Введение

Обилие разнообразных документов, циркулирующих на предприятиях (документооборот), приводит к необходимости применения электронных средств, улучшающих работу с документами (электронный документооборот  ЭД) и систем электронного документооборота  СЭД, в основе которых для хранения информации используются системы управления базами данных  СУБД, такие как Oracle, SQL Server и др.

В стране используются различные СЭД. Наиболее распространенными в России являются: ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Documentum, Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С: Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), МОТИВ (Мотив) и др. Например, система «Е1 Евфрат» является мощным инструментом автоматизации бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов и размеров [1]. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. «Е1 Евфрат» полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

Система построена на платформе нового поколения Сognitive Nexus, обеспечивающей роботизированную трансформацию потоков разнородных документов в СУБД, и предоставляющей расширенные возможности управления доступом и информационной безопасностью. Платформа обеспечивает роботизированное построение базы данных на основе созданных с использованием встроенного в систему графического редактора маршрутов и форм документов. Благодаря применению данной платформы, база данных более не является ограничением для развития и масштабирования системы, при этом организация получает возможность в любой момент изменить тип используемой базы данных.

Система «Е1Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации и позволяет:

• в значительной степени снизить время согласования документов;

• повысить скорость и эффективность исполнения поручений;

• навсегда устранить проблему потерянных документов;

• снизить затраты на ведение архива;

• упростить процесс поиска документов.

Для руководителей переход предприятия на электронный документооборот подразумевает:

• возможность более эффективно контролировать исполнительскую дисциплину;

• учитывать рабочее время сотрудников;

• оперативно согласовывать документы, выдавать резолюции и поручения с использованием мобильных устройств даже находясь вне офиса.

Система имеет следующие модули.

• Электронный документооборот

• Автоматизация бизнес-процессов

• Управление договорами

• Работа с финансовыми документами

• Электронный архив

• Взаимодействие с клиентами

• Графический дизайнер форм

• Графический редактор маршрутов

• Генератор отчетов

• Работа с шаблонами

• Просмотр и печать

• Делопроизводство

• Модуль безопасности и др.

Наиболее популярными из них являются: делопроизводство, электронный документооборот, взаимодействие с клиентами, управление договорами, электронный архив, работа с финансовыми документами.

В методическом пособии рассмотрены основные правила работы с документами и методика выполнения самостоятельной работы студентами, изучающими дисциплины «Делопроизводство» и «Электронный документооборот».

Глава 1. Основные понятия электронного документооборота (эдо)

1. Определения

В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым понятием. Подобно тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота.

Документ  результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. [2] в виде письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Он изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «документ» В Законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информа­ция (документ) - зафиксированная на материальном носите­ле информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управ­ленческих решений, выступает как доказательство их исполне­ния и источник для обобщений, а также как материал для спра­вочно-поисковой работы. В управленческой деятельности до­кумент  это еще предмет и результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Электронный документ — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Документооборот  циркуляция документов на предприятиях.

Электронный документооборот (ЭД)  циркуляция документов на предприятиях, происходящая с участием электронных средств. При переходе организации на электронный документооборот необходимо руководствоваться рекомендациями нового национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-12007 «Управление документами. Общие требования».

Система электронного документооборота (СЭД)  организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Основными задачами, решаемыми СЭД, являются:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);

• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) определяется стандартом как «отрасль деятельности, обеспечивающая документи­рование и организацию работы с документами», Т.е. весь про­цесс с момента появления документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив [3].

Параллельно с термином «делопроизводство» использует­ся термин «документационное обеспечение управления» или. Это связано с внедрением компьютерных систем управления, их организационным, программным и информационным обеспе­чением. Для унификации терминологии, употребляемой в ком­пьютерных программах и литературе, относящихся к делопро­изводству, аналогично стало использоваться понятие «докумен­тационное обеспечение управления», которое, по существу, является синонимом понятия «делопроизводство». Например, в названиях таких нормативных документов, как «Государствен­ная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Основные группы документов:

• организационные документы предприятия (устав, учреди­тельный договор, структура и штатная численность, штат­ное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения решения);

• документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. т -2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета при­былей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные за­писки, протоколы и др.);

• нормативные документы государственных органов - доку­менты, регулирующие различные вопросы деятельности предприятия (налоги, охрана окружающей среды и т.п.), которые поступают от государственных и муниципальных организаций.

Кроме того существуют ком­мерческие контракты (договоры), которые являются основны­ми документами предпринимательской деятельности. Все перечисленное выше относится к организационно-рас­порядительным документам (ОРД). Исключение - финансово-бухгалтерские документы со специфическими особеннос­тями составления и обработки, что регламентируется специ­альными инструкциями.

2. Оформление документов

Требования к тексту документа.

Служебный документ должен быть безупречен в юридическом отношении. Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте ­информации и точности, что исключает возможность двояко­го понимания текста.

В распорядительных документах, издаваемых на принци­пах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа («совет постановляет», «правление решило»). В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа («постановили», «решили», «предлагаем»). В ·протоколах используется форма изложе­ния текста от 3-го лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»), а запись выступлений ведет­ся от 3 -го лица единственного числа («Иванов возражает ... и предлагает»).

В служебных документах широко применяются сокращения слов и словосочетаний, что уменьшает объем документов и ускоряет восприятие инфор­мации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, реко­мендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку, например, ОРД (организа­ционно-распорядительная документация). Документы бывают простыми и сложными. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче обрабатывать (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела) и направлять на исполнение. Сложные документы (протоколы, приказы, постановления) чаще всего касаются не­скольких самостоятельных вопросов, исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения.

При составлении документа большое значение имеет последова­тельность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Как правило, в тексте документа выделяются две смысловые части: в первой излагаются причины, основания или цели со­ставления документа, во второй  выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Обычно текст документа делится на абзацы  простейшие компоненты текста, состоящие из од­ной или нескольких фраз (предложений) и характеризующие­ся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков.

Объёмные тексты (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части (разделы, под­разделы, пункты, подпункты). Они нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требо­ваниям ГОСТ Р1.5-Э2. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номер разде­ла, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например, 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.

Трафарет - заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует кон­кретную ситуацию, отражаемую данным документом. В текстовых редакторах компьютерных систем такие трафаретные формы документов называются «template» (шаблон).

В частности, для бухгалтерских документов Федеральным законом «О бухгалтерском учете» предписано, что «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составле­ны по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации», а документы, фор­ма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содер­жать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой состав­лен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; .

• наименование должностей лиц, ответственных за совер­шение хозяйственной операции и правильность ее оформле­ния;

• личные подписи указанных лиц.

Формуляр - совокупность реквизитов, из которых состоит документ. Он бывает двух видов: типовой формуляр и формуляр-образец.

Первый характерен для кон­кретного вида документов, например приказа, акта. Он харак­теризуется определенным количеством реквизитов, располо­женных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, вид документа, текст, подпись, дата.

Формуляр-образец  это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются рек­визиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Они записываются в определенной последовательности, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведе­но определенное место на листе бумаги. При этом для рек­визита с постоянной информацией рассчитывается необходи­мая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании. Конкретный набор реквизитов зависит от вида до­кумента, этапов его подготовки и работы с ним.

Бланк  стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе доку­мента. В организации обычно применяется два вида бланков  для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но при необходимости создаются бланки конкретных видов до­кументов (приказа, акта и т.д.). Например, руководители мо­гут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизи­тов. Максимальный набор реквизитов для бланка письма: герб, эмблема организации, наименование организации  автора документа, справочные данные об организации, авторе доку­мента,  дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Герб изображается на бланках учреждении и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством.

Логотип (эмблема организации или товарный знак) — символическое графи­ческое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве логотипа используется зарегистрированный товарный знак (тор­говая марка фирмы). Может состоять из графически оформ­ленных начальных букв названия фирмы либо из рисунка, от­ражающего главное направление ее деятельности. Размеры логотипа не ограничены.

Наименование и справочные данные автора докумен­та. В бланке прежде всего указывается автор документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовивших документ. Также это может быть и должност­ное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должно­стное лицо имеет право подписи. Чаще всего в бланке указы­вается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систе­му которой входит данная организация. Вышестоящая инстан­ция указывается лишь в бланках тех предприятий или орга­низаций, которые имеют прямое или административное под­чинение.

Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в блан­ке письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизита входят индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электрон­ной почты и www-страницы (если они есть), номера счетов банке. Здесь же можно привести данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

Почтовый и телеграфный адреса указываются в соответствии с требованиями, установленными правилами оказания услуг почтовой связи. По международным стандартам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы (площади), затем название города, штата или округа, почтовый индекс, в конце  название страны.

Дата  обязательный реквизит любого документа. Дат на документе может быть несколько, в этом случае они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания, утверждения документа или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов — приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. — датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например инструкций, планов, датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления в силу. Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. Таким образом, можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата является составной частью таких реквизитов, как гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении в организацию и исполнении, идентификатор электронной копии документа.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков — восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0 (например, 03.04.2012). Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Допускается словесно-цифровой способ оформления дат  21 мая 2002 года, он применяется обычно в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан. Дата оформляется без кавычек. Международным стандартом предусмотрена и обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число (например: 2012.03.08). При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа  это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию внутренних докумен­тов обычно проводят по группам документов  в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных введениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номе­ру добавляются буквы «К» (кадры) или «Л/С» (личный состав) например: приказ № 8к или приказ № 21л/с).

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составивших документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или его копия). При регистрации документов от граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии (например: В-17, Д-124). На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе слева направо (например: № 463 / 162 / 298).

Ссылка на регистрационный номер и дату документа, место его составления или издания включает информацию о документе, на который дается ответ (пример: на № __ от ___ ). Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа. В общем бланке вместо номера и даты входящего доку­мента указывается место его составления. Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Он указывается только в тех случаях, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации». Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название орга­низации. ОАО «Тульские самовары» не указывает г. Тула, а АО «Шарикоподшипник» должно указать — Москва. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение «г.» (город) не ставится. Перед остальными населенными пункта­ми проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д.

Адресация (адресование), т.е. указание получателя информации, про­изводится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Адресатом может быть организация, структурное подраз­деление, должностное или физическое лицо.

Максимально реквизит «адресат» может состоять из сле­дующих составных частей:

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именитель­ном падеже);

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• инициалы и фамилия (в дательном падеже), инициалы указываются перед фамилией, например: Г. И. Иванову);

• почтовый адрес;

• телефон, факс и др.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними — 1,5 межстрочного интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см, строка ограничивается длиной текстового поля спра­ва. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. До­пускается центрировать каждую строку адресата по отноше­нию к самой длинной строке.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рас­сылку и на каждом документе указывается только один кон­кретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвер­тым адресатом не проставляется.

Согласование подготовленных документов осуществляется перед их подписанием. Документы согласовываются с заинтересованными учреж­дениями, структурными подразделениями, отдельными долж­ностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевре­менности документа, соответствия действующим законода­тельным и нормативным актам и является, по существу, оцен­кой проекта.

Согласование проводится внутри и вне учреждения. Внут­реннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного до­кумента. В учреждениях, имеющих юридическую службу, до подписания согласование проводится с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Все замечания и дополнения к проекту излагаются на отдель­ном листе, подписываются и прилагаются к документу. Если выполнение документа связано с финансовыми за­тратами, требуется согласование с финансовой службой (глав­ным бухгалтером).

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Если подлинник документа будет отправлен, то виза рас­полагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении. Для документов, подлинники которых остаются в организации (внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших докумен­тов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформ­лении. При наличии компьютерной сети согласование текста до­кумента можно провести одновременно с несколькими специ­алистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования. Он имеет два варианта: с конкретным должностным лицом и с другим документом — чаще всего письмом, протоколом и т.п.

Подписание и утверждение документов. Подпись — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы согласно своей компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На доку­ментах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол. Две и более подписи ставятся на документах, за содер­жание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляемые комиссией, например, акты, под­писывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывают руководитель учреж­дения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписа­ния первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководите­лем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами». Подписывается, как правило, первый экземпляр доку­мента.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должно­сти не входит название учреждения. Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соот­ветствующей занимаемой должности. Если документ подпи­сывают несколько лиц, равных по должности, их подписи рас­полагаются на одном уровне.

В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если доку­мент подписывает его заместитель или исполняющий обязан­ности, обязательно указываются фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и.о.») и его фамилия.

Порядок подписания документов, создаваемых и передава­емых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Фе­дерального закона «Об информации, информатизации и защи­те информации»:

• документ, полученный из автоматизированной инфор­мационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

• юридическая сила документа, хранимого, обрабатыва­емого и передаваемого с помощью автоматизированных инфор­мационных и телекоммуникационных систем, может подтверж­даться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в ав­томатизированной информационной системе программно-тех­нических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования;

• право удостоверять идентичность электронной цифро­вой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации».

Электронная цифровая подпись в электронном документе согласно ст. 4 равнозначна собственноручной подписи в до­кументе на бумажном носителе при одновременном соблюде­нии нескольких условий, которые перечисляются в статье.

Печать ставится на подпись ответственного лица печать для заверения её подлинности. Печати бывают двух видов: гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и простая. Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р 51511-2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В цент­ре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности — наименование юридического лица, которое дол­жно соответствовать наименованию, закрепленному в учреди­тельных документах. Сокращенное наименование дается в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах, и приводится в круглых скобках после полного наименования.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квад­ратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или струк­турной части.

Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «подпись документа». Она включает слово «верно», наиме­нование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату за­верения. Например:

Верно Секкретарь Личная подпись Т.В. Романова

14.07.2012

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Гриф утверждения документа. После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Документ утверждается двумя способами, имеющими оди­наковую юридическую силу: специально издаваемым докумен­том (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЁН

Президент акционерного общества Приказом министра

«Сатурн» образования России

Подпись А. В. Нептунов 21.05.2012 №36

15.05.2012

Слова «утверждаю» и «утвержден» пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверж­дения указываются должность, подпись, расшифровка подпи­си (инициалы и фамилия) лица, утверждающего документ, и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей или вышестоящей организации. Располагается гриф утверж­дения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Отметка о поступлении документа в организацию делается при поступлении документа в организацию. Отметка фиксирует факт и время приема его в данной организации, она делается специальным штемпельным аппаратом или вруч­ную резиновым штемпелем. Отметка состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получе­ния и входящего учетного номера (индекса). Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение за него отвечает.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автомати­чески.

Идентификатор электронной копии документа. Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном варианте об этом делается специ­альная отметка. Идентификатором электронной копии доку­мента является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые дан­ные, устанавливаемые в организации.

Резолюция — это надпись на документе, сделанная должно­стным лицом и содержащая принятое решение. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распоряди­тельному документу: четкость, конкретность, краткость. Резо­люция состоит из следующих элементов:

• текст;

• подпись;

• дата.

Резолюция может быть двух видов: содержащая решение вопроса (например: «зачислить», «вы­делить 300 тыс. руб.», «отказать»); указание на порядок подготовки вопроса.

Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя; что поручается — характер и порядок решения вопроса; срок исполнения. Например:

Ивановой А. В.

Свяжитесь с филиалами и выясните их готовность

участия в совещании к 05.08.2012. Личная подпись 28.07.2012

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за испол­нение документа и организует работу других соисполните­лей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются обычно пос­ле фамилии.

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Отметка о контроле. Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нём проставляется соответствующая отметка в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль». Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом. Ее цель — на­поминание исполнителю, что документ контролируется.

Отметка об исполнении  это завершающая отметка на документе. Она свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Подписывает и дати­рует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит по­мешается на нижнем поле в левой его части. Например:

Сообщено по телефону О.В. Семёновой 17.05.2012.

В дело 08 -18.

И. Иванов. 19.05.2012

Такая отметка особенно важна в бухгалтерском учете. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кас­совым ордерам, а также документы, послужившие основани­ем для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Отметка об исполнителе. На документах, исходящих из крупных учреждений, простав­ляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Это позволяет в случае необходимости быстро свя­заться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы во­проса и может предоставить всю необходимую информацию. Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с ле­вой стороны на нижнем поле. Например:

Петухова А.С. Курицын

Людмила Николаевна или (495)135-35-15

(495)930-98-06

При размещении этого реквизита следует придерживаться правил:

• если документ подлежит размножению, отметка указыва­ется на лицевой стороне последнего листа документа (ина­че придется делать копии двух сторон листа);

• на документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экзем­пляров;

• на документах, имеющих гриф ограничения доступа, ука­зывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Форматы бумаги. Размеры полей. Нумерация листов. Документы оформляются главным образом на бумаге фор­мата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Отдельные виды доку­ментов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т.д., оформляются на формате A3 (297 х 420).

Установлены и размеры полей. Они должны быть не мень­ше, чем:

• левое поле — 20 мм;

• правое поле — 10 мм;

• верхнее поле — 20 мм;

• нижнее поле — 20 мм.

Для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

Если документ оформляется на двух и более листах, вто­рой и следующие листы нумеруются. Номера страниц про­ставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница». Точки и тире не ставятся. Если доку­мент располагается на двух сторонах листа, то на лицевой стороне проставляются нечетные номера , а на обратной — чётные.