-14

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

1 Исследование организационной структуры КБ «Кубань Кредит» ООО

2 Анализ систем управления документами в КБ «Кубань Кредит» ООО посредством использования СЭД «Lotus Notes»

Заключение

ВВЕДЕНИЕ

С 03.03.14 по &&&&&.03.14 была пройдена преддипломная практика в КБ «Кубань Кредит» ООО, специализирующимся на предоставлении банковских услуг населению

Объектом исследования является КБ «Кубань Кредит» ООО.

Предмет исследования – документационное обеспечение управления в КБ «Кубань Кредит» ООО посредством использования программного продукта Lotus Notes.

Цель практики познакомиться с организационной структурой КБ «Кубань Кредит» ООО, документационное обеспечение управления посредством использования программного продукта Lotus Notes, а также технологии управления документами, с последующим совершенствованием процессов, протекающих в организации.

Задачи практики:

1) исследование организационной структуры КБ «Кубань Кредит» ООО;

2) анализ систем управления документами в КБ «Кубань Кредит» ООО посредством использования СЭД Lotus Notes.

Руководствуясь имеющейся информацией о КБ «Кубань Кредит» ООО после прохождения практики был подготовлен отчет. Кроме того, в процессе прохождения преддипломной практики, были выполнены индивидуальные задания, получен документ с отметками.

1 ИССЛЕДОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ

КБ «КУБАНЬ КРЕДИТ» ООО

Коммерческий банк «Кубань Кредит» общество с ограниченной ответственностью — один из самых активных и растущих банков Краснодарского края, успешно работающий на финансовом рынке региона с 1993 года (рисунок 1.1). Генеральная лицензия № 2518 Банка России.

Рисунок 1.1 – Центральный офис КБ «Кубань Кредит» (г. Краснодар).

Широкая сеть из  54 дополнительных и 1 операционного офисов по Краснодарскому краю и Республике Адыгеи позволяет банку сотрудничать с организациями всех форм собственности, предпринимателями и населением, расширяя своё влияние на кредитно-финансовом рынке Кубани.

Помимо этого в крае работают 122 приходных касс, 65 валютно операционных касс в том числе круглосуточно по адресу г. Краснодар, ул. Красноармейская, дом № 32 и в Аэропорту г. Краснодара, 64 пункта денежных переводов Western Union, Юнистрим, Лидер, Золотая Корона, Кубань Кредит - Экспресс в том числе круглосуточно по адресу г. Краснодар, ул. Красноармейская, дом № 32 и в Аэропорту г. Краснодара. 

Также действуют 93 пункта выдачи наличных по банковским картам и 115 круглосуточных банкоматов.

Банк «Кубань Кредит», активно развиваясь, постоянно внедряет новые компьютерные технологии. Создан и активно работает информационный WEB-сайт банка и другие онлайновые продукты.

В настоящее время банк «Кубань Кредит» предоставляет широкий спектр услуг юридическим и физическим лицам.

В банке «Кубань Кредит» создан значительный организационный, интеллектуальный, технический и финансовый потенциал. Банк имеет устойчивое положение на финансовом рынке Кубани, обладает высокой ликвидностью активов, динамичным ростом основных показателей, стабильной клиентской базой. Банк «Кубань Кредит» входит в основные профессиональные банковские и деловые сообщества: банк является членом Ассоциации российских банков (АРБ), членом Ассоциации региональных банков «Россия», членом Краснодарской торгово-промышленной палаты.

КБ «Кубань Кредит» ООО получил свидетельство № 269 от 09.12.2004 года о внесении его в реестр банков-участников системы обязательного страхования вкладов Государственной корпорации «Агентство по страхованию вкладов».

КБ «Кубань Кредит» ООО присоединяется к Кодексу этических принципов банковского дела, разработанному Ассоциацией Российских банков, как к акту саморегулирования деятельности банковского сообщества Российской Федерации на основе норм деловой этики и финансового права. КБ «Кубань Кредит» ООО добровольно соглашается руководствоваться в своей практике настоящим Кодексом, исходя из долгосрочных интересов банковского сектора российской экономики и требований цивилизованных рыночных отношений.

Банк «Кубань Кредит» располагает солидным опытом и твёрдой волей для плодотворной работы на перспективу. Банк открыт для новых предложений о сотрудничестве!

С 2012 года партнер ОАО «МСП Банк», Коммерческий банк «Кубань Кредит» общество с ограниченной ответственностью осуществляет кредитование субъектов малого и среднего предпринимательства, в том числе за счет целевых ресурсов открытого акционерного общества «Российский Банк поддержки малого и среднего предпринимательства».

Ключевым моментом в эффективном функционировании предприятия является организационная структура. Организационная структура КБ «Кубань Кредит» ООО представлена на рисунке 1.

Рисунок 1.2 - Организационная структура КБ «Кубань Кредит» ООО.

Организационная структура предприятия определяется ее назначением, месторасположением, спецификой. Структура является отражением полномочий и обязанностей каждого работника.

В основе линейно-функциональной структуры управления лежит принцип полного распорядительства: выполнение указаний функционального органа в пределах его компетенции обязательно для подразделений. Функциональное управление осуществляется некоторой совокупностью подразделений, специализированных на выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений в системе линейного управления.

Идея линейно-функциональных структур состоит в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, т.е. каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных видов деятельности. В организации, как правило, специалисты одного профиля объединяются в специализированные структурные подразделения (отделы), например, отдел маркетинга, плановый отдел, бухгалтерия и т.д. Таким образом, общая задача управления организацией делится, начиная со среднего уровня, по функциональному критерию. Отсюда и название – линейно-функциональная структура управления. Линейно-функциональная структура применяется компаниями, которые строят свои конкурентные преимущества на технологическом превосходстве в большей степени, чем на возможности раньше других удовлетворять потребности рынков. Она эффективна до тех пор, пока высшее руководство в состоянии осуществлять межфункциональную координацию и контроль над выполнением ключевых видов деятельности организации.

В результате, рассмотрена общая характеристика организации, ее особенности, спецификация деятельности и оказываемые услуги. Изучена и графически отображена организационная структура управления КБ «Кубань Кредит» ООО.

Когда организация заняла уже определенное положение на рынке, то уровень ее развития во многом определяется используемыми технологиями управления, а менеджмент качества как составляющая этих технологий предоставляет отличную возможность получить дополнительные конкурентные преимущества на рынке.

В связи с этим для наиболее эффективной работы сотрудников в компании установлена на каждом компьютере СЭД Lotus Notes.

Lotus Notes — эффективный многофункциональный программный продукт для Microsoft Windows, Macintosh и Linux, позволяющий мгновенно получить доступ ко всей важной информации. Lotus Notes можно использовать для отправки и получения электронной почты и интернет-почты, планирования мероприятий, просмотра веб-страниц и применения эффективных бизнес-приложений в повседневной работе (рисунок 2.1).

Рисунок 2.1 - Навигационные кнопки быстрого запуска системы автоматизации документооборота (СЭД) КБ «Кубань Кредит» ООО

Данная СЭД позволяет организовать и контролировать полноценно делопроизводство и электронный документооборот на предприятиях любого уровня, масштаба и сферы деятельности. Для этой цели в ней специально реализованы все важные функции, считающиеся стандартом для современных систем этого класса: 

- поддержка регистрации электронных и бумажных документов в соответствии с установленными требованиями ГСДОУ; 

- индивидуальная настройка папочной структуры документов и поддержка номенклатуры дел; 

- поддержка маршрутов движения документов (последовательные, маршруты с условиями, отсрочки, параллельные, свободные маршруты); 

широкий спектр возможностей по регистрации электронных документов разных версий(регистрация из электронной почты (e-mail) и web-форм,регистрация файлов любого формата, поддержка потокового сканирования); 

- возможность развитых вариантов поиска (поддержка динамических папок поиска, расширенный поиск, полнотекстовый поиск с учетом условий правил и исключений морфологии русского языка, атрибутивный поиск); 

сохранение истории работы с документацией(учет авторов и времени, всех действий с документом,поддержка версионности присоединенных файлов, сохранение рабочих комментариев к документу); 

- поддержка смешанного документооборота (ведение электронного учета мест хранения оригиналов и копий документов, вывод на печать регистрационной карточки документа, подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам);

- наличие инструментов для анализа исполнительской дисциплины сотрудников и документооборота (возможность построения аналитических справок и отчетов, автоматическое ведение электронных журналов в электронной форме); 

- обеспечение информационной безопасности (поддержка электронно-цифровой подписи, шифрования информации, протоколирования, разграничения прав доступа пользователей и системы ролей пользователей, наличие встроенных средств контроля целостности информационных данных и автоматического резервного копирования данных). 

Система электронного документооборота «Lotus Notes» — комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Интерфейс пользователя Lotus Notes состоит из меню представлений, панелей инструментов, областей навигации и боковой панели, которую можно использовать для простого доступа к некоторым часто используемым приложениям (таблица 2.1).

Таблица 2.1. – Описание элементов интерфейса Lotus Notes.

Наименование	Описание
Навигатор	Навигатор отображает представления и папки, доступные в открытом приложении. Например, в календаре можно выбрать одно из нескольких представлений, например День или Неделя. В почтовом приложении можно создавать папки для организации сообщений
Меню	Строка меню отображает компоненты меню приложения или документа. Существует стандартный набор меню, плюс дополнительное меню, которое изменяется в зависимости от приложения. Существует также набор дополнительных меню, который можно включить (Вид -> Расширенные меню). Контекстное меню отображается при щелчке правой кнопкой на объекте (например, сообщении) или области
Панели инструментов	Панели инструментов состоят из кнопок. Можно настроить параметры панели инструментов для выбора показываемых панелей, можно также добавлять или удалять кнопки с каждой панели.
Панель действий	Каждая вкладка окна может содержать панель действий, характерную для приложения или документа, открытого во вкладке. Панели действий могут включать значки и текст либо состоять исключительно из текста. Элементы панели действий также доступны в меню Действия.
Значки	Отображение значков в Lotus Notes. Для просмотра описания значка переместите указатель мыши на значок.
Панель просмотра	Содержимое выбранного в навигаторе показывается на панели просмотра.
Вкладка окна	Каждая вкладка показывает страницу. По мере работы можно открывать страницы с несколькими вкладками. Если длина строки вкладок превышает ширину экрана, слева и справа будут отображаться значки прокрутки, которые можно использовать для доступа к другим вкладкам.
Строка состояния	Строка состояния показывает кнопки действий и сообщения о текущем состоянии и активности.
Представления	Представления показывают наборы документов внутри приложения. Например, в почтовом приложении имеется представление. Все документы, в котором показаны все содержащиеся в приложении документы, и представление Отправленные, в котором отображаются только отправленные документы.
Закладки	Закладки позволяют создавать ссылки на элементы Lotus Notes и Интернета, такие как приложения, представления, документы, веб-страницы и группы новостей.
Получение справочных сведений	Справка доступна во всех областях Lotus Notes. Кроме того, с помощью клавиши F1 вызывается контекстная справка для выполняемой задачи.
Область просмотра	Область просмотра дает возможность предварительно просмотреть выбранное сообщение или запись календаря. Можно также скрыть панель предварительного просмотра.
Домашняя страница	Домашняя страница по умолчанию обеспечивает централизованный доступ к почте, календарю, списку контактов, списку дел и блокноту.
Рабочая область	Рабочая область (ранее пользовательский интерфейс Lotus Notes) содержит страницы со значками приложений. Рабочая область доступна из папки на панели закладок.

В IBM Lotus Notes можно автоматизировать выполнение задач при помощи макросов, называемых агентами. Они позволяют автоматически выполнять повторяющиеся задачи, такие как упорядочение документов и отправка записок.

Таблица 2.1 – Деление вкладки «Автоматизация выполнения задач».

Работа с агентами: - создание агентов; - Задание имен агентов; - Управление агентами; - Просмотр списка агентов.	Примеры агентов: Примеры агентов
	Дополнительные разделы об агентах: Дополнительные разделы об агентах

Заявки в IBM Lotus Notes. Доступ на создание заявок в IBM Lotus Notes имеют сотрудники Банка, ответственные за информационную безопасность и руководители структурных подразделений: начальники секторов, отделов, управлений, директора ДО.

Задачи – подразделяются на: «Мне к исполнению» и «Созданные мною».

- в папку «Мне к исполнению», падают задачи, назначенные Вам на исполнение. Задачи подразделяется на типы: к «исполнению», «просроченные» и «все». В скобках указывается количество задач, имеющихся в папке. Количество задач, указанное в скобках, отображается в реальном режиме времени. Чтобы просмотреть задачи в папке, необходимо щелкнуть мышью по папке. С правой стороны окна высветится список задач, содержащихся в папке.

- в папку «Созданные мною» падают задачи созданные самим сотрудником. Задачи подразделяются на типы: «в работе» и «просроченные». В скобках указывается количество задач в папке. Чтобы просмотреть задачи в папке, требуется щелкнуть мышью по папке, с правой стороны окна высветится список задач в папке.

- заявки на исполнении - отображается заявки, созданные Вами и находящиеся на стадии исполнения, тип заявок на блокировку/разблокировку сотрудников.

- заявки на доступ - список заявок, созданных на доступ к АС. Для просмотра заявок на доступ к конкретной АС, необходимо выбрать из списка АС. С правой стороны высветится список заявок, созданных Вами.

- заявки на оборудование – заявки на доступ с разбивкой по видам оборудования.

Рисунок 2.1. – Заявки в IBM Lotus Notes.

!!!!!!!!ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате прохождения преддипломной практики в компании КБ «Кубань Кредит» ООО, были выполнены все поставленные цели и задачи. В ходе практики:

• исследована организационная структура КБ «Кубань Кредит» ООО;

• проанализирована система управления документами в КБ «Кубань Кредит» ООО посредством использования СЭД «Lotus Notes»;

В ходе практики был получен материал и практические знания, которые затем послужат основой для написания дипломной работы.

По окончании практики создан отчет, систематизирующий полученную информацию о компании ООО «Консультант Плюс».

12