2. Анализ состава и особенностей систем документации, функционирующих в организации

Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.

2.1.5 систему организационно-правовой документации входят:

2.1.1. Устав ОАО «МРСК Северо-Запада» (вышестоящая организация) (далее Общество).

Устав акционерного общества - это зарегистрированный и утвержденный в установленном законом порядке документ, свод положений, правил деятельности юридического лица, определяющий его структуру, устройство, виды деятельности отношений с другими лицами и государственными органами, права и обязанности.

Содержание Устава акционерного общества должно соответствовать требованиям, изложенным в Гражданском кодексе Российской Федерации. В Уставе акционерного общества должны также содержаться сведения, предусмотренные законом «Об акционерных обществах». В Уставе любого акционерного общества должно быть указано:

• полное и сокращенное фирменное наименование общества;

• сведения о месте нахождения общества;

• тип общества (открытое или закрытое);

• количество, номинальная стоимость, категории (обыкновенные, привилегированные) акций и типы привилегированных акций, размещаемых обществом;

• права акционеров - владельцев акций каждой категории (типа);

• сведения о структуре и компетенции органов управления общества и порядок принятия ими решений;

• порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления обществом, квалифицированным большинством голосов или единогласно;

• сведения о размере уставного капитала общества;

• сведения о филиалах и представительствах общества;

• сведения о размере дивиденда и (или) стоимость, выплачиваемая при ликвидации общества (ликвидационная стоимость) по привилегированным акциям каждого типа;

• сведения о порядке конвертации привилегированных бумаг;

• иные положения, предусмотренные законом «Об акционерных обществах».

В Уставе указаны цель и виды деятельности Общества. В соответствии с Уставом разрабатывается структура, определяется штатная численность, устанавливаются основные правила, регулирующие деятельность Общества. Так как деятельность вышестоящей организации, распределена территориально, то есть у организации есть подведомственные филиалы, то действие Устава Общества регламентирует и деятельность филиала, находящегося на территории Республики Коми.

2.1.2. Положение о Филиале.

Положение о Филиале - это правовой акт, определяющий статус Филиала, его задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. Положение утверждено генеральным директором Общества и заверено печатью Общества.

В Положение о Филиале включены следующие разделы:

• Общие положения;

• Цели и задачи;

• Функции;

• Руководство;

• Ответственность;

• Права и обязанности;

• Контроль, проверка, ревизия деятельности;

• Порядок реорганизации и ликвидация Филиала.

3. Штатное расписание.

Штатное расписание - это правовой акт, устанавливающий состав и штатную численность, в соответствии с Положением о Филиале. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы. Утверждено штатное расписание приказом заместителя генерального директора - директором Филиала.

3. Правила внутреннего трудового распорядка Филиала.

Правила внутреннего трудового распорядка является локальным

правовым актом, детально регламентирующим вопросы повседневной деятельности Общества. Правила полностью отвечают нормам и требованиям Трудового кодекса Российской Федерации. Правила согласованы с Председателем Совета представителей первичных профсоюзных организаций Общества и утверждены генеральным директором Общества. Правила содержат следующие разделы:

• Общие положения;

• Порядок найма, перевода и увольнение Работника;

• Основные обязанности и права Работника;

• Основные обязанности и права Работодателя;

• Рабочее время, время отдыха, отпуска;

• Поощрение за успехи в работе;

• Ответственность за нарушение трудовой дисциплины;

• Порядок оплаты труда;

• Пропускной и внутриобъектовый режим;

• Материальная ответственность Работника и Работодателя;

• Коллективные трудовые споры;

• Заключительные положения.

3. Положение о структурном подразделении.

Положение о структурном подразделении - это правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, организацию работы структурного подразделения и ответственность.

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке Филиала и утверждается заместителем генерального директора - директором Филиала.

Положение о структурном подразделении содержит следующие разделы:

• Общие положения;

• Структура и организация;

• Задачи;

• Функции;

• Права;

• Взаимоотношения с другими подразделениями;

• Ответственность.

Проекты положений о структурных подразделениях Филиала, должностные инструкции визируются:

• начальником департамента по управлению персоналом;

• руководителем отдела правового обеспечения управления правового обеспечения и управления собственностью;

• руководителем службы безопасности;

• руководителями служб и отделов, с которыми структурное подразделение взаимодействует;

• заместителем директора, курирующим структурное подразделение, в соответствии с распределением обязанностей между руководителями.

2.1.6. Инструкции организационно-методического характера.

Инструкции организационно-методического характера (далее Инструкции) представляют собой правовые документы длительного действия. В Филиале к таким инструкциям относятся, например: Инструкция по делопроизводству филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго»,

Регламент по учету, изготовлению, использованию, хранению и уничтожению печатей и штампов» и др. В основу содержания Инструкций положены соответствующие законодательные акты РФ, государственные стандарты, нормативно-методические материалы федеральных органов власти и управления. Инструкции организационно-методического характера утверждаются приказом заместителя генерального директора - директором Филиала.

2.1.7. Должностные инструкции.

Должностная инструкция - это локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника Филиала конкретные должностные обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника подразделения. Должностная инструкция разрабатывается на основе Тарифно- квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, утвержденным Министерством труда и социального развития Российской Федерации. Должностную инструкцию разрабатывает начальник структурного подразделения, согласовывается с начальником департамента по управлению персоналом. Должностная инструкция оформляется на бланке Филиала, с угловым расположением реквизитов, утверждается заместителем генерального директора - директором Филиала, либо, в соответствии с распределением должностных обязанностей между руководителями, заместителями директора Филиала, регистрируется в ОУД.

2.2. Система плановой документации.

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам.

Плановые документы - это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:

• план мероприятий по выполнению постановления...;

• план социально-экономического развития коллектива организации;

• план работы совета директоров;

• бизнес-план;

• план работы отдела;

• индивидуальный план работы и др.

Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Каждое структурное подразделение составляет план основных мероприятий. Планы составляются в соответствии со Сводным Регламентом срочной отчетности. Планы могут утверждаться заместителем директора, курирующим структурное подразделение или руководителем структурного подразделения. Планы могут быть квартальные, полугодовые, годовые, также могут быть разовые, для реализации какого-либо действия.

Каждая организация наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации, зависят результаты ее работы.

3. В состав распорядительных документов, издаваемых в Филиале, входят приказы, указания, распоряжения, поручения.

Приказ - широко применяемый правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия заместителем генерального директора - директором Филиала. Приказами и указаниями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Филиала.

Проекты приказов (указаний) готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений заместителя генерального директора - директора Филиала, его заместителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов и распоряжений по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов распорядительных документов и их согласование с руководителями и структурными подразделениями, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Приказами и указаниями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Филиала.

Приказы подразделяются на две группы: приказы по основной (производственной) деятельности и приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке Филиала - бланк приказа.

3. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках.

Справочно-информационные документы носят вспомогательный характер по отношению к распорядительным документам. К ним относятся справки, докладные и объяснительные записки, заявления, сводки, акты, протоколы и др. Они не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята к сведению.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Докладная записка - адресованный документ, содержаний обязательное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может составляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности организации.

Объяснительная записка - это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Она составляется рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий суть обращения работника. Заявления оформляются при приеме на работу, волнении, предоставлении очередных или дополнительных

отпусков, с просьбой об оказании материальной помощи и т.д.

2.5. Система отчетной документации.

Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность управления организацией за определенный период.

Отчетные документы формируются по всем видам деятельности Филиала. Приказом по Филиалу утвержден Регламент внутрифирменной отчетности филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго», в котором указаны, каким структурным подразделением, какие отчеты и в какие организации (отделы) должны быть представлены, указаны даты представления отчетов и ответственные лица за представление отчетов.

Отчеты передаются с установленной периодичностью: ежемесячные, квартальные, полугодовые, годовые. Также могут быть и разовые отчетные документы, которые составляются при завершении какого-либо действия.

Также составляются отчеты о выполнении планов структурных подразделений.

Некоторые виды отчетов требуют утверждения руководителя Филиала.

Отчетные документы, направляемые в другие организации должны содержать:

• наименование организации;

• наименование отчета;

• дату составления;

• даты или сроки проведения работы, результаты которых представлены в отчете;

• регистрационный номер;

• место составления;

• составители отчета;

• основания составления отчета;

• подпись, ответственного за составление отчета (руководителя);

• печать организации.