2.3.1. Функция планирования

Планирование —это непрерывный процесс установления и конкретизации целей развития всей организации и ее структурных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения ресурсов

В то же время, планирование — это процесс разработки плана, то, чего нужно достичь и с помощью каких рычагов, сообразуясь со временем и пространством

При планировании разрабатывается комплекс мероприятий, который определяет последовательность достижения конкретных целей с учетом наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным звеном. Благодаря планированию обеспечивается увязка функций отдельных структурных подразделений в технологической последовательности: научные исследования и разработки, производство, сбыт. Результат процесса планирования в организации — система взаимосвязанных документов — планов.

План — основа деятельности организации любой формы собственности и размеров; содержит указания, кому, какую задачу и в какое время решать, какие ресурсы нужно выделить на решение каждой задачи.

Планом называется официальный документ, в котором отражаются прогнозы развития организации в будущем: промежуточные и конечные задачи и цели, стоящие перед ней и ее отдельными подразделениями; механизм координации текущей деятельности и распределения ресурсов; стратегии на случай чрезвычайных обстоятельств.

Существует три основных типа планов:

— планы-цели, представляющие собой набор качественных и количественных характеристик желаемого состояния объекта управления и его отдельных элементов. В будущем они используются там, где вёлика неопределенность будущего;

— планы повторяющихся действий, предписывающие их сроки, а также порядок осуществления в стандартных ситуациях, в пример планов можно привести графики движения транспорта, расписание киносеансов и пр.;

— планы для повторяющихся действий, составляемые для решения специфических проблем, возникающих в процессе развития и функционирования организации. Такие планы могу существовать в виде . бюджета поступления или распределения ресурсов.

Планирование как первая из - основных функций управления определяет:

— цели (организации (фирмы), коллектива, личности);

— наиболее эффективные методы и средства, необходимые для достижения целей,

— систему показателей, определяющих ход работ для достижения поставленных целей.

Процесс планирования начинается с определения смысла существования организации, ее целей и задач.

Цель — это идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности человека [ С. 275]. Цель является непосредственным мотивом, направляющим и регулирующим человеческую деятельность. Содержание цели зависит от объективных законов действительности, разных возможностей человека и применяемых средств для достижения цели. Цель — это общее изложение конечного итога, которого вы собираетесь добиться в результате предпринятых изменений. Цель обычно долгосрочна и привязана к перечислению потребностей.

Задача — измеряемый, обусловленный временем результат, который организация планирует достичь как часть цели. Задача определяется более узко, нежели цель.

Задачи планирования:

1) обеспечение целенаправленного развития организации в целом и всех ее структурных подразделений;

2) перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития. План намечает желаемое в будущем состояние объекта и предусматривает конкретные меры, направленные на поддержку благоприятных или содержание отрицательных тенденций для получения синергетического эффекта;

3) координация деятельности структурны подразделений и сотрудников организации. Координация осуществляется как предварительное согласование действий при подготовке планов и как согласованная реакция на возникающие помехи и проблемы при выполнении планов;

4) создание объективной базы для эффективного контроля. Наличие планов позволяет производить объективную оценку деятельности организации путем сравнения фактических значений параметров с планируемыми по принципу факт-план”;

5) стимулирование трудовой активности персонала. Успешное выполнение плановых заданий объект особо го стимулирования и основание для взаимных расчетов, что создает действенные мотивы для продуктивной и скоординированной деятельности всех участников;

Стратегическая (глобальная) цель определяет

будущее инновационное развитие системы на длительную перспективу, к достижению которого стремится человек.

Стратегические цели и задачи позволяют нарисовать картину желаемого будущего для организации: степени ее жизнеспособности, места (ниши) организации в обществё, объема и качества предоставляемых услуг, доступных ДЛЯ нее материальных и финансовых ресурсов, стиля и методов руководства, репутаций и авторитета, и т.д. Стратегические цели составляются на пять и болёе лет.

Тактические (локальные) цели определяют будущее состояние отдельных подсистем, имеют качественное измерение, но время их достижения ограничено текущим периодом, как правило, до 1 года.

6) информационное обеспечение персонала организации. Планы содержат важную для каждого участника информацию о целях, прогнозах, альтернативах, сроках, ресурсы и административных условиях проведения работ.

Задачи планирования должны способствовать инновационному развитию организации.

Цели и задачи плана можно разделить на три группы: стратегические, тактические и оперативные (рис. 10).

Рис. 10. Схема стратегического планирования

Тактические цели и задачи дают возможность определять промежуточные этапы, которые необходимо пройти, чтобы достичь желаемого будущего. Они позволяют правильно распределять ресурс и поэтому должны быть реалистичными, измеряемыми и взаимосвязанными. Кроме того, их необходимо расставить по степени важности. Тактическое планирование заключается в поиске и согласовании наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации.

Оперативные цели и задачи определяют конкретные шаги по реализации промежуточных этапов (квартал, месяц, неделя, день). Именно эти задачи мы решаем каждый день.

Состав и сочетание различных видов планов в рамках отдельной организации формируются исходя из принятой в ней концепции планирования. Наиболее существенными факторами, определяющими систему планов в, организации, являются организационная структура и профиль деятельности организации, состав осуществляемых производственных процессов, уровень кооперации при их выполнении, масштабы и постоянство направлений деятельности.

Несмотря на все различия, все три категории целей и задач имеют много общего. Лучше если они:

— конкретны и измеряемы. Конечно, далеко не все можно выразить “сухим языком цифр”, но, по возможности к этому стоит стремиться, так как с конкретными результатами иметь дело гораздо легче, чем с неопределенными и расплывчатыми. Если задача поставлена конкретно, то оценить ее выполнение гораздо легче;

— сложны, но выполнимы. Недостижимые цели и за дачи подавляют и обескураживают ваших сотрудников. Слишком простые — расхолаживают

— ориентированы на результат а не на процесс что является основой теории управления по результатам. Не нужно ставить слишком мелкие задачи, не оставляющие места для творчества;

— ограничены во времени. Срок выполнения задания должен быть необходимым и достаточным для качественного выполнения поставленной задачи;

— вознаграждение по результатам. Сотрудники, отвечающие за конкретные задачи должны знать, что их качественное выполнение будет так или иначе вознаграждено.

Планирование базируется на ряде принципов, которые необходимо учитывать в процессе его осуществления, — это универсальные принципы:

— непрерывность. Планирование требует непрерывности. Все планы должны разрабатываться с учетом перспектив того, что они послужат основой составления планов в будущем, а очередные планы должны базироваться на предшествующих, учитывать результаты их выполнения;

— гибкость. Под возможность постоянного внесения корректив в ранеё принятые решения или их пересмотра в любой момент в соответствии с обстоятельствами

— координация и интеграция плановой деятельности, единство и взаимосвязь отдельных частей организации требуют соблюдения планирования ее деятельности

— эко затраты на план должны быть, меньше эффекта, приносимого его выполнением;

— создание необходимых условий для выполнения плана.

Важность принципов планирования наглядно показана на рис. 11 [19, С. 286].

Рис.1 1 . Взаимосвязь целей и планов

Внешняя и внутренняя среда настолько быстро меняются, что требуют постоянной корректировки планов. Поэтому чтобы не только выжить, но и усилить свои конкурентные позиции на рынке, необходимо использовать принципы планирования и оценивать стратегию развития организации. Функции и методы планирования также рассмотрены в работе [9, С. 53]

Планированием в организации занимаются плановые органы и менеджеры различных уровней. Качество планирования зависит от компетентности менеджеров всех уровней управления, их квалификации, а также ин формационного обеспечения.

Крупные организации, как правило, планируют “сверху вниз”. Планирование осуществляется на высшем уровне управления и имеет характер директивы для низовых уровней управления для получения положительного синергетического эффекта.

Высшее звено управления определяет цели, основные направления и главные хозяйственные задачи развития организации. На каждой более низкой ступени управления они конкретизируются с учетом возможностей каждого подразделения.

Планирование всегда ориентируется на данные прошлых лет, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в перспективе. Поэтом планирования зависит от точности фактических показателей прошлых периодов. Для точного планирования необходимо получить как можно больше достоверной информации о рынке и о деятельности предприятия. Эта информация обеспечивается учетом и обширной статистической базой.

Процесс планирования в организации осуществляет плановый комитет совета директоров, а также план отдел и его структуры на местах. В задачу плановых органов входит определение того, какие подразделёния будут участвовать в реализации тех или иных организационных целей, в какой форме это будет происходить, как обеспечиваться ресурсами. При этом в зависимости от экономических возможностей организации могут использоваться три подхода к составлению планов.

Если ресурсы предприятия ограничены то цели ставятся в первую очередь, исходя именно из необходимых ресурсов, и в дальнейшем не пересматриваются. Это удовлетворенческий подход, используемый преимущественно небольшими организациями главная цель которых — выживание.

Более богатые организации могут позволить изменять планы, подстраиваться под новые возможности и привлекать для их использования дополнительные средства. Такой подход к планированию получил название адаптационного.

Организации, располагающие значительными ресурсами, могут использовать оптимизационный подход к планированию. Он предполагает, что планы исходят не из ресурсов, а из целей, поэтому если проект ожидает быть прибыльным, средств на него не жалеют.