфікація управлінських документів дозволяє досягти одноманітності в структурі та обробці інформації. Стандартизація та уніфікація сприяють також напрацюванню прогресивних методів роботи з документами. Метою стандартизації та уніфікації документів є раціоналізація процесів підготовки, виконання, пошуку документів; скорочення документопотоків: підвищення ефективності управління і створення оптимальних умов для машинної обробки управлінської інформації.

До основних етапів уніфікації та стандартизації в будь-якій організації відносяться:

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

6

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

• встановлення кола документів, які обертаються в організації;

• стандартизація формулярів та текстів документів;

• трафаретизація формулярів документів.

З метою стандартизації управлінської документації була затверджена серія державних стандартів на управлінську документацію :

• ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. – К.: 1996

• ДСТУ 2395-2000 (ISO 5963-85) Інформація та документація обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів індексування. Загальна методика.

• ДСТУ 2732-04 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – К.: Держспоживстандарт України, 2005. – 2005. – 32 с.

• ДСТУ 2628-94 Системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення. – К.:1996.

• ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. – К.: Держспоживстандарт України. – 2003. – 22 с.

• ДСТУ 3396.0.96 Захист інформації. Технічний захист інформації. Основні положення.

• ДСТУ 3843 -99 Державна уніфікована система документів. Основні положення.

• ДСТУ 3844-99 державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до його побудови.

• ДСТУ ISO 8440-95 «Розміщення кодів у документах». – К., 1996.

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

7

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

А також низка стандартів на документи, які найбільш часто зустрічаються в управлінській діяльності підприємства: ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. – К.: Держспоживстандарт України. – 2003. – 22 с. і Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98. – К. – Держстандарт України, 1999. – 50 с.

З 07.01.1997 року введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

ДКУД розроблено у зв'язку із змінами у складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.

ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів з унікальними кодовими позначеннями.

ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) уніфікованих форм документів, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту уніфікованих форм документів у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних уніфікованих форм документів.

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

8

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

Об'єктом класифікації є безпосередньо уніфіковані форми документів, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

ДКУД містить такі класи:

• організаційно-розпорядча документація (код 02);

• первинно-облікова документація (код 03);

• банківська документація (код 04);

• фінансова документація (код 05);

• звітно-статистична документація (код 06);

• планова документація (код 07);

• ресурсна документація (код 08);

• торговельна документація (код 09);

• зовнішньоторговельна документація (код 10);

• цінова документація (код 13);

• документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);

• документація з побутового обслуговування населення (код 17);

• бухгалтерсько-облікова документація (код 18);

• документація з Пенсійного фонду (код 20);

• словниково-довідкова документація (код 21).

Ідентифікація уніфікованої форми документа здійснюється через ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків.

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

9

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

XX XX XXX

Клас форми -----------------

Підклас форми ----------------------

Реєстраційний номер форми --------------

У кодовому позначенні уніфікованої форми документа відображено: перший та другий знаки (клас) - належність уніфікованої форми документа до відповідної УСД; третій та четвертий знаки (підклас) - належність у межах класу до відповідного підкласу; п'ятий, шостий і сьомий знаки – реєстраційний номер підкласу.

Уніфіковані форми організаційно-розпорядчої документації (ОРД) входять до ДКУД як самостійний клас і охоплюють в основному всі управлінські завдання [9].

1.2. Формуляр документа, його основні реквізити

Вимоги до оформлення документів регламентовано ДСТУ 4163 – 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», який поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

• органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

• підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності.

У стандарті викладено правила оформлення всіх реквізитів документа, і кожному з них визначено певне місце на аркуші паперу з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

10

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Реквізит документа – інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, організації обігу й (або) надання йому юридичної сили.

Стандарт встановлює 32 реквізити документа. Однак всі вони не можуть бути присутні на одному документі, оскільки деякі з них є взаємовиключними, наприклад: «гриф затвердження документа» і «адресат»; «назва виду документа» і «довідкові дані про установу».

Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, його цільового призначення, змісту, способу документування, етапів його підготовки і роботи з ним. Деякі документи мають суворо обмежений склад реквізитів. Відсутність або неправильне зазначення в службовому документі будь-якого реквізиту робить документ недійсним. Обов’язковими реквізитами, що забезпечують юридичну силу документа, є такі: назва установи, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс, текст, підпис.

Для низки документів, що видаються органами державної влади, склад реквізитів встановлено законодавчими і нормативними актами. Це стосується, наприклад, паспорта, трудової книжки, диплома тощо.

Готуючи та оформлюючи документи використовують такі реквізити [4]:

01 – зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим

02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 – зображення нагород

04 – код організації

05 – код форми документа

06 – назва організації вищого рівня

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

11

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

07 – назва організації

08 – назва структурного підрозділу організації

09 – довідкові дані про організацію

10 – назва виду документа

11 – дата документа

12 – реєстраційний індекс документа

13 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь 14 – місце складення або видання документа

15 – гриф обмеження доступу до документа

16 – адресат

17 – гриф затвердження документа

18 – резолюція

19 – заголовок до тексту документа

20 – відмітка про контроль

21 – текст документа

22 – відмітка про наявність додатків

23 – підпис

24 – гриф погодження документа

25 – візи документа

26 – відбиток печатки

27 – відмітка про засвідчення копії

28 – прізвище виконався і номер його телефону

29 – відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі

31 – відмітка про надійдення документа до організації

32 – запис про державну реєстрацію

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

12

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

В основу уніфікації у стандарті покладено принцип загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі або схеми побудови зразків документів називають «формуляр-зразками».

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

Формуляр-зразок – це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови схеми розташованості реквізитів (Додаток 1).

Схеми розташованості реквізитів документа – вертикальна та горизонтальна розмітка його робочої площі, де фіксують документну інформацію, - призначені для того, щоб полегшити складання уніфікованої форми документа.

У формулярі-зразку подано максимальний набір реквізитів, що постійно використовують при складанні організаційно-розпорядчих документів. Незмінне розміщення реквізитів допомагає швидко знайти необхідні дані під час ознайомлення з документами зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання. Розрізняють два основні види формулярів – з подовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення й способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Для документів із високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями.

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

13

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Документи, що їх складають в установі, організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• назва організації (07);

• назва виду документа (10) (не зазначають у листах);

• дата (11);

• реєстраційний індекс документа (12);

• заголовок до тексту (19);

• текст документа (21);

• підпис (23).

Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, розміщення на бланку документа [7].

1.3. Загальні вимоги до оформлення документів

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

• Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила... ; Інститут просить... ; Ректорат клопочеться...

• Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

14

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

пояснювальні записки, накази.

• Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

• Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

• О Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ; Підтверджуємо з вдячністю... ; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом.:.; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

• Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи... ; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...

• Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

• Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки — після опорного слова; вставні слова — на початку речення).

• Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлені пропозиції...

• Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...

• Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників…

• У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

15

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

• Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

• Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний тощо [4].

Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294 х 210) та А5 (146 х 210). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє (для формату А4) — 19 мм; (для формату А5) — 16 мм.На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

16

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

Усі службові документи підлягають датуванню:

• датою документа є дата його підписання;

• для документа, що приймається колегіальним органом, — дата його ухвалення;

• для документа, що затверджується, — дата затвердження.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 23 травня 2007 року слід писати: 23.05.2007. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль). Наприклад: 3 серпня 2007 року слід писати: 03.08.2007. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять фінансові відомості, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 21 січня 2007 року.

Дату на документі проставляє особа, яка підписує або затверджує його.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

17

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Документи підписують чорнилом або пастою темного кольору, найприйнятніший колір для підпису — чорний, бо він менше, аніж інші кольори, здатний вицвітати [1].

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

18

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

РОЗДІЛ 2. СКЛАДАННЯ ТА ОФРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

2.1. Правила оформлення та складання організаційно-розпорядчих документів служби діловодства

Організаційна діяльність кожної установи фіксується в організаційно-правових документах, що містять правила, норми, положення, які визначають її статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад, функціональний зміст діяльності установи в цілому, її підрозділів і працівників, їх права, відповідальність та інші аспекти.

До організаційних документів належать статути, положення, інструкції, правила, регламенти, штатні розписи, договори.

Організаційно-правові документи є правовою основою діяльності установ, містять положення, засновані на нормах адміністративного права, та є обов’язковими для виконання. Ці документи залежно від їх виду проходять процедуру затвердження: уповноваженим на це органом вищого рівня; керівником цієї установи; колегіальним органом (наприклад, загальними зборами акціонерів, радою директорів тощо); керівником структурного підрозділу. Організаційні документи можуть затверджуватися безпосередньо керівником, розпорядчим документом або колегіальним органом. Датою організаційно-правового документа є дата його затвердження.

Організаційно-правові документи розробляє керівництво установи або керівники структурних підрозділів із залученням юридичної служби та кваліфікованих фахівців, добре обізнаних із роботою установи.

Текст більшості організаційно-правових документів складається з розділів, підрозділів, пунктів і підпунктів, які нумеруються арабськими цифрами.

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

19

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

У процесі підготовки проекти організаційно-правових документів в обов’язковому порядку проходять процедуру погодження (візування) з заінтересованими підрозділами та особами, юридичною службою (юристом), заступниками керівника установи або одним із заступників, що курирує відповідний напрямок діяльності установи.

Статут – це організаційний документ, що містить зведення правил, які регулюють діяльність установ, товариств і громадян, їх взаємини з іншими установами і громадянами, права й обов’язки в певній сфері державного управління, господарської або іншої діяльності. Такими є наприклад: Статут Української Студентської Спілки; Статут Федерації шахів України; Статут залізниць України; Статут внутрішньої служби Збройних Сил України [9].

Статут – правовий акт, що є зведенням правил, які регулюють основи організації і діяльності підприємств, установ, організацій певної галузі господарства; основи створення, будову, склад і діяльність певної організації, установи чи підприємства тієї чи іншої сфери або ж галузі управління; конкретну сферу діяльності організації, установи або ж підприємства тощо (Додаток 2) [5].

Статути, після їх затвердження повноважним органом, підлягають обов’язковій реєстрації у відповідних державних органах (для товариств, приватних підприємств і малих підприємств, таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси об’єкта підприємницької діяльності).

Статут належить до установчих документів юридичної особи. Як правило, вимоги до оформлення і змісту статуту визначають нормативно-правові акти. Статут юридичної особи визначає її структуру, види і напрями діяльності, порядок управління та інші питання діяльності суб’єкта господарювання.

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

20

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Вони видають підприємству свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера, юридичної адреси, після чого новостворена організація починає свою діяльність. Статути можуть бути типові й індивідуальні.

Реквізити статуту:

• гриф затвердження вищою установою чи органом управління;

• назва виду документа (статут);

• заголовок;

• текст;

• позначки про погодження та реєстрацію;

• дата.

Статут є основою для розробки положення про структурний підрозділ. Статути розробляються для груп організаційно-правових форм підприємств.

Правила – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки [6].

Правила – службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що вказують певний порядок будь-яких дій, поведінки (Додаток 3) [7].

Вирізняють кілька груп правил:

1. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

2. Правила підготовки документації для здавання до архіву.

3. Правила експлуатації… і. ін..

Реквізити:

• гриф затвердження;

• назва виду документа (правила);

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

21

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

• заголовок (стислий виклад призначення правил);

• дата і номер;

• текст;

• підпис особи, що відповідає за складання правил.

Розпорядчі документи створюють з метою фіксування рішень з адміністративних і організаційних питань діяльності установи. Ці документи реагують і координують її діяльність, забезпечують реалізацію поставлених перед нею завдань.

Розпорядчі документи містять рішення, що надсилаються згори вниз, від керуючого органа до керованого, від керівника установи до структурних підрозділів і працівників.

Підставою для видання розпорядчого документа можуть бути:

• необхідність виконання прийнятих нормативно-правових актів, інших рішень вищих органів та раніше ухвалених рішень цієї установи;

• необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, обумовленої функціями і завданнями установи.

До видового складу розпорядчих документів, що видаються в установах різних форм власності й організаційно-правової форми, належать накази, розпорядження, постанови, рішення.

У статутах (положеннях про установу) зазначають види розпорядчих документів, які має право видавати установа.

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своїх повноважень [7].

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

22

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Наказ – це правовий акт, що видається керівником, який діє на правах єдиноначальності з метою вирішення всіх основних або оперативних завдань, поставлених перед даною установою (Додаток 4) [5].

За своїм змістом накази поділяють на три групи:

• з основної діяльності (із загальних питань);

• з адміністративно-господарських (оперативних) питань;

• з особового складу (з кадрових питань).

За способом фіксації змісту наказ становить документ, виконаний у вигляді лінійного запису. При цьому розташування реквізитів може бути як подовжнім, так і кутовим.

У зв’язку з тим, що накази видаються керівниками, чия діяльність погоджується з законами і здійснюється за принципами єдиноначальності, що не допускає довільного їх тлумачення, доцільно оформляти накази на спеціальному бланку з урахуванням типових вимог до композиції, форм і тексту наказу. Таким чином, наказ поєднує ознаки типових і трафаретних документів.

Накази можуть бити простими, якщо вони стосуються одного питання, і складними, якщо вони вміщують декілька питань.

Реквізити наказу:

• зображення Державного герба України (для установ, які мають право використовувати державну символіку);

• зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування);

• назва установи вищого рівня (для підвідомчих установ);

• назва установи-автора;

• назва виду документа (НАКАЗ);

• дата видання наказу;

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

23

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

• реєстраційний індекс (номер) наказу;

• місце складання;

• заголовок;

• текст;

• підпис керівника;

• візи.

Дата наказу оформляється цифровим або словесно-цифровим способом; номер складається зі знака «№» і порядкового номера наказу, наприклад:

15 листопада 2008 року № 45; 17.10.2008 № 37.

Спільні накази оформляють на чистих аркушах паперу із зазначенням найменувань установ, які видають наказ. Назви установ розміщують на одному рівні. Назву виду документа (НАКАЗ) розміщують центровано. Дата спільного наказу - єдина і відповідає даті більш пізнього підписання. Реєстраційний індекс спільного наказу складається з реєстраційних номерів документів кожної установи, що проставляється через похилу риску в порядку зазначення авторів документа, наприклад: № 38/67.

Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження..», «Про введення…», «Про створення…») або іменника, що вказує на предмет ( «Про підсумки…», «Про заходи..»). Ставити крапку в кінці заголовка непотрібно. Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого берега.

Текст наказу складається з двох взаємозалежних частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої. Як правило, констатуюча частина починається словами: «З метою…», «На підставі…», «Відповідно до …»,

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

24

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

«На виконання…» тощо, наприклад:

З метою посилення контролю за станом трудової дисципліни…

На підставі акта перевірки…

Основне навантаження в наказі несе розпорядча частина, що викладається в наказовій формі від першої основи однини. Розпорядча частина розпочинається словом НАКАЗУЮ, яку друкують великими літерами, з нового рядка, без відступу від лівого берега, далі ставлять двокрапку і з нового рядка з абзацу подають текст розпорядчої частини.

Розпорядчу частину поділяють на пункти (1,2,3..) і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці, назви або прізвища яких подаються у давальному відмінку, викладені конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Наприклад:

НАКАЗУЮ:

1. Начальнику відділу кадрів М. П. Лавреновичу до 01.12.2009 підготувати та подати на затвердження програму курсів з підвищення кваліфікації.

В останньому пункті наказу зазначаються посада й прізвище особи. Яка відповідає за контроль виконання наказу в цілому. У деяких випадках керівник може особисто контролювати виконання наказу.

Наказ підписує лише перший керівник установи. Візи потрібно розташовувати нижче від підпису керівника, складається вона з посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати візування [9].

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

25

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Усі види узгодження проставляють на останній сторінці першого примірника, а список адресатів, яким направляється наказ, - на зворотній стороні останньої сторінки наказу або в додатку.

Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Розпорядження – правовий акт управління державного органу. Видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних питань і є обов’язковим для громадян та організацій, котрим він адресований [7].

Розпорядження – правовий акт, що видається керівниками різних рівнів (Додаток 5) [5].

Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян. Розпорядження підписується тільки головою (а не заступником чи секретарем).

Реквізити:

• зображення Державного герба України (для установ, які мають право використовувати державну символіку);

• назва установи-автора;

• назва виду документа (РОЗПОРЯДЖЕННЯ);

• заголовок;

• дата або дата й номер;

• місце видання;

• текст;

• підпис відповідальної особи.

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

26

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Порядок складання й оформлення розпоряджень загалом є аналогічним порядку оформлення наказів. Розбіжності виявляються в такому: розпорядча частина починається словами «пропоную» або «зобов’язую», які, так само, як і в наказах, друкуються окремим рядком, без відступу від лівого берега. Великими літерами.

Розпорядження оформляють на бланку розпорядження (конкретного виду документа).

2.2. Правила оформлення та складання довідково-інформаційних документів служби діловодства

Більшість документів, які використовуються в управлінні, мають довідковий або інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, описують події, що відбулися, інформують про певні події, які мають відбутися в майбутньому, тощо. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

До видового складу довідково-інформаційних документів належать акти, доповідні записки, пояснювальні записки, довідки, подання, висновки, відгуки, зведення, протоколи, всі види службових листів, телеграми. Телефонограми тощо. Найпоширенішими серед них є акт і протокол.

Акт – документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує якісь установлені факти, події (Додаток 6) [1].

Акт – це документ, складений групою осіб (переважно комісією), що підтверджує встановлені ними факти або події. Акти документують діяльність як постійно діючих, так і спеціально створених комісій [5].

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

27

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Акти складаються після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій, після прийняття завершених будівельних об’єктів, при проведенні випробувань нової техніки, при нещасних випадках, при зміні керівництва та інших подіях.

За необхідності акт затверджується вищою організацією або керівником підприємства.

Акт оформляється комісією, що її створює керівник підприємства та затверджує відповідним наказом.

Незалежно від виду акта цей документ оформляють за певною схемою. Як правило, його складають на загальному бланку установи з відтворенням таких обов’язкових реквізитів бланку:

• назва установи;

• назва структурного підрозділу;

• назва виду документа (АКТ);

• дата;

• реєстраційний індекс (номер);

• місце складання.

Окрім того, при складанні акта зазвичай використовують й такі реквізити:

• заголовок до тексту;

• підстава для видання акта;

• текст;

• відмітки про наявність додатків;

• підписи;

• гриф затвердження;

• зазначення кількості примірників та їх місцезнаходження.

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

28

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Датою акта є дата події. Дату оформляють цифровим або словесно-цифровим способом. Реєстраційний індекс акта складається з порядкового номера документа, який (за необхідності) може доповнюватися номером за номенклатурою справ. Місце складання має відповідати місцю заактованої події.

Заголовок має відтворювати стислий зміст тексту або питання, з якого проводиться перевірка або обстеження. Наприклад: «Акт про прийняття-передавання справ».

Текс акта має складну структуру і поділяється на кілька частин: вступну, констатуючу і підсумкову.

У вступній частині слід зробити посилання на документ, що став підставою для проведення перевірки (роботи комісії). З нового рядка без відступу перелічують склад комісії, наприклад:

Складений комісією:

Голова – посада прізвище, ініціали

Члени комісії: 1. посада прізвище, ініціали

2. посада прізвище, ініціали

У констатуючій частині акта подають відомості про період роботи комісії, її мету, завдання, сутність встановлених фактів, методи проведення перевірки, її результати.

У підсумковій частині акта викладають висновки або даються рекомендації. Підсумкова частина оформляється з абзацу і також може поділятися на пункти.

У кінці тексту з нового рядка без абзацу наводять дані про кількість примірників акта та їх місцезнаходження, про адресатів, яким надіслано акт.

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

29

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Текст акта завершують підписи. Акт підписують голова і всі члени комісії в тій самій послідовності, в якій подано прізвища у вступній частині, але без зазначення посад.

Протокол – документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах.

Протокол – це організаційно-розпорядчий документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах і засіданнях різних колегіальних органів (як постійних, так і тимчасових) (Додаток 7) [5].

Комерційні підприємства складають протоколи засідань Ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів акціонерів тощо.

Протокол веде секретар, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання. Протоколи бувають трьох видів:

• короткі – записують питання, які обговорюють (порядок денний), прізвища доповідачів і виступаючих в обговоренні, а також прийняті рішення;

• повні – містять, крім порядку денного й прийнятих рішень, короткий запис виступів;

• стенографічні – весь хід засідання записують дослівно.

У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступ не записують, а після прізвища доповідача вказують: «Текст доповіді додається».

Реквізити протоколу:

• назва виду документа (ПРОТОКОЛ);

• дата засідання;

• індекс (номер);

• місце засідання;

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

30

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

• гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню); заголовок до тексту;

• вступна частина тексту (склад присутніх, порядок денний);

• текст;

• особистий підпис голови;

• особистий підпис секретаря.

Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4. Датою протоколу є дата засідання. Протоколи нумерують у межах календарного року.

Текст протоколу складають із двох частин: вступної та основної.

Вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх).

Слова: «Голова», «Секретар», «Присутні» пишуть від лівого поля. Прізвища присутніх і запрошених пишуть за абеткою. Якщо їх число перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: «Були присутні 130 чоловік».

Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова «Порядок денний» друкують від лівого поля. Кожний пункт порядку денного нумерують і записують з нового рядка. Найбільш важливі питання ставлять першими.

Основну частину тексту протоколу складають із розділів, які відповідають пунктам порядку денного.

Текст кожного розділу будують за схемою:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ):

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

31

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Після двокрапки з абзацу пишуть прізвища й ініціали виступаючих; через тире – короткий виклад тексту виступу. Протокол, складений у ході засідання, редагують, при наявності стенограми – розшифровують і друкують. Підписують його голова та секретар або стенографістка (якщо засідання стенографують) [10].

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

32

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

РОЗДІЛ 3. ОХОРОНА ПРАЦІ В ГАЛУЗІ

Секретар-референт має легку фізичну роботу з постійним робочим місцем, так як він знаходиться бiльшу частину робочого часу (більше 50% або більше двох годин) на одному робочому мiсцi, не докладаючи при цьому тяжких фізичних зусиль.

В холодну пору року в приміщенні де працює секретар-референт температура повітря 24°С, що становить допустимого значення, а відносна вологість повітря 65 %, що становить допустиму ступінь, так як згідно з ДСТУ 12.1.005-88 допустима відносна вологість повітря на постійних робочих місцях в холодну пору року не більша 75 % (оптимальна становить 40-60 %). В теплу пору року в приміщенні де працює секретар-референт температура повітря 27°С, що становить допустиму ступінь шкідливості, а відносна вологість повітря 65 %, що становить 1 ступінь. Це сприяє погіршенню умов праці, але значних шкідливих наслідків організму не несе.

На робочому місці, у секретаря-референта є звичайне та штучне освітлення. При недостатньому штучному освітленні бажано перемістити робоче місце поближче до джерела природного освітлення, щоб зменшити навантаження на очі.

Також він має допустиму фізичну завантаженість, так як не робить тяжких фізичних навантажень, не проходить на протязі робочого дня великих відстаней і, взагалі, працює переважній більшості з паперами, що не є сильним фізичним навантаженням.

Секретар-референт на робочому мiсцi має вільну зручну позу (зміна пози "сидячи-стоячи" за бажанням робітника). Що становить оптимальну фізичну навантаженiсть. Також він має оптимальну кiлькiсть нахилів корпусу за зміну - до 50 разів.

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

33

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Протягом зміни секретр-референт має перемiщення у просторi, обумовленi технологiчним процесом до 4 км, що становить оптимальне переміщення робітника.

Робота секретар-референта це рішення простих альтернативних завдань згідно з інструкцією, а тому його робота відноситься до допустимого ступеня напруженості праці.

За характером виконуваної роботи, роботу секретар-референта можна віднести до праці за встановленим графiком з можливим його корегуванням по ходу діяльності. З цього можливо зробити висновок, що характер виконуваної роботи секретар-референта вiдноситься до допустимого класу умов праці.

За ступенем складностi завдання роботу секретар-референта можна вiднести до допустимого класу умов працi, тому, що вона включає в себе обробку, виконання завдання т його перевірку.

Секретарю-референту доводиться спостерігати за екраном комп’ютера більше 5 годин за зміну, тому це є шкідливим рівнем умови праці 2 ступеню. Несе відповідальність за функціональну якість допоміжних робіт (завдань). Вимагає додаткових зусиль з боку керівника.

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

34

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

ВИСНОВКИ

У даній курсовій роботі я дослідила та вивчила основні вимоги до оформлення до оформлення документів, що видаються службою діловодства та ознайомилася з нормативно-правовою базою, що регулює ці вимоги.

Для покращення і полегшення роботи з документами їх уніфікують, тобто встановлюють єдиний комплекс видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробляють єдині форми і правила складання, оформлення і творення трафаретних текстів. Встановлення єдиних норм та вимог, що пред’являються до документів називають стандартизацією. Метою стандартизації і уніфікації документів є раціоналізація процесів підготовки, виконання, пошуку документів.

З метою стандартизації управлінської документації було затверджено низку державних стандартів на управлінську документацію. З них найбільш часто зустрічаються в управлінській діяльності підприємства: ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. і Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98.

Основні вимоги до оформлення і складання документів прописані у державному стандарті ДСТУ 4163-2003. Він встановлює 32 реквізити документа. У стандарті викладено правила оформлення всіх реквізитів документа, і кожному з них визначено певне місце на аркуші паперу з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

Для документів із високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

35

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата

Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, розміщення на бланку документа.

В основу уніфікації у стандарті покладено принцип загальної моделі побудови документів, які називають «формулярами-зразками». Отже, у «формулярі-зразку подано максимальний» набір реквізитів, що постійно використовуються при складанні організаційно-розпорядчих документів. Незмінне розміщення реквізитів допомагає швидко знайти необхідні дані під час ознайомлення з документом.

До оформлення документів, слід ставитися дуже ретельно, оскільки документи є засобом засвідчення, доведення до певних фактів, вони мають велике правове значення, тобто юридичну силу.

Документи за призначенням поділяються на організаційні, розпорядчі та довідково-інформаційні. Існують деякі відмінності у їх оформленні та складання між собою. Наприклад у процесі підготовки проекти організаційно-правових документів в обов’язковому порядку проходять процедуру погодження (візування) з заінтересованими підрозділами та особами, юридичною службою (юристом), заступниками керівника установи, тоді як розпорядчі документи видаються керівниками установ, підрозділів тощо.

Мішкур

5.02010501.00.00.КР

Лист

Передерій

36

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата