Лекция № 1 – 2 Тема: Учет денежных средств

1. Цели, задачи и принципы учета денежных средств.

2. Учет денежных средств на расчетных и специальных счетах в банках.

3. Учет денежной наличности в кассе, денежных документов и переводов в пути.

1. Главной целью бух.учета денежных средств, расчетных и кредитных операций является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

Основными задачами бух.учета денежных средств и расчетов является:

- своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

- оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;

- контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению;

- контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;

- контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;

- своевременная сверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности.

2. Движение средств на расчетном счете оформляется банковскими платежными документами. К таким документам относятся: объявления о взносе наличными, платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения, чеки и аккредитивы, банковские пластиковые карточки.

Объявлением о взносе наличными оформляется сдача наличных денег в кассу банка. Банк в подтверждение приема денег выдает клиенту квитанцию.

При безналичных расчетах используются платежные поручения, которые являются поручением организации обслуживающему ее банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет получателя средств.

Платежное требование представляет собой расчетный документ, содержащий требование к плательщику об уплате организации-получателю определенной суммы через банк.

Извещение о перечислении средств банка покупателя банку поставщика называется авизо.

Чек используется организацией для получения наличных денег с расчетного счета; он выписывается в одном экземпляре на имя кассира или другого лица, которому доверяется получение денег. Бланк чека состоит из самого чека, корешка чека и контрольной марки. Все части имеют одинаковый номер; корешок чека остается в чековой книжке, чек отрезается и предъявляется в банк, а контрольная марка выдается банковским служащим представителю организации для получения денег в кассе банка.

Аккредитив - это поручение банка покупателя иногороднему банку поставщика производить оплату счетов поставщика за отгруженный товар или оказанные услуги на условиях предусмотренных в аккредитивном заявлении покупателя.

Денежные средства в сумме аккредитива перечисляются с р/счета покупателя на счет аккредитивов или покупателю выдается ссуда.

Во всех платежных банковских документам кроме обязательных реквизитов указывается назначение платежа. Помарки и подчистки в платежных документах не допускаются.

В настоящее время широко используются для оформления расчетных отношений между организациями векселя, которые частично заменяют деньги в расчетах.

Векселя бывают простые и переводные. Простой вексель (соло) оформляет сделку двух сторон – векселедателя и векселедержателя. Векселедатель одновременно является и плательщиком указанной в векселе денежной суммы. Переводной вексель (тратта) имеет три стороны, участвующие в сделке: векселедатель (трассант), плательщик (трассат) и векселедержатель (ремитент). При использовании переводного векселя векселедатель не является плательщиком.

Сохраняя денежные средства организаций банк считает себя кредитором, поэтому остатки средств и поступление на р/счет банк записывает по кредиту р/с, а уменьшение своего долга по дебету р/с.

Обрабатывая выписки бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать остаток и поступления на р/с по дебету р/с, а списание по кредиту р/с.

Бухгалтерия предприятия проверяет выписки и соответствие поступивших и списанных сумм приложенными к ним оправдательными документами. Если обнаружены ошибки, то предприятие сообщает об этом в учреждение банка.

При бухгалтерской обработки выписок с р/с на полях рядом с суммой проставляют номера корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции.

Синтетический учет операций по р/с бухгалтерия ведет на сч.51 – активный, сальдо и поступление записывает по дебету, списание по кредиту.

Для отражения оборотов по кредиту сч.51 служит ж/о № 2, а обороты по дебету сч.51 отражают в ведомости № 2.

Основанием для заполнения ведомости № 2 и ж/о № 2 являются проверенные и обработанные выписки из р/с.

Наряду с расчетными счетами организации могут иметь счета для учета денежных средств целевого назначения, находящихся в аккредитивах, платежных чековых книжках и иных платежных документах (кроме векселей) и предназначенных для финансирования капитального строительства и других текущих расходов.

Учет данных средств ведется на активном синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках».

Зачисление денежных средств на специальные счета:

Д-т 55

К-т 51, 66

По мере использования этих средств (на основе выписок банка) производится запись:

Д-т 60

К-т 55

Оставшиеся (неиспользованные) средства возвращаются на тот счет в банке, с которого они были перечислены, и отражаются:

Д-т 51

К-т 55

В настоящее время в России активно распространяется новая для юридических и физических лиц форма расчетов – расчеты с использованием банковских корпоративных карт, или, пластиковых карт.

Корпоративные банковские карты бывают двух видов – расчетные и кредитные.

Расчетная карта – это банковская карта, использование которой позволяет держателю распоряжаться денежными средствами со счета организации в пределах расходного лимита (установленного договором банка и клиента). Кредитная карта позволяет ее держателю осуществлять операции в размере предоставленной банком кредитной линии, т.е. заемных средств (в пределах расходного лимита).

Чтобы стать держателем корпоративной банковской карты, организация должна предоставить в банк заявление на ее приобретение в соответствии с условиями использования. В заявлении обычно указывают тип карты, тип валюты, вносимой на специальный карточный счет, желаемый порядок получения выписок со счета, имя и паспортные данные будущего пользователя карты. Все условия пользования картой оговариваются затем в договоре между банком и держателем карты.

3. Денежные средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

Объемом имеющихся у нее денег, как важнейшего средства платежа по обязательствам, определяется ее платежеспособность – одна из важнейших характеристик финансового положения. Абсолютно платежеспособными считаются организации, обладающие достаточным количеством денежных средств для расчетов по имеющимся у них текущим обязательствам.

Поэтому искусство управления денежными потоками заключается не в том, чтобы накопить как можно больше денег, а в оптимизации их запасов, чтобы к каждому очередному платежу по обязательствам организации ей было обеспечено поступление денег от покупателей или дебиторов. Такой подход позволяет сохранять текущую (повседневную) платежеспособность и извлекать дополнительную прибыль за счет инвестиций временно свободных денег.

В процессе хозяйственной деятельности организации постоянно ведут взаимные денежные расчеты. Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами.

Использование наличных денег при расчетах регламентируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденных ЦБ РФ и др. Эти нормативные документы предусматривают:

• Наличие специально оборудованного помещения кассы, оснащенного охранной сигнализацией;

• Ведение кассовой книги и др. кассовых документов установленной формы;

• Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин;

• Хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;

• Расходование наличных денег, полученных из банков, строго на цели, указанные в чеке;

• Хранение наличных денег в кассе в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации.

Исключение составляют денежные средства, взятые в банке для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Денежные средства, предназначенные на эти цели, могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Если в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, организация может быть оштрафована.

Сумма штрафа – 3-х кратный размер сверхлимитной кассовой наличности. За это же нарушение на руководителей предприятий может быть наложен административный штраф в 5000 руб.

Выполнение всех операций с наличными деньгами возложено на кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей.

В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного счета в банке. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документом для записи данной операции в учетных регистрах организации.

Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО- 1). Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и присваиваются номера кассовым документам. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге.

Лицу, внесшему деньги, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.). Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. По истечении срока выдачи денег по ведомостям против фамилий лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. На всю сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50 «Касса».

Кассовые операции записанные по К-ту сч.50, отражаются в ж/о № 1, обороты по Д-ту отражаются в ведомости № 1. Основанием для заполнения ж/о и ведомости № 1 служат отчеты кассира.

В сроки, определенные руководством, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Результаты такой инвентаризации оформляют актом. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации (не менее 1 раза в месяц):

Д-т 50 «Касса»

К-т 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира):

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т 50 «Касса»

Д-т 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

В случае, если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются на финансовые результаты организации:

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Д-т 50 К-т 73/2 – внес деньги в кассу

Д-т 70 К-т 73/2 – удержали из з/платы.

Иногда в финансово-хозяйственной деятельности организации возникает разрыв во времени между зачислением денег на расчетный счет в учреждении банка и списанием их из кассы (инкассация, сдача денег в кассы почтовых отделений для зачисления на счета организации и т.д.). Для этих целей используют счет 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет сумм по этому счету являются квитанции учреждений банков и почтовых отделений, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторами банка и пр. Эти операции отражаются следующим образом:

Д-т 57 «Переводы в пути»

К-т 50 «Касса» - сделан денежный перевод

Д-т 51 «Расчетные счета»

К-т 57 «Переводы в пути» - зачислены деньги на счет в банке

В кассе могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, акции акционерных обществ, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т.д. Денежные документы учитывают по номинальной стоимости. Поступление и выдача ценных бумаг производится по приходным и расходным ордерам с последующим составлением кассиром отчета по их движению