1. Проектирование структуры таблиц

База данных Сотрудники состоит из двух таблиц, включающих информацию об отделах, в которых работают сотрудники, и о самих сотрудниках.

Таблица Отдел имеет два поля:

• номер отдела (ключевое поле),

• фамилия начальника.

Таблица Сотрудник имеет шесть полей:

• номер пропуска (ключевое поле),

• фамилия, имя, отчество сотрудника,

• адрес,

• должность,

• зарплата,

• номер отдела.

1. Создала базу данных «Сотрудники»

Для создания базы данных «Сотрудники» запустила на выполнение СУБД Microsoft Access.

В появившемся окне программы в области задач Создание файла выбрала в группе Создание ссылку Новая база данных. В появившемся диалоговом окне Файл новой базы данных указала ее расположение, ввела имя базы данных Сотрудники.

Создала таблицы базы данных в режиме Конструктора.

Для этого выбрала в разделе Объекты объект Таблицы. Далее выбрала режим Создание таблицы в режиме конструктора и щелкнула кнопку Конструктор на панели инструментов окна базы данных. Задача структуру таблицы Отдел базы данных «Сотрудники». Для этого в первой строке окна конструктора таблицы в столбце Имя поля набрала Номер отдела.

Задала ключевое поле.

Для сохранения таблицы щелкнула кнопку Сохранить на панели инструментов окна СУБД Microsoft Access. Появится окно Сохранение, в котором набрала имя таблицы Отдел и щелкнула кнопку ОК.

Аналогичным образом задала структуру таблицы Сотрудник базы данных «Сотрудники».

2. Создание связей между таблицами

Для создания связей в базе данных щелкнула кнопку Схема данных на панели инструментов окна СУБД Microsoft Access.

Появилось окно Схема данных и окно Добавление таблицы. Дважды щелкнула в нем таблицу Отдел. В окне Схема данных появилась эта таблица в условном виде.

Аналогичным образом добавила таблицу Сотрудник и закроем окно Добавление таблицы.

Поставила указатель мыши на имя поля Номер отдела в таблице Отдел и, не отпуская кнопку мыши, перетащила его на поле Номер отдела в таблице Сотрудник. Появится диалоговое окно Изменение связей.

Установила флажок Обеспечение целостности данных.

Установила флажок каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера отдела в таблице Отдел автоматически изменится соответствующий номер в таблице Сотрудник.

Установила флажок каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером отдела в таблице Отдел будут удалены все записи из таблицы Сотрудник, в которых имелись соответствующие номера отделов, далее Создать. Появилась связь «один-ко-многим».

3. Заполнила таблиц данными.

4. Создала запрос на выборку

Запрос на выборку данных служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Запрос лучше создавать в режиме Конструктора.

Запрос 1: Выбрала из базы данных Сотрудники фамилию, должность, зарплату сотрудников, работающих в отделе номер 120.

Выбрала в окне базы данных объект Запросы, а затем дважды щелкнула на значке Создание запроса в режиме Конструктора в правой части окна. Открыла бланк запроса. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

В окне Добавление таблицы дважды щелкнула таблицу Сотрудник, а затем щелкнула кнопку Закрыть.

В строку Поле в бланке запроса добавила поля ФИО, Должность, Зарплата, Номер отдела. Добавление производится двойным щелчком на именах полей, в списке полей таблицы Сотрудник, расположенном в верхней части бланка запроса.

В строке Условие отбора бланка запроса для поля Номер отдела задала условие отбора (набрала на клавиатуре значение 120).

В строке Вывод на экран бланка запроса для поля Номер отдела убрала флажок, щелкнув на нем.

Щелкнула кнопку Запуск на панели инструментов Microsoft Access для представления результата выполнения запроса.

Закрыла окно запроса.

5. Создала запрос на основе данных двух таблиц

Запрос 2: Выбрала из базы данных Сотрудники номер пропуска, фамилию, должность сотрудников работающих в отделе, руководимом начальником отдела с фамилией Морозов. Результаты запроса упорядочила по полю ФИО в алфавитном порядке (по возрастанию).

Выбрала в окне базы данных объект Запросы, а затем дважды щелкнула на значке Создание запроса в режиме Конструктора в правой части окна.

В окне Добавление таблицы добавила таблицы, на основе которых будет строиться запрос. Это таблицы Отдел и Сотрудник. Закрыла окно.

Добавила в бланк запроса поля Номер пропуска ,ФИО, Должность из таблицы Сотрудник и поле Фамилия начальника из таблицы Отдел.

Щелкнула в поле ФИО в строке Сортировка и из раскрывающегося списка выбрала метод сортировки по возрастанию.

Сохранила запрос под именем Морозов.

6. Создала запрос на выборку с параметром

Запрос с параметром позволяет пользователю вводить критерий отбора данных при запуске запроса.

Запрос 3: Выбрала из базы данных Сотрудники номер пропуска, фамилию, должность сотрудников, работающих под руководством заведующего, фамилию которого будет задаваться при запуске запроса.

Заполнение бланка запроса выполняется также как и при создании предыдущего запроса, кроме строки Условие отбора для поля Фамилия начальника. В этой ячейке бланка в квадратных скобках набрала текст, приглашающий ввести фамилию начальника отдела.

Сохранила запрос под именем Начальник отдела.

7. Создала запрос с расчетом итоговых значений

Запрос 4: Выбрала из базы данных Сотрудники информацию о средней заработной плате по должностям в каждом отделе.

Выбрала в окне базы данных объект Запросы, а затем дважды щелкнула на значке Создание запроса в режиме Конструктора в правой части окна.

В окне Добавление таблицы добавила таблицу, на основе которой будет строиться запрос. Это таблица Сотрудник.

Добавила в бланк запроса поля Номер отдела, Должность и Зарплата.

Щелкнула кнопку Групповые операции на панели инструментов Microsoft Access. В нижней части бланка запроса появится строка Групповые операции и все поля, отобранные для запроса, получат в этой строке значение Группировка.

Для полей Номер отдела и Должность в строке Групповые операции оставила значение Группировка.

Для поля Зарплата щелкнула в строке Групповые операции и из раскрывающегося списка выберем функцию Avg.

Закрыла бланк запроса и сохранила его под именем Средняя зарплата по отделам.