6. Сравните требования к хранению кффд и традиционных документов

КФФД

Традиционные документы

(Основные правила работы архивов организаций, п.3.6.)

Требования к хранилищам

- Материалы стен и полов не собирают пыль

- Предельно допустимая концентрация пыли - 0,3 мг/м

- Хранилища должны быть территориально удалены от других помещений (для кффд, имеющих нитрооснову)

- Наличие средств пожаротушения / сигнализации

- Обеспечение достаточной циркуляции воздуха

- Соблюдение расстояний между стеллажами

- Хранилища должны размещаться изолированно

- Хранилища должны быть защищены от пожаров и затоплений, в них не должно быть газо- и водопроводов

- Обеспечение достаточной циркуляции воздуха

- Скрытая электропроводка, герметичные розетки

- Отделка неагрессивными, непылящимися материалами

- Запрещается применение нагревательных приборов,

Режимы хранения и требования к ним

Температурно-влажностный: должны соблюдаться определённые показатели температуры / влажности, вестись журналы изменений температуры и влажности.

Световой: исключается попадание прямых солнечных лучей, лампы накаливания должны иметь закрытые плафоны.

Санитарно-гигиенический: еженедельно должна проводиться сухая уборка помещения, ежемесячно – влажная; обязательно ношение белых халатов, чистой обуви; запрещается проносить пищевые продукты; запрещается касаться документов руками без перчаток.

Световой: хранение должно осуществляться в темноте, допускается освещение естественным (рассеянным) / искусственным светом, лампы накаливания должны иметь закрытые плафоны.

Температурно-влажностный: должны соблюдаться определённые показатели температуры / влажности, вестись журналы изменений температуры и влажности.

Санитарно-гигиенический: в хранилище запрещается быть в грязной / мокрой верхней одежде, курить, принимать пищу. Полагается проводить влажную уборку, ежегодное обеспыливание стеллажей, шкафов и т.д. Два раза в год документы подвергают выборочному осмотру на предмет насекомых, плесневых грибков.

Охранный: должна присутствовать система охраны, сигнализации, мер пропускного режима и т.д.

КФФД

Традиционные документы

(Основные правила работы архивов организаций)

Признаки классификации

Документы группируются, как правило, последовательно по нескольким признакам. Выбор классификационных признаков определяется, исходя из состава / содержания документов.

- структурный (в соответствии с принадлежностью ед. хр. к структурным подразделениям)

- хронологический (по периодам или датам)

- функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учётом функций, отраслей, направлений деятельности организации)

- номинальный (по видам и разновидностям д-ов)

- корреспондентский (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались д-ты)

- географический (в соответствии с определёнными территориями, населёнными пунктами и др.)

- авторский (по названиям организаций или фамилиям авторов д-ов)