2.2 Документальное оформление начисления заработной платы

Главный (старший) бухгалтер предприятия должен иметь документальное подтверждение того, кто и на каких условиях работает на данном предприятии. Один экземпляр всех документов руководства предприятия по кадровому составу должен поступать в распоряжение главного бухгалтера. Эти документы могут быть в виде приказов, распоряжений, распорядительных записок, указаний за подписью руководителя предприятия. К документам по кадровому составу относятся:

1. Документы о движении по службе (по приему и увольнению, переводу, совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты).

2. Документы о различных выплатах помимо основной заработной платы (о премиях, вознаграждениях, компенсациях).

3. Документы, обосновывающие необходимость отрыва от основной работы (отпуск, обучение, длительная командировка, сборы).

4. Прочие документы по кадровому составу.

В документах о движении по службе главный бухгалтер должен проверить наличие следующих конструктивных моментов:

• форма документа: в наименовании документа должно быть четко указано, какой это документ (приказ, соответствующая записка, распоряжение или указание);

• дата составления (или издания) документа, номер;

• фамилия, имя, отчество работника, по служебному движению которого составлен документ;

• тип трудового соглашения с работником: постоянная работа, временная работа, производственная практика, совместительство;

• дата зачисления по трудовому соглашению (или условия прекращения) при любых типах трудовых соглашений, кроме постоянной работы;

• должность;

• условия приема работника (по переводу или нет);

• оклад или доля от оклада при неполном рабочем времени;

• режим работы (время начала и окончания работы, время и продолжительность обеденного перерыва, количество рабочих часов в рабочий день и рабочую неделю);

• шифр производственных затрат для аналитического учета (основное, вспомогательное, обслуживающие производства, цех, участок, администрация);

• подпись руководителя предприятия.

При приеме на работу работодатель и работник заключают между собой индивидуальный трудовой договор. Индивидуальный трудовой договор – это соглашение в письменной форме между работниками и работодателем о месте работы, сроке действия договора, об условиях режима труда, отдыха, оплаты и иных вопросах социально-бытового обеспечения работника, материальной ответственности сторон договора и др.

Первичными документами учета кадров являются личные карточки.

На основании документации по кадровому составу главный бухгалтер формирует систему информации по количеству работающих, их профессиональному, квалификационному, должностному составу, а также о режиме работы, режимах отрыва от работы, наличии совместительства, о формах и величине заработной платы, компенсационных и премиальных выплатах.

Основным первичным документом по учету рабочего времени является табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13). В нем дается полный перечень условных обозначений использования рабочего времени. Руководитель предприятия приказом назначает лицо, ответственное за ведение табельного учета. Табель заполняется на списочный состав работников предприятия, принятых на постоянную, временную, сезонную работу (кроме работников, с которыми заключен договор подряда).

Также первичной информацией для начисления заработной платы служат рабочие наряды, карточки и акты приемки-сдачи работ (продукции, услуг).

Документы учета выработки служат основой начисления заработной платы при сдельной форме оплаты труда.

Выдача заработной платы может быть оформлена:

а) при разовых выдачах - расходным кассовым ордером;

б) платежной ведомостью, составленной на основе расчетной ведомости;

в) расчетно-платежной ведомостью.

Лицо, ответственное за учет личного состава работников предприятия, присваивает каждому работнику, принятому на предприятии, табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах, относящихся к этому работнику. На каждого работника заводиться личная карточка.

Для учета начисленной и выданной заработной платы, а также для отражения сведений по удержаниям из заработной платы на каждого работника предприятия открывается лицевой счет. В котором указывается необходимая информация: графа "Категория персонала" указывает на тип оплаты труда работника, шкала, "состав семьи" необходим для расчета льгот по подоходному налогу и выдаче пособий на детей, а графа "пенсия", позволяет учесть выплату пенсий сотрудникам, имеющим на нее право (пенсия платиться по месту работающих пенсионеров).

Лицевой счет заполняется в течении года. Если происходят в графах изменения, они вносятся сразу же для точности учета.

Далее в лицевом счете отражаются помесячно все виды начислений и удержаний, которые произведены, из них вычисляется средний заработок при оплате отпуска, начислений по больничным листкам и т.д. Для этого в лицевом счете добавлен специальный листок.

На следующий год на каждого работника будет открыт новый лицевой счет.