MU_LR_po_Excel_2007_EP1__BU1

3

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1

Тема: табличный процессор EXCEL

Цель работы: ознакомиться с пользовательским интерфейсом Excel, научиться вводить и редактировать данные.

1. Общая характеристика табличного процессора Excel

Microsoft Excel относится к программным средствам, называемыми табличными процессорами, которые работают с электронными таблицами и служат для автоматизации

табличных расчетов.

Идея, заложенная в электронные таблицы, проста - лист, состоящий из клеток. В клетки вводятся данные: текст, числа, формулы. В формулах можно использовать функции и значения из других клеток. При изменении значений в клетках автоматически пересчитываются все результаты на листе. По данным в клетках можно строить графики. При изменении данных изменяется график и наоборот: после корректировки графика – данные динамически изменяются в клетках листа. Гигантские клетчатые листы могут хранить большие объемы информации.

Программа Microsoft Excel позволяет:

сформировать данные в виде таблиц;

рассчитать содержимое ячеек по формулам, при этом возможно использование более 150 встроенных функций;

представить данные из таблиц в графическом виде;

организовать данные в конструкции, близкие по возможностям базе данных.

 данные, полученных в результате расчетов, представить в виде выходных печатных документов.

Широкие функциональные возможности позволяют использовать Excel как для решения задач учета, так и для решения множества задач естественных и технических наук.

Exсel работает в среде Microsoft Windows. Программа Exсel входит в состав пакета Microsoft Office, то есть хорошо интегрирована с другими популярными продуктами фирмы

Microsoft.

Exсel создает свои файлы, которые называются книгами. Книга состоит из листов. Максимальное количество листов в книге 255. Обычно по умолчанию в книге задается 3 листа. Количество листов в книге можно перенастраивать. Обычный лист представляет собой электронную таблицу, состоящую (для Excel 2007) из 1 048 576 строк и 16 384 столбцов.

Строки пронумерованы начиная с 1. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита. При обозначении используются буквы от A до Z, затем сочетание букв AA - AZ, BA - BZ,....IA …. Имя последнего столбца XFD. Пересечение строки и столбца образует ячейку, имеющую свой адрес – имя столбца, имя строки, например С1, А15. Все данные размещаются в ячейках.

2. Загрузка табличного процессора Excel

Для запуска Exсel , необходимо загрузить систему Windows, после этого:

или в Главном меню, которое появляется по нажатию кнопки Пуск, выбрать пункт

Программы, там выбратьMicrosoft Offiсe, в перечне приложений Offiсe выбрать

или, при наличии ярлыка Microsoft Excel на рабочем столе, два раза щелкнуть по ярлыку программы.

Или два раза щелкнуть по созданной в Exсel книге.

3. Интерфейс рабочего окна Exсel

После загрузки на экране монитора появится рабочее окно Excel (рис.1).

4

Лента

Панель быстрого доступа

Вкладки

Группа Команды

Строка формул

Активная ячейка

Ярлычок листа

Рис. 1.

Впользовательский интерфейс входят следующие элементы:

Заголовок окна - содержит имя активной книги

Кнопка Office . Эта кнопка заменяет меню Файл и расположена в верхнем левом углу рабочего окна. При нажатии на кнопку Microsoft Office можно выполнить простые команды по открытию, сохранению и печати файла, как и в прошлых версиях Microsoft Office. Однако в

Опубликовать.

Панель быстрого доступа - является настраиваемой и содержит набор команд, независимых от отображаемой в данный момент вкладки. На панель быстрого доступа можно добавлять кнопки, выполняющие команды, и перемещать панель в одно из двух возможных местоположений

Лента — это центр управления, который предоставляет возможность выполнять основные задачи, предусмотренные в Excel. С помощью ленты можно находить необходимые команды. Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках. Лента состоит из объектов трех типов: вкладок, групп и команд:

5

1)Вкладки. Вкладок всего семь, и они находятся в верхней части окна. Каждая из них связана с видом выполняемого действия (например, набором текста или компоновкой страницы). Чтобы увеличить рабочую область, некоторые вкладки выводятся на экран только по мере необходимости. Например, вкладка Работа с рисунками отображается только при выборе рисунка.

2)Группы. Каждая вкладка состоит из групп, объединяющих связанные друг с другом элементы. В группах собраны все команды, которые могут понадобиться для выполнения конкретной задачи, и в процессе ее выполнения они всегда находятся в поле зрения, готовые к использованию, а не скрытые в меню.

3)Команды. Для вызова команды может быть использована кнопка, или поле для ввода данных, или меню.

Строка формул используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах, а также для отображения адреса текущей ячейки. Она разбита на три части:

первая часть – поле Имя, служит для отображения адреса или имени текущей ячейки;

вторая часть состоит из трех кнопок, которые появляются при вводе и редактировании

данных в ячейке: Щелчок на первой кнопке отменяет ввод информации в ячейку, щелчок на второй кнопке

подтверждает ввод информации, щелчок на третьей кнопке используется для вызова Мастера функций при создании формулы.

третья часть – строка ввода и редактирования. В ней можно вводить и редактировать данные. Отображает содержимое текущей ячейки.

Рабочее окно листа книги. Занимает большую часть экрана, представляет собой таблицу, состоящую из совокупности ячеек. Таблица обрамлена рамкой, отображающей номера строк и наименования столбцов.

Полосы прокрутки служат для быстрого перемещения указателя ячейки по окну документа.

Ярлычки листа. С помощью них можно переходить от одного листа книги к другому. Так,

для перехода ко второму листу книги, необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлычку листа . При нажатие на кнопку происходит добавление нового листа.

Строка состояния содержит индикатор состояния табличного процессора или расшифровку текущей команды, используемого инструмента. Табличный процессор может находиться в следующих состояниях:

«Готов» – ожидание набора данных или команд;

«Ввод» – ввод данных;

«Правка» – редактирование данных.

4. Работа с вкладками

Задание 1

Сделайте активной первую вкладку - Главная. Основные команды Excel собраны на этой вкладке. Эти команды являются наиболее часто используемыми при выполнении основных задач с листами.

Просмотрите, какие группы команд входят в состав этой вкладки, как называются эти группы.

Выберите группу Буфер обмена. Найдите в этой группе команды Копировать, Вырезать, Вставить, Формат по образцу.

Если в правом нижнем углу группы находится эта кнопка со стрелкой (эта кнопка называется кнопкой вызова диалогового окна), значит, для этой группы доступны дополнительные параметры.

Отобразите область задач Буфер обмена. Для этого внизу нажмите на стрелку группы Буфер обмена: . Просмотрите, сколько буферов обмена можно создавать в Excel. Область задач позволяет осуществить переключение между этими буферами обмена, что позволяет выбрать информацию, помещенную туда на разных этапах применения команд Копировать, Вырезать.

Щелкните стрелку в группе Шрифт. Откроется диалоговое окно Формат ячеек.

6

5. Настройка рабочего окна книги

Вид экрана можно менять, например, можно отключить строку формул, если не предполагается редактирование и ввод данных, во время работы можно сворачивать ленту, можно отключить строку состояния, если нет нужды в указании текущих режимов работы табличного процессора, и т.д.

Задание 2

Уменьшите размер окна листа книги. Переместите окно в новое место на экране. Эти действия производятся согласно правилам, принятым в среде Windows. Разверните окно на полный экран.

Сверните ленту. Для этого дважды щелкните левой кнопкой мыши по активной вкладке. Восстановите ленту. Для этого щелкните по любой вкладке.

Настройте панель быстрого доступа, добавив на нее кнопки команд. Это можно сделать несколькими способами:

1)Используя кнопку Настройка панели быстрого доступа (кнопка находится справа от панели быстрого доступа):

Нажмите на кнопку Настройка панели быстрого доступа.

В появившемся списке выберите команду Орфография. Обратите внимание – кнопка команды Орфография появится на панели быстрого доступа.

Удалите кнопку команды Орфография с панели быстрого доступа. Для этого нажмите правую клавишу мышки на добавленной кнопке. В появившемся контекстном меню выберите команду Удалить с панели быстрого доступа.

Нажмите на кнопку Настройка панели быстрого доступа и в списке выберите Другие команды.

В диалоговом окне Параметры Excel в списке используемых команд выберите команду Быстрая печать. Нажмите кнопку Добавить и ОК. Кнопка команды появится на панели быстрого доступа. Удалите эту кнопку.

2)Используя кнопку Office:

Нажмите на кнопку Office.

В появившемся окне нажмите на кнопку Параметры Excel (кнопка находится внизу окна).

Из появившегося списка выберите Настройка и из списка используемых команд выберите любую, например, Быстрая печать. Удалите появившуюся кнопку с панели быстрого доступа.

3)Используя ленту:

На ленте сделайте активной вкладку, например Главная.

Выберите группу, например, Стили.

Нажмите правой клавишей мыши на кнопке команды, например, Условное форматирование.

В появившемся контекстном меню выберите команду Добавить на панель быстрого доступа. Кнопка команды Условное форматирование появится на панели быстрого доступа.

Удалите добавленную кнопку с панели быстрого доступа.

Отключите строку формул, сетку, заголовки столбцов и строк. Для этого:Выберите вкладку Вид.

В группе Показать или скрыть нажмите кнопку списка и в появившемся окне уберите флажки параметров Строка формул, Сетка, Заголовки.

Обратите внимание на то, как изменится вид рабочего окна.Верните флажки у соответствующих параметров.

Отключите полосы прокрутки, ярлычки листов. Для этого:

Нажмите на кнопку Office.

В появившемся окне нажмите на кнопку Параметры Excel .

7

Из появившегося списка выберите Дополнительно.

В окне Дополнительные параметры для работы с Excel найдите группу параметров Показать параметры для следующей книги (при поиске этой группы посмотрите,

какие еще есть группы для настройки параметров) и в ней снимите флажки для параметров Показывать горизонтальную полосу прокрутки, Показывать вертикальную полосу прокрутки, Показывать ярлычки листов.

Обратите внимание на то, как изменится вид рабочего окна.

Верните флажки у соответствующих параметров.

5. Получение справки в Excel

Для получения справки нужно нажать клавишу F1 или кнопку , которая находится в правом углу строки вкладок. Окно справки имеет следующий вид:

Кнопка скрыть (показать) оглавление

Поле для задания ключевой фразы поиска

Кнопка состояния подключения Кнопка состояния подключения позволяет выбрать для просмотра разделы справки

установленные на компьютере, или разделы, доступные на веб-узле Microsoft Office Online. По нажатию кнопки состояния подключения появляется меню, в котором выбирается режим подключения:

Если в правом нижнем углу окна справки отображается надпись Подключен к веб-узлу Office Online, содержимое справки будет найдено и извлечено с веб-узла Office Online. Если в правом нижнем углу отображается надпись Автономный, содержимое справки будет найдено и извлечено из файлов, хранящихся на компьютере.

8

Для выбора режима Показать содержимое с веб-узла Microsoft Office Online необходимо наличие подключения компьютера к Интернету Для поиска обновлений, шаблонов либо обучающих курсов необходим выбор режима Показать содержимое с веб-узла Microsoft Office Online.

Справку можно получить:

Используя оглавление справки. Если в окне справки оглавление не отображается необходимо нажать кнопку Показать оглавление.

Задав ключевую фразу в поле поиска.

6. Данные. Ввод и редактирование данных

Каждая ячейка в Excel может содержать данные одного из трех типов:

Текст

Число

формула

Текст – любая последовательность символов, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов. После ввода текст выравнивается по левой границе ячейки.

Числовые константы подразделяются на целые, вещественные, дату и время. Вещественные константы можно записывать в форме с фиксированной и плавающей точкой. При записи числа с фиксированной точкой целая и дробная часть разделяются десятичной запятой. При записи числа в экспоненциальной форме сначала записывается мантисса, затем порядок, разделенные латинской буквой Е.

Дата и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа. На приведенном примере показаны возможные форматы даты: 29/10/97, 29.10.97, 29/октябрь/97, 29 октябрь 2008 и форматы для времени 12:10 или 12:10:04.

После ввода числовые данные выравниваются по правой границе ячейки.

Формулы – арифметические и логические выражения, начинающиеся со знака равно.

Арифметическое выражение – это выражение, содержащее ссылки (имена ячеек), стандартные функции, знаки арифметических операций (+,-,*,/,^), круглые скобки. При вводе формул можно использовать встроенные функции Excel. Функция представляет собой объединение несколько вычислительных операций для решения определенной задачи. Задание функции можно осуществлять с помощью Мастера функции, который вызывается по нажатию

кнопки строки формул. При вызове функции задается название функции и ее аргументы (один или несколько в зависимости от функции). При задании аргумента функции можно использовать диапазон ячеек, который задается адресом ячейки, стоящей в левом верхнем углу и адресом ячейки правого нижнего угла прямоугольника, разделенных двоеточием, например, A10:C22.

Логическое выражение – выражение, построенное с помощью операций отношения (<,>,<=,>=,<>,=) и логических операций (логическое И, логическое ИЛИ, логическое отрицание НЕ), которые реализованы в Excel логическими функциями И, ИЛИ, НЕ. Например, И(A10<0, C1>10). С помощью логических выражений задаются условия, проверку которых можно осуществить с помощью логической функцией ЕСЛИ.

Текст и числа рассматриваются табличным процессором как константы. Изменить их можно только редактированием соответствующих ячеек. Формулы автоматически пересчитывают свои значения при изменении хотя бы одного их аргумента.

5.1. Ввод данных

Ячейка таблицы, заключенная в рамку, называется текущей или активной ячейкой. Для ввода данных в ячейку таблицы необходимо предварительно активизировать эту ячейку. Для ее активизации нужно щелкнуть левой клавишей мыши по этой ячейке.

Ввод данных в ячейку можно завершить тремя способами:

нажатием клавиши Enter на клавиатуре;

перемещением табличного курсора в другую ячейку;

нажатием (с помощью щелчка левой мыши) кнопки на Панели формул.

9

Если в ячейке после ввода вместо вводимого числа отображаются знаки #####, то это говорит о том, что число не помещается в столбце. Чтобы увидеть число полностью, необходимо увеличить ширину столбца.

5.2. Редактирование данных

Для редактирования данных необходимо активизировать нужную ячейку одним из выше указанных способов, затем для начала редактирования

либо нажать F2;

либо два раза щелкнуть левой клавишей мыши по текущей клетке;

либо один раз щелкнуть левой клавишей мыши в поле Ввода и редактирования строки

формул.

Завершается редактирование также как и ввод. Чтобы отменить ввод до нажатия клавиши

Enter, нужно нажать клавишу Esc или кнопку в строке формул. Чтобы отменить ввод после нажатия клавиши Enter, нужно нажать кнопку на стандартной панели инструментов.

Задание 3

Дана зависимость сложной функции F(A,B,X,Z(X)) от аргумента X и параметров A,B. Необходимо вычислить значение функции с использованием табличного процессора Excel.

Для выполнения задания проделайте следующие действия:

В клетки А1, А2, А3 , А4, А5 ввести поясняющий текст, как показано на рис.2

В клетки B1, B2, B3 введите исходные данные из таблицы 1 в соответствии с вариантом, указанным преподавателем.

В клетки B4, B5 задайте, начиная со знака равно, формулы (таблица 1). Математические функции задайте с помощью Мастера функции. Для этого:

Нажмите кнопку Мастера функции.

В открывшемся окне Категорий функций выберите Математические, а в окне Функции те функции, которые необходимы для расчета формулы.

Задайте аргумент функции или, нажав кнопку Далее, или подставив в скобках его значение

(в качестве аргумента может быть выражение, константа, ссылка на адрес).

Пример выполнения задания варианта 1 приведен на рис. 2.

Рис. 2.

10

Таблица 1