50070_nikiforov_osnovy_sertifikacii

По тому, кто осуществляет контроль и проверки, как и при сертификации, выделяют следующие виды аудита: внутренний (первой стороной) и внешний (второй или третьей стороной). Аудит второй стороной обычно - это аудит заказчиком поставщика. При аудите третьей стороной обычно требование аккредитации организации, выполняющей роль аудитора. Для всех видов аудита существуют общие правила (в первую очередь, специальные нормы этики, скрупулезному выполнению которых за рубежом придается особое внимание), однако имеется и специфика отдельных видов аудита, обращается внимание преимущественно на разные стороны деятельности, различны способы формирования групп аудиторов, формы отчетности, представления результатов и пр.

Рассмотрим кратко сначала внутренний аудит. Внутренний аудит (это обычно аудит только на соответствие, но возможен и аудит на адекватность) в принципе отличается конструктивностью в том смысле, что от аудитора требуется не общая оценка состояния или выявление несоответствий, а конкретные советы и рекомендации по улучшению. Считается, что основные цели внутреннего аудита заключаются преимущественно в контроле точности, своевременности и правильности выполнения уже имеющихся документированных процедур или в выявлении необходимости их изменения, пересмотра или дополнения. Опыт показывает, что при проведении внутреннего аудита к аудиторам часто обращаются за советами, и хорошо, если внутренний аудитор вникает в суть дела и дает конкретные рекомендации по устранению несоответствий. Очевидно, что для этого аудитор должен быть классным опытным специалистом с достаточно широким кругозором, прошедшим по крайней мере краткосрочную специальную подготовку, но он не обязательно должен иметь регистрацию в высоких инстан-

61

циях, как эксперт национального или международного уровня. При правильной постановке дела в результате проведения внутреннего аудита выявляются узкие места, оценивается правильность отражения текущего положения в документации, получается исходный материал для обоснования и разработки дополнительных корректирующих действий.

Как отмечалось выше, внутренний аудит организации в целом или отдельных подразделений проводится сотрудниками той же организации, как правило, в порядке подготовки к внешнему аудиту перед сертификацией. Внутренний аудит не требует существенных дополнительных финансовых затрат, нужно лишь учитывать, что на время аудита участники отвлекаются от основной деятельности. Численность группы аудиторов при внутреннем аудите не регламентирована, но практика показывает, что обычно это два или три человека. Аудит может быть плановым или необъявленным. Предпочтение отдается плановому аудиту, проводимому в заранее назначенные сроки. Если же необходимо вскрыть явления криминального характера, утаивания фактов, то необходим внезапный аудит; следует иметь однако в виду, что это приводит обычно к росту напряженности и разногласиям в коллективе.

Аудит второй стороной обычно имеет узкую целевую направленность: помочь обоснованно выбрать поставщика, это «аудит в другой организации в своих собственных целях». Поскольку от выводов по такому аудиту может существенно зависеть правильность принимаемых решений по установлению партнерских или иных деловых взаимоотношений, то в роли аудиторов должны выступать специалисты, имеющие большой опыт производственной или, возможно, внешнеэкономической деятельности, очень хорошо знающие предметную область. При этом знание в совер-

62

шенстве правил документирования отодвигается на второй план.

Аудит третьей стороной очень часто осуществляется исключительно с целью официального, авторитетного и по возможности, объективного признания на уровне последующей сертификации высокой надежности предприятия. Поэтому предпочтителен выбор очень известной системы сертификации и представляющего эту систему органа по сертификации. Несмотря на то, что очень широкое признание во всем мире имеет сертификация в системе ISO 9000, есть и другие, самостоятельные, очень авторитетные систе-

мы (например, Marx & Spencer).

В нашей стране для внутреннего рынка предпочтителен аудит в системе ГОСТ Р (один и тот же орган осуществляет проверки по пунктам как обязательной, так и добровольной сертификации), однако, как указывалось ранее, эта система не признается на Западе. Поэтому нередко при необходимости работать на экспорт готовятся к сертификации параллельно в двух системах: ГОСТ Р и ISO 9000 (многие требования при этом практически совпадают), при этом больший объем аудита стараются провести силами организаций Госстандарта, что в конечном счете обходится дешевле.

При аудите третьей стороной используются критерии как адекватности, так и соответствия, а результат обычно представляется в двоичной форме: или соответствует, или не соответствует. Это приводит часто к необходимости проведения между аудитами больших объемов работ, повторных проверок, редко какие организации «проходят с первого раза». При последовательных провидениях аудита могут выявляться все новые несоответствия; при этом упреки проверяемого: «Почему вы раньше это не отметили?» не принимаются во внимание. Случается даже так, что заказ-

63

чик, потративший большие средства и не видящий конца повторным проверкам, теряет терпение и отказывается от идеи сертифицироваться.

По результатам аудита список выявленных несоответствий выдается, но при этой форме аудитор не дает советов по их устранению. Поэтому по возможности вся предварительная работа (в частности, последовательность внутренних аудитов) проводится заранее.

В аудите, осуществляемой авторитетной организацией, обязательно принимают участие аудиторы высшей квалификации. Существует Международная система персональной аттестации и регистрации аудиторов и ведущих аудиторов, контролируемая Институтом обеспечения качества

(англ. Institute of quality assurance, аббревиатура IQA). Ау-

диторы квалифицируются по определенным областям в соответствии со специальным классификатором. Чтобы получить звание такого аудитора или ведущего аудитора, необходимо освоить утвержденный учебный курс по специальной программе, успешно сдать экзамен и пройти своего рода стажировку. Аттестованные аудиторы в своей деятельности должны придерживаться своего рода «кодекса чести», некоторые требования которого звучат так: оставаться беспристрастным, заранее объявлять о своей компетентности или некомпетентности в данной области, не принимать взятки и подарки от представителей проверяемой организации, не сообщать о результатах проверок представителям сторонних организаций (требования конфиденциальности за рубежом во всех случаях считаются очень важными).

Этике и технологии аудита за рубежом уделяется очень большое внимание, это, несомненно, связано с всеобщим интересом к психологии делового общения. Для аудитора как особо ценное качество выделяется умение слушать не только внимательно, но и максимально демонстри-

64

ровать свое внимание. При этом не нужно торопить собеседника. Когда неясно, нужно просить пояснить или повторить. В качестве возможных «дурных привычек» для аудитора, которые нужно изживать, обычно упоминаются: «ложное внимание» (когда аудитор лишь делает вид, что внимательно слушает, но думает о другом), неоправданное внимание к второстепенным деталям, спешка при задавании вопросов, прерывание отвечающего, привычка читать нравоучения общего характера. Для аудитора неприемлемы такие доминирующие свойства характера, как лень, безответственность, безличность, неорганизованность, предубежденность против собеседника, рассеянность, нервность в поведении, нетерпимость к чужим мнениям, нигилизм и привычка все отрицать. Следует воспитывать в себе такие качества, как дружелюбие, искренность, восприимчивость к чужим идеям, открытость и честность при ответах, раскованность при общении, наблюдательность, умение заинтересовать собеседника.

Во многих руководствах рекомендуется при деловом общении в процессе аудита использовать системный подход, основанный на планировании и применении всего арсенала современных средств эффективного общения. Прежде всего, должны быть:

четко определена цель беседы при аудите (например, получение общего представления о положении дел, выявление подготовленности кадров, получение конкретных сведений об определенном заказе, доведение до сведения собеседников новых директив и т.п.);

получены сведения о собеседнике (возраст, образование, опыт работы) и в соответствии с этим выбраны конкретные формы общения;

определены структурные элементы встречи, в частности, установлено, требуется ли развернутое вводное всту-

65

пление, необходим ли доклад собеседника или достаточно ответов на конкретно поставленные вопросы и т.п.;

подготовлены формы документов (отчетов, справок) по результатам аудита.

При общении недопустимо монополизировать беседу, ведя ее в форме монолога, торопиться с выводами, превращать беседу в спор, перебивать собеседника выходить на уровень эмоций. Некоторые заповеди формулируются следующим образом: будьте активными и ведите беседу по намеченному пути, будьте вежливы, учитывайте уровень собеседников, не говорите свысока, когда можно, используйте поясняющие примеры. В организациях, в которых проведение аудита является важной областью деятельности, процедуры проведения аудита строго регламентированы и расписаны по этапам.

Обычно выделяют следующие этапы:

1.Предварительный сбор информации. При этом сначала устанавливаются причины, примерный объем и график проведения аудита. Затем из предварительно предоставляемой документации извлекается максимум сведений по теме аудита (в первую очередь, в аспекте адекватности); этим снижается нагрузка на последующие этапы и облегчается взаимопонимание.

2.Подготовка к проведению аудита. Сюда входит определение объема (число и численность групп аудиторов, длительность работы), подбор людей, согласование сроков, сбор и инструктирование аудиторов.

3.Вводное собрание в организации, в которой проводится аудит. Типовая повестка для такого собрания содержит полтора десятка пунктов, начиная с представления членов группы и кончая ответами на вопросы.

4.Собственно процедура аудита. Именно этот, наиболее содержательный этап четко не может быть регламенти-

66

рован. Однако обращается внимание на то, что результаты аудита должны быть представлены отчетами о не соответствиях, при этом необходимо, чтобы все пункты базировались на объективных доказательствах, что аудит должен быть полным, а изложение - ясным и кратким.

5.Заключительное собрание. Перед проведением его на собрании групп аудиторов на основе представления и обсуждения материалов по выявленным несоответствиям после согласования мнений готовится проект итогового отчета. Повестка дня самого заключительного собрания жестко регламентируется. Основным разделом принимаемого итогового отчета является изложение фактов по пунктам выявленных несоответствий с приведением необходимых доказательств. По результатам заключительного собрания руководитель групп аудиторов готовит конфиденциальный отчет для своей организации.

6.Контроль исполнения. Результаты контроля документируются. Как обычно, на документирование обращается особое внимание.

Заключение

Из материалов, приведенных во всех разделах этого учебного пособия, следует, что сертификация - это важная область деятельности, имеющая свою существенную специфику для организаций, как проходящих сертификацию, так и ее осуществляющих. Конкретные работы по сертификации проводятся на низшем, исполнительном уровне. Однако в соответствии с современными представлениями наиболее важными являются вопросы правильной организации и обеспечения условий четкой работы на основе точного следования стандартам и другой нормативной документации. Именно эта точка зрения и отражена в данном учебном пособии. Современная развитая сертификация открыла новую область человеческой деятельности, которая является

67

ареной борьбы в своеобразных формах интересов, по крайней мере, четырех сторон: (1) производителей продукции и услуг, (2) потребителей, (3) государственных органов и (4) негосударственных органов по сертификации. Конечно, основными являются взаимоотношения производителя и потребителя (непосредственные или через посредников). Каждая из сторон имеет свои краткосрочные и долговременные интересы, решает свои тактические задачи, но может учитывать также и стратегические цели. Если смотреть по декларациям и лозунгам, то безусловный приоритет отдается потребителю, все остальные стремятся убедить всех, что их единственная цель - как можно полнее удовлетворить потребности и желания потребителя.

В действительности в условиях рыночной экономики дело обстоит по крайней мере не совсем так. Производителя не интересует потребитель как таковой, он заинтересован исключительно в росте прибыли; он слышал и предполагает, что сертификация повысит его авторитет, позволит повысить цены, расширить сбыт на имеющихся рынках, выйти на новые рынки, поставлять продукцию солидным фирмам. При сертификации он стремится минимизировать свои затраты. Если кратковременные интересы являются доминирующими, производитель только вынужденно идет на обязательную сертификацию продукции. Если же реализуется политика дальнего прицела, то встает вопрос о сертификации производства и (или) системы качества. При этом производитель должен учитывать, что прохождение сертификации - еще не гарантия успеха на рынке сбыта, впереди еще конкурентная борьба; сертификация только несколько повышает шансы в этой борьбе. А затраты на такую сертификацию - реальны и велики.

Долговременные интересы государственных органов как будто заключаются в повышении авторитета российско-

68

го производителя и уважения к нему, в завоевании зарубежных рынков. Сертификация в любой форме - это официальное признание надежности производителя, и поэтому государственные органы как будто заинтересованы в расширении сертификации в любой форме, как в российских органах по сертификации, так и в зарубежных. Однако сиюминутные интересы государства - получение как можно быстрее, здесь и сейчас максимальных доходов в бюджет, а интересы конкретных государственных органов по сертификации – пополнять отчисления на свои собственные нужды. В государственной сертификации основная тактическая линия - принуждение. Проще всего это делается за счет расширения областей обязательной сертификации. Но есть еще и дополнительные возможности привлечь к государственной сертификации (как отмечалось ранее, сертификация в системе ГОСТ Р обходится дешевле, чем в международных системах). К тому же, альтернативы нет, если у производителя достаточно средств, он может сертифицироваться параллельно в обеих системах.

Интересы зарубежных организаций, осуществляющих сертификацию - привлечь как можно больше производителей, в первую очередь, больших и уважаемых. Чем больше предприятий сертифицировано, тем больше поток новых желающих и тем выше авторитет этих организаций. Основной формой привлечения новых клиентов является убеждение руководства производителей. Технология саморекламы за рубежом достаточно примитивна по сути, но очень хорошо отработана. Долговременные интересы заключаются в том, чтобы возможно большее число организаций было сертифицировано. Однако кратковременные интересы заключаются в том, чтобы вытянуть из клиентов как можно больше за счет длинной последовательности дорогостоящих аудитов, при этом становится не так важно, дойдет

69

ли производитель до сертификата. При всех этих играх в действительности потребитель никого не интересует, его интересы как бы представляют государственные или негосударственные органы по сертификации (считается, что они знают лучше, что нужно потребителю).

Очень важно, что борьба преимущественно идет по документам, само производство, а нередко и продукция оказываются на заднем плане.

Везде имеется в виду, что работа с конкретной продукцией ведется на нижнем, исполнительном уровне испытательных лабораторий, где лаборанты без высшего образования работают по утвержденным методикам. Поэтому вне зависимости от того, «по какую сторону баррикад» молодые специалисты, выпускникам вузов в своей практической деятельности нужно уметь сначала внимательно читать, затем правильно составлять документы, относящиеся к сертификации, и, наконец, проверять их, выявляя все несоответствия нормативным документам. Поэтому в данном учебном пособии основное внимание обращается на организационные аспекты и документирование.

70

Список использованной литературы

1.Басовский Л.Е., Протасьев В.Б. Управление качеством. - М.: Изд-во «Инфра М», 2000.

2.Гиссин В.И. Управление качеством продукции. - Ростов на Дону: Изд-во «Феникс», 2000. - 256 с.

3.Гличев А.В. Основы управления качеством продук-

ции. - М.: АМИ, 1998.

4.ГОСТ 15467-79 Управление качеством продукции. Основные понятия, термины и определения.

5.ГОСТ Р 40.001-95 Правила по проведению сертификации систем качества в РФ.

6.ГОСТ Р 40.002-96 Система сертификации ГОСТ Р. Регистрация систем качества. Основные положения.

7.ГОСТ Р 40.003-96 Система сертификации ГОСТ Р. Регистрация систем качества. Порядок проведения сертификации систем качества.

8.ГОСТ Р 40.004-96 Система сертификации ГОСТ Р. Регистрация систем качества. Порядок проведения сертификации производств.

9.ГОСТ Р 40.9005-96 Система сертификации ГОСТ Р. Регистрация систем качества. Инспекционный контроль за сертифицированными системами качества.

10.ГОСТ Р 40.101-95 Государственная регистрация систем добровольной сертификации и их знаков соответствия.

11.ГОСТ Р 50460-92 Знак соответствия при обязательной сертификации. Форма, размеры и технические требования.

12.ГОСТ Р 50646-94 Услуги населению. Термины и определения

13.ГОСТ Р ИСО 9001-96 Системы качества. Модель обеспечения качества при производстве, монтаже и обслуживании.

71

14.ГОСТ Р ИСО 9002-96 Системы качества Модель обеспечения качества при проектировании, разработке, производстве, монтаже и обслуживании.

15.ГОСТ Р ИСО 9003-96 Системы качества. Модель обеспечения качества при окончательном контроле и испытаниях.

16.ГОСТ Р ИСО 10011-1-93 Руководящие указания по проверке систем качества. Часть 1. Проверка.

17.ГОСТ Р ИСО 10011-1-93 Руководящие указания по проверке систем качества. Часть 1 . Квалификационные критерии для экспертов-аудиторов.

18.ГОСТ Р ИСО 10011-1-93 Руководящие указания по проверке систем качества. Часть 3. Руководство программой проверок.

19.ГОСТ Р ИСО 14010-98 Руководящие указания по экологическому аудиту. Основные принципы.

20.ГОСТ Р ИСО 14011-98 Руководящие указания по экологическому аудиту. Процедуры аудита. Проведение аудита систем управления окружающей среды.

21.ГОСТ Р ИСО 14012-98 Руководящие указания по экологическому аудиту. Квалификационные критерии для аудиторов в области экологии.

22.Закон РФ «О защите прав потребителей», редакция

1996.

23.Закон РФ «О сертификации продукции и услуг», редакция 1998.

24.Исаев И.И. Управление качеством и сертификация продукции: Учебное пособие. - СПб.: Издательский центр СПбГМГУ, 1994.

25.Калиновская Т.Н. Качество продукции: Экономический словарь. - М., Экономика, 1990.

26.Колпашников С.Н., Челпанов И.Б. Управление качеством: Учебное пособие. - СПб.: Изд-во СПбГТУ.

72

27.Крылова Г.Д. Основы стандартизации, сертификации и метрологии. - М.: ЮНИТИ, 1998.

28.Никифоров О.Н. Сертификация продукции, товаров и услуг. - СПб, 1996.

29.Основы стандартизации, метрологии и сертификации: Методическое пособие/ Алтухова Н.В., Прыткова Г.С., Тимуш Л.Г., Чибисова М.В. - Саратов, 1998.

30.Ряполов А.Ф. Сертификация. Методология и практика. - М.: Изд-во Стандартов, 1987.

31.Сергеев А.Г., Латышев М.В. Сертификация: Учебное пособие. - М.: Изд-во «Логос», 1999.

32.Сертификация. Принципы и практика/ Под ред. А.М. Медведева. - М.: Изд-во Стандартов, 1984.

33.Сертификация продукции. Основные положения. Нормативы. Организация. Методика и практика. В 3-х частях. - М.: Изд-во Стандартов, 1991.

34.Управление качеством продукции// Под ред. В.А. Швандара. - М.: Изд-во «ЮНИТИ», 2000.

35.Управление качеством//Под ред. С.Д. Ильенковой.

–М.: Изд-во «ЮНИТИ», 1999.