19 Разработки компании «Интер-Траст» в сфере электронного документооборота. Встраиваемые модули системы «Office Media»

Система OfficeMedia предназначена для автоматизации документооборота небольших организаций, не имеющих удаленных офисов, использующих один сервер и локальную компьютерную сеть с небольшим количеством рабочих мест.

Система OfficeMedia решает следующие задачи:

·          координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

·          быстрый доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними;

·          предоставление средств для деловой переписки;

·          регистрация документов, циркулирующих в организации;

·          возможность оперативной раздачи поручений;

·          анализ и контроль исполнительской дисциплины;

·          согласование, ознакомление, исполнение документов.

Система OfficeMedia состоит из четырех комплектов:

·          Делопроизводство;

·          Внешние контакты;

·          Управление и планирование;

·          Учет материальных ценностей.

·          Делопроизводство

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Состоит он из следующих баз данных:

·          Регистрация документов (предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т.п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления);

·          Библиотека документов (служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам/электронным папкам, контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т. д.);

·          Согласование (предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования);

·          Ознакомление (предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления);

·          Обращения граждан (предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц);

·          Организационно-распорядительные документы (предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения).

Базы данных комплекта могут использоваться как независимо, так и вместе, обеспечивая в последнем случае автоматическую маршрутизацию документов внутри системы. Вы сами выбираете те базы, с которыми будете работать.