Делопроизводство pdf

3

Введение

Ведение офисной документации немыслимо без компьютера. Он становится основным средством создания и редактирования документов, в результате чего улучшились систематизация, поиск и передача информации. Делопроизводство в предпринимательстве стимулировало создание информационных технологий, которые могут не только готовить документы, но и производить экономические расчёты, управлять проектами, выполнять поиск решений и прогнозировать. В настоящем пособии изложены современные требования к оформлению служебных документов, литературные нормы языка и стилей документов, правила сокращения в деловых текстах и т.д., а также способ организации этих докумен-

тов в базу данных для эффективного поиска.

Основой предпринимательства является экономический анализ ситуации в фирме. Необходимо правильно вести бухгалтерский учёт, делать бухгалтерские проводки с последующим составлением финансового и балансового отчётов. Именно оперативный компьютерный анализ экономической ситуации помогает современному предпринимателю принять верное решение. В пособии приводятся основы бухгалтерии с применением электронной таблицы Excel. Для любого офисного работника необходимо знание программ интегрированного пакета фирмы Microsoft - Office и умение ими пользоваться – это, прежде всего, текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, пакет создания и ведения баз данных - Access.

Компьютерное делопроизводство

Оформление различных типов документов в Word Создание наклеек

Для создания наклеек на конверты с обратным адресом необходимо:

1.Выбрать пункты меню Сервис – Письма и рассылка - Конверты и наклей- ки.

2.В появившемся диалоговом окне выбрать закладку Наклейки и включить опцию (если она выключена) Страница с одинаковыми наклейками. На-

жать кнопку Параметры.

3.В диалоговом окне Параметры наклейки из списка Тип найдите наклейку нужного вам типа. Нажмите кнопку ОК.

4.Введите требуемый обратный адрес и выделите его. Щёлкните правой кнопкой мыши на отмеченном тексте, выберите в появившемся меню пункт Шрифт и установите для вашего адреса необходимые стиль и размер шрифта. Возможно, для компании понадобится другой стиль.

5.Снова щелкните правой кнопкой мыши на выделённом адресе, но теперь выберите пункт Абзац. В появившемся диалоговом окне в ниспадающем списке Выравнивание отметьте По центру и нажмите кнопку ОК.

6.Для выравнивания текста по вертикали установите курсор в начало первой строки текста и нажмите клавишу Enter. Установите курсор слева от появившейся пустой строки, щёлкните правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите пункт Шрифт. В диалоговом окне Шрифт выберите, если это необходимо, размер шрифта.

4

7.Возможно, через некоторое время вам снова понадобится напечатать несколько листов с наклейками, поэтому в диалоговом окне конверты и на- клейки вместо кнопки Печать нажмите Создать. В результате редактор Word создаст документ в виде целого листа наклеек. Сохраните данный файл, чтобы его можно было использовать тогда, когда потребуется напе-

чатать наклейку с обратным адресом.

Создание вертикального текста в Word

Заголовок, расположенный по вертикали, скорее поможет привлечь внимание к тексту вашего информационного бюллетеня, заметки, рекламного листка или другого документа. Для размещения текста по вертикали необходимо:

1.Выбрать пункты меню Вставка – Надпись. Установите курсор в необходимое место и нарисуйте рамку, в которую будет помещён заголовок. Введите требуемый текст, не обращая внимания на горизонтальное расположение текста.

2.На панели инструментов Надпись нажимайте кнопку Изменить направ- ление текста до тех пор, пока текст заголовка не выстроится в нужном направлении.

3.Выделите введённый текст и, чтобы он соответствовал стилю документа, отформатируйте его, задав начертание и размер шрифта. С помощью мыши, используя маркеры изменения размеров, измените размер надписи

ипереместите её, если это необходимо.

4.Щёлкните правой кнопкой мыши на окружающей надпись границе с тенью и укажите пункт Формат надписи.

5.В диалоговом окне Формат надписи выберите закладку Цвета и линии и, если это необходимо, задайте тип линии границы и цвет заливки.

6.Выделите закладку Layout (Макет), если вы работаете с Word 2000, или

Обтекание (Wrapping), когда используете Word 97, и выберете опцию обтекания, которые отвечают стилю вашего документа.

Макеты страниц с помощью таблиц Для сложной вёрстки брошюр, бюллетеней, рекламных проспектов и осо-

бенно книг и журналов, используют издательские системы (Adobe PageMaker, QurkXPress и другие). Но можно некоторые оригинальные вещи выполнить и в текстовом редакторе Word. Вот несколько примеров с использованием таблиц.

1.Таблицы величиной на всю страницу. Данный метод работает лучше, если рассматривать всю страницу как таблицу. Переключитесь в режим просмотра целой страницы. Для этого сначала выберите пункты меню Вид

– Разметка страницы, а затем Вид – Масштаб – Целая страница.

Щелкните мышью на стандартной панели инструментов на значке Таблицы и границы и нарисуйте одну ячейку таблицы от левого верхнего края до правого нижнего угла страницы. Панель инструментов при этом будет находиться на экране. Внутри основной ячейки можно нарисовать другие ячейки любого размера. После создания основной ячейки можно переключиться на более удобный масштаб.

2.Создание заголовка с помощью одной ячейки таблицы. На панели инстру-

ментов Таблицы и границы щёлкните мышью на значке с изображением

5

карандаша и нарисуйте ячейку таблицы требуемого размера. Введите в ячейку заголовок, выделите его и примените к нему необходимое форматирование.

3.Создание блока вертикального текста. Область вертикального текста мо-

жет оживить ваш рекламный листок. Нарисуйте узкую вертикальную ячейку и введите в неё выразительный текст. Чтобы изменить направление написания текста, один раз щёлкните мышью внутри ячейки и ещё несколько раз (пока не добьётесь нужного эффекта) в панели инструментов

Таблицы и границы на значке Изменить направление текста. А затем для полученного вертикального текста можно применять необходимое форматирование.

4.Добавление границ и линий. В любом месте макета, куда вы поместили ячейку или группу ячеек таблицы, можно добавить линии и границы. Щёлкните мышью внутри ячейки или выделите несколько ячеек. Затем щёлкните мышью на стрелке, расположенной в панели инструментов рядом со значком Внешние границы, и выберите необходимую опцию. С помощью специальных инструментов, расположенных слева от значка Внеш- ние границы, можно задать стиль, толщину и цвет линий.

5.Добавление заднего фона. Можно также акцентировать внимание на любом тексте в ячейке таблицы, добавив цветной фон. Щелкните мышью на ячейке, а затем в панели инструментов Таблицы и границы на расположенной, рядом со значком Цвет заливки, изображением стрелки. Для создания заднего фона выберите нужный цвет или любой оттенок серого.

6.Добавление графического изображения. Если требуется поместить графи-

ческое изображение, диаграмму или другой объект внутри ячейки таблицы, то выберите пункты меню Вставка – Надпись и с помощью мыши нарисуйте прямоугольник необходимого размера. Выберите пункты меню Вставка – Рисунок – Из файла и вставьте графическое изображение в этот прямоугольник.

7.Выравнивание блока текста. Часто цитаты растягиваются на несколько абзацев и просто ‘‘теряются’’ в документе. В этом случае проще всего акцентировать на них внимание, задав отступ с обеих сторон текста. Для этого необходимо выделить абзац, на котором требуется сделать акцент. Щелкнуть на нём правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать пункт Абзац. Отметьте закладку Отступы и интервалы. В секцию От- ступ диалогового окна Абзац введите требуемое значение отступа от левого и правого полей в сантиметрах (или дюймах). Для задания данных параметров можно использовать стрелки. Нажмите ОК.

Использование различных мастеров (Wizards)

ВWord существует множество мастеров, позволяющих автоматизировать создание различных типовых документов. В Word XP например, это мастера: установки шаблонов, создания служебных записок, повестки дня, резюме, судебного заявления, писем, календаря, факсимильных сообщений, преобразования документов в различные форматы и т.д. Конкретное использование каждого из мастеров можно узнать из справочной системы Word. Единственное необ-

6

ходимо помнить, что применяемые шаблоны документов не всегда соответствуют существующим ГОСТам.

Создание фирменного бланка

Бланк организации – это ‘‘стандартный лист бумаги с воспроизведённой на нём постоянной информацией документа и местом, отведённым для перемен-

ной’’ (по ГОСТу 16487 – 83).

Обычно под фирменным бланком понимается чистый лист бумаги, в верхней части которого даётся название учреждения (фирмы) – автора документа, с соответствующими реквизитами. Под реквизитами понимают ‘‘элемент официального документа’’.

Автором служебных документов могут выступать предприятия (организации) и структурные подразделения этих основных единиц.

Разные виды фирменных бланков могут строиться из следующих реквизитов:

oгосударственный герб страны;

oтоварный знак или эмблема фирмы (организации);

oкод организации;

oкод формы документа;

oнаименование автора документа;

oсправочные данные об организации – авторе документа;

oназвание вида документа;

oместо для даты документа;

oместо для регистрационного индекса документа;

oместо для ссылки на номер и дату инициативного документа. Реквизиты на бланках могут располагаться двумя способами: угловыми и

продольными. Бланки с государственным гербом рассматривать не будем, т. к. они изготовляются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих на то разрешение, и относятся к документам строгой отчётности. Соответственно, они не могут быть заложены в шаблон компьютера. Что же касается других фирменных бланков, то фирмы, учреждения и организации, как правило, располагают своим торговым знаком, или эмблемой.

Под торговым знаком (эмблемой) понимают условное или символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности фирмы.

Эмблема является зарегистрированной торговой маркой. Представляется она или в виде рисунка, или в виде буквенно-рисуночного изображения. Эмблема указывает на направленность предприятия (организации) и способствует улучшению эстетичного вида фирменного бланка, но необходимо помнить, что эмблема на бланке не заменяет наименование самой фирмы (организации), несмотря на то, что само название порой фигурирует в эмблеме или торговом знаке. На продольном бланке эмблема размещается в середине верхнего поля, а на угловом – центрируется по отношению к названию фирмы (организации). Можно также размещать эмблему над серединой наименования фирмы или на левом поле бланка, на уровне названия фирмы. В серьёзных фирмах эмблему выполняют профессиональные художники и дизайнеры, и она, обычно представляется в виде графического файла, но если таковой не имеется, то её с помощью

7

сканера вводят в память компьютера с хорошего рисунка (лучше с эталонного). Производят эту операцию с помощью имеющегося в наличии графического редактора. Например, с помощью программы Adobe Photoshop, выполнив следующие действия: Файл – Получить – Twain, вводят изображение с листа бумаги и сохраняют его в виде файла (лучше с расширением .bmp). Полученное изображение помещается на выбранное место фирменного бланка. Для размещения эмблемы удобно воспользоваться меню Вставка – Объект. Появляется окно Вставка объекта. Нажимаем кнопку Обзор, находим созданный ранее графический файл. Нажав кнопку ОК, вставляем его в нужное место создаваемого бланка.

Копирование в Word объектов с текстом

Если необходимо скопировать простой текстовый блок, то выделите его, поместите в Буфер обмена (Clipboad) и поставьте на нужное место. В этом случае будет скопирован только основной текстовый объект с его содержанием. Если в него входят другие объекты (в том числе и текстовые), то выделите и их, и основной блок как группу. Для этого перемещайте указатель мыши над границей внешнего текстового объекта, и когда он примет вид четырёх стрелок, щелкните левой кнопкой. Затем, удерживая в нажатом состоянии клавишу Shift, переводите указатель на каждый из оставшихся объектов, нажимая левую кнопку при изменении его формы. Вокруг каждого из них появится рамка. Если же указатель не изменит форму при перемещении над каким – либо объектом, то последний автоматически скопируется вместе с окружающим его текстовым полем. Теперь можно скопировать полученную группу в Буфер обмена и вставить в любое место в странице. Следует помнить, что стандартный документ, распечатанный вместе с изображением бланка на принтере, не защищён от подделки. Наличие оттиска печати также не является гарантией подлинности документа, так как легко имитируется стандартными офисными средствами (сканер + цветной принтер). Поэтому для наиболее важных документов используются бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющие подделку. Как правило, такие бланки в типографии нумеруются. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться. Однако и в этом случае оригинал-макет бланка, передаваемый в типографию, может создаваться с помощью компьютера. Для менее ответственных случаев изображение бланка документа может печататься вместе с документом и входить в шаблон документа. Стандартный лазерный принтер, используемый сегодня в офисе (разрешение 600 dpi) даёт достаточно хорошее качество для изображения бланка, включающего такие графические элементы, как эмблема организации. Создав эмблему, ниже размещают наименование организации. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах (уставе, учредительном договоре, положении). Вместе с наименованием организации указывают и наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит (если это закреплено в учредительных документах). В тех случаях, когда в учредительных документах организации приведено и сокращённое наименование, оно

8

может быть помещено в бланк ниже полного наименования. Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно включено в учредительные документы и пишется ниже наименования на украинском. Однако на практике чаще всего в таких случаях используется продольный бланк с указанием наименования организации на двух языках на одном уровне. Чуть ниже названия организации может помещаться наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения основной фирмы. Название подразделения, филиала помещается в том случае, если оно является автором документа. Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию. Например, президент корпорации может иметь именной бланк. Наименование должности помещается ниже наименования организации. В наше время, когда предприятия часто меняют организационно - правовые формы, использование электронной формы для фирменного бланка, содержащего реквизиты, намного удобнее, чем устоявшаяся система типографских бланков отчётности. Это позволяет избежать трудностей, связанных с изменением названия фирмы или её организационной формы (например, открытое акционерное общество (ОАО) вместо закрытого акционерного общества (ЗАО) или изменением банковских реквизитов, например, начали сотрудничать с другим банком). Тогда весь запас изготовленных типографским способом бланков в таких случаях, естественно, приходиться утилизировать.

Все типы бланков условно можно разделить на следующие виды:

oобщий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

oбланк для письма;

oбланк другого вида документа;

oбланк должностного лица.

Именно бланк для письма имеет свои особенности. Так как письмо предлагает переписку, в этом бланке должны присутствовать справочные данные о фирме или организации (соответственно, отсутствует указание на вид документа и место составления).

Справочные данные о самой фирме включают: почтовый индекс, адрес предприятия (организации), номер расчётного счёта, наименовании и место- расположение банка, номера телефонов, факсов, телексов, адрес электронной почты, WWW – страницы фирмы и другие сведения. В состав справочных данных может включаться номер государственной регистрации организации, номер лицензии на ту или иную деятельность и т. п., если речь идёт о фирменном бланке общего вида, то на месте справочных данных указывается вид документа.

Создание в Word изысканных монограмм для логотипов

Путём наложения одной буквы на другую можно создать монограмму для инициалов, логотипа компании или других графических элементов.

oВ отдельной строке введите без пробелов необходимые символы и выделите их. Проверьте, не были ли включены пробелы, окружающие символы.

9

oУкажите начертание и размер шрифта для монограммы. Данный способ больше подходит для шрифта размером от 36 пунктов.

oВыберите пункты меню Формат – Шрифт, в диалоговом окне Шрифт отметься закладку Интервал.

oВ списке Интервал укажите тип Уплотнённый, а в расположенном справа поле На введите размер шрифта. Если хотите увидеть в окне Образец, что же вышло в результате проделанных манипуляций, ещё раз выберите в списке уплотнённый интервал.

oДля изменения цвета текста монограммы или других атрибутов форматирования (если это необходимо) выделите закладку Шрифт. Все внесённые изменения увидите в окне Образец.

О дате и регистрационном индексе документа Если фирменный бланк отпечатан типографским способом, то регистраци-

онный номер и дату ставят от руки. Но когда текст документа вставляют в общий фирменный бланк, дата оформляется компьютером автоматически. Она оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: ДД, ММ, ГГ. Например, дату 26 августа 2004 г. следует писать 26.08.04. В информационных системах и базах данных должно использоваться полное представление года: 26.08.2004. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов (слева направо). Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату в документе, на который даётся ответ. Например: 03-33/184, где 03 – индекс структурного подразделения; 33 – номер дела по номенклатуре; 184 – порядковый номер отправляемого документа. Или: VII04 – 12/436 от 18.12.01. Слово ‘‘год’’ или сокращение ‘‘г’’ не ставится. Для вставки даты используется команда Вставка – Поле – Дата и время – Date. Тогда в шаблоне документа на месте даты автоматически появляется датирование документа при его создании или выводе на печать. В правой части окна Дата и время можно выбрать и другой тип поля – текущая дата (Date), дата создания документа (GreatDate), дата печати документа (PrintDate). При этом кнопкой Параметры необходимо выбрать стандартный формат представления даты. Необходимо иметь в виду, что иностранные программы часто по умол- чанию проставляют дату и время в формате, отличающемся от принятого в нашей стране, поэтому необходимо проверять формат даты, задаваемый по-

лем. Официальной датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата принятия решения. Если авторами документа являются две или более фирм (организаций), официальной датой принятия документа является более поздняя дата подписания. В документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например, 26 августа 2004 г. На одном уровне с датой располагают регистрационный индекс документа. Он состоит из порядкового номера документа, который может дополняться индексами подразделения, классификатора вопросов деятельности, исполнителей, дела по номенклатуре дел и др. Регистрационный номер проставляется после обязательной регистрации документа в регистрационной системе, используемой в организации