Access2

К читателю

Для такого классического жанра в современной информатике, как технологии баз данных, на российском (да и на мировом) книжном рынке сложилась весьма непростая ситуация − предлагаемые издания расположены как бы на двух полюсах, а "золотая середина" не заполнена.

Книги, авторы которых работают в академических и вузовских центрах, ориентированы, как правило, на глубокий анализ фундаментальных парадигм работы с базами данных и содержат строгие определения десятков (иногда − и сотен) используемых терминов. А вот справочники по коммерческим версиям систем управления базами данных (СУБД), получившим широкое распространение на персональных компьютерах и в небольших по охвату локальных сетях, содержат иной раз тысячи терминов и "служебных слов", значение которых жестко привязано к особенностям структур данных и интерфейсов конкретных СУБД. Сам процесс отбора этих терминов чаще всего обусловлен маркетинговой стратегией той или иной компании, а не стремлением к унификации. В большинстве своем такие термины и стоящие за ними понятия оказываются "короткоживущими".

В результате страдает привлекательность книг этого жанра, как для учащихся, так и для специалистов: и те, и другие нуждаются в освоении устойчивой терминологии по базам данных и продуманной методики изучения вновь появляющихся СУБД. В таких условиях особенно ценной становится дидактически выверенная подача материала.

Читатель, на которого рассчитана предлагаемая книга, находится в самом начале своей профессиональной карьеры, и невозможно угадать, какой из профессий применительно к информационным технологиям он захочет овладеть. Ясно только одно − культура работы с большими объемами информации стала базовой для учебного процесса в школах XXI века.

Прочная основа (на языке педагогов − пропедевтический курс) особенно важна здесь для тех школьников, которым в старших классах придется осваивать новейшие информационные технологии построения и использования реляционных баз данных. Приоритетным направлением таких курсов, как показывает опыт, является приобретение учащимися практических навыков проектирования, построения и использования баз данных. При этом основное значение приобретает изложение теоретических основ и методов, на которых базируются новые технологии и знание которых необходимо для адекватного использования этих технологий.

Сегодня в школах, гимназиях и лицеях с углубленным изучением информационных технологий школьникам удается изучать методы построения приложений баз данных в архитектуре «клиент/ сервер»; они

1

знакомятся с системным подходом к производству программного продукта с обязательным системным анализом предметной области на ранних стадиях разработки, средствами описания моделей предметной области (модели «сущность−связь» и т.п.) и языком SQL для получения описания структуры реляционных баз данных.

И поскольку основной целью таких курсов является приобретение учащимися практических навыков как построения, так и использования баз данных, ценность материала предлагаемой читателям книги весьма высока.

Главный редактор серии канд. техн. наук А.В. Гиглавый

2

Предисловие

Система управления базами данных Access (СУБД Access) входит в стандартный набор прикладных программ пакета Microcoft Office, который − так сложилось исторически − используется практически в каждой организации нашей страны. Поэтому, естественно, его изучают и в школе, и в вузе.

Как показан трехгодичный опыт обучения в Компьютерной школе Фонда новых технологий в образовании "Байтик", учащиеся на первых порах с большим трудом осваивают эту систему. Преподавателями этой школы был подготовлен пропедевтический курс освоения Access, который положен в основу данного практикума. Курс состоит из ряда практических работ, после старательного выполнения которых "серьезная" литература, описывающая этот продукт, становится более понятной для начинающего пользователя.

Большинство учебников и учебных пособий по СУБД Access носят описательный характер. Данная книга отличается от всех остальных тем, что она предназначена для использования, как преподавателем, так и учащимися, в том числе при их совместной работе. Преподавателю она поможет при планировании и проведении аудиторных занятий по темам. Каждая работа практикума рассчитана на выполнение в течение 60 минут с ориентацией на учащегося средних способностей и навыков общения с компьютером. Если уроки не сдвоенные, то тема, начатая на одном уроке, может быть продолжена на другом.

Кроме того, практикум − удобное пособие для внеаудиторной работы студентов.

Изучение СУБД Access следует начинать после овладения главными принципами работы с системой Windows (окна, меню, переключатели и т.д.) и освоения других программ пакета Microcoft Office (Word, Excel), что позволяет уделить основное внимание главным особенностям изучаемой программы.

Практические работы, представленные в книге, учащиеся могут выполнять самостоятельно, сидя за компьютером, но под руководством преподавателя, который объясняет сложные моменты, возникающие в том случае, если учащийся не очень внимательно прочитал задание и не выполнил какую то его часть.

Каждая работа практикума включает в себя несколько заданий, которые помогают постепенно освоить основные возможности СУБД Access. Выполнение задания описывается шаг за шагом, пункт за пунктом. Эти пункты обозначаются значком ●. Между ними вкрапляются замечания и напоминания, которые объясняют и уточняют выполнение заданий.

Изучение СУБД Access, по нашему мнению, должно проходить в два этапа. На первом этапе полезно дать учащемуся пройти путь создания и

3

использования учебной базы данных, подробно описывая каждый шаг. На втором этапе учащийся способен построить базу данных, предложенную учителем. С учетом этой методики данное пособие разбито на две части.

Первая часть включает восемь пошагово описанных практических работ, предназначенных для обучения созданию и использованию базы данных. Под созданием базы данных понимается: 1) теоретическое продумывание, проектирование структуры будущих таблиц и их взаимных связей в базе данных; 2) создание структуры этих таблиц в компьютере; 3) установление связей таблиц базы данных в компьютере; 4) заполнение таблиц реальными данными (возможно, с использованием форм). Использование базы данных означает создание для практических целей запросов и отчетов.

Первые три работы этой части посвящены разным способам создания и заполнения таблиц базы данных.

Вработе 1 описывается, как изготовить простейшую базу данных, состоящую из одной таблицы. Выполняя задания этой работы, учащийся познакомится с главными понятиями базы данных, режимами работы с таблицами, освоит основные приемы построения, заполнения и редактирования таблиц, сортировки значений таблицы, поиска записей по образцу, распечатки на принтере информации из таблиц. Кроме того, он научится сохранять и загружать базу данных.

Вработе 2 предлагается более сложный вариант: создать базу данных из двух связанных таблиц. Здесь учащийся должен освоить приемы удаления таблиц, создания таблиц в режиме таблицы, создания ключевых полей и связанных таблиц, создания простых форм для ввода данных в таблицу, сможет закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.

Вработе 3 представлен вариант создания трехтабличной базы данных со связанными таблицами. Выполнив эту работу, учащийся освоит приемы создания таблиц базы данных с помощью мастера таблиц, научится использовать фильтр в таблице, закрепит навыки по добавлению

иудалению записей, заполнению и редактированию таблиц базы данных. Работа 4 показывает принципы организации работ с формами. В ней

предлагается открыть учебную базу данных, созданную на прошлом занятии, разработать простую форму разными способами: с помощью кнопки Новый объект, с помощью Мастера форм, с помощью автоформ,

в режиме конструктора, а также создать кнопочную форму «Заставка», используемую в дальнейшем в качестве меню работы с базой данных.

В работах 5 и 6 рассматриваются варианты применения запросов. В работе 5 предлагается открыть готовую учебную базу данных, создать запросы на выборку в режиме конструктора, изготовить запросы с применением логических операций в условии отбора, научиться

4

использовать Построитель выражений для организации запроса, а также построить вычисляемые поля. Технология применения готовой базы данных, описанная в работе 6, помогает учащимся закрепить навыки по созданию таблиц, научиться создавать запросы на обновление, добавление, удаление, на создание таблицы, перекрестные запросы.

Работы 7 и 8 посвящены отчетам. В них предлагается открыть готовую учебную базу данных, создать различные автоотчеты, внести изменения в готовые отчеты, создать отчет с помощью Конструктора. Далее учащиеся должны в готовой базе данных составить отчет по группам данных в режиме конструктора, ввести нумерацию в области данных отчета, подсчитать количество записей в отчете, создать отчет с помощью Мастера отчетов, создать почтовые наклейки, используя данные базы.

Вторая часть практикума объединяет работы, предназначенные для организации самостоятельной работы учащихся. В каждой работе предложена идея создания базы данных и приведены этапы ее создания. Для преподавателя описан ход выполнения задания учащимися (предполагается, что учащиеся не смотрят это описание). Таких работ пять. Любую из них можно использовать для организации проверки усвоения материала.

В работе 9 предлагается спроектировать и создать базу данных, состоящую из трех связанных таблиц Фонотека, в работе 10 − из трех связанных таблиц Видеотека, в работе 11 − из четырех связанных таблиц Лесничество, в работе 12 − из пяти связанных таблиц Библиотека. Работа 13 описывает проведение интегрированных уроков «География − информатика» на примере создания и применения тематической базы данных.

Рассматриваемые в данном пособии практические работы предназначены для Access 2000, но их можно использовать и для других версий Access.

СУБД Access − система сложная и многозначная. Одинаковый результат может быть достигнут различными путями. При начальном освоении материала бессмысленно показывать все возможные варианты поведения в сложившейся ситуации, но если учащийся поймет принципы и идеи, заложенные автором в практикуме, то со временем подойдет к серьезному уровню владения и понимания СУБД Access.

5

ПЕРВАЯ ЧАСТЬ Обучающие работы по созданию и ведению баз данных

Предварительные сведения

Назначение любой системы управления базами данных (СУБД) − создание, ведение и обработка баз данных. Как в текстовом редакторе можно подготовить много разных документов, так в СУБД Access можно создать много разных баз данных.

Система управления базами данных предоставляет значительные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию. Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения, Можно отбирать интересующие данные по какому−либо признаку; менять их, удалять, копировать в другие таблицы.

Можно производить обмен данными между компонентами СУБД Access и другими приложениями Windows. Это могут быть рисунки, диаграммы и т.д. Поддерживается экспорт и импорт данных из текстовых файлов и электронных таблиц.

При коллективном использовании СУБД Access дает возможность защитить информацию так, что разные пользователи имеют разные права по просмотру или изменению информации: при этом предусмотрены средства обеспечения целостности данных.

Каждая база данных хранится на диске в виде файла с расширением accdb. При запуске СУБД Access появляется меню для работы с компонентами базы данных. Пример такого меню представлен на рис. 1.

Рис. 1 Ниже описываются компоненты базы данных, которые будут

рассматриваться в данном практикуме.

Таблицы. Основная информация хранится в таблицах. Таблица − совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки − записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей − 255. Таблиц в базе данных может быть несколько. Сведения по разным вопросам следует хранить в разных таблицах. Для работы таблицу необходимо открыть.

6

Перед окончанием работы ее следует закрыть, предварительно сохранив все изменения, произведенные в ходе работы.

Стаблицами можно работать в двух режимах − таблицы и конструктора. Переход из режима таблицы в режим конструктора

таблицы и обратно производится щелчком по кнопке Вид, расположенной на панели инструментов. Ключевое поле − поле с уникальными записями. Таблицы связываются (дается указание на соответствие записей) по ключам; ключ может состоять из одного или из нескольких полей.

Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копировать из других баз данных, а не вводить заново. Если таблицы были связаны в старой базе данных, то они таким же образом будут связаны и в новой.

В режиме таблицы обычно просматривают, добавляют и изменяют данные. Можно также добавлять или удалять столбцы таблицы, изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, их порядок, вид и цвет шрифта и т.д.). Можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, фильтровать и сортировать записи. В режиме конструктора таблицы можно создать новую таблицу или изменить поля старой.

Формы. Форма представляет собой специальный формат экрана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем данные из этих таблиц.

Сприменением форм можно представлять записи в удобном для пользователя виде − в виде привычных документов: бланков, экзаменационных ведомостей и т.д. Формы ввода−вывода позволяют вводить данные в базу, просматривать их, изменять значения полей, добавлять и удалять записи.

Все элементы, добавляемые в форму, − поля, надписи, списки, переключатели, кнопки, линии − являются элементами управления. Способ создания элемента управления зависит от того, какой элемент создается: присоединенный, свободный или вычисляемый.

Запросы. Запрос − это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов.

Спомощью Access могут быть созданы несколько видов запросов. Запрос на выборку выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов. Запрос−изменение изменяет или перемещает данные; к этому типу относятся Запрос на добавление, Запрос на удаление и Запрос на обновление. Запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки

7

в отдельной таблице. Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде. Запрос можно создать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.

Элементы выражения в запросах могут быть связаны операторами: арифметическими: *, +, −, /, ^;

сравнения: <, <=, >, >=, =, <>;

логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);

Like − для использования логики замены в выражениях;

In − для определения, содержится ли элемент данных в списке значений; Between...And − для выбора значений из определенного интервала.

Между условиями в разных полях одного столбца выполняется логическая операция ИЛИ (Or). Она истинна, когда истинно хотя бы одно из входящих в список условий.

Между условиями в разных полях одной строки выполняется логическая операция И (And). Она истинна, когда истинны все входящие в список условия.

Отчеты. Отчет − это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать и вместе с тем это способ вывода данных из базы на печать в том виде, в котором требуется пользователю, например, в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо признаком, и др. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помощью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью

Мастера.

Макросы и модули. Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Модуль − это программа на языке Access Basic. В данном практикуме макросы и модули не рассматриваются.

8

Работа 1 . Создание базы данных, состоящей из одной таблицы

Цели работы:

•познакомиться с основными понятиями базы данных;

•научиться создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор;

•освоить переход из режима Конструктор в режим таблицы;

•освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных;

•познакомиться с простой сортировкой значений таблицы;

•познакомиться с поиском записей по образцу;

•научиться сохранять и загружать базу данных;

•научиться распечатывать таблицы.

Задания для работы:

1.Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах «Компьютерной школы».

2.Выполните редактирование ячеек.

3.Отсортируйте значения таблицы.

4.Познакомьтесь с функциями: сохранить, закрыть, открыть.

5.Выполните поиск записей по образцу.

6.Распечатайте таблицу Список.

7.Завершите работу с Access.

Этапы работы

1.Проектирование структуры базы данных.

Предположим, что нам надо изготовить самый простой вариант базы данных, когда вся информация хранится в одной таблице.

2.Конструирование структуры будущих таблиц базы данных.

Таблицу будем создавать в режиме Конструктор. В ней будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс) и 10 записей. Поле код − уникальный ключ записи (обычно используется для связи записей из разных таблиц).

3.Создание схемы базы данных.

При наличии одной таблицы схема базы данных тоже простая: состоит из одной этой таблицы, т.е. ее можно специально не делать.

4.Ввод данных в таблицы.

В данном варианте будет только одна таблица. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор, а заполнять − в режиме таблицы, передвигаясь по ячейкам с помощью стрелок, клавиши табуляции или мышки.

9

Ход работы

Задание 1. Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах «Компьютерной школы».

Порядок работы:

• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню, представленное на рис. 2.

Рис. 2

• Дважды щелкните по пиктограмме Новая база данных. Появится диалоговое окно, представленное на рис. 3.

Рис. 3

• В поле Имя файла в качестве имени базы данных введите свою фамилию. Это будет название вашей личной базы данных.

Рис.4

10