форме. Если вы собираетесь создать несколько одинаковых элементов управления, например, серию флажков в группе, щелкните дважды по кнопке на панели элементов, чтобы зафиксировать ее в нажатом положении. После нажатия любой другой кнопки на панели элементов эта будет разблокирована.
Размещение в форме присоединенных элементов управления (элементы управления, связанные с полями таблицы или запроса) упрощается при использовании списка полей.
Последний открывается с помощью кнопки Список полей (
) на панели инструментов или команды Вид->Список полей. Чтобы создать присоединенный элемент управления с помощью списка полей, выберите его тип, нажав соответствующую кнопку на панели инструментов. Затем перетащите поле из списка в нужное место формы. (При перетаскивании поля без предварительного выбора инструмента на панели элементов в форме создается по умолчанию элемент управления Поле). Если выбран элемент управления, не соответствующий типу данных связанного с ним поля базовой таблицы или запроса, Access создает элемент управления, используемый по умолчанию.
Сама форма, каждый ее раздел (заголовок, область данных, раздел примечаний) и элементы управления имеют свойства. Установить их значения можно с помощью окна
свойств. Оно открывается с помощью кнопки Свойства (
) на панели инструментов или командой Вид->Свойства. Поскольку форма имеет более 70 свойств, а большинство элементов управления – более 30, то окно свойств содержит несколько вкладок. На вкладках представлены определенные категории свойств: свойства данных, макета, событий, другие свойства. На отдельной вкладке выводятся все объекты.
6.8. Основные сведения об отчетах
Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:
1.Предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.
2.Могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.
Вотчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. В отчетах имеются следующие возможности:
·Для обеспечения иерархического представления данных можно определить до 10 условий группировки.
·Для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания.
·Можно производить сложные вычисления не только внутри некоторой группы или набора строк, но и по нескольким группам одновременно.
·В дополнении к верхнему и нижнему колонтитулу можно задать заголовок и примечание для всего отчета в целом.
8.1. Создание отчета
В окне диалога Новый отчет можно выбрать один из шести вариантов.
Конструктор. Используется для создания отчета «с нуля» или для редактирования ранее созданного отчета.
Мастер отчетов. Запускает основного мастера по разработке отчетов, позволяющего выбрать поля для отчета, задать форматы, условия группировки и итоговые функции.
Автоотчет: в столбец. Этот мастер создает отчет, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представлена в виде простого списка, содержащего названия и значение полей.
Автоотчет: ленточный. В отчете этого типа записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке. Если таблицы базового запроса связаны отношением «один-ко- многим», то мастер создает группу для данных, поступающих со стороны отношения «один», но не вычисляет никаких итоговых значений. При создании отчета используется последний стиль, который был выбран в мастере отчетов или применен с помощью автоформата в конструкторе отчетов.
Диаграмма. Этот мастер помогает построить диаграмму и создает в отчете свободную рамку объекта OLE с внедренной диаграммой Microsoft Graph.
Почтовая наклейка. Этот мастер позволяет выбрать поля с именами и адресами, отформатировать их и создать отчет для печати почтовых наклеек. Можно выбрать любой из нескольких наиболее распространенных типов наклеек.
8.2. Разработка отчета в режиме конструктора
Окно отчета в режиме Конструктора идентично окну формы в этом режиме, т.е. присутствует такая же Панель элементов, окно со списком полей и окно со списком свойств (см. рис. 10). Пустой макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находится Область данных. Расположение данных на странице по вертикали определяется тем, как вы зададите верхний и нижний колонтитулы и соответствующие поля страницы. Как и при работе с формами, можно изменить размер любого раздела, перетащив его границу. Ширина всех разделов должна быть одной и той же, поэтому при изменении ширины одного из разделов Ассеss автоматически настраивает ширину всех остальных.
Верхний и нижний колонтитулы будут печататься соответственно вверху и внизу каждой страницы отчета. Добавить или удалить верхний и нижний колонтитулы можно с помощью команды Вид->Колонтитулы. Можно задать заголовок отчета, который будет печататься только в самом начале отчета, и примечание отчета, печатающееся в конце отчета. Чтобы добавить в отчет эти разделы, выберите Формат-> Заголовок/примечание отчета.
Сортировка и группировка информации
Отчеты в отличие от форм предоставляют возможность группировать выводимую в них информацию с помощью окна Сортировка и группировка. Чтобы открыть окно,
приведенное на рис. 6.12, нажмите кнопку Сортировка и группировка (
) на панели инструментов. В окне Сортировка и группировка можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент в списке определяет основную группу, а последующие – подгруппы внутри групп.
Рис. 6.12. Окно Сортировка и группировка
Впростом отчете с информацией об оплате абитуриентами подготовительных курсов для вычисления общей суммы для каждого абитуриента нужно сгруппировать данные по полю Фамилия. Вообще, в столбце Поле/выражение можно ввести выражение, содержащее ссылку на любое поле базовой таблицы или запроса. По умолчанию Access сортирует значения по возрастанию. Можно изменить порядок сортировки, если выберите значение По убыванию в раскрывающемся списке, который появляется после щелчка в ячейке столбца Порядок сортировки.
Вотчете должно быть зарезервировано место для заголовков каждой группы и примечания для вычисляемых полей. Чтобы добавить в отчет эти разделы, нужно установить для свойств Заголовок группы и Примечание группы значения Да в окне сортировки и группировки.
8.4. Задание условий группировки и сортировки
После установки свойства Заголовок группы или Примечание группы для любого поля или выражения в значение Да Access выводит символ группировки в области выделения этой строки. Кроме того, Access включает в отчет соответствующий раздел. Чтобы заголовок группы не оставался в конце страницы без детальных данных, нужно установить свойство Не разрывать в значение Первую область данных. Кроме того, Access может выводить все детальные данные для этого уровня группировки на одной странице (если это возможно), если установить для того же свойства значение Полную группу. В этом случае Access будет начинать новую страницу, если новая группа не помещается на текущей.
8.5. Задание диапазонов группировки
Для каждого поля или выражения, заданного в верхней части окна сортировка и группировки, можно установить свойства Группировка и Интервал. Обычно данные группируются по каждому значению поля или выражения. Но если значения поля (выражения) попадают в некоторый диапазон, можно объединить записи в одну группу. Вид и размер диапазона зависят от типа данных поля или выражения.
Для группировки по текстовому полю Access начинает новую Группу при изменении первого или нескольких начальных символов значения поля. Например, чтобы образовать по одной группе для каждой буквы алфавита, определите создание новой группы при изменении первой буквы значения поля – таким образом, вы получите группу записей, в
которых значение поля начинается с буквы А, группу записей со значением поля, начинающегося с буквы Б, и т. д. Чтобы задать группировку по первым символам, установите свойство Группировка в значение По первым символам, а свойство Интервал делайте равным числу начальных символов, по которым вы хотите образовывать группы.
Для чисел можно установить свойство Группировка в значение Интервал. При такой установке свойство Интервал определяет диапазоны группировки. Access вычисляет диапазоны, начиная от 0. Если задать интервал, равный 10, то будут формироваться группы для значений от –20 до –11, от –10 до –1, от 0 до 9, от 0 до 19, от 20 до 29 и т. д.
Для полей даты/времени можно установить в качестве значения свойства Группировка такие единицы измерения, как Год, Квартал, Месяц, Неделя, День, Час и Минута. Для свойства Интервал укажите число единиц измерения, если вы хотите проводить группировку по определенному отрезку времени. Например, если вы хотите создавать группы с интервалом в два года, установите свойство Группировка в значение Год, а значение свойства Интервал сделайте равным 2.
Если вы создаете группы по полю, для которого свойство Группировка не равно По полному значению, Access сортирует только группирующие значения, а не индивидуальные значения внутри каждой группы. Чтобы Access отсортировал детальные данные внутри группы, дополнительно определите сортировку по этому полю. Например, если вы группируете данные по первым двум символам поля Фамилия и хотите отсортировать имена внутри каждой из полученных групп, то введите Фамилия в окне
Сортировка и группировка со значением свойства Заголовок группы равным Да. Укажите для этого поля сортировку по возрастанию, свойство Группировка установите в значение По первым символам, а свойство Интервал – в значение 2. Введите Фамилия еще раз с установкой свойства Группировка равным По полному значению и задайте сортировку по возрастанию. Пример итогового отчета по оплате с группировкой по полю Фамилия показан на рис. 6.13.