Язык и стиль информационно-справочных и справочно-аналитических документов
Содержат информацию о фактическом состоянии дел, как в данной организации, так и в других. К ним относятся справки, акты, докладные записки, сводки, письма. Они носят вспомогательный характер, а не являются обязательными для исполнения. Информация может быть лишь принята к сведению или побуждать к действию.
Справка
Содержит и подтверждает информацию о событиях и фактах. Справки бывают двух видов:
Информативная, о событиях служебного характера, например:
«О состоянии научно-исследовательской работы в ВУЗе», «О месте проживания», «О составе семьи», «О трудовом статусе», «О занимаемой должности».
Реквизиты справки:
-
Наименование жанра документа;
-
ФИО лица, которому она выдается
-
Текст, содержащий требующуюся информацию
-
Наименование адреса (организации, для которой предназначается справка)
-
Подпись должностного лица
-
Дата
Обозначение адресата содержится в угловом штампе или трафарете бланка.
Юридическая сила подтверждается печатью организации.
Языковые модели
Содержание справки: «Дана в том, что…»
Обозначение адресата «Дана для предъявления в …».
Докладная записка
- это документ, адресованный руководству и информирующий о сложившейся ситуации, о выполненной работе, о имевшем место факте, а также содержащий выводы и предложения составителя.
Цель: по инициативе работника побудить работодателя к принятию мер, а по указаниям руководства – отчетный характер.
Реквизиты:
-
Адресат (ФИО должностного лица)
-
Наименование жанра документа
-
Текст (информация, требования и их аргументация)
-
Список документальных приложений, если требуется
-
Наименование организации (или в штампе)
Ключевое слово – «Прошу»
Используется конструкция: « В связи с…», «в соответствии с …», «возникла необходимость (чего) согласовать вопрос».
Объяснительная записка
-это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
По содержанию объяснительные записки делятся на две группы:
1) записки, являющиеся приложением к основному документу;
2) объяснительные записки составляемые отдельными работниками оформляются на листе формата А4 и подписываются исполнителем.
Схема документа аналогична схеме докладной записки.
Заявление
- предназначено для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресатом может быть должностное лицо, служащий этой же организации, частное лицо.
Заявление может быть коллективным.
Заявления пишутся по конкретному поводу и посвящены одному вопросу.
Реквизиты личного заявления:
-
адресат
-
ФИО заявителя, адрес, телефон
-
наименование жанра документа (заявление)
-
Текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией
-
Список документальных приложений (если есть)
-
подпись заявителя
-
дата
Дата может быть как «21.10.11» так и «21 октября 2011г.»
Служебное заявление организуется по той же схеме.
Ключевое слово – «Прошу»
Языковые формулы:
«Ставлю Вас в известность…»
«Довожу до Вашего сведения…»
«В связи с тем, что…»
«Прошу принять меры…»
«Прошу оказать воздействие…»
«Прошу Вашего разрешения…»
«В случае не получения ответа…»
Доверенность
-документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Личная доверенность выдается для получения заработной платы и других платежей, на управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, по получению свидетельства о праве на наследство.
Реквизиты:
-
Наименование жанра
-
Место написания
-
Дата написания
-
Основной текст
-
Удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации
Доверенность удостоверяется только в одном экземпляре.
Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации.
В тексте указываются должность и паспортные данные доверенного лица, организация, в которой производились действия по договоренности, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности.