Евфрат_ЛР_1_v.1

Практическая работа №1

Настройка и обслуживание СЭД «Евфрат-Документооборот» Цель: изучить основные действия администратора по конфигурированию и управлению СЭД «Евфрат-Документооборот»

Задачи:

-изучить состав и назначение модулей комплекса «Евфрат-Документооборот»;

-изучить операции по формированию структуры организации и регистрации пользователей;

-научиться управлять объединениями пользователей (группами доступа, ролями и списками рассылки);

-освоить действия по управлению списком работающих пользователей;

-получить представление о создании и конфигурировании потоков документов;

-освоить основные операции по управлению системными словарями;

-получить представление об операциях по обслуживанию сервера документооборота;

-изучить процедуру настройки ЭЦП;

-научиться осуществлять мониторинг действий пользователей с помощью модуля «Монитор безопасности»

Время выполнения практической работы: 2 ч.

Для выполнения практической работы учащиеся должны:

-знать основные элементы графического интерфейса MS Windows;

-понимать общие принципы работы приложений на основе клиент-серверной технологии;

-иметь представление об электронно-цифровой подписи

Требования к программному обеспечению и оборудованию:

-модули «Администратор», «Обслуживание сервера», «Настройка ЭЦП» и «Монитор безопасности» комплекса «Евфрат-Документооборот» (v. 15.1), установленные на рабочем месте пользователя и имеющий связь с сервером «Евфрат»;

-база данных на сервере «Евфрат» должна быть очищена от всех созданных ранее объектов (пользователей, подразделений, групп доступа, документов, поручений, сообщений и т.д.)

Краткое описание:

Входе выполнения практической работы учащийся должен изучить порядок выполнения основных операций по настройке и обслуживанию СЭД «Евфрат-Документооборот». Запуская от имени системного администратора модули «Администратор», «Обслуживание сервера», «Настройка ЭЦП» и «Монитор безопасности» учащийся должен выполнить действия по созданию структуры организации, регистрации пользователей и созданию их объединений (групп доступа, ролей, списков рассылки), конфигурированию потоков документов, настройке системных словарей, мониторингу действий и управлению работающими пользователями, настройке параметров ЭЦП и т.д.

1.1. Вход в систему

Комплекс «Евфрат» имеет клиент-серверную архитектуру и представляет собой совокупность программных модулей (Табл. 1.1)

1.1.1. Запуск сервера документооборота

Пользователи могут использовать комплекс «Евфрат» только тогда, когда на одном из компьютеров (сервере) запущена работа модуля «Сервер ЕВФРАТ», обеспечивающего работоспособность клиентских рабочих мест

В системном меню Microsoft Windows выберите пункт Пуск Программы ЕВФРАТ Сервер ЕВФРАТ. В результате в области уведомлений на панели задач MS Windows отобразится значок

1.1.2.Запуск сеанса работы с модулем «Администратор»

В системном меню Microsoft Windows выберите пункт Пуск Программы Администрирование Администратор

В окне «Подключение к серверу» укажите необходимые параметры – имя системного администратора (sysadmin) без ввода пароля, а также системное имя и номер порта сервера (см. Рис. 1.1)

Рис. 1.1. Окно «Подключение к серверу»

При первоначальном запуске модуля IP-адрес (или системное имя) компьютера, на котором установлен сервер, и номер порта (по умолчанию –17170) указываются в поле «Сервер» через знак : (двоеточие). Если модуль «ЕВФРАТ» запускается на том же компьютере, что и модуль «Сервер ЕВФРАТ», то в качестве системного имени достаточно указать значение localhost

Нажмите на кнопку «ОК». В результате на экране отобразится главное окно модуля «Администратор», в левой части которого вертикально расположены вкладки, обеспечивающие настройку определенных аспектов функционирования комплекса «Евфрат» (см. Табл. 1.2)

1.2. Настройка структуры организации

1.2.1.Создание структурного подразделения

ВСЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» при назначении заданий и их исполнителей используется структура организации: пользователь может быть зарегистрирован в системе только в составе какого-либо подразделения организации

В окне модуля «Администратор» перейдите на вкладку «Сотрудники»

На левой панели, отражающей структуру организации, выберите подразделение, которому непосредственно подчиняется создаваемое подразделение. Если последнее находится на вершине иерархии, то выделите пункт «Структура предприятия»

Создайте карточку нового подразделения, нажав на кнопку

Рис. 1.2. Карточка структурного подразделения

Заполните карточку с информацией о подразделении (см. Рис. 1.2) на основе данных схемы организационной структуры ОАО «Урал-трейд»

-Полное название подразделения вводится в поле «Наименование», которое является обязательным для заполнения

-Поле «Номер» заполняется в соответствии с кодом подразделения по номенклатуре дел организации

-Значение поля «Руководитель» может быть указано вручную или (после регистрации в данном подразделении пользователей) выбрано из раскрывающегося списка при нажатии на кнопку

Сохраните информацию, нажав на кнопку «Сохранить»

Внимательно изучите созданную организационную структуру и убедитесь, что она соответствуют структуре, приведенной на Рис. 1.3.

Рис. 1.3. Отражение организационной структуры ОАО «Урал-трейд» в модуле «Администратор»

Для удаления существующего подразделения выберите его на левой панели вкладки «Сотрудники» и нажмите на кнопку «Удалить подразделение» .

Удаление подразделения возможно только тогда, когда все внутренние подразделения и все сотрудники данного подразделения будут удалены.

1.2.2. Регистрация пользователя

Для обеспечения возможности работы сотрудника организации в системе, его необходимо предварительно зарегистрировать как пользователя: присвоить логин и пароль, а также определить права на действия с документами

- Поля «Пароль» и «Повтор пароля» должны содержать одинаковое сочетание символов, которое будет использоваться в качестве пароля пользователя при запуске сеанса работы с модулями системы. В данном учебном примере рекомендуется назначить для всех пользователей единый пароль – «111» (три единицы)

Пользователь (не будучи администратором комплекса) имеет возможность самостоятельно изменить пароль, выбрав в главном меню модуля «Евфрат» пункт меню Сервис Изменить пароль

Рис. 1.4. Карточка сотрудника

Определите права пользователя на работу в системе (см. Табл. 1.4)

В диалоговом окне «Группы доступа» введите наименование создаваемой группы и нажмите на кнопку «Создать» (см. Рис. 1.6)

На левой панели, отображающей структуру организации, выберите имя сотрудника (Н.С. Славину) и нажмите на кнопку , чтобы включить его в группу

Один и тот же пользователь одновременно может являться участником нескольких групп доступа

Аналогичным образом добавьте всех остальных участников в группу (см. Рис. 1.5)

1.3.2.Добавление нового сотрудника в существующую группу

На правой панели выберите группу, в которую требуется добавить сотрудника

На левой панели, отображающей структуру организации, двойным щелчком мыши выберите имя сотрудника, которого требуется добавить в выбранную группу

1.3.3.Удаление сотрудника из группы

Для удаления сотрудника из группы выберите его имя на правой панели и нажмите на кнопку «Удалить сотрудника из группы доступа»

1.4.Управление ролями

Вкомплексе «Евфрат» механизм ролей обеспечивает выполнение тех же функций, что и сотрудники организации, однако, в отличие от последних, в различные моменты времени одну и ту же роль могут исполнять разные сотрудники. В один момент времени каждая роль может быть связана только с одним конкретным сотрудником, при этом один и тот же сотрудник может одновременно выполнять несколько ролей

1.4.1.Создание новой роли

В окне модуля «Администратор» перейдите на вкладку «Роли»

На правой панели, отображающей существующие группы доступа, выберите пункт «Роли» и нажмите на кнопку «Создать новую роль»

В диалоговом окне «Роли» введите наименование создаваемой роли («Регистратор входящих документов») и нажмите на кнопку «Создать»

1.4.2.Назначение (переназначение) роли сотруднику

На правой панели щелчком мыши выберите название созданной роли

На левой панели выберите сотрудника, который будет исполнять данную роль (Славина Н.С.), и

нажмите на кнопку. В результате, на правой панели имя сотрудника будет связано с наименованием роли (см. Рис. 1.7)

Сэтого момента сотрудник получает доступ к документам, потокам, поручениям, согласованиям и сообщениям, связанным с назначенной ему ролью

1.4.3.Снятие исполнения роли сотрудника

Выберите имя сотрудника на правой панели и нажмите кнопку «Удалить исполнителя роли»

Сотрудник, с которого роль снята, теряет доступ к документам, потокам, поручениям, согласованиям и сообщениям этой роли

1.4.4.Удаление роли

Выберите название удаляемой роли на правой панели нажмите на кнопку «Удалить роль»

Если исполнителем роли запущен сеанс работы с одним из модулей комплекса, то при попытке переназначить исполнителя, снять исполнение роли с сотрудника, или удалить роль на экране отобразится сообщение, информирующее о невозможности данного действия

Рис. 1.7. Вкладка «Роли»

1.5. Настройка потоков документов

Поток документов представляет собой совокупность существующих и вновь создаваемых документов, относящихся к определенному направлению работ, выполняемых сотрудниками организации в комплексе «Евфрат». Первоначально при установке комплекса автоматически создаются потоки

входящих, исходящих и внутренних документов, договоров и служебных записок. Для каждого потока администратор может определить права доступа пользователей к документам, регистрационную форму, формат регистрационного номера, а также возможность создания проектов документов

1.5.1.Создание нового потока

В окне модуля «Администратор» перейдите на вкладку «Потоки документов»

Нажмите на кнопку «Создать новый поток документов». В результате в списке потоков на левой панели появится поток с именем «Документы»

Установите курсор мыши на наименование потока «Документы», введите имя нового потока (в данном случае – «Входящие письма») с клавиатуры и нажмите на клавишу <Enter>

Выберите регистрационную форму, которая будет использоваться для регистрации документов данного потока (NInput), нажав на кнопку «Выбрать регистрационную форму»

Если поток не связан с какой-либо регистрационной формой, то документы, относящиеся к этому потоку, будет невозможно просматривать