КОЭИ Лаб3

Лабораторная работа №3

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ

3.1 Теоретические сведения

В первую очередь под запросом понимается операция отбора данных из таблицы. Создавая запрос, предполагается получить нужную информацию из базы данных. Запросы можно создавать несколькими способами: с помощью мастера и в режиме конструктора. Источниками создания запросов могут являться как таблицы, так и другие ранее созданные запросы.СУБД MicrosoftAccess позволяет создавать запросы различных типов.

3.1.1 Запросы на выборку данных

1) Простой запрос. Создается в том случае, если нужно выбрать только некоторые поля из одной или нескольких таблиц без каких-либо ограничений. Чтобы создать простой запрос в режиме мастера, нужно активизировать вкладку «Создание» и в разделе «Другие» нажать кнопку «Мастер запросов». В открывшемся диалоговом окне «Новый запрос» (рисунок 1) необходимо выбрать «Простой запрос».

Рисунок 1 –Окно выбора типа создаваемого запроса

В диалоговом окне мастера простого запроса (рисунок 2) нужно выбрать соответствующие таблицы, поля и параметры.

Рисунок 2 –Окно мастера запросов

2)Запрос с критерием (с условием). Чтобы создать запрос с критерием в режиме конструктора, нужно активизировать вкладку «Создание» и в разделе «Другие» нажать на кнопку «Конструктор запросов». Откроется окно конструктора запросов (рисунок 3).

Рисунок 3 –Окно конструктора запросов

В верхней части окна конструктора запроса располагаются таблицы или запросы, поля из которых будут использованы в запросе. Нижняя половинка

окна представляет собой Бланк запроса. Каждая строка в этом бланке имеет название и выполняет определенную функцию.

Поле. В этой строке помещаются те поля, которые будут использоваться для создания запроса.

Имя таблицы. В этой строке указываются имена таблиц или запросов, которым принадлежат поля, вставляемые в строку «Поле».

Сортировка. В этой строке задается условие сортировки для определенного поля.

Вывод на экран. В этой строке галочкой помечаются те поля, которые

Групповая операция. Под групповой операцией понимается обработка и обобщение значений какого-либо поля при помощи определенной функции (Max, Min, AVG и др.). Данная строка добавляется в бланк при создании запросов с группировкой. Информация по данному виду запросов приведена ниже.

3)Запрос с параметром.Данный вид запроса позволяет пользователю гибко менять критерии (параметры) отбора данных. Для этогов MicrosoftAccess предусмотрено диалоговое окно, которое появляется на экране в момент запуска запроса.

3.1.2 Запросы на вычисление

1)Запрос с вычисляемым полем. Создается в том случае, когда нужно произвести какие-либо вычисления по данным полей. Относится к категории сложных запросов и создается с помощью окна «Конструктор запросов». В этом случае в бланке запроса создается новое поле, в которое записывается выражение.

Выражение может состоять из имен полей взятых в квадратные скобки, констант, знаков арифметических операций и стандартных функций.

В Таблице 2 приведены примеры выражений.

Таблица 2 - Примеры выражений

Чтобы создать запрос, использующий вычисляемое поле, нужно в бланке запроса окна «Конструктор запросов», в ячейку строки «Поле» занести соответствующую формулу.

2) Запрос с группировкой. Групповая операция позволяет легко создавать вычисляемое поле. Например, нужно подсчитать в запросе, сколько раз встречается каждое значение некоторого поля. Чтобы создать запрос с группировкой, нужно, щелчком по кнопке «Групповые операции» панели инструментов «Конструктор запросов», в бланк запроса вставить строку «Групповая операция», и в ячейку под полем, данные которого нужно сгруппировать, выбрать групповую операцию.

ЗАМЕЧАНИЕ: Для проведения групповой операции чаще всего используются следующие функции: Avg - для вычисления среднего значения, Sum – для вычисления суммы, Min – для вычисления минимального значения, Max– максимального значения, Count – для подсчета количества заданных аргументов.

3.1.3 Запросы для анализа данных

1)Перекрестный запрос — это операция построения таблицы для вычисления итоговых значений на основе существующей таблицы или запроса.

Перекрестный запрос создается в предположении, что исходная таблица содержит необходимые данные для формирования заголовков строк и столбцов новой таблицы.

3.1.4 Редактирование данных при помощи запросов

Существуют запросы, которые позволяют автоматизировать изменение данных в таблицах. Они называются «Запросы-действия». В больших базах данных не всегда удобно изменять информацию вручную. В некоторых случаях необходимы специальные процедуры для внесения изменений по заданному алгоритму.

Кзапросам-действия относятся:

-запрос на добавление данных в таблицу;

-запрос на обновление данных в таблице;

-запрос на удаление данных из таблицы;

-запрос на создание таблицы.

1)Запрос на добавление позволяет скопировать данные из одной таблицы в другую, не прибегая к помощи буфера обмена. Записи могут перемещаться между разными файлами баз данных и между базами данных разного типа.

Для создания запроса на добавление надо выполнить следующие действия:

1.На вкладе «Создание» необходимо нажать кнопку «Конструктор запросов».

2.В появившемся окне «Добавление таблицы» выберите из списка необходимую таблицу (из которой будут добавляться данные) и нажмите кнопку «Добавить».

3.В режиме конструктора на панели инструментов находится список «Тип запроса». Необходимо выбрать из него элемент «Добавление». Откроется окно «Добавление». В этом окне нужно выбрать в списке имя той таблицы, в которую надо добавить данные. Переключатель в окне позволяет указать, в какую базу данных добавляется информация: в текущую или в какую-нибудь другую. После этого окно нужно закрыть.

4.В бланке запросов выберите поля, которые будут добавлены в таблицу. Идеальным вариантом является тот, когда поля обеих таблиц совпадают.

5.Нажмите кнопку«Выполнить» для просмотра результата. ЗАМЕЧАНИЯ:

1.Если поле является индексированным, записи в таблице-приемнике необходимо расположились в отсортированном порядке.

2.Если бы нам потребовалось переместить только часть полей, то каждое поле надо было бы переносить в бланк запроса отдельно, двойным щелчком мыши.

3.При желании можно добавить не все записи из таблицы-источника, а только некоторые, в соответствии с заданным условием. В этом случае нужно перенести каждое поле в бланк запроса отдельно и заполнить строку «Условие отбора». Например, для отбора записей, относящихся к периоду после 1

марта1996 года, в колонке для поля Дата этой строки надо ввести следующее выражение: >#1/03/96#.

4.Перед выполнением запроса можно увидеть данные, которые будут вставлены в другую таблицу. Для этого достаточно переключить режим просмотра запроса: выбрать из списка «Вид» элемент «Режим таблицы».

5.Выполнение запроса на добавление не должно нарушать целостности данных, поэтому не всякий запрос может быть выполнен. Осложнения могут возникнуть, если таблица-приемник связана с другими таблицами и выполнение запроса приводит к нарушению уникальности ключа. Запрос не будет выполнен и в том случае, когда нарушается принцип уникальности записей для индексированного поля, в котором запрещены совпадения.

6.Запрос на добавление (если макет его сохранен) можно выполнять неограниченное число раз. Если вы обновите данные в таблице-источнике и снова активизируете запрос, то новые данные будут добавлены в таблицуприемник и т. д.

2)Запрос на обновление обеспечивает одну из важнейших сервисных функций СУБД — автоматизированную обработку данных. Такие запросы позволяют существенно сэкономить время пользователя, выполняющего редактирование информации. Возможности алгоритмического обновления данных заложены в запросы Access изначально, поэтому правило создания таких запросом предельно простое: сначала создается обычный запрос, а затем в его бланке заполняется строка «Обновление».

Для того чтобы внести изменения не во все записи, а только в те, где это необходимо, в бланке запроса необходимо сформулировать условие отбора.

Создание запроса будет выглядеть так:

1.Создать запрос и добавить в него таблицу.

2.Перетащить поля из списка полей на бланк запроса.

3.Выбрать из списка «Тип запроса» элемент «Обновление». В бланке появится строка «Обновление».

4.Ввести условие отбора для поля.

5.Заполнить строку «Обновление» для поля.

6.Просмотреть данные, подвергающиеся обновлению, можно, если переключить запрос в режим таблицы (командой «Вид»>«Режим таблицы»). Кнопка «Выполнить» позволяет выполнить обновление.

3) Запрос на удаление. Данный тип запросов используется в случае необходимости удаления большого числа записей из таблицы. Здесь ошибки пользователя могут привести к потере нужных данных, а результат выполнения такой операции трудно проконтролировать. Намного проще эта задача решается программным путем. Для автоматизации удаления должно быть выполнено одно условие - пользователь обязан определить условие отбора записей для удаления в виде логического выражения.

Последовательность действий должна быть следующая: 1. Создать запрос и включить в него нужную таблицу.

2.Перенести в бланк запроса поля, для которых должно быть сформулировано условие отбора.

3.Выбрать из списка «Тип» запроса элемент «Удаление». В бланке появится строка «Удаление».

4.Заполнить строку «Условие отбора» так, чтобы были отобраны записи, которые надо удалить.

5.Для просмотра записей, которые будут удалены, выбрать «Вид» >«Режим таблицы». Для выполнения запроса, то есть для удаления записей, нажать кнопку «Выполнить».

6.Запрос на создание таблицы. Запрос может служить и средством создания новой таблицы. В обычном запросе пользователь имеет возможность соединить поля и записи нескольких таблиц, создав тем самым объект базы данных, который выполняет функции таблицы. Все данные, которые использованы в таком запросе, будут располагаться в исходных таблицах. Но таким же способом можно создать и новую, реально существующую таблицу с данными. Таким способом можно превратить несколько связанных таблиц в одну.

4) Запрос на создание таблицы позволяет создать новую таблицу на основе существующих.

Создание запроса будет выглядеть так:

1.Создать запрос в режиме конструктора и включить в него все необходимые таблицы. Если таблиц несколько, они должны иметь поля для связи.

2.Определить связи между таблицами. Программа пытается сама устанавливать связи, если находит поля с одинаковыми именами и типами. Если Access не может создать связи автоматически, нужно создать их вручную, перетаскивая мышью имена полей из одного списка в другой.

3.Отредактировать бланк: создать графы соответствующие полям будущей таблицы, ввести (при необходимости) условия отбора и/или сортировки.

4.Выбрать из списка «Тип» запроса элемент «Создание таблицы».

5.Просмотреть полученную таблицу, переключившись в режим таблицы командой «Вид»>«Режим таблицы». Будет представлена таблица в том виде, как она будет создана после завершения операции. Если результат устроит, то необходимо нажать кнопку «Выполнить».

ЗАМЕЧАНИЯ:

1.Разработка запроса на создание таблицы содержит два этапа. Сначала создается обычный запрос любым доступным и удобным способом. На втором этапе появляется новая таблица, после того как обычный запрос преобразуется

взапрос на создание таблицы. Выполнение второго этапа означает копирование данных внутри одной базы данных или в другую базу данных.

2.Запрос на создание таблицы можно использовать неоднократно, причем двумя способами. Если вы попытаетесь открыть такой запрос или нажмете кнопку «Выполнить» в режиме конструктора, то запрос будет запущен на выполнение и программа предложит перезаписать полученную ранее таблицу,

Создадим еще один запрос с вычисляемым полем, в котором будем определять, какие экзамены сданы студентами, а какие нет.

Для этого необходимо создать Бланк запроса так, как показано на рисунке

7.

Рисунок 7 –Макет запроса с вычисляемым полем

Вычисляемое поле следует создавать с помощью построителя выражений. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1.Установите указатель в позицию, в которую требуется ввести выражение, и нажмите правую кнопку мыши.

2.В контекстном меню выберите команду «Построить…» На экране появится окно построителя выражений.

3.Используя панель инструментов построителя, создайте выражение, как показано на рисунке 8.

Рисунок 8 –Окно построителя выражений

4. После создания выражения нажмите кнопку «ОК»