Teorija_ACCESS

1.8. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS

1.8.1. Понятие базы данных и ее создание

База данных — это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

Предположим, например, что телефоны поставщиков сохраняются в разных местах: в каталоге телефонов поставщиков, в картотеке сведений о товарах и в электронной таблице, содержащей сведения о заказах. Если телефон поставщика изменился, придется обновить эти данные в трех местах. В базе данных достаточно обновить информацию только в одном месте — телефон поставщика будет автоматически обновлен при его дальнейшем использовании в базе данных.

База данных может состоять из нескольких таблиц, в каждой из которых хранится какая-либо информация. Таблицы связываются между собой ключами. Ключ — поле, которое однозначно определяет соответствующую запись.

Создание базы данных (БД) состоит из трех этапов:

1. Проектирование БД. Это теоретический этап работы (без компьютера). На этом этапе определяется:

o какие таблицы будут входить в состав БД,

oструктура таблиц (из каких полей, какого типа и размера будет состоять каждая таблица),

oкакие поля будут выбраны в качестве первичных (главных) ключей каждой таблицы и т. д.

2.Создание структуры. На этом этапе с помощью Microsoft Access описывается структура таблиц, входящих в состав БД.

3.Ввод записей. Заполнение таблиц базы данных конкретной информацией. Таблицу можно создать тремя способами: с помощью мастера таблиц,

конструктора и путём ввода данных. Она должна содержать различные поля с занесённой в них информацией (по сути дела, таблица – это набор полей). Поле называется ключевым, когда оно используется для создания связи между двумя таблицами и более. Ключи – это поля, которые являются общими для этих таблиц. Поля могут быть различных типов:

•текстовый;

•поле MEMO;

•числовой;

•дата/время;

•денежный;

•счетчик;

•логический;

•поле объекта OLE.

Характеристики типов данных

Текстовый — одна строка текста (до 256 символов).

Поле MEMO — текст, состоящий из нескольких строк, которые затем можно будет просмотреть при помощи полос прокрутки (до 65 535 символов).

Числовой — число любого типа (целое, вещественное и т. д.). Дата/время — поле, содержащее дату или время.

Денежный — поле, выраженное в денежных единицах (рубли, доллары и т. д.).

Счетчик — поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи. Логический — содержит одно из значений TRUE (истина) или FALSE(ложно) и применяется в логических операциях.

Поле объекта OLE — содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т. д.

Базы данных имеет следующие свойства:

•Каждый элемент таблицы — один элемент данных.

•Все столбцы в таблице являются однородными, т. е. имеют один тип (числа, текст, дата и т. д.).

•Каждый столбец (поле) имеет уникальное имя.

•Одинаковые строки в таблице отсутствуют.

•Порядок следования строк в таблице может быть произвольным и может характеризоваться количеством полей, количеством записей, типом данных.

Над базой данных удобно производить следующие действия:

•сортировку данных (например, по алфавиту);

•выборку данных по группам (например, по датам рождения или по фамилиям);

•поиск записей (например, по фамилиям) и т. д.

1.8.2. Редактирование структуры базы данных

Прежде чем редактировать структуру таблицы, следует переключиться в режим конструктора, предназначенный для внесения изменений.

Существуют следующие варианты редактирования структуры базы данных. Изменение имени поля. Щёлкнуть на нужном имени поля в верхней части окна

конструктора, изменить имя и нажать клавишу Enter.

Изменение типа данных. Щёлкнуть в разделе Тип в верхней части окна конструктора против нужного имени поля. Раскрыть, щёлкнув на кнопке с направленной вниз стрелкой, список типов данных и выбрать нужный тип.

Изменение шаблона данных. Щёлкнуть на нужном имени поля в верхней части окна конструктора. Щёлкнуть в нижней части окна конструктора в разделе Маска ввода и изменить шаблон данных.

Добавление нового поля справа. Щёлкнуть по строке, расположенной непосредственно под последним именем поля в списке имён полей в верхней части окна конструктора, ввести имя нового поля, тип данных этого поля и, если нужно, в нижней части окна конструктора – шаблон данных.

Добавление нового поля внутрь базы. Выделить в списке имён полей строку с именем поля, слева от которого надо вставить новое (для выделения следует щёлкнуть мышью слева от имени поля). Выполнить команду Вставка, Поле. Щёлкнуть в появившейся пустой строке, ввести имя нового поля, тип данных и, если нужно, шаблон данных.

Удаление поля. Выделить строку с именем удаляемого поля в списке имён полей и нажать клавишу Delete.

1.8.3. Фильтрация данных в режиме таблицы

Иногда бывает необходимо увидеть на экране не все записи базы данных (строки таблицы), а лишь те из них, которые отвечают определённым условиям. Этот процесс называется фильтрацией или выборкой данных.

Чтобы осуществить выборку необходимых данных, следует:

1.Выполнить команду Записи, Фильтр, изменить фильтр.

2.Щёлкнуть на имени требуемого поля в списке и ввести условие (маску) выбора.

3.Выполнить команду Фильтр, Применить фильтр.

В условиях помимо математических равенств и неравенств можно использовать знак «*», который заменяет собой любую последовательность символов, или знак «?», заменяющий один символ.

Пример 1: необходимо выбрать из списка сотрудников тех, кто получает зарплату более или равную 4000 руб. Условие будет таким: Зарплата: >=4000.

Пример 2: необходимо выбрать сотрудников, имена которых начинаются на букву С. Условие: Имя: с*.

1.8.4. Файлы баз данных Microsoft Access

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

•таблицы для сохранения данных;

•запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

Рис. 1

•формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

•отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

•страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через Интернет или интрасеть.

1. Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

2. Отображение данных в запросе.

3. Отображение данных в форме.

4. Отображение данных в отчете.

5. Отображение данных на странице доступа к данным.

Для хранения данных создайте по одной таблице на каждый тип отслеживаемых сведений. Для объединения данных из нескольких таблиц в запросе, форме, отчете или на странице доступа к данным определите связи между таблицами (см. рис. 2).

1.Сведения о клиентах, которые когда-то хранились в списке почтовой рассылки, теперь находятся в таблице «Клиенты».

2.Сведения о заказах, которые когда-то хранились в электронной таблице, теперь находятся в таблице «Заказы».

Рис. 2 3. Уникальный код в поле «Код Клиента» позволяет отличить одну запись в

таблице от других. После добавления поля уникального кода в другую таблицу и определения связи Microsoft Access позволяет сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе.

Для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, создайте запрос. Запрос также может обновлять или удалять несколько записей одновременно и выполнять стандартные или пользовательские вычисления с данными.

Рис. 3 1. В этом запросе выполняется доступ к разным таблицам для отображения кода

заказа, названия компании, города и даты исполнения для заказчиков из определенного города, сделавших заказы, которые следует выполнить в одном месяце.

Для простоты просмотра, ввода и изменения данных непосредственно в таблице создайте форму. При открытии формы Microsoft Access отбирает данные из одной или более таблиц и выводит их на экран с использованием макета, выбранного в мастере форм или созданного пользователем самостоятельно в режиме конструктора.

Рис. 4

1.В таблице одновременно отображается несколько записей, но для просмотра всех данных в одной записи может потребоваться прокрутка. Кроме того, при просмотре таблицы невозможно одновременно обновить данные в нескольких таблицах.

2.В форме внимание сосредоточено на одной записи и могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты.

3.Форма может содержать кнопки, выполняющие печать, открывающие другие объекты или автоматически выполняющие другие задачи.

Для анализа данных или представления их определенным образом в печатном виде создайте отчет. Например, можно напечатать один отчет, группирующий данные и вычисляющий итоговые значения, и еще один отчет с другими данными, отформатированными для печати почтовых наклеек.

Рис. 5

1.Создание почтовых наклеек с помощью отчета.

2.Отображение итоговых значений на диаграмме с помощью отчета.

3.Расчет итоговых значений с помощью отчета.

Чтобы сделать данные доступными через Интернет или интрасеть для создания отчетов в интерактивном режиме, ввода данных или их анализа используйте страницы доступа к данным. Microsoft Access извлекает данные из одной или нескольких таблиц и отображает их на экране с использованием макета, разработанного пользователем в режиме конструктора или созданного с помощью мастера страниц.

1. Щелкните индикатор развертывания...

2. …для отображения данных и панелей перехода по записям для следующего уровня группировки.

Рис. 6 3. Для переходов между записями, сортировки и отбора записей, а также для

вызова справки пользуйтесь кнопками панели переходов по записям.

Таблица содержит набор данных по конкретной теме, такой как товары или поставщики. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и снижает число ошибок при вводе данных.

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть несколько типов запросов.

1.8.5. Выполнение запросов

Запросы на выборку

Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Запросы с параметрами

Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например, двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.

Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При печати данного отчета Microsoft Access выводит на экран приглашение ввести месяц, доходы за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца Microsoft Access выполняет печать соответствующего отчета.

Перекрестные запросы

Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты

группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Запросы на изменение

Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.

•На удаление записи. Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

•На обновление записи. Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

•На добавление записей. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты».

•На создание таблицы. Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создании архивной таблицы, содержащей старые записи.

Формы - электронный аналог бумажного бланка, используемый для внесения в базу данных информации, ее изменения и просмотра на экране. Их можно использовать для ввода, редактирования и просмотра информации, а можно и распечатывать. В большинстве случаев поля формы соответствуют полям используемой таблицы. Но можно создать также вычисляемые поля, содержащие данные, высчитываемые на основании значений других полей. Такие поля будут существовать только в форме.

Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

1. Форма для ввода данных

2. Кнопочная форма

3. Пользовательское диалоговое окно

Рис. 7 Большинство форм являются присоединенными к одной или нескольким таблицам

и запросам из базы данных. Источником записей формы являются поля в базовых таблицах и запросах. Форма не должна включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых она создается.

Присоединенная форма получает данные из базового источника записей. Другие выводящиеся в форме сведения, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете формы.

Рис. 8

1.Графические элементы, такие как линии и прямоугольники, сохраняются в макете формы.

2.Данные поступают из полей в базовом источнике записей.

3.Результаты расчетов поступают из выражений, которые сохраняются в макете

формы.

4.Поясняющий текст сохраняется в макете формы.

Связь между формой и ее источником записей создается при помощи графических объектов, которые называют элементами управления. Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных типом элементов управления является поле.

Рис. 9

1.В надписях выводится поясняющий текст.

2.В полях отображаются данные из таблицы и вводятся данные в таблицу.

3.Поле использует выражение для расчета итогового значения.

Формы можно также открывать в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы для анализа данных. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных (см. рис. 10).

1. В режиме сводной таблицы имеется возможность просматривать исходные данные или сводные данных, упорядочивая поля в областях фильтра, строк, столбцов и данных.

Рис. 10 2. В режиме сводной диаграммы можно визуально представлять данные, выбрав

тип диаграммы и упорядочивая поля в областях фильтра, рядов, категорий и данных.

1.8.6. Работа с формами

Создание формы

Быстро создать форму помогают команда «Автоформа» или мастер. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Мастер выводит на экран вопросы и создает форму на основании ответов пользователя. После этого пользователь имеет возможность доработать и изменить форму в режиме конструктора.

Настройка формы в режиме конструктора

В режиме конструктора используются следующие способы настройки формы. Источник записей. Смена таблиц или запросов, на основе которых создаются

формы.

Контроль за действиями пользователей и помощь им. Существует возможность определить свойства формы, позволяющие или запрещающие пользователям добавлять, удалять или изменять записи, выводящиеся в форме. Можно также добавить в форму собственный файл справки, помогающий пользователям работать с формой.

Окно формы. Имеется возможность добавить или удалить кнопки Развернуть и Свернуть, контекстные меню и другие элементы окна формы.

Разделы. В форме имеется возможность добавлять, удалять, скрывать или изменять размеры заголовка, примечание и области данных. Можно также задавать свойства разделов, определяющие вид формы на экране и при печати.

Элементы управления. Пользователь может перемещать элементы управления, изменять их размеры и задавать свойства шрифта для элементов. В форму можно также добавлять элементы управления для отображения вычисляемых значений, итогов, текущей даты и времени и других полезных сведений.

Настройка формы в режиме сводной таблицы или диаграммы

В режиме сводной таблицы или сводной диаграммы используются следующие способы настройки формы.

Добавление, перемещение или удаление полей. В режиме сводной таблицы имеется возможность добавлять поля в областях фильтра, строк, столбцов и данных, а в

режиме сводной диаграммы в областях фильтра, рядов, категорий и данных. Можно также перемещать поля из одной области в другую и удалять поля из представления.

Фильтры для записей. Для применения фильтра к отображаемым данным можно добавлять или перемещать поля в область фильтра. Можно также применять фильтр к полю в области строк или столбцов.

Сортировка записей. Элементы в полях строк или столбцов можно сортировать по возрастанию и по убыванию. В режиме сводной таблицы допускается также произвольная сортировка элементов.

Группировка записей. Имеется возможность группировки элементов в полях строк или столбцов по интервалам, а также создания специальных групп.

Форматирование элементов и изменение подписей. В режиме сводной таблицы допускается изменение настроек шрифта, выравнивания, цвета фона и формата чисел. Можно также изменять подписи полей и специальных групп. В режиме сводной диаграммы имеется возможность изменить тип диаграммы, формат маркеров данных и пр.

1.8.7. Представление отчетов

Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

Рис. 11

1.Создание почтовых наклеек.

2.Отображение итоговых значений на диаграмме.

3.Группировка записей по категориям.

4.Расчет итоговых значений.

Большинство отчетов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчет не должен включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создается.

Присоединенный отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

Рис. 12

1.Заголовок отчета и заголовки столбцов сохраняются в макете отчета.

2.Данные поступают из выражений, которые сохраняются в макете отчета.