Е.Ф. Суворова

Деловые письма (памятка)

"Деловые письма предназначены не для того,

чтобы вызвать восхищение читателя,

а чтобы его убедить и победить..."

(из французского пособия деловым людям)

Деловой этикет вообще - это порядок поведения, установленный в деловом общении. В частности, он проявляется в форме изложения текста делового письма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, претензий, в способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах письма.

Язык и стиль делового письма

Деловое письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от приказов, актов, протоколов, в письме – при определенной регламентированности форм – тем не менее, в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность.

Деловой стиль – это совокупность речевых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений. Каковы особенности этих отношений?

• участники делового общения – преимущественно юридические лица, действующие от имени руководителей и других должностных лиц организации, учреждения, предприятия;

• характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

• предметом делового общения является деятельность организаций – управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

• управленческие документы в основном ориентированы на конкретного получателя;

• большинство письменно оформляемых ситуаций однотипные, повторяющиеся.

Особый язык делового письма, сложившийся за последние 100-150 лет, определяют как официально-деловой. В этом стиле выработались особые языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают фиксацию управленческой информации наиболее эффективным образом.

Главное требование, предъявляемое к деловому письму, сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса /см. пример письма:отказ от участия в совещаниив связи с командировкой приглашаемого лица и просьбой – цитата–«...в связи с вышеизложенным прошу рассмотреть вопрос перенесения данного совещания – на какую дату ?– с участием ЗАО...»/.

В настоящее время при подготовке деловой документации следует придерживаться Государственного стандарта России «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» /ГОСТ Р 6.30-2003/, который разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела /ВНИИДАД/ Росархива взамен ГОСТ Р 6.30-97 .

Язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

Преимущества таких писем – в меньших затратах рабочего времени на их составление (в трафаретных письмах — лишь заполнение пробелов) и обработку.

Типовой текст строится на основе не только клишированных словосочетаний, но и предложений:

Например: В ответ на Вашу просьбу высылаем интересующую Вас информацию.

Настоящим подтверждаем свое участие в выставке (совещании).

Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.

Трафаретные тексты, естественно, не могут использоваться всегда: сегодня увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Однако контракты, письма-заявки и другие виды писем, необходимых для предприятия в большом количестве, чаще всего представляют собой все-таки трафаретные тексты. В связи с этим специалистам организации целесообразно подготовить шаблоны основных разновидностей деловых писем и в дальнейшем их использовать при написании конкретных писем.

Умение менять характер речи в зависимости от изменения содержания высказываний, условий и задач речевого общения не дается человеку от рождения — оно вырабатывается и переходит в прочный навык, если человек стремится добиться этого.

Поскольку «ясно осознанная и хорошо сформулированная цель — основа коммуникативного успеха», она подается в виде речевой формулы, где ключевым словом является глагол-действие: просим, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

• точность, ясность выражения мысли;

• лаконичность (от греч. lakonikos=немногословный) и краткость текста;

• нейтральный тон изложения.

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания письма автором текста и его адресатом. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы Она достигается путем правильного построения предложений, использования специальной отраслевой терминологии, устойчивых языковых формул и сочетаемости слов в каждом предложении.

Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в нейтральном официально-деловом стиле.

Информируем Вас...

Настоящим подтверждаем свое участие в выставке.

Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.