Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Все поступающие документы независимо от способа поступления передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

Регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан. Не надо регистрировать: поздравления, приглашения, проспекты, программы, извещения, копии документов для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства.

Все документы, поступающие в организацию, регистрируются централизованно. Децентрализация допускается, если есть региональные представительства.

Документы регистрируются на карточках. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы ставится штамп.

Наименование организации

Вх.№

От

Подготовка и регистрация отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование, подписание, регистрацию, отправку. После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа ставится дата отправления и регистрационный номер. Первый экземпляр отправляется адресату, второй – с визами согласования - остается в деле организации. На отправляемый документ заводится регистрационная карточка:

Дата и порядковый регистрационный номер	Количество листов и экземпляров	Кому направлен документ	Расписка в получении или номер реестра, отправлен, дата
20.01.2009 № 259-02/36	2 л в 1 экз.	Министерство образования РФ	Заказное № 36 от 20.01.2009
Краткое содержание документа: Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области. Кем подписан документ: председатель		Я.А.Боренго 20.01.2009

Прохождение внутренних документов

прохождение внутренних документов организуется в соответствии с общим порядком обращения документов. Внутренние документы регистрируются после рассмотрения (подписания их руководством). После согласования со структурными подразделениями подписываются руководителем, размножаются.

Учет документооборота

Объем документооборота – это кол-во документов, поступивших в организацию и созданных ее за определенный период. Учет документооборота организуется для установки условного объема обрабатываемой информации, загрузки подразделений и сотрудников.

При определении документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации. Отдельно подсчитывают входящие, исходящие, внутренние документы.

Контроль за исполнением документов

Контрольная деятельность предполагает контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и за соответствием формы создаваемых документов их содержанию, за своевременностью исполнения.

Сроки исполнения документов определяются следующим образом:

1. если в документе не указаны сроки, то срок исполнения документа – 1 месяц со дня поступления документа в организацию;

2. если в документе указан срок, то при контроле учитывается этот срок.

На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Продлить срок исполнения могут только руководители, подписавшие резолюцию по исполнению документа. Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:

Справка о работе с документами

(Наименование организации)

по состоянию на ___________________________2010 г.

Всего передано документов		Всего поставлено на контроль	Из них		Находятся на исполнении	В том числе		Всего отправлено документов
			Исполнено с начала года	В т.ч. с нарушением срока		С нарушением срока	На дополнительном контроле
Отдел	Кол-во

По данному отчету можно проследить, как работает с документами каждое подразделение.