Использование автофильтра и расширенного фильтра
Фильтрация списков позволяет отобрать записи по определённому критерию. Для фильтрации данных можно использовать 2 вида фильтров: Автофильтр и Расширенный фильтр.
Автофильтр применяется по команде Фильтр на вкладке Данные. После выбора команды, ячейки имён полей превращаются в поля со списком, из которых можно выбрать желаемый критерий отбора. Для отмены Автофильтра следует повторно выбрать эту команду.
В рассматриваемом примере отобразим последовательность отбора первый 10 записей из списка, начиная с наибольших (рис. 13.3).
Рис. 13.3. Применение Автофильтра
Расширенный фильтр вызывается по команде Дополнительно – Расширенный фильтр – вкладка Данные. Перед его использованием необходимо подготовить список и создать диапазон критериев, где задаются условия отбора записей (рис. 13.4).
Рис. 13.4. Диапазон критериев и результат применения Расширенного фильтра
Верхняя строка диапазона должна содержать заголовки полей, которые в точности совпадают с заголовками полей в области данных. Точность совпадения можно обеспечить путём копирования заголовков полей таблицы. Не требуется включать все заголовки и соблюдать порядок полей. В диапазон критериев можно заносить несколько условий, как в строке, так и в столбце.
После вызова Расширенного фильтра необходимо указать исходный диапазон и диапазон условий, а также выбрать место для результата (рис. 13.5).
Рис. 13.5. Диалоговое окно Расширенный фильтр
Вычисление промежуточных итогов
Назначение промежуточных итогов состоит в обобщении данных. Для подведения промежуточных итогов (рис. 13.6) необходимо:
Выделить произвольную ячейку списка, затем выбрать на вкладке Данные – команду Промежуточный итог.
Указать, как будет идти группировка данных, выбрав значение в списке «При каждом изменении в». Предварительно столбец, по которому будет идти группировка, должен быть отсортирован.
Из списка «Операция». Выберите функцию, которая будет использоваться при обработке данных.
Выберите данные, которые должны участвовать в расчётах, установив в списке «Добавить итоги по» флажки для требуемых столбцов данных.
Установленный флажок «Заменить текущие итоги» позволяет заменять старые итоги на новые, что даёт возможность проводить вычисления над одним столбцом с помощью разных функций.
Флажок «Итоги под данными» управляет размещением итогов (над или под данными). «Убрать всё» – убирает промежуточные итоги.
Вместе с итогами MSExcel создаёт структуру, при использовании которой можно управлять отображением результатов.
Рис. 13.6. Подведение промежуточных итогов
Проведение сводного анализа
Сводная таблица создаётся пошагово при помощи команды Сводная таблица на вкладке Вставка:
Указывается местонахождение исходных данных и тип создаваемого отчета (сводная таблица или сводная диаграмма).
Указывается диапазон, содержащий исходные данные.
Указывается место размещения сводной таблицы.
MicrosoftExcel добавит пустой отчет сводной таблицы в указанное место и откроет список полей сводной таблицы, с помощью которого можно добавить поля, создать макет и настроить отчет сводной таблицы.
Чтобы добавить поле в область раздела макета, используемую по умолчанию, установите флажок рядом с именем поля в разделе полей. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область названий строк, числовые поля — в область значений, а иерархии даты и времени OLAP — в область названий столбцов. Чтобы поместить поле в определенную область раздела макета достаточно выбрать его имя в разделе полей правой кнопкой мыши и затем выбрать пункт «Добавить в фильтр отчета», «Добавить в названия столбцов», «Добавить в названия строк» или «Добавить в значения». Можно также щелкнуть имя поля в разделе полей и, удерживая его, перетащить поле в любую область раздела макета. Изменить порядок полей можно в любое время с помощью списка полей сводной таблицы. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши поле в разделе макета и выбрать нужную область или перетащить поля в разделе макета из одной области в другую.Сформированный макетсводной таблицы представлен ниже (рис. 13.7).
Рис. 13.7. Макет сводной таблицы
Результатом является отчет сводной таблицы – интерактивный перекрестный отчет MicrosoftExcel, содержащий итоговые данные и выполняющий анализ таких данных, как записи базы данных из разных источников (рис. 13.8).
Рис. 13.8. Пример сводной таблицы
При создании отчета сводной таблицы приложение Excel автоматически создает общие и промежуточные итоги. Если исходные данные содержат автоматически вычисляемые промежуточные и общие итоги, созданные с помощью команды «Промежуточные итоги» в группе «Структура» на вкладке «Данные», перед созданием отчета необходимо воспользоваться этой же командой для удаления промежуточных и общих итогов. Создаются итоги по полю «Значения» в макете сводной таблицы (рис. 13.9).
Рис. 13.9. Диалоговое окно Параметры поля значений