Формуляр-образец, его задачи в унификации требований к реквизитам документа и их расположению. Формуляр документа.
Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр-образец применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа –- приказа, постановления, письма, протокола, акта – на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 – 210 x 297 мм, формат А5 – 210 х 148 мм). Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти всегда закрыто. При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться. Верхнее поле отводится для размещения реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом:
реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации»,
реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации»,
реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, на бланк документа заранее типографским способом.
Реквизит 03 может оформляться с помощью персонального компьютера. На верхнем поле располагается реквизит 19 «Отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем. Также на верхнем поле осуществляется нумерация второй и последующих страниц документа. Правое поле – 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами, служит для сохранности текста. Нижнее поле – 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем. Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки. Конструкционная сетка – эта сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.
При оформлении документов используют восемь стандартных позиций табуляции.
Реквизиты (от лат «необходимое») в юридическом смысле – это данные, которые должны содержаться в акте или ином документе для признания его действительным. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 30 видов реквизитов, используемых в документах.
Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит — это реквизит, который наносится при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа (эмблема, наименование организации, название вида документа и др.). Переменный реквизит — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа (адресат, виза, текст, дата и др.)
В делопроизводстве выделяют индивидуальный и типовой формуляры. Типовой формуляр — это формуляр, характерный для конкретного вида документов. Индивидуальный формуляр — формуляр конкретного документа (акт, приказ по основной деятельности и т.д.).
2. Технологии контроля за исполнением документов в учреждении
Формирование требований к организации контроля исполнения документов в делопроизводстве. Категории документов, подлежащие контролю. Сроки исполнения документов. Технология контрольных операций.
Какие документы необходимо контролировать
Согласно действующим правилам делопроизводства, контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Кроме того, по указанию руководства организации или структурного подразделения на контроль могут быть поставлены любые документы, отдельные пункты из них, устные или письменные распоряжения руководителя.
Регламенты устанавливают состав документов, которые подлежат обязательному контролю. В их число входят:
поручения, содержащиеся в актах Правительства РФ, протоколах заседаний Правительства РФ, совещаний у Председателя Правительства РФ, заседаний возглавляемых им координационных и совещательных органов и в его резолюциях; заключения на проекты нормативных правовых актов; проекты актов, поступивших на согласование; депутатские запросы, обращение членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы; запросы иных федеральных органов исполнительной власти о предоставлении информации (экспертиз, заключений); обращения граждан; обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, содержащие жалобы на нарушение законодательства Российской Федерации.