Тема 2. Организационные коммуникации
Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе лучшего курса действий для достижения поставленных целей.
Коммуникации – это процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в небольшой группе людей.
Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему представления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным институтам и индивидуумам за пределами организации.
Они служат необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить всю необходимую информацию, представляет информацию, необходимую для принятия решения.
Для четкости определения коммуникации применяется ряд терминов:
семантика коммуникаций относится к значению слов и символов;
синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между символами;
прагматика коммуникаций связана с результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.
Средства коммуникации:
несловесные персональные;
словесные устные;
письменные персональные;
письменные групповые внутри организации и за ее пределами.
Очень важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки и получения информации, а также значение обратной связи (говорил на том же языке, что и подчиненный). Специалисты считают, что наиболее важным фактором, нарушающим общность в коммуникациях между источником и получателем, являются те, которые происходят в координировании и расшифровке. Когда процессы кодирования и расшифровки становятся разнородными, то коммуникации разрушаются. М.Винер назвал эту проблему энтропией, т.е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению.
Направления коммуникаций:
используется
для постановки задач, описания работ.
Чем больше уровней она проходит, тем
больше вероятность, что она будут
искажена;
для
обратной связи с целью проинформировать
о результатах работы и текущих проблемах.
Руководители используют данную
информацию для анализа;
позволяет
сохранить время и скоординировать
деятельность. В данном случае такое
общение является формальным и
обязательным, в другом - происходит
спонтанно.
Элементы коммуникации:
источник;
кодирование - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов;
передача сигналов - форма, которую сигнал принимает;
канал - механизм передачи (телефон, собрание, неформальная связь);
расшифровка - прием (в зависимости от опыта и формы рекомендации);
обратная связь - обеспечивает точность и достоверность информации.
Помехи и барьеры (шум): отвлечения; неправильная интерпретация; семантические проблемы; статусное различие между руководителями и подчиненными; ценностная оценка (слышит только то, что хочет услышать).
Типы коммуникаций:
внутриличностная;
межличностная;
общественная коммуникация;
внутренняя оперативная коммуникация (состоит из структурированной коммуникации в пределах организации);
внешняя оперативная коммуникация;
личностная коммуникация.
Коммуникационная сеть (рисунок 2) – это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков.
Рисунке 2. Типы коммуникационных сетей: а - круг; б - цепь; в - «У»; г – колесо
Руководитель должен знать, что:
информация, не находящаяся в области опыта получателя воспринимается медленнее;
в незнакомой ситуации, работник почти автоматически выбирает ту часть опыта, которая связана с этой ситуацией;
коммуникации воспринимаются и оцениваются в свете нужд личности, области опыта работника;
даже наиболее объективная информация включает субъективные представления;
несоответствие кодирования и расшифровки вытекает из различий в области опыта источника и получателя;
один только язык не может решить проблему несоответствия кодирования и расшифровки. Для обеспечения высокой эффективности коммуникации необходима обратная связь: она может быть косвенной или прямой.
Организационные факторы, влияющие на коммуникации:
должностное положение;
стиль управления. Руководитель влияет на направление и поток информации, т.е. он может установить правила и процедуры, согласно которым информация должна передаваться в определенном направлении и в определенной последовательности;
разделение труда.
Работники лучше и конкретнее понимают свою работу, физическое расстояние между лицами при разделении труда обычно меньше.
В динамической организации необходимо учитывать поток и точность коммуникаций. В стабильных организациях, в которых происходят лишь небольшие изменения в технологии работы и персонале можно разработать систему коммуникаций благодаря рутинности передачи посланий и их содержания, что упрощает взаимопонимание между участниками.
Неформальные сети коммуникаций существуют практически во всех организациях, способствуя более эффективному функционированию формальной структуры передачи команд. Такая информация нередко распространяется очень быстро, однако информация часто искажается[5, с. 24].