Тема 10. Учет библиотечного фонда

Учет – комплекс операций, которые обеспечивают фиксацию сведений об объеме, составе и движении фонда (Інструкцыя аб уліку і захаванасці бібліятэчных фондаў у РБ”).

По СТБ ГОСТ 7.76-2004 Учет - – комплекс операций, обеспечивающих получение точных данных об объеме, составе, движении фонда, его стоимости и являющихся основой финансовой отчетности о фонде и составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности.

Учет раскрывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов его пополнения, темпы обновления, местонахождение каждого документа, Он позволяет сравнивать работу библиотеки по формированию фонда в отдельные периоды ее деятельности, а также сопоставлять фонды однотипных библиотек.

Функции учета состоят в том, чтобы фиксировать наличие и местонахождение документов в фонде.

Сущность учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества, чтобы

• знать величину, состав и структуру БФ;

• осуществлять контроль за его сохранностью;

• отражать данные о БФ в библиотечной и государственной статистике;

• идентифицировать регистрационную запись с оригиналом и данными о нем при проверках фонда или расчетах с пользователем при невозврате взятых в библиотеке документов.

Требования к учету:

1. Обязательность его ведения всеми библиотеками;

2. Непрерывность – не должно быть пропусков в учете с самого начала комплектования;

3. Полнота – учет должен предоставлять достаточно информации о каждой единице учета, о выделенной по к.-л. признаку группе единиц учета, о фонде в целом;

4. Точность и тщательность обеспечивается документированием поступления и выбытия каждой единицы БФ;

5. Оперативность – ускоряет предоставление документа пользователю, позволяет быстро информировать о всех изменениях в фонде и вносить коррективы в его формивание и использование;

6. Унификация и стабильность учетных единиц, их соответствие единицам использования фонда.

Это позволяет сопоставлять фонды различных библиотек между собой. Учетная единица должна облегчать размещение и обеспечение сохранности БФ, его проверку. Унификация способов, форм и единиц учета обеспечивается применением государственных стандартов и соблюдением соответствующих инструктивно-методических указаний, выполнением требований государственной статистики и бухгалтерского учета.

Инструкция по учету и сохранности БФ в РБ (приказ 300 от 28.08.98 с дополнениями пост.14 от 2.10.2001) предъявляет следующие требования к учету:

• Точность сведений о фонде;

• Обязательная фиксация в соответствующих учетных формах каждого поступления и исключения из БФ;

• Надежность приемов и форм учета в условиях автоматизированного и ручного режимов работы;

• Соответсвие номенклатуры показателей первичного учета БФ по объему и составу аналогичным показателям государственной статистики.

Учет БФ включает регистрацию, маркировку, инвентаризацию, оценку стоимости документов, включаемых в фонд, исключение и подведение результатов движения фонда, его прооверку.

Учету подлежат все виды документов в соответсвии с СТБ 7.20-2000. “Бібліятэчная статыстыка.Асноўныя палажэнні”, ГОСТ 13.0.002-84. “Репрография Термины и определения”, ГОСТ 4.50-90. “Консервация документов. Общие требования”, стандартом ИСО 2789-1991 “Информация и документация. Международная библиотечная статистика”.

Единицы учета – название и экземпляр. Учет в названиях применяется для новых поступлений.

Существует также метрическая единица (рекомендована ЮНЕСКО в 1969 г.) – она показывает величину БФ в погонных метрах, что незаменимо при расчете вместимости хранилищ. По рекомендации ИСО (1974г.) учитывают также площадь, занимаемую документами на полках, а при инженерных расчетах прочности перекрытий в хранилищах учетной единицей служит вес документов.

Виды учета

• интегрированный (суммарный) дает представление о структуре, величине, обновлении фонда в целом или его частей.

• дифференцированный (индивидуальный) дает представление о каждой учетной единице, ее наличии в фонде или списании.

Каждый поступающий или выбывающий документ подвергается и суммарному и индивидуальному учету.

Интегрированный (суммарный) учет – это регистрация в учетной форме партий всех видов документов с целью получения точных сведений о фонде бибилотеки: объеме, составе, всех изменениях, происходящих в фонде.

Форма интегрированного учета – Книга суммарного учета. КСУ состоит из 3 частей: 1 – Поступление в фонд; 2 – Выбытие из фонда; 3 – Итоги двидения фонда. Нумерация записей в части 1 КСУ ведется ежегодно начиная с №1, в части 2 продолжается сквозная нумерация.

Партию поступающих или выбывающих документов подвергают сначала интегрированному, затем дифференцированному учету.

Дифференцированный (индивидуальный) учет- регистрация в учетной форме каждого экземпляра документа, поступившего или выбывшего.

Виды индивидуального учета:

• инвентарный;

• безынвентарный;

• актовый;

• регистрационный.

Формы индивидуального учета: инвентарная книга, регистрационная картотека, нумерационный каталог (картотека).

При индивидуальном учете каждый документ получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируется в инвентарной книге или другой тождественной ей учетной форме и на документе.

Формы индивидуального учета имеют силу юридического доказательства наличия или отсутствия документа в фонде: по ним проводят проверку фонда, библиотекари несут финансовую и иную правовую ответственность за фонд.

Наиболее распространен инвентарный учет в инвентарной книге, который может выполняться в ручном или электронном виде.

Инвентарные книги ведутся отдельно на каждый вид документа!

Существует также актовая система индивидуального учета, позволяющая инвентаризировать сразу несколько партий. Актовый номер, который получает документ, состоит из 3-х элементов: год записи, номер акта, порядковый номер записи книги в акте (напр., 2000-16/48). По окончании года акты переплетаются и хранятся как инвентарные книги.

Многоэкземплярные документы (напр., учебники, НТД) подвергают безынвентарному учету.

На каждое название учебника заполняется учетная карточка, содержащая библиографические сведения о документе, а также цену, номера партий, количество поступивших или выбывших экземпляров. Номер учетной карточки фиксируется в регистрационной книге.

НТД учитываются в нумерационном каталоге (картотеке), где на обороте карточки отмечается экземплярность.

Периодические издания подвергаются регистрационному учету в регистрационных картотеках, где на каждое название заводится отдельная карточка. Это также разновидность дифференцированного учета. В конце года составляется акт о поступлении периодических изданий, на основании которого вносятся сведения в КСУ.

Учет в автоматизированном режиме предполагает использование штрихового кодирования документа (ШКД). Технология ШК включает: создание штрихового кода, нанесение его на этикетку, считывание штрихового кода специальной аппаратурой.

Штрих-код – закодированная определенным образом последовательность из цифр и (или) букв. Штрих-код создается с помощью специальных программ. Создается уникальная последовательность, которая является своеобразным паспортом документа. Штрих-код, как правило, отображается в виде светлого прямоугольника, внутри которого расположены темные штрихи.

Нанесение штрих-кода может быть произведено и в типографии и в библиотеке с помощью термо- и термотрансферных принтеров. На этикетке может быть не только штрих-код, но и другая информация (название библиотеки, отдела). Считывается штрих-код сканером.

В соответствии с “Інструкцыяй аб уліку …” на баланс принимаются все единицы БФ, за исключением документов, приобретаемых для международного и внутрисистемного книгообмена, программ для изучения различных дисциплин, методических материалов, разработанных кафедрами ВУЗов, плакатов, буклетов, детских книжек-раскрасок и альбомов для вырезания, календарей на текущий год. Эти правила, в первую очередь, относятся к библиотекам системы Министерства культуры РБ, другие министерства могут самостоятельно устанавливать для своих библиотек перечень не подлежащих балансовому учету документов.