1.9 Использование вычисляемых полей

Обширные возможности отчетов Access во многом определяются их способностью выполнять простые и сложные вычисления с данными базовых таблиц или запросов. Access предоставляет десятки встроенных функций, предназначенных для обработки данных или для добавления информации в отчет.

1.9.1 Вычисления в области данных

В качестве значения свойства Данные элемента управления, позволяющего выводить данные, можно задать выражения любой сложности с использованием констант, арифметических операторов, встроенных функций. При желании можно воспользоваться помощью построителя выражений. Чтобы сообщить Access, что в свойстве Данные используется выражение, его ввод начинается со знака равенства(=).

Выражение для вычисления может быть непосредственно введено в поле. Но удобнее воспользоваться Построителем выражений (аналогично тому, как это делалось в вычисляемых полях запросов). Вызвать Построитель выражений можно следующими способами:

• выделить нужное поле в окне Конструктора отчета и нажать кнопку Построить на Панели инструментов;

• выделить нужное поле в окне Конструктора отчета и в контекстном меню выбрать команду Свойства. Вид этого окна приведен на рисунке 6. На каждой вкладке этого окна задаются определенные свойства поля. Например, на вкладке Макет можно задать свойства, который определяют внешний вид создаваемого поля: шрифт, цвет, формат поля, число десятичных знаков и т.п. Список всех свойств доступен на вкладке Все.

Например, чтобы разместить в области данных поле Надбавка, нужно выбрать на панели элементов кнопку Поле и указать место его размещения в области данных. Вызывается окно Свойства и в свойстве Данные вводится: =[Стипендия]*0,5 , т.е. значения в поле отчета Надбавка составляют 50% от стипендии для всех записей в отчете.

Рисунок 6 Вид окна Свойства для вычисляемого поля отчета

1.9.2 Вычисление промежуточных итогов для групп и общего итога

Для получения промежуточных итоговых значений для групп записей в соответствующих разделах можно поместит вычисляемые поля, в которых используется выражение, построенное с применением итоговых функций: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev и Var.

Выражение, использующее итоговую функцию, не должно ссылаться на элемент управления, размещенный в области данных. Так, например, не удастся создать вычисляемое поле в области данных и сослаться на него в выражении, использующем итоговую функцию. Но можно повторить вычисляемое выражение в итоговом поле.

Например, если вычисляемое поле в области данных с именем Стоимость содержит выражение: =[Цена за единицу]*[Количество], то в разделе примечаний группы должно быть выражение: =Sum([Цена за единицу]*[Количество]), а не =Sum([Стоимость]).

Используя раздел примечаний отчета, можно получить общие итоги по всем записям для любого поля или выражения. В примечании отчета, как и в примечаниях групп, допустимы любые итоговые функции.

1.9.3 Объединение текстовых значений и скрытие повторяющихся значений

Когда в нескольких соседних строках отображаются одинаковые значения, отчет трудно читается и выглядит непрофессионально. Свойства поля Не выводить повторы (оно доступно только в отчетах) позволяет управлять выводам повторяющихся значений.

Иногда, не выводя повторы, мы можем скрыть нужные данные. Чтобы этого избежать, можно объединить значения соответствующих полей в одном элементе управления. Для объединения служит символ амперсанда(&), обозначающий операцию конкатенации (слияния) при объединении текстовых значений. Например:

=Format([Номер студенческого билета];”000000”)&” ”&[Фамилия].

Функция Format возвращает ровно шесть цифр. Вторая текстовая строка в этом выражении добавляет несколько пробелов между двумя полями данных.