учебное пособие

Рис 17.4.2. Пределы потребления ресурсов

При анализе профилей использования ограниченных ресурсов определяется соответствие между пределами их потребления (возможностью) и потребностью для выполнения работы. В ряде случаев возникает ресурсный конфликт, когда потребность в каком-либо ресурсе превышает его максимальный предел потребления (например, одновременно выполняемые работы используют один и тот же ресурс (рис. 17.4.3).

Рис, 17.4.3. Пример ресурсного конфликта

Для оптимизации распределения ресурсов и, в частности, разрешения ресурсных конфликтов, используются методы выравнивания, которые учитывают пределы потребления ресурсов и позволяют использовать их наиболее эффективно. Выравнивание ресурсов

устраняет пики в использовании ресурсов и устанавливает уровень использования ресурсов ниже максимального предела, смещая выполнение некоторых работ на более поздние даты

(рис. 17.4.4).

Как правило, используются следующие методы выравнивания:

»нормальное — работа планируется на более поздний срок за счет резерва времени до появления необходимого количества ресурса;

»разбиение — работа разбивается на несколько частей, для выполнения каждой из которых необходимо требуемое количество ресурса;

»растяжение — уменьшение интенсивности использования ресурса за счет увеличения продолжительности работы;

»сжатие — в случае избытка ресурса — уменьшение продолжительности выполнения работы за счет увеличения интенсивности использования ресурса.

Рис. 17.4.4. Пример ресурсного выравнивания

17.5. Структура и объемы работ

Под структурой работы подразумеваются следующие параметры работы:

»идентификатор — уникальный код, однозначно определяющий работу в проекте;

»описание — краткая характеристика, используемая в сетевой диаграмме (графике) проекта. Обычно описывает суть работы;

»исходную длительность (продолжительность). Оценка времени (в часах, днях, неделях,

месяцах, годах), требуемого для выполнения работы с учетом ее характера и необходимых ресурсов. На оценку продолжительности работ оказывают влияние ограничения по времени, предположения потребности в трудовых ресурсах, их квалификация и опыт выполнения предыдущих проектов (фрагменты проектов). Основными методами для оценки продолжительности работ являются:

•экспертная оценка;

•оценка по аналогам, называемая также оценкой сверху вниз, подразумевает

использование истинной продолжительности имевшей место ранее работы в качестве базы для оценки продолжительности похожей работы в будущем. Этот метод часто

используется при оценке продолжительности проекта при ограниченном объеме детальной информации, например на ранних стадиях. Данная оценка наиболее надежна, когда проекты являются однотипными, и лица, осуществляющие оценку, имеют необходимый опыт;

•имитация (моделирование). Имитация представляет собой расчет продолжительности при различных наборах предположений. Наиболее распространен анализ Монте-Карло,

в котором распределение возможных результатов определяется для каждой работы и используется в качестве расчета распределения возможных результатов для проекта в целом;

»процент выполнения — доля завершенной части работы в процентах (4);

»оставшаяся длительность для выполняемых работ. Рассчитывается либо исходя из процента выполнения, либо путем оценки;

»календарь — список рабочих и нерабочих периодов, принятый для выполнения работы в проекте;

»ранние начало и окончание, поздние начало и окончание;

»резервы времени — свободный и полный. Свободный резерв определяет время, на которое можно задержать выполнение работ, не изменяя раннего начала всех последующих работ. Полный резерв определяет время, на которое может быть задержано

выполнение работы без изменения продолжительности или сроков окончания всего проекта. Определяется как разность между поздним и ранним сроками окончания работы

»фактические начало и окончание — фактические даты начала и окончания работы;

»предшествующая работа — работа, от которой зависят сроки выполнения данной работы, являющейся технологически (логически) предшествующей ей;

»последующая работа — работа, сроки выполнения которой зависят от выполнения данной работы, технологически (логически) следующая за данной.

Основными методами для определения последовательности работ являются:

»ограничения — характеризуют внешние или внутренние условия по отношению к работам проекта, влияющие на срокиих выполнения. Например, отчитаться о финансовой деятельности предприятия нужно не позднее заранее известной даты и т. д.;

»код СРР — код, определяющий, к какому пакету работ в рамках СРР принадлежит данная работа;

»ресурсы — оборудование, материалы, людские ресурсы, необходимые для выполнения работ;

»затраты/бюджет — выраженные в денежных измерителях затраты на выполнение работ.

17.6. Принципы эффективного управления временем

Принципы управления — общие закономерности, в рамках которых реализуются связи (отношения) между различными структурами (элементами) управленческой системы.

Эффективное управление временем связано с достижением результатов деятельности. Схема деятельности с ориентацией на результат (рис. 17.6.1) является важным инструментом осуществления управления по результатам. Схема деятельности с ориентацией на результат отличается от традиционной — с ориентацией на задание. Она охватывает годичный отрезок времени и составляется на каждый отчетный период путем установки новых целей.

Схема связана со всеми стадиями управления по результатам. Это часть процесса определения результатов — она используется постоянно в процессе контроля за результатами, при котором дается оценка результатам деятельности в истекшем отчетном периоде и ставятся новые конечные цели деятельности. Важнейшим звеном схемы с точки

зрения управления индивидуальной работой и использованием времени является определение ключевых результатов деятельности в предстоящем отчетном периоде. Ключевые результаты определяются индивидуально, в порядке их значимости и с оценкой их взаимного влияния. На основе ключевых результатов составляются личный план деятельности и календарный план работы на предстоящий год (годовое распределение времени).

На основе годового плана работы время распределяется помесячно и понедельно на ближайшие месяцы и недели, а в рамках недели составляется точный план на каждый рабочий день.

Рис. 17.6.1. Система управления собственной деятельностью и использованием времени

В ходе осуществления деятельности в определенных временных интервалах производится контроль полученных результатов и использования времени. На основе этих оценок

составляется план повышения эффективности работы и использования времени как в краткосрочной перспективе, так и в течение года. Кроме того, в системе управления собственной деятельностью и использованием времени (УСДИВ) рекомендуется проводить по крайней мере один раз в год анализ использования времени на основе 2—3-недельного периода. Это окажет дополнительную помощь в управлении использованием времени.

Для каждого ключевого результата четко определяются цели, необходимое время для их достижения и методы контроля за этим процессом. Происходят большие потери времени по причине того, что цели проекта либо не существуют, либо не четко сформулированы или недостижимы. Цели определяют направление развития проекта и выполнения работ. Четко и ясно заданные цели становятся стандартом, используемым для проработки индивидуальных целей и работ по их достижению.

Цели по ключевым результатам могут быть количественными, качественными и привязанными ко времени. Их нужно сравнивать с текущей ситуацией, если таковая существует для данной цели (табл. 17.6.1).

Затем в плане деятельности определяются моменты контроля процесса достижения целей, по чьей инициативе он осуществляется и в какой форме производится. При этом необходимо основное внимание уделять именно осуществлению поставленных целей, а не отдельным мероприятиям.

Значение бюджета времени заключается в том, что он характеризует время, необходимое для достижения ключевых результатов. Бюджет времени обычно составляется в процентном выражении и показывает, какая часть общего времени уходит на мероприятия по достижению каждого ключевого результата. Иногда он составляется не в процентах, а в днях или неделях. При этом, оценивая его количественно, не нужно стремиться к более чем 5%- ной точности.

17.7. Состав и анализ факторов потерь времени

Потери времени в ходе реализации проекта выражаются в:

»дополнительных затратах времени на перепланирование графика выполнения работ. Это может быть связано с тем, что:

•допущены ошибки ключевых участников проекта на стадии определения содержания работ, выражающиеся в неучете некоторых целей проекта, неточностях в определении участников проекта, основных вех выполнения проекта и разработке структуры разбиения работ;

•процесс планирования основывается на неполных данных;

•на оценку показателей проекта отводится мало времени;

•при выполнении оценок не учитываются исторические данные и предыдущий опыт;

•планирование графика работ проводится исключительно группой планирования, тогда как в этом процессе обязательно должны участвовать те, кто будет выполнять график;

•неправильно спланированы потребности в ресурсах. Например, не определено, будет ли доступен персонал определенной квалификации в конкретные периоды времени. То же касается планирования потребности в финансовых ресурсах, поставках материалов и т. д.;

•никто не знает последних целей и задач;

•при планировании графика работ не учтены риски;

•план проекта не содержит необходимой детальной информации. Когда такое случается, трудно предусмотреть возможные проблемы;

•фактическое состояние проекта не находит отражения в текущем графике выполнения работ. Это может быть связано с нечеткой организацией обмена информацией между исполнителями работ и проектным офисом, с тем, что при возникновении проблем люди могут впасть в панику и вообще забыть о существовании плана. В результате не отслеживаются расхождения между текущим и базовым графиками работ, не принимаются необходимые для проекта решения — «план и проект существуют отдельно друг от друга»;

»устранении брака. Потери времени на устранение брака возникают в результате выполнения работ не в соответствии с требованием качества, например, при

использовании неквалифицированных человеческих ресурсов или их чрезмерной загрузке, некачественных материалов и т. д.;

»простоях/задержках в выполнении работ, которые связаны, прежде всего, с отсутствием условий для их выполнения. Это может выражаться либо в нерабочих погодных условиях, либо в перебоях с поставками материалов и оборудования по вине поставщиков и т. д.

17.8. Формы контроля производительности труда

Производительность представляет собой отношение между количеством продукции, произведенной данной организационной системой, и количеством затрат, использованных в той же организационной системе для выпуска этой продукции (энергия — газ, электричество и т. п.; труд — прямые затраты и накладные расходы; материалы; капитал — земля,

оборудование и т. п.).

Производительность труда — плодотворность, продуктивность производственной деятельности людей, т. е. способность конкретного труда создавать в единицу рабочего времени определенное количество продукции.

Управление производительностью включает в себя следующие процессы:

1.Измерение и оценку производительности;

2.Планирование контроля и повышения производительности на основе информации, полученной в процессе измерения и оценки;

3.Осуществление мер контроля и повышения производительности;

4.Измерение и оценку воздействия этих мер.

Вкачестве примера для разъяснения терминов, применяемых при управлении производительностью, может служить использование хронометражных карт (время как признак) для измерения затрат труда (переменная затрат) на различные работы (процесс или преобразование). Эти работы можно измерить в отношении качества, своевременности и т. д. (все это признаки). В результате выполнения работ получается продукция (переменная

продукция), которая в свою очередь поддается измерению в отношении количества, качества, своевременности и совокупных издержек.

Формы контроля производительности тесно связаны с методами ее измерения. Измерение производительности — отбор физических, временных и иных показателей для оценки затрат и конечной продукции и вычисление количественного отношения между ними.

Компоненты исчисления и повышения производительности, а также планирования производительности представляют собой элементы обратной связи. В процессе управления производительностью обратная связь используется по крайней мере два раза. Во-первых, в результате оценки системы измерения может быть модифицирована сама система — возможно, измерения производятся некорректно или же неудовлетворителен состав показателей. Во-вторых, оценка системы измерения может стимулировать планирование производительности. Другими словами, результаты оценки способны побудить руководство предусмотреть и осуществить мероприятия по повышению производительности.

Существуют две основные группы измерителей производительности (рис. 17.8.1):

»статистические коэффициенты производительности. Это измеритель продукции,

деленный на измеритель затрат за определенный период времени;

»динамические индексы производительности. Это статистическийкоэффициент производительности за определенный период, деленный на аналогичный коэффициент за

некий предшествующий период. Получается безразмерный коэффициент, характеризующий динамику уровня производительности.

Внутри каждой группы имеются три типа измерителей производительности. Каждый из измерителей характеризует отношение продукции к затратам, но отличаются они тем, сколько элементов затрат учитывается:

»частный фактор — один элемент затрат (труд, материалы и т. п.);

»многофакторный измеритель — учитывается несколько элементов затрат;

»совокупный фактор — учитываются все элементы затрат. Производительность труда измеряется тремя методами:

»стоимостным;

»натуральным;

»нормативным.

Наиболее распространенным является стоимостной метод, при котором количество продукции учитывается по сметной стоимости или договорной цене. Уровень производительности труда при этом характеризуется сметной стоимостью работ, приходящихся на одного рабочего.

Рис. 17.8.1. Компоненты измерения производительности в процессе управления

производительностью

Натуральный метод производительности труда позволяет определять выработку рабочих по профессиям в натуральных показателях по видам работ (м3 кирпичной кладки и т. д.), либо в целом в единицах измерения конечного продукта, приходящегося на одного работающего (км трубопровода и т. д.). По видам работ натуральный показатель (выработка рабочего в натуральных показателях) можно определить как отношение объема отдельного вида работ в натуральном измерении (м3, км) к численности рабочих по данному виду работ.

Натуральная выработка является наиболее объективным и достоверным показателем производительности труда. Показатели выработки в натуральных измерителях позволяют определять и сравнивать производительность труда отдельных рабочих, планировать их численность, профессиональный и квалификационный состав.

Нормативный метод измерения производительности труда показывает соотношение фактических затрат труда на определенный объем работ с затратами труда, полагающимися по норме. Нормативный показатель представляет собой отношение трудоемкости работ по норме (чел./дни) к фактической трудоемкости работ (чел./дни). Показатель трудоемкости не подвержен влиянию посторонних для каждого конкретного процесса факторов. Поэтому фактическая трудоемкость работ более правильно, чем показатель стоимостной выработки, характеризует уровень и динамику производительности труда.

РЕЗЮМЕ

Работа является центральным, базовым понятием дисциплины управления проектами наряду с понятием «ресурсы» в широком смысле. Управление проектом основывается на разбиении проекта как целого на отдельные взаимосвязанные комплексы и пакеты работ, увязке их с возможными диапазонами сроков и продолжительностей, с потребными ресурсами с учетом всевозможных ограничений и требований по стоимости и качеству. Таким образом, нахождение оптимального баланса работ, которые требуется выполнить, с ресурсами, сроками завершения, качеством и стоимостью проекта является сутью процессов управления проектом.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

1.Что такое работа? Какая работа называется фиктивной?

2.Что такое миссия и цели проекта? В чем состоит различие между миссией и целями проекта?

3.Что понимают под содержанием работ? Что необходимо определить для эффективного управления содержанием работ?

4.На основании чего осуществляется планирование потребности в ресурсах? Приведите пример процесса планирования ресурсов.

5.Приведите примеры ситуаций, когда может возникнуть ресурсный конфликт.

6.Какие существуют методы выравнивания потребности в ресурсах?

7.Что понимают под структурой работы, и из чего она состоит?

8.В чем состоит различие между схемой деятельности с ориентацией на результат и схемой деятельности с ориентацией на задание?

9.Приведите примеры факторов потерь времени в ходе реализации проекта.

10.Какими методами измеряется производительность труда, и в чем заключается особенность каждого метода?

11.Как можно классифицировать затраты проекта?

12.Опишите зависимость между продолжительностью и стоимостью выполнения работ. Каковы пути сокращения длительности проекта?

Задание. Исходная длительность проекта, приведенного на рис. 1 равна 16 дням. Сократите длительность проекта до 12 дней с учетом того, что Вы можете рассчитывать на дополнительное финансирование в размере не более 700 руб. При этом известно,

vчто: на работах С и D планируется использовать рабочих одной профессии и квалификации, причем на работе С работают 4 человека, а на работе D — 8 человек;

vстоимость сокращения длительности работы D равна 200 руб./день;

vстоимость сокращения длительности работы В равна 400 руб./день.

Ответ представьте в виде диаграммы Ганта или же назовите работы нового критического пути проекта.

Рис. 1

Рис. 2.

Проверьте ответ:

Критический путь: A-B-C-D-E-G

ЛИТЕРАТУРА

1.Мазур И.И. и др. Управление проектами. Справочное пособие/Под ред. И.И. Мазура. — М.: Высшая школа, 2001.

2.Путеводитель в мир управления проектами: Пер. с англ. — Екатеринбург: УГТУ, 1998.

3.Управление инвестициями. В 2 т./В.В. Шеремет, В.М. Павлюченко, В.Д. Шапиро и др. — М.: Высшая школа, 1998.

4.Управление проектами / Общ. ред. В.Д. Шапиро. — СПб.: ДваТрИ, 1996.

5.Управление проектами. Зарубежный опыт / Под ред. В.Д. Шапиро. — СПб.: ДваТрИ, 1993.

6.Управление проектами: Толковый англо-русский словарь-справочник/ Под ред. В.Д. Шапиро. — М.: Высшая школа, 2000.

Быть получше худшего еще не значит быть хорошим.

. Публий Сир

Глава 18. МЕНЕДЖМЕНТ КАЧЕСТВА ПРОЕКТА

18.1.Современная концепция управления качеством. 18.2.Менеджмент качества проекта. 18.3.Стандартизированные системы менеджмента качества.

18.4.Обеспечение функционирования и совершенствование системы менеджмента качества. 18.5.Сертификация продукции проекта.

Резюме Контрольные вопросы и задания Литература

18.1. Современная концепция управления качеством

Одной из ключевых функций управления проектом наряду с такими, как управление стоимостью и временем, является управление качеством проекта.

Качество — это целостная совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности.

Обычно потребности формулируются с помощью характеристик на основе установленных критериев. Потребности могут включать в себя, например, эксплуатационные характеристики, функциональную пригодность, надежность (готовность, безотказность, ремонтопригодность), безопасность, воздействие на окружающую среду, экономические, эстетические и культурно-исторические требования.

Понятие «качество» следует отличать от понятия «градация» (сорт, класс)». Под последним понимается категория или разряд, присвоенный объектам, имеющим то же функциональное применение, но иные требования к качеству. Низкое качество — это всегда проблема, низкий сорт — не обязательно.

Принято различать четыре ключевых аспекта качества:

1. Качество, обусловленное соответствием рыночным потребностям и ожиданиям. Этот

аспект качества достигается благодаря эффективному определению и актуализации потребностей и ожиданий потребителя в целях их удовлетворения требований потребителя и точному анализу возможностей рынка.

2.Качество разработки и планирования проекта. Вторым аспектом является качество, достигаемое благодаря тщательной разработке самого проекта и его продукции.

3.Качество выполнения работ по проекту в соответствии с плановой документацией.

Третьим аспектом является качество, обеспечиваемое благодаря поддержанию соответствия

реализации проекта его плану и обеспечению разработанных характеристик продукции проекта и самого проекта и произведенных ценностей для потребителей и других заинтересованных лиц.

4. Качество материально-технического обеспечения проекта на протяжении всего его жизненного цикла.

Современная концепция менеджмента качества имеет в своей основе следующие основополагающие принципы:

»качество — неотъемлемый элемент проекта в целом (а не некая самостоятельная функция управления);

»качество — это то, что говорит потребитель, а не изготовитель;

»ответственность за качество должна быть адресной;

»для реального повышения качества нужны новые технологии;

»повысить качество можно только усилиями всех работников предприятия;

»контролировать процесс всегда эффективнее, чем результат (продукцию);

»политика в области качества должна быть частью общей политики предприятия.

Эти принципы лежат в основе наиболее популярного и методологически сильного направления в управлении качеством — Всеобщего управления качеством Total Quality Management (далее - TQM).

Основные положения концепции TQM можно выразить следующими тезисами: