Г.П. Романовская Создание писем и деовых бумаг и их расылка при помощи Мастера слияния в Microsofy word

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

КУЗБАССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ Кафедра вычислительной техники

СОЗДАНИЕ ПИСЕМ И ДЕЛОВЫХ БУМАГ

ИИХ РАССЫЛКА ПРИ ПОМОЩИ «МАСТЕРА СЛИЯНИЯ»

ВMICROSOFT WORD

Методические указания к лабораторной работе по дисциплинам

“Разработка и применение пакетов прикладных программ в экономике”

и“Информационные технологии в экономике ”

для студентов экономических специальностей

Составитель Г. П. Романовская

Кемерово 2001

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

КУЗБАССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра вычислительной техники

СОЗДАНИЕ ПИСЕМ И ДЕЛОВЫХ БУМАГ

ИИХ РАССЫЛКА ПРИ ПОМОЩИ «МАСТЕРА СЛИЯНИЯ»

ВMICROSOFT WORD

Методические указания к лабораторной работе по дисциплинам “ Разработка и применение пакетов прикладных программ в экономике” и “ Ин-

формационные технологии в экономике ” для студентов экономических специальностей

Составитель Г. П. Романовская

Утверждены на заседании кафедры Протокол № 11 от 23 июня 2000 г.

Рекомендованы к печати учебноме- тодической комиссией специально-

сти 071900

Протокол № 4 от 23 июня 2000 г.

Электронная копия хранится в библиотеке главного корпуса КузГТУ

КЕМЕРОВО 2001

Цель:

Освоить приемы работы с Ассистентом слияния в Word 6.0 (Мастером слияния в Word 7.0), необходимые для подготовки большого количества деловых писем одинакового содержания, но разным адресатам.

Принцип слияния Для создания тиража персональных писем с помощью Ассистента

(Мастера) слияния необходимо выполнить следующие операции: Создать основной текст письма.

Создать данные для подстановки или открыть готовый файл базы данных, в котором они содержатся.

Вставить в основной текст поля, которые будут заменяться в процессе слияния, например, на имена и фамилии.

Проверить, правильно ли выполнена подстановка, т.е. замена полей на действительное, реальное содержание.

План первого занятия:

I. Создание шаблона письма (основного документа).

II. Создание источника данных (файла с адресами корреспондентов). III. Объединение основного документа и источника данных.

I.Создание основного документа

Задание Требуется создать текст письма, приглашения, уведомления, справ-

ки и т.п. (см. Приложение). Порядок работы

1. В пункте меню «Сервис» выберите команду «Слияние…». На экране появится диалоговое окно с одноименным названием, состоящее из трех разделов:

Раздел 1. «Основной документ» предназначен для создания и корректировки основного текста для адресатов.

Раздел 2. «Источник данных» предназначен для определения структуры базы данных, включающей поля слияния и заполнения ее записями, если источник данных еще не создан, или для использования готового файла в формате базы данных.

Раздел 3. «Объединение» предназначен для включения сведений из базы данных в поля слияния основного документа и проверки, правильно ли работает подстановка, т.е. замена полей на реальное их содержание.

2. В окне «Слияние» нажмите кнопку «Создать» под заголовком «Основной документ» и из открывшегося списка выберите строку «Документы на бланке» («Формы» в Word 6.0).

3. Появится диалоговое окно с запросом, использовать ли активное (текущее) окно для создания формы основного документа или создать новое.

Если выбрать команду «Активное окно», то в текущем окне редактора придется набрать текст письма для рассылки. Если выбрать команду «Создать основной документ», будет создан новый документ. Поскольку вы намерены приступить к подготовке содержания основного документа, выбирайте любую из команд.

В результате ниже кнопки «Создать» появятся тип и имя основного документа, а рядом с ней возникнет новая командная кнопка «Правка». Нажмите на эту кнопку и в появившемся диалоговом окне щелкните по

заголовку «Документ на бланке: Документ …».

4.На экране развернется чистый лист окна редактора текстов. Наберите основное содержание письма, сообщения, уведомления и т.п., но в тех местах, где будут подставляться имена, фамилии, адреса и прочее, оставьте пустые абзацы или сделайте пропуски сами, или воспользуйтесь для этого командой «Вставка – Надпись» («Кадр» в Word 6.0). На экране появится новая панель инструментов «Слияние».

5.Сохраните введенный текст в файле на диске под произвольным именем.

II.Создание источника данных

Задание Создать файл с адресами корреспондентов. Ввод всех необходи-

мых сведений о каждом клиенте – продолжительный и трудоемкий процесс, однако он осуществляется однократно, и использовать эти данные можно столько раз, сколько потребуется.

Порядок работы

1.На данном шаге нужно определить источник данных. Мы можем создать новый источник для подстановки или использовать уже существующую базу данных. В этом примере мы создадим новый источник

сполями: Пол, Имя, Фамилия, Адрес и т.д. Поэтому в разделе 2 «Источник данных» щелкните по кнопке «Получить данные», а в открывшемся списке укажите на пункт «Создать источник данных».

2.Для создания источника данных следует сначала определить его

структуру, т.е. указать набор полей, необходимых для хранения информации о каждом адресате. На экране появится диалоговое окно «Создание источника данных». В этом окне можно видеть список готовых полей, который следует скорректировать в соответствии с потребностями задания. В списке готовых полей оставьте только нужные поля, а ненужные пометьте левой клавишей мыши и удалите при помощи кнопки «Удалить поле». Можно и добавить новое поле. Наберите его наименование в поле ввода под названием «Поле» в окошке слева и нажмите кнопку «Добавить поле». Имя поля не должно быть

длиннее 40 символов. Оно может содержать буквы, цифры и знак подчеркивания. Пробелы в имени не допускаются. Поле «Пол» потребуется в дальнейшем при определении формы обращения к адресату

(например, Уважаемый, -ая). Список полей будет считаться готовым, если его к тому же предварительно упорядочить с помощью кнопки «Порядок». По окончании формирования списка полей нажмите «ОК». Сохраните файл под другим именем на диске.

3. После сохранения источника данных Word выведет сообщение о том, что источник данных не содержит самих данных и спросит, не желаете ли их ввести сейчас. В этом случае нажмите кнопку «Правка источника данных» и можно приступить к заполнению полей ввода в

диалоговом окне «Форма данных» об адресатах, для которых готовится основной документ.

В этом окне слева расположен список полей, а справа – поля для ввода информации об адресатах. Используйте клавиши Tab и Shift + Tab для передвижения по полям формы.

Закончив ввод данных об одном адресате, нажмите команду «Добавить» и вводите информацию о следующем адресате. Завершить ввод информации обо всех адресатах нужно кнопкой «ОК». Щелкнув по кнопке «Источник», можно представить источник данных в виде таблицы в текстовом документе Word и затем вводить информацию, используя клавиши для работы с таблицами.

После ввода данных сохраните источник информации на диске.

III.Объединение основного документа и источника данных

Вставка полей слияния После создания основного текста письма и источника данных поля

таблицы (поля слияния) можно вставить в текст письма. Для этого установите курсор в позиции письма, где следует расположить первое поле, вставив предварительно пробел после слова. Если использовали «Надпись» («Кадр» в Word 6.0), то установите курсор внутри первого пустого квадрата. Затем на панели инструментов «Слияние» выберите пункт «Добавить поле слияния». Появится список знакомых уже полей. Выберите из открывшегося списка нужное поле. Соответствующее имя поля слияния появится в тексте основного документа.

Таким же образом вставьте остальные поля в места их слияния в документе.

Вставка условий в текст письма Чтобы в тексте письма появилось обращение «Уважаемый» или

«Уважаемая», вставим в текст условие «IF …THEN…ELSE» и будем проверять пол адресата. Для этого поставьте текстовый курсор в строке, в которой должно находиться обращение к адресату. Выберите на панели инструментов «Слияние» командную кнопку «Добавить поле Word» и выберите из списка полей строку «IF …THEN…ELSE».

В появившемся диалоговом окне из раскрывающегося списка «поле» выберите поле «Пол». В окне «оператор» установите «Равно», в окне «значение» введите «муж.».

В окне «Вставить следующий текст» наберите: «Уважаемый». В окне «В противном случае вставить следующий текст» укажите: «Уважаемая» и закройте диалоговое окно кнопкой «ОК». Нажмите

клавишу пробел после вставленного обращения. Теперь из раскрывающегося списка «Добавить поле слияния» выберите сначала поле «Имя» и нажмите клавишу пробела, затем снова из того же списка выберите поле «Отчество». Сохраните документ.

Просмотр копий документа. На панели инструментов «Слияние» выберите кнопку «Поля/данные». Информация из первой записи источника данных вставится вместо соответствующего поля слияния в ос-

новном документе.

Просмотрите другие копии, щелкая мышью по одной из следующих кнопок панели инструментов «Слияние».

Слияние перед печатью. С помощью кнопки «Слияние в новый документ» все копии будут занесены в новый документ, по умолчанию называемый «Формы», каждая

на отдельной странице.

План второго занятия:

I. Создание источника данных (файла квартиросъемщиков, которым по мере изменения цен на воду, электроэнергию, газ и другие услуги периодически рассылаются уведомления «Расчет платежа за жилье и коммунальные услуги»).

II. Создание шаблона основного документа.

III. Объединение основного документа и источника данных.

I.Создание источника данных

Задание:

Используя Microsoft Excel, создать базу данных для не менее 50 квартиросъемщиков РЭУ.

Порядок работы:

1.Создать базу данных со следующими полями: адрес, дом, квартира, № лицевого счета, Ф.И.О. квартиросъемщика, количество проживающих, общая площадь квартиры.

2.Подготовить нормативную базу - расценки на единицу измерения по видам платежа:

Плата за жилье по соцнорме с 1 кв.м общей площади; Плата за отопление по соцнорме с 1 кв.м жилой площади.

С одного проживающего:

−холодная вода;

−канализация;

−горячая вода;

−пользование лифтом;

−пользование мусоропроводом;

−уборка бытового мусора.

Содной квартиры:

−радиоточка;

−освещение кармана.

3.Произвести расчет сумм по видам платежа и итоговой суммы для заполнения квитанции.

4.Отсортировать в алфавитном порядке фамилии квартиросъемщиков, используя в пункте меню «Данные» команду «Сортировка». Для сортировки лучше выделить всю область данных, подлежащую сортировке, иначе нарушатся связи в формулах.

5.Создать новую таблицу, содержащую список квартиросъемщиков и

основные сведения (№ квартиры, № лицевого счета, число проживающих, площадь квартиры), а также суммы отдельно по видам платежа и итоговую сумму для занесения в квитанции.

Скопируйте в буфер обмена только что полученную таблицу. Для этого сначала выделите интервал ячеек, а затем выполните команду «Правка» – «Копировать» или на панели инструментов выберите кнопку «Копировать». Создайте новый файл, используя кнопку «Создать» или команду меню «Файл» - «Создать», и вставьте скопированную таблицу командой «Правка» - «Специальная вставка». Только в одноименном диалоговом окне необходимо выбрать команду «Вставить ссылку». При таком методе копирования последующие изменения данных в источнике будут сопровождаться корректировкой новой таблицы.

6.Сохраните таблицу в файле под произвольным именем. Завершите работу с программой Excel.

II.Создание шаблона бланка

Задание:

Используя текстовый редактор Word, открыть источник данных, а затем подготовить шаблон бланка «Расчет платежа за жилье и коммунальные услуги».

Порядок работы

1. Создание основного документа Выполните команду «Сервис» – «Слияние». В диалоговом окне

«Слияние» в разделе «Основной документ» щелкните по кнопке «Создать» и выберите из списка «Документы на бланке» («Формы» в Word 6.0). Появится диалоговое окно Microsoft Word, в котором щелкните кнопкой «Активное окно».

2.Определение источника данных.

Вдиалоге «Слияние» во втором его разделе щелкните по кнопке «Получить данные» и в раскрывшемся списке выберите команду «Открыть источник данных».

Вдиалоговом окне «Открытие источника данных» в списке «Тип файла» установите «Все файлы», а в поле «Имя файла» найдите файл, подготовленных в Excel данных, и нажмите команду «Открыть». В появившемся диалоговом окне выберите «Весь лист» и закройте окно кнопкой «ОК».

Появится окно с сообщением, что основной документ не содержит полей слияния. Щелкните по кнопке «Правка основного документа», программа Word переключится на пустой документ текстового редактора и выведет на экран новую панель инструментов «Слияние»:

3.Ввод в основной документ текста письма

Введите в основной документ текст из Приложения 2. Текст вводите в режиме разметки страниц. Для выделения мест слияния делайте пропуски или используйте команды «Вставка» – «Надпись» («Кадр» в Word 6.0).

4. Вставка полей слияния Сначала установите курсор мыши на место вставки поля слияния,

а затем на панели инструментов «Слияние» раскройте список «Добавить поле слияния» и из списка полей выберите нужное. Соответствующее имя поля слияния появится в тексте основного документа. Повторите указанные выше действия и вставьте соответствующие имена полей базы данных в места их слияния с текстом макета бланка.