Оформление дел архивного хранения

Для оформления дел, отобранных на архивное хранение, необходимо:

	расположить документы в хронологическом порядке
	произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу (простым карандашом или нумератором)
	подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле
	на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие гриф ограничения доступа) составить внутренние описи дел
	переплести или прошить дело, дополнительно указать на обложке количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела

Дела временного хранения разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в таких делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности.

Для учета количества листов в делах, срок хранения которых составляяет более 10 лет, составляется заверительный лист. Он составляется на отдельном листе, который помещается в конце каждого дела. В нем цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов и отдельно через знак "+" - число листов внутренней описи. Кроме того, здесь указываются (с ссылкой на соответствующий акт) изменения в составе и состоянии документов (повреждения, замена подлинников копиями, особенности нумерации, например, наличии литерной (буквенной) нумерации и пр.).

Пример заверительного листа

Дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы: по личному составу и по производственной деятельности.

На каждую группу составляются отдельные описи, в которые вносятся дела по степени их важности в следующем порядке:

Опись №1 (дела по основной деятельности):

	устав
	протоколы общих собраний, заседаний совета директоров
	приказы по основной деятельности
	годовые планы
	отчеты
	контракты

Пример описи

Оформление группы дел

Опись №1 л/с (дела по личному составу):

	книга учета сотрудников (если она ведется)
	приказы по личному составу
	личные дела или личные карточки
	лицевые счета по заработной плате
	невостребованные трудовые книжки

В конце каждой описи цифрами и прописью указывается количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный номер), который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

Выделение документов к уничтожению

На документы, выделенные к уничтожению, члены ЭК составляют акт, в который вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки с указанием количества дел, включенных в группу, например, "Переписка за 1995-1998 гг - 4 дела".

Акт рассматривается и подписывается руководителем предприятия.

Пример акта об уничтожении

18