Taym-menedzhment_lektsii

Прием и переработка информации и коммуникации

Метод рационального чтения

SQ 3R

1. Перед чтением:

- просмотр содержания, оглавления, введения;

- выяснить наиболее интересные главы.

2. Во время чтения обращать внимание на все выделение и табличные материалы.

Прием и переработка информации и коммуникации

План телефонных переговоров

1.Представление (20-30 сек)

2.Введение собеседника в курс дела

(40 сек)

3.Обсуждение самой ситуации (1,5 мин)

4.Заключительное резюме (20 сек)

Прием и переработка информации и коммуникации

Документация

1.План переговоров

2.Документы необходимые для переговоров

3.Бумага для записи разговора, либо диктофон

Прием и переработка информации и коммуникации

Не следует делать:

-долго не поднимать трубку;

-не говорить: «Привет», «Да»;

-спрашивать: «Могу ли я чем помочь»;

-вести две беседы одновременно;

-оставлять телефон без присмотра;

-использовать для записи клочки бумаги;

-говорить: «все обедают»,

«перезвоните», «никого нет».

Прием и переработка информации и коммуникации

Нужно делать:

-поднять трубку до 4 звонка;

-сказать: «Здравствуйте», представиться, назвать отдел;

-спросить: «Чем могу помочь?»;

-сконцентрироваться на разговоре;

-предложить перезвонить, если вам нужно чтото выяснить;

-использовать специальные бланки для записи телефонных разговоров;

-записать номер звонящего и перезвонить;

-необходимо следить за своим лицом;

-если есть жалобы от звонящего, то нельзя говорить, что это не ваша ошибка, что вы этим не занимаетесь.

Прием и переработка информации и коммуникации

Если звонят вам

1.Приветствие

2.Компания

3.Должность, отдел

4.Записать: кто, номер телефона, время звонка, причину звонка, краткое содержание звонка (если просят передать информацию другому сотруднику)

5.Прощание

Прием и переработка информации и коммуникации

Если звоните вы

1.Приветствие

2.Узнаете: куда вы позвонили, если вам не представились; с кем говорите; могут ли передать информацию или когда вам перезвонить

Прием и переработка информации и коммуникации

Условия владения культурой телефонных переговоров

-набирать номер телефона только тогда, когда уверен в его верности;

-готовиться к телефонным переговорам, добиваясь максимальной краткости;

-если предстоит долгий разговор, узнать располагает ли собеседник достаточным временем. Если нет, то договориться на время перезвона;

-если попали не туда, то нужно извиниться;

-занимаясь важными делами, телефон выключать либо переводить на других сотрудников;

-во время продолжительного монолога подтверждать свое внимание краткими репликами;

-если телефон звонит во время беседы с посетителем, просить перезвонить позже;

-в деловых переговорах держать себя в руках.

Прием и переработка информации и коммуникации

Правила работы с документами

1.Стараться писать резолюции сразу, не накапливая бумаг

2.Не увлекаться размножением документов

3.Своевременно уничтожать архивы

4.Доверять секретарю в разборе почты

5.Совершенствовать документооборот

6.Стремиться к простой системе документооборота