Вопросы и задания для самопроверки

1. Убедитесь, что Вы умеете запускать приложения Windowsкнопкой Пуск.

2. Как можно запустить приложения Windowsиз Проводника?

3. Каково назначение приложения Блокнот?

4. Как запустить Блокнот?

5. Убедитесь, что Вы умеете набирать и редактировать текст в Блокноте.

6. Убедитесь, что Вы умеете сохранять отредактированный текст в файловой системе.

7. Каково назначение приложения WordPad?

8. Познакомьтесь с командами пункта меню Формат редактора WordPad.

9. Каково назначение приложения Paint?

10. Познакомьтесь с инструментами графического редактора Paintи научитесь ими пользоваться.

4. Офисное приложение Word

Текстовый редактор (или текстовый процессор) Wordпредназначен для создания, редактирования и форматирования документов, содержащих текст, иллюстрации, таблицы, диаграммы, графики и т.д.Wordможно запустить с помощью кнопкиПускили двойным щелчком на пиктограмме файла с расширением «doc» в Проводнике. Текст документаWord- это последовательность элементов. Под элементами подразумеваются не только символы (буквы, цифры, знаки препинания, служебные, неотображаемые знаки – все это элементы кодовой таблицы), но и такие части документа, как картинки, таблицы, внедренные объекты. Из последовательности элементов документа редакторWordраспознает следующие:

• Символ- элемент кодовой таблицы.

• Слово- последовательность букв и цифр, отделенная от остального текста символами-разделителями, такими как пробел, запятая, точка, скобка и др.

• Предложение- последовательность символов, заканчивающаяся точкой.

• Строка- последовательность элементов документа, размещающаяся на одной строке области редактирования.

• Абзац- часть документа, заканчивающаяся признаком конца абзаца. Признак конца абзаца (¶) – это символ, не отображаемый в печатном документе, однако он может отображаться на экране и порождается нажатием клавишиENTER(Ввод).

• Фрагмент- произвольная последовательность элементов документа, выделенная определенным образом (смотрите ниже выделение фрагментов).

• Раздел- независимо форматируемая часть документа. Задается пользователем установлением в нужном месте документа признака конца раздела.

К каждой из перечисленных частей документа применимы различные средства форматирования. Под форматированием подразумевается изменение внешнего вида и внутренней структуры части документа. Форматирование символа - изменение шрифта, размера, начертания символа, применение различных эффектов (^{верхний индекс},_{нижний индекс},зачеркнутыйи др.). Форматирование абзаца - изменение положения абзаца относительно других частей документа, изменение характеристик абзаца в целом.

Документы Wordсоздаются на основе готовых (имеющихся в комплекте редактора) или созданных пользователемшаблонов. Шаблон представляет собой файл, в котором хранится макет документа. Шаблон может содержать стили, макросы, элементы автотекста, параметры настройки редактора.Стиль- это совокупность параметров форматирования. Стиль полностью определяет формат абзаца или символа. Стиль включает в себя все атрибуты формата. Для символа это шрифт, начертание, размер, а для абзаца, кроме того, отступы, табуляторы и ряд других параметров. Каждый стиль имеет имя.

Использование шаблонов и стилей позволяет редактору «понимать» назначение отдельных компонент документа (заголовки различного уровня, рисунки, таблицы, обычный текст и др.), что предоставляет возможность пользователю проводить автоматическую нумерацию компонент и организацию динамических ссылок на эти компоненты. Особенно это важно при создании больших по объему документов.

Как и всякое приложение WindowsредакторWordпредставляется в средеWindowsокном приложения со всеми стандартными атрибутами - кнопками (системного меню, свернуть, распахнуть и т.д.), чувствительными элементами (заголовок, рамка, уголки). Внешний вид окна редактораWordпредставлен на Error: Reference source not found3. Набор инструментов содержит раскрывающиеся списки и кнопки. Инструменты дублируют основные командыWord, представленные в меню. Линейки и полосы прокрутки являются элементами окна редактирования. Слева от полосы горизонтальной прокрутки расположены кнопки вида отображения информации в окне редактирования. В нижней части окнаWordимеется статусная строка, в которой отображается номер страницы (по имеющейся в документе нумерации), раздела, номер страницы по порядку / количество страниц в документе, положение курсора относительно верхнего края листа, номер строки и номер колонки текущей страницы. В статусной строке отображены четыре индикатора, показывающие текущее состояние редактора (ЗАП - идет процесс записи макрокоманды, ИСПР - включен режим фиксации исправлений, ВДЛ - состояние выделения по нажатию клавишиF8, ЗАМ - включен режим замены, по умолчанию установлен режим вставки).

При работе в редакторе Wordв распоряжении пользователя имеется два курсора - курсор мыши (он меняет свой вид в зависимости от положения относительно элементов окнаWord) и текстовый курсор. Текстовый курсор представлен вертикальной мигающей чертой, может перемещаться по тексту с помощью клавиш управления курсором. Текстовый курсор может быть переустановлен в любое место текста одиночным щелчком мыши. Текстовый курсор показывает место, куда будут помещаться символы при наборе их на клавиатуре.

Создание нового текста начинается с выбора шаблона. По команде Файл/Создать(в панелиСоздание документапунктОбщие шаблоны) появляется диалоговое окноШаблонсо списком имеющихся в файловой системе шаблонов. На основе выбранного шаблона будет создаваться новый документ. Каждый шаблон предоставляет пользователю набор стилей оформления абзацев и объектов. С помощью командыФормат/Показать форматированиеможно познакомиться с имеющимися шаблонами, применяя их к образцам или непосредственно к создаваемому документу. С помощью командыФормат/Стили и форматированиеможно познакомиться со стилями абзацев, имеющихся в шаблонах.

Шаблоны, имена которых сопровождаются пометкой «мастер», снабжены макрокомандами, которые позволяют создать документ в диалоговом режиме (календари, факсы, письма и др.). Документ, созданный с помощью мастера, как и любой другой документ Word, может быть в дальнейшем отредактирован и переформатирован, если это необходимо.

Набор текста осуществляется, как и в любом другом редакторе, с помощью клавиатуры. При наборе текста происходит автоматическое форматирование набираемого абзаца в соответствии с текущим стилем используемого шаблона. Установка стиля набираемого абзаца может быть осуществлена как в начале, так и в процессе набора, выбором стиля из списка стилей (см. Error: Reference source not found.) или командой Формат/Стили и форматирование. Можно изменить стиль существующего абзаца документа, сделав этот абзац текущим (то есть, поместив в любое место абзаца текстовый курсор), и выбрав из списка стилей новое имя стиля.

При наборе текста полезно периодически сохранять информацию на магнитном носителе с помощью команды Файл/Сохранить.

Перечислим некоторые правила, которых надо придерживаться при наборе текста.

• В тексте на русском языке должны использоваться кавычки типа « » и “”.

• Точка не ставится в конце заголовков, строк таблиц, подписей под рисунками, общепринятых сокращений (см, кг, км и так далее).

• Точка ставится при сокращении слов не по общепринятым методам (эл. прибор, кв. м).

• Запятая ставится при отделении дробной части от целого при записи чисел.

• Перед знаками препинания не ставится пробел.

• Три точки (многоточие) реализуются кодом символа Alt+0133.

• При использовании кавычек и скобок знак препинания ставится один раз. Внутри, если фраза в скобках (кавычках) самостоятельная, и вне, если текст в скобках (кавычках) служит пояснением.

• Дефис (-) используется только в сложных словах типа мало-помалуи никогда не сопровождается пробелами. Тире ( – ) используется во всех остальных случаях и всегда отделяется пробелами с двух сторон.

• В тексте можно использовать «неразрывный» пробел (вводится сочетанием клавиш Shift+Ctrl+пробел). Например, неразрывным должен быть пробел, разделяющий триады в числах (10 000 000), перед единицами измерения, после знаков №,©,§, в таких именах как ПетрI.

• Пробелами не отделяются от предшествующего числа знаки %,°, показатели степени, подстрочные индексы и знаки математических операций.

• Скобки и кавычки не отделяются от внутреннего текста пробелами.

• В набранном тексте не должно использоваться большое число гарнитур (совокупностей шрифтов одного рисунка во всех начертаниях и размерах).

• Последняя строка страницы не должна заканчиваться переносом.

• Первая строка страницы не должна быть последней строкой абзаца, а последняя - первой.

• Иллюстрация в тексте должна размещаться таким образом, чтобы она располагалась как можно ближе к ссылке на нее.

Существует две формы редактирования текста, выполняемые с использованием клавиатуры и мыши. Корректировка или редактирование текста (то есть изменение его содержания) производится клавиатурой в режиме вставки или замены (в режиме замены включается индикатор в статусной строке). Переключение режимов осуществляется нажатием клавишиINSилиINSERT. Мышью осуществляется перекомпоновка фрагментов текста перемещением выделенных фрагментов.

В редакторе Wordсуществует богатый набор средстввыделения фрагментов. Наиболее часто применяются следующие:

• Нажатием клавиши F8 устанавливается режим ВДЛ (включается индикатор ВДЛ в статусной строке), при последующих нажатияхF8 последовательно происходит выделение текущего слова (слово, в котором расположен текстовый курсор), текущего предложения, текущего абзаца, текущего раздела, всего документа. Нажатие клавишиESCприводит к снятию режима ВДЛ, сохранив выделение.

• Двойной щелчок (DoubleClick) на слове - выделение слова.

• Тройной щелчок - выделение абзаца.

• Щелчок в области выделения (см. Рис.1.) - выделение строки.

• Двойной щелчок в области выделения - выделение абзаца.

• «Перетащить» текстовый курсор от начала выделяемого фрагмента к концу.

• Поместить текстовый курсор в начало выделяемого фрагмента, а затем щелкнуть мышкой при нажатой клавише Shiftпо концу выделяемого фрагмента.

Выделенный фрагмент может быть удален (нажатием кнопки Del), перемещен в другое место документа с помощью мыши. Его можно забрать или скопировать в буфер обмена, заменить другим фрагментом из буфера обмена или непосредственно вводом с клавиатуры. С выделенными фрагментами нужно работать с осторожностью. Снятие выделения можно осуществить щелчком мыши в любом месте документа.

Для работы с файловой системой в редакторе Wordиспользуется стандартный (для приложенийWindows) набор команд пункта менюФайл.Пользователю предоставляется возможность выбрать устройство, папку, маску имени или тип файла по расширению, осуществить ввод имени в окне ввода, если это необходимо.

Файл/Открыть- поиск файла в файловой системе и его загрузка в окно редактирования. Если файл не является документомWord, то пользователю предлагается указать тип файла (из списка совместимых типов) для последующей конвертации. Таким образом, можно редактировать документы, созданные в других редакторах.

Файл/Закрыть- закрывается текущее окно редактирования. Если документ, отображенный в этом окне, не был сохранен, то пользователю будет предоставлена возможность это сделать.

Файл/Сохранить- запись редактируемого в активном окне документа в файловую систему под тем же именем, под которым он открывался или ранее уже сохранялся. Если документ вновь создан и еще не сохранялся, пользователю предлагается указать устройство, директорию и имя файла, в котором он будет сохранен.

Файл/Сохранить как- документ можно сохранить под новым именем и в другом месте (не зависимо от того, был ли он загружен из файловой системы и сохранялся ли ранее).

Команда Файл/Параметры страницы, позволяет выбрать размер и ориентацию бумаги (книжная или альбомная), установить размер и положение области ввода текста и колонтитулов (поля и отступы). Недостаточный размер полей под колонтитулы может быть причиной отсутствия номеров страниц в распечатанном документе. Параметры страницы сохраняются в файле и устанавливаются всякий раз при открытии документа.

Файл/Предварительный просмотр, - средство просмотра вида печатаемого документа на экране. Эта команда позволяет избежать так называемых пробных печатей. Рекомендуется пользоваться этой командой всякий раз перед печатью. Иногда она полезна и в процессе форматирования документа. Пользователь может просмотреть сразу несколько страниц, может детально рассмотреть часть страницы. Управление просмотром осуществляется набором кнопок на панели инструментов, появляющейся во время просмотра.

Команда Файл/Печать- вызывается диалоговое окно печати. Прежде чем нажать кнопку «Ok» для выполнения печати, нужно указать что именно печатать (весь документ, или отдельные страницы, или выделенный фрагмент), проверить установку принтера (если их несколько) и его свойств (набор свойств зависит от принтера). Следует заметить, что нажатие кнопки печати на панели инструментов вызывает непосредственное выполнение печати с ранее установленными свойствами принтера и параметрами печати, установленными по умолчанию.

Документ (отчет, статья, книга…) по внешнему виду, несмотря на неограниченные творческие возможности автора, должен соответствовать традициям (правилам), принятым в издательском деле на базе многовекового опыта. Под форматированиемдокумента или его части подразумевается изменение его внешнего вида без изменения содержания (в отличие от редактирования). Использование стилей шаблонов позволяет минимизировать работу по форматированию. Однако не всегда имеющийся набор стилей удовлетворяет вкусам или потребностям пользователя. Тогда можно воспользоваться богатыми возможностями редактораWordдля форматирования документа. В этом разделе сформулируем лишь принципы форматирования, основанные на изменении стилей абзацев.

К текущему абзацу можно применить другой стиль, имеющийся в списке стилей. Это можно сделать либо щелкнув по имени стиля в списке стилей на панели инструментов, либо с помощью команды Формат/Стили и форматирования.

Изменение внешнего вида абзаца (или любого другого элемента документа) без изменения его стиля называется принудительным форматированием. Принудительного форматирования следует избегать для сохранения единообразия документа. Однако существуют ситуации, когда оно необходимо (например, выделение курсивом части абзаца, или смещение абзаца относительно других абзацев того же стиля). К текущему абзацу можно применять операции выравнивания (команда Формат/абзацили соответствующие кнопки панелиФорматирование). Для текущего абзаца можно установить отступы (слева, справа и «красную строку»), межстрочные интервалы и положение относительно других абзацев. Это можно сделать с помощью командыФормат/Абзацили с помощью бегунков на горизонтальной линейке.

Изменение шрифта, размера шрифта, начертания шрифта (команда Формат/Шрифтили соответствующие инструменты на панелиФорматирование) влияют лишь на формат вновь набираемого текста в позиции курсора. Чтобы изменить шрифт, размер шрифта, начертание шрифта во всем фрагменте необходимо его предварительно выделить.

Буфер обменаWindowsдоступен вWordи предоставляет пользователю большие возможности по компоновке документа. Под компоновкой подразумевается удаление фрагментов, копирование и перенос фрагментов в пределах документа, вставка фрагментов из других документовWord, вставка объектов, являющихся продуктами других приложенийWindows, совместимых сWord. Поскольку компоновка текста может вызывать существенные изменения документа, ее следует проводить с осторожностью. В случае возникновения ошибки пользователь имеет возможность отменить несколько своих последних действий командойПравка/Отменить, или нажатием соответствующей кнопки на панели инструментовСтандартная.

В редакторе Wordимеется стандартный набор команд использующих буфер обмена. Соответствующие инструменты находятся на панелиСтандартная.

По команде Правка/Вырезатьвыделенный фрагмент удаляется из документа и вставляется в буфер обмена. Следует помнить, что помещение в буфер обмена любой информации вызывает потерю хранящихся до этого данных в буфере обмена. В связи с этим, если Вам необходимо удалить выделенный фрагмент не потеряв данные, хранящиеся в буфере обмена, следует использовать другую команду -Правка/Удалить, которая удаляет выделенный фрагмент не изменяя содержимого буфера обмена.

Команда Правка/Копироватьпомещает в буфер обмена копию выделенного фрагмента. При этом выделенный фрагмент остается в документе. Выделенным фрагментом может быть не только фрагмент текста, но и любой фрагмент документа, содержащий объекты. Из буфера обмена копия фрагмента может быть помещено в любое другое место этого же документа, или другого документаWord, или документа другого приложенияWindows.

Командой Правка/Вставитьв активный документ в позицию тестового курсора вставляется фрагмент, находящийся в буфере обмена. При этом редактор «понимает», к какому приложениюWindowsотносится фрагмент, находящийся в буфере обмена. Если это фрагмент является фрагментом другого приложения, то для его редактирования средствами этого приложения достаточно вызвать это приложение двойным щелчком мыши в области этого фрагмента. Как правило, щелчок мыши за пределами фрагмента вызывает прерывание редактирования этого фрагмента средствами приложения и возврат вWord.

Кроме обычного текста документ Wordможет содержать различные элементы (примечания, поля, сноски, ссылки, управляющие символы и т.д.), а также внешние внедренные или связанные объекты (такие, как рисунок, созданный графическим редакторомPaint, электронная таблицаExcel, формула редактора формулEquation, заголовокWordArtи др.). Связанные или внедренные в документ объекты могут быть пронумерованы, а в тексте на них могут быть организованы ссылки. В редактореWordсуществуют средства нумерации объектов и средства обеспечения корректности ссылок на объекты. Если воспользоваться этими средствами, то при добавлении или удалении объектов нумерация автоматически корректируется, а ссылки легко адаптируются к новой нумерации.

Существует два способа вставки внешнего объекта в документ - это внедрение и связывание. При внедрении объекта в документ, объект сам становится частью документа, вся необходимая информация хранится в файле документа. При связывании объекта в файле документа хранится лишь информация о размещении внедряемого объекта в файловой системе. При отображении документа на экране и внедренный, и связанный объекты показаны так, как они будут выглядеть при печати. Если документ имеет связанные объекты, то при его копировании нужно обеспечить доступ к связанным объектам (соответствующие файлы связанных объектов должны находиться по указанным при связывании адресам). Использование внедрения вместо связывания делает документ более мобильным, но и более объемным. Связывание эффективно в том случае, когда необходимо поместить один и тот же объект в несколько документов. Например, логотип фирмы удобно хранить в известной директории как рисунок в каком-нибудь графическом формате и использовать посредством связывания во всех документах. Если, вдруг, возникнет необходимость поменять логотип, достаточно лишь изменить сам рисунок.

Вставить объект в текущую позицию текстового курсора можно с помощью команды Вставка/Объект. Если объект уже создан и хранится в файловой системе, следует воспользоваться закладкойСоздание из файла и указать в файловой системе нужный файл, в противном случае пользователю предлагается создать объект вновь. Из списка типов объекта следует выбрать нужный, тогда будет запущено приложениеWindows, с помощью которого создаются объекты данного типа. Завершить создание объекта можно щелчком мыши в области редактирования документа вне окна создания объекта.

Другой способ вставки объекта использует буфер обмена. Объект создается независимо в своем приложении и помещается в буфер обмена. Затем выбирается из буфера обмена при редактировании документа с помощью команды Правка/Вставить. С помощью командыПравка/Специальная вставка можно вставить объект, указав формат его отображения (правда, эта возможность требует соответствующих знаний об объекте). Если при создании объект был сохранен, то командаПравка/Специальная Вставкапредоставляет пользователю вместо внедрения объекта осуществить связывание (в диалоговом окне команды имеется соответствующий переключатель).

Однотипные объекты могут иметь нумерацию. Номер объекта состоит из постоянной части и непосредственно номера. Постоянная часть задает тип объекта (рисунок, таблица, формула и т.д.). Редактор автоматически присваивает объектам номера. Чтобы снабдить объект номером следует установить курсор в то место, куда предполагается поместить номер, затем воспользоваться командой Вставка/Ссылка/Название, выбрать (или задать с помощью кнопкиСоздать) постоянную часть и нажать кнопкуOk. Присвоенные номера автоматически корректируются в случае удаления или вставки соответствующих объектов.

Если в тексте необходимо сослаться на нумерованный объект, следует установить текстовый курсор в позицию, куда должна быть помещена ссылка, а затем воспользоваться командой Вставка/Ссылка/Перекрестная ссылка. В диалоговом окне выбрать тип ссылки и в спискеДля какого названияуказать название объекта. После нажатия кнопкиВставитьв позицию курсора помещается поле, содержащее это название. В дальнейшем в случае изменения нумерации этого типа объектов значение поля может быть откорректировано с помощью его выделения и нажатия клавишиF9.

Сноски - это пояснения, вынесенные за пределы основного текста. Бывают сноски обычные¹(пояснения в нижней части текущей страницы) и концевыеⁱ(пояснения в конце текста). В позицию курсора сноска вставляется командойВставка/Ссылка/Сноска. Появляющееся диалоговое окно предоставляет пользователю выбрать тип сноски и установить естественные параметры нумерации. В дальнейшем текст сноски можно отредактировать обычным образом.

По команде Вставка/Разрывв позицию курсора устанавливается признак конца страницы, либо признак конца колонки, либо признак конца раздела. Эта команда позволяет вмешаться в автоматическое разбиение текста на страницы (или колонки, когда используется многоколоночный набор текста), если это необходимо. Если отдельные части документа предполагается форматировать по-разному (например одну часть в одну колонку, а другую - в две), то такие части объявляются разделами. Конец раздела может быть установленна текущей странице(непосредственно после строки с текстовым курсором), или быть привязанным к признаку конца страницы (Со следующей страницы,С четной страницы,С нечетной страницы).

Нумерация страниц устанавливается командой Вставка/Номера страниц. Пользователь выбирает положение и формат номеров страниц. Снять нумерацию можно с помощью командыВид/Колонтитулы, удалив поле, содержащее номер текущей страницы.

Колонтитулы - дополнительная информация, сопровождающая документ на каждой странице, размещенная за пределами (сверху и/или снизу) основного текста. В колонтитул включается и номера страниц. По команде Вид/Колонтитулына экране отображается область колонтитула (верхнего или нижнего) как поле ввода (текстовый курсор находится в области колонтитула, а область ввода основного текста становится недоступной). Кроме того, пользователю предоставляется дополнительная панель инструментовКолонтитулы.

Текстовый процессор Wordимеет свой графический редактор, который позволяет создать и отредактировать так называемыерисованные объекты. Рисованные объекты состоят из отдельных элементарных фигур или элементарных объектов (прямые, дуги, круги, эллипсы, прямоугольники и т.п.). Существуют средства, позволяющие сгруппировать элементарные фигуры в единую композицию (зафиксировать их взаимное расположение), полученный рисованный объект как единое целое может быть перемещен в любое место документа, наложен на текст, спрятан под текст. Для редактирования рисованного объекта используют средство разгруппирования и после этого редактируют элементарные фигуры и изменяют композицию в целом. Обслуживание рисованных объектов осуществляется с помощью панелиРисование. Сделать доступной эту панель можно с помощью кнопкиРисованиепанели инструментов.

Таблицыв редактореWordиграют важную роль. Это не просто средство отображения табличных данных, но и средство размещения различных элементов документа относительно друг друга. Таблица представляет собой совокупность строк и столбцов. Ячейки таблицы могут содержать любые фрагменты документа и могут быть отформатированы независимо друг от друга и основного текста. Таблица создается в позиции курсора либо кнопкойДобавить таблицу, либо командойТаблица/Вставить/Таблица. При создании таблицы пользователем указывается количество строк и столбцов, однако, в дальнейшем конфигурация таблицы может быть изменена с помощью командТаблица/Вставить, Таблица/Удалить, Таблица/Разбить ячейки и Таблица/Объединить ячейки. Доступ к этим командам открывается в зависимости от состояния таблицы (положения текстового курсора, выделения элементов таблицы).

Текстовый курсор помещается в любую ячейку таблицы щелчком мыши.

Переход в следующую (предыдущую) ячейку осуществляется нажатием клавиши Tab(комбинацииShift+Tab) на клавиатуре.

В каждой ячейке имеется своя область выделения (левее области ввода). Щелчок мыши в области выделения - выделение содержимого всей ячейки.

Таблица/Автоформат– мастер, который форматирует всю таблицу целиком по образцу. Образцы можно предварительно просмотреть.

Имеется возможность по команде Таблица/Сортировкаупорядочить строки, по убыванию или возрастанию данных в указанном (ключевом) столбце.

Если табличные данные набраны в виде обычного текста (например, по колонкам с использованием табуляции), то можно после выделения фрагмента с этим текстом с помощью команды Таблица/Преобразовать/В таблицупоместить эти данные в таблицу. При разбиении на колонки будет использоваться указанный пользователем символ в качестве разделителя.

Важнейшей особенностью электронного набора текстов является возможность проверки орфографии. Как и многие другие текстовые редакторы, Wordобладает такой возможностью. Проверка может осуществляться автоматически в процессе набора текста. Принцип проверки простой - в памяти ЭВМ хранится словарь существующих слов данного языка (записанных во всевозможных вариантах, с учетом падежей, склонений, форм и т.д.). Если в словаре нет слова, введенного пользователем, вырабатывается предупреждение (например, слово подчеркивается). Если на слове, помеченном как ошибочное, щелкнуть правой кнопкой мыши, то редактор предложит различные варианты исправления ошибки. Разумеется, такая проверка не может обеспечить согласование слов в предложении, однако, опечатки чаще всего удается заметить и исправить.

С помощью команды Сервис/правописаниеможно получить некоторые рекомендации редактора по построению предложений, расстановке знаков препинания и другим общим вопросам, касающимся предложения в целом.

Для правильной работы процедур проверки необходимо, чтобы редактор использовал словарь того языка, на котором написан текст. Такое указание можно сделать с помощью команды Сервис/Язык.

По команде Сервис/Язык/Расстановка переносовпользователь может разрешить или запретить автоматический перенос слов по известным правилам переноса. Следует заметить, что алгоритм автоматического переноса слов очень тщательно отработан, поэтому практически не возникает ситуаций неправильного переноса. Однако, пользователь может вмешаться в действия редактора и навязать свой способ переноса данного слова (разумеется, не нарушая правил переноса) с помощью кнопкиПринудительнодиалогового окна командыСервис/Язык/Расстановка переносов.

При создании текста часто возникает необходимость помещать одни и те же фрагменты в различные части текста. Причем, таким фрагментом может являться слово, предложение, фраза, картинка, таблица, текст с картинкой и тому подобное. Чтобы упростить процесс вставки таких фрагментов можно воспользоваться автотекстом или автозаменой (команда Вставка/Автотекст/Автотекст). Для создания элемента автотекста или автозамены следует создать фрагмент, который необходимо помещать в документ, выделить его, активизировать командуАвтотекстилиАвтозамена, соответственно, в строке ввода появившегося диалогового окна набрать некоторое слово, которое будет идентифицировать создаваемый элемент автотекста или автозамены и нажать кнопкуДобавить.С этого момента пользователь может поместить фрагмент автотекста или автозамены в документ, набрав идентифицирующее слово. В отличие от автозамены, для помещения элемента автотекста в документ после набора идентифицирующего слова необходимо еще нажать кнопкуF3.

Редактор Wordпредоставляет пользователю возможность создавать свои собственные команды. Предположим, что в создаваемом документе часто используется индексный шрифт (подстрочник). Чтобы ускорить процесс набора такого текста можно создать две макрокоманды, одна из которых будет переключать шрифт в подстрочник, другая - восстанавливать обычный шрифт. Макрокоманды можно связывать с комбинациями клавиш, с кнопками на панели инструментов или же пунктами меню. Для создания макрокоманды нужно воспользоваться командойСервис/Макрос/Начать запись.Далее следует ввести имя макроса и указать процессору, каким образом макрос будет вызываться (в диалоговом окне имеются три кнопки для назначения макросаПанели,МенюилиКлавишам). С момента закрытия диалогового окна начинается запись макрокоманды. При этом на экране появляется панель с двумя кнопками, с помощью которых можно приостановить или завершить запись макрокоманды. В режиме записи макрокоманды необходимо осуществлять те действия, которые создаваемая макрокоманда должна выполнять. Созданный макрос хранится в шаблоне данного документа.

В зависимости от выполняемой работы документ может быть отображен на экране по-разному. При наборе текста удобнее всего использовать обычный режим отображения (команда Вид/Обычный). При форматировании документа удобно использовать режим разметки страницы (командаВид/Разметка страницы), когда на экране документ виден так, как будто бы он отпечатан на бумаге. Для удобства пользователей слева от полосы горизонтальной прокрутки имеются три кнопки, с помощью которых легко переключиться из одного режима отображения в другой.

Команда Вид/Линейкаявляется выключателем отображения горизонтальной и вертикальной линейки на экране. Убрав линейку, пользователь получит больше пространства для области редактирования на экране.

Wordимеет гибкую систему настройки пользовательского интерфейса. В первую очередь имеется возможность включить или выключить отображение панелей инструментов в целом. По командеВид/Панели инструментовпользователю предоставляется возможность из списка панелей инструментов выбрать те, кнопки которых должны быть отображены на экране. Чтобы изменить состав инструментов в панели можно по командеВид/Панели инструментовнажать кнопкуНастройкаи в диалоговом окне выбрать закладкуКоманды. Установка инструментов на панели осуществляется перетаскиванием мышью соответствующей кнопки в панель инструментов. Удаление кнопки из панели инструментов осуществляется перетаскиванием кнопки из панели инструментов в любое место области редактирования.