Оформление факса

На том же бланке НИИЧАВО оформите факс директору ЗАО "Глория"  г-ну Полонскому Александру Григорьевичу.  Номер телефакса ЗАО "Глория" (088)236-15-19.

В тексте факса речь  должна идти о том, что в полученной в НИИЧАВО 06.10.2002 партии ТВ N8 были обнаружены при приемке 2 (два) бракованных ТВ с поврежденной упаковкой. Для подтверждения этого факта был составлен акт приемки товара от 06.10.2002 N 234, копию которого прилагают к факсу. Далее в тексе факса должно выражаться сожаление о случившемся и просьба заменить бракованные ТВ   на качественные. Далее должна выражаться надежда на то, что дальнейшее сотрудничество НИИЧАВО с ЗАО "Глория" будет более успешным.

После текста оформите реквизит о наличии приложения  на 1 листе в 1 экземпляре (это акт, о котором речь шла в тексте).

Подписывает факс директор НИИЧАВО И.И. Хлебонасущенский.

4. Составьте и оформите различные виды писем, используя образцы из «Некоторые виды писем».

Список литературы:

1. Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. 2-е издание. Издательство: Омега-Л. 2008.

2. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо: требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. практическое пособие, 9-е изд., доп. и перераб. Издательство: Феникс. 2009, -249с.

3. Деловая переписка и образцы документов. И. К. Корнеев, А. В. Пшенко. Издательство: Проспект. 2009, -324с.

4. Деловое письмо. Учебно-справочное пособие. Издательство: Дашков и Ко, 2007, -196с.

5. Деловые письма и E-mail. Учебно-практическое пособие. Издательство: Проспект, ТК Велби. 2006, -88с.

6. Лукьянчук У.Р. Делопроизводство. Учебное пособие. Издательство: Юрайт-Издат. 2007, -208с.

7. Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. 2-е изд., доп. Издательство: Эксмо. 2009, -352с.

8. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. Издательство: Инфра-М. 2008.

9. Рогожин М.Ю. Экспресс-курс секретаря: С учетом новой квалификационной характеристики секретаря и национального стандарта по делопроизводству

10. Организационное поведение. Основы управления. Дж. М. Джордж, Г. Р. Джоунс. Издательство: Юнити-Дана. 2003, 464с.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 12.

Организация документооборота. Оперограмма документа.

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении или организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

Задание (приложение 7).

1. Изобразите оперограмму (маршрут движения) подготовки и прохождения приказа по вашему учебному заведению (другой организации по вашему усмотрению).

2. Подготовьте оперограмму подготовки письма руководителя вашего учебного заведения на имя министра среднего и профессионального образования соответствующего субъекта Российской Федерации.

Список литературы:

1. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. А. А. Белов, А. Н. Белов. Издательство: Эксмо. 2006.

2. Стенюков М. В. Документоведение и делопроизводство. Пособие для подготовки к экзаменам. Издательство: А-Приор. 2007, -176с.

3. Организация делопроизводства и персональный менеджмент. Применение компьютерного тренинга (+ CD-ROM). И. Н. Васильева, Л. А. Галкина, Д. Б. Григорович, И. Ю. Юртаев. Учебное пособие. Издательство: Вузовский учебник. 2009.

4. Настольная книга специалиста службы делопроизводства. А. Н. Белов, А. А. Белов. Издательство: Эксмо. 2009.

5. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для студентов средних профессиональных учебных заведений Изд. 7-е, испр./ 8-е,стереотип. Издательство: Академия. 2009, 176с.

6. Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив / ВНИИДАД. М., 2000. С. 8.

7. Вигера А.М., Дорофеева О.П., Губская Е.К. Секретарское дело. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2003.

8. Предприятие. Положения об отделах и службах, должностные инструкции. Казакова Ф.К., Волкова К.А. Справочное пособие. Издательство: Экономика. 2003, 557с.

9. Управление персоналом организации: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 1997.

10. Организация делопроизводства в образовательном учреждении: Системы документации; Организационные принципы и технологии ведения делопроизводства; Автоматизированная система документационного обеспечения: Практическое пособие (сост. Орлова Т.С., Тебякина А.И.). Серия Управление образованием . Издательство: Аркти. 2006, -88с.

11. Делопроизводство на малом предприятии. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Колесников В.М. Учебное пособие. Издательство: Омега-Л, 2007, -246с.

12. Пьер Морнель. Игры, в которые играют фирмы. Практическое пособие. Издательство: Добрая книга. 2005, -208с.

13. Управленческая психология. О. Д. Волкогонова, А. Т. Зуб. Профессиональное образование. Издательство: Форум, Инфра-М. 2007, -352с.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 13.

Электронный документооборот. Рефераты.

Согласно различным исследованиям, сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов не меньше 60% своего рабочего времени. При этом одна пятая рабочего времени уходит на поиск и ожидание документов, а одна десятая – на передачу документов между подразделениями. Системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников.

Системы электронного документооборота, или сокращенно СЭД позволяют вывести документационное обеспечение управления на предприятии на качественно иной уровень. Для руководителя это означает повышение конкурентоспособности предприятия за счет сокращения издержек, в том числе временных.

Задание.

Подготовить рефераты по следующим темам:

1. Федеральная целевая программе «Электронная Россия (2002-2010 гг.)»

2. Установление единых унифицированных правил и методов документационного обеспечения управления в государственных структурах независимо от их ведомственной подчиненности;

3. Осуществление мониторинга и контроля за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота;

4. Организация научно-методической работы в области документационного обеспечения и внедрение наиболее рациональных методов работы с документами в органах управления и государственных организациях;

5. Организация централизованной разработки типовых регламентов решения управленческих задач государственных организаций;

6. Осуществление контроля за обеспечением сохранности документов в органах государственного управления, формированием документальных фондов как информационных ресурсов организаций, установлением сроков хранения документов, а также за соблюдением законодательно установленных положений о доступе к документам органов управления и организаций;

7. Организация экспертизы программных и иных информационных средств, применяемых в органах государственной власти и государственных организациях для электронных документационных коммуникаций;

8. Осуществление профессиональной подготовки и повышение квалификации специалистов в области документационного обеспечения управления.

9. Плюсы и минусы электронного документооборота.

Обсудить на практическом занятии и сделать письменные выводы и обобщения в тетрадях.

Список литературы:

1. Информационное обеспечение управленческой деятельности. Учебное пособие. Е. Е. Степанова, Н. В. Хмелевская. Издательство: Форум, Инфра-М. 2004

2. Компьютерное делопроизводство. Учебный курс. Н. Макарова, Г. Николайчук, Ю. Титова. 2-е издание. 2006, -416с

3. Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. Учебное пособие. Бойко Э. В. Компьютеризация кадрового делопроизводства. Издательство: Управление персоналом. 2008.

4. Панасенко Ю.А. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. Издательство: РИОР. 2007.

5. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство)учебник, СПО .Издательство: Феникс. 2009, -413с.

6. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. Издательство: Инфра-М. 2008.

7. Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря-референта. Сучетом нового законодательства, 3-е изд., перераб. и доп. Издательство: Эксмо.2009, -336с.

8. Энговатова О. А. 500 советов секретарю. Издательство: Альфа-Пресс. 2006, -224с.

9. Стенюков М. В. Документоведение и делопроизводство. Пособие для подготовки к экзаменам. Издательство: А-Приор. 2007, -176с.

10. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации. Учебное пособие. А. В. Некраха, Г. А. Шевцова. Издательство: Академический проект. 2007, -с.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 14.

Регистрация документов. Регистрационные формы.

Регистрация документов согласно ГОСТ Р 51141-98 определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

Задание (приложение 8).

1. Начертить формы регистрационных журналов (журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации внутренних документов).

2. Проанализировать созданные в процессе обучения документы и зарегистрировать их в журналах).

3. Начертить форму регистрационной карточки (2 экз.).

4. Заполнить одну из них на входящее, а другую на исходящее письмо.

Список литературы:

1. Соколова О. В. Работа офис-менеджера от А до Я. Издательство: Форум, Инфра-М. 2008, -28с.

2. Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря-референта. С учетом нового законодательства, 3-е изд., перераб. и доп. Издательство: Эксмо.2009, -336с.

3. Новикова М.М. Документационное обеспечение управления: Учебный курс. Серия Стандарты делопроизводства. Издательство Ось-89.2006, -144с.

4. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство)учебник, СПО .Издательство: Феникс. 2009, -413с.

5. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации. Учебное пособие. А. В. Некраха, Г. А. Шевцова. Издательство: Академический проект. 2007, -с.

6. Энговатова О. А. 500 советов секретарю. Издательство: Альфа-Пресс. 2006, -224с.

7. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие, 10-е изд., перераб. и доп. Издательство: Управление персоналом. 2005.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 15.

Формирование дел. Номенклатура дел. Оформление дела.

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д.

Задание (приложение 9).

1. Оформить обложку дела.

2. Систематизировать, созданные в процессе обучения, документы по группам (организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные).

3. Сформировать дело в соответствии с требованиями нормативных документов.

Список литературы:

1. Рогожин М. Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия. Издательство: Питер, 2006, -160с.

2. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. А. А. Белов, А. Н. Белов. Издательство: Эксмо. 2006.

3. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере: Формуляры-образцы документов; Организация работы с документами; Система делопроизводства на предприятии; Организация архивного дела; Компьютерное обеспечение делопроизводства Изд. 7-е, перераб., доп. Издательство: ИД Герда. 2002,- 288с.

4. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления. Учебник. 3-е издание. Издательство: Академия. 2005.

5. Стенюков М. В. Документоведение и делопроизводство. Пособие для подготовки к экзаменам. Издательство: А-Приор. 2007, -176с.

6. Басаков М.И. Документы по персоналу организации. Категория: Делопроизводство. Нормативные акты. Издательство: МарТ, 2003, -240 с.

7. Организация делопроизводства и персональный менеджмент. Применение компьютерного тренинга (+ CD-ROM). И. Н. Васильева, Л. А. Галкина, Д. Б. Григорович, И. Ю. Юртаев. Учебное пособие. Издательство: Вузовский учебник. 2009.

8. Андреева В. И. Практика делопроизводства: организация и ведение. Учебно-практическое пособие. Учебно-практическое пособие. Издательство: КноРус. 2006

9. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации. Учебное пособие. А. В. Некраха, Г. А. Шевцова. Издательство: Академический проект. 2007, -с.

10. Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. 2-е издание. Издательство: Омега-Л. 2008.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 16.

Управление документацией. Рефераты.

Управление документацией отличается и от делопроизводства, и от документационного обеспечения управления. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного делопроизводства.

Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении — управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику. Термин “управление документацией” широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название “Национальный архив и управление документацией” (National Archives and Records Administration (NARA). Буквальный перевод немецкого термина “Schriftgutverwaltung” означает “управление письменными документами” (обычно данный термин переводят как делопроизводство, хотя это и не совсем верно). Английский термин “Records Management” также переводится как управление документами.

Задание.

Подготовить рефераты по следующим темам:

1. Элементы управления документацией.

2. Применения электронных документов в управленческой деятельности.

3. Автоматизация ДОУ и архивного дела сегодня.

4. Место документационного обеспечения в государственном управлении.

5. От автоматизации отдельных задач документооборота к построению единой инфраструктуры управления бизнес-процессами и административными регламентами.

6. Проблемы взаимоотношений служб ИТ и ДОУ: Текущее состояние и перспективы.

7. Информационно-документационная модель современной информационной системы.

8. Делопроизводство как инструмент антикоррупционной политики государства.

9. Федеральный закон о коммерческой тайне с позиции ДОУ.

10. Программные документы как внешняя форма принятия управленческих решений.

11. Электронная копия документа - основа создания "электронного фонда пользования" архива.

12. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях.

13. Нужен ли предприятию электронный документооборот?

14. Создание политики фирмы и ролей для управления документацией.

15. Применение методологии информационного менеджмента в документационном обеспечении управления.

16. Управление знаниями - перспективное направление менеджмента.

17. Как управлять документами в современной организации.

18. Управление документацией - важный аспект системы менеджмента качества

Обсудить на практическом занятии и сделать письменные выводы и обобщения в тетрадях.

Список литературы:

1. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. Издательство: Форум, Инфра-М. 2007.

2. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации. Учебное пособие. А. В. Некраха, Г. А. Шевцова. Издательство: Академический проект. 2007, -с.

3. Пьер Морнель. Игры, в которые играют фирмы. Практическое пособие. Издательство: Добрая книга. 2005, -208с.

4. Управленческая психология. О. Д. Волкогонова, А. Т. Зуб. Профессиональное образование. Издательство: Форум, Инфра-М. 2007, -352с.

5. Основы управленческой деятельности. Социальная психология, менеджмент. Учебник. В. Г. Шипунов, Е. Н. Кишкель. Издательство: Высшая школа 2004, -327с.

6. Столяренко Л. Д. Психология делового общения и управления. Учебник. Среднее профессиональное образование. Издательство: Феникс. 2006, -416с.

7. Бойко Э. В. Компьютеризация кадрового делопроизводства. Издательство: Управление персоналом. 2008.

8. Лапин А.Н.Стратегическое управление современной организацией. 2-е изд. 2006, -288 с.

9. Документирование управленческой деятельности. Конспект лекций. Л. Н. Коршунова, Н. А. Проданова. Издательство: Феникс. 2007, -192с.

http://www.directum.ru/425841.shtml

http://www.iriit.irk.ru/web-edu/~qmi/uprdok.html

http://www.directum.ru/307399.shtml

http://www.directum.ru/338816.shtml

http://www.directum.ru/339377.shtml

http://www.directum.ru/425782.shtml

http://www.directum.ru/425841.shtml

http://www.directum.ru/514280.shtml

http://www.iriit.irk.ru/web-edu/~qmi/uprdok.html