Кадровик

"Кадровик.ру", 2011, N N 6, 7

ЗАПОЛНЯЕМ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ БЕЗ ОШИБОК:

ВНЕСЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

Наиболее серьезные ошибки допускаются практиками при заполнении раздела "Сведения о работе" трудовой книжки. Очевидно, это свидетельствует о том, что данный вопрос недостаточно подробно рассмотрен в действующей Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

Внесение в трудовую книжку записи о приеме

на основное место работы

При внесении в трудовую книжку записи о приеме на работу прежде всего надо учесть, заполняется ли трудовая книжка впервые или ее заполнение продолжается после поступления владельца книжки на новое место работы.

Если раздел трудовой книжки "Сведения о работе" заполняется впервые, необходимо обратить внимание на следующие замечания:

1. Если до поступления на работу впервые работник проходил военную службу в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе", а также службу в органах внутренних дел, в Государственной противопожарной службе Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах, то при первичном заполнении раздела "Сведения о работе" трудовой книжки сначала вносятся сведения о службе (пример 1), а затем - о приеме на работу (пп. "а" п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" с последующими изменениями, утв. Постановлениями Правительства РФ от 06.02.2004 N 51, от 01.03.2008 N 132 и от 19.05.2008 N 373, далее - Правила).

Пример 1

Первичное внесение в трудовую книжку записи о приеме

на работу работника, прошедшего военную службу

Сведения о работе

ТК N 1234567

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
1	02	02	2010	Служба в Вооруженных	Военный билет
				Силах Российской	МК N 8302718
				Федерации с 20.11.2007
				по 21.11.2009
				Общество с ограниченной
				ответственностью
				"Планета"
				(ООО "Планета")
2	02	02	2010	Принят в цех N 5	Приказ от
				фрезеровщиком 3 разряда	01.02.2010 N 17-к

2. Не следует вносить в трудовую книжку часто встречающуюся в практике, но не предусмотренную ни Правилами, ни Инструкцией запись "Стажа до поступления на работу не имел" (пример 2).

Пример 2

Неправильное первичное внесение в трудовую книжку

записи о приеме на работу

Сведения о работе

ТК N 1234567

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Стажа до поступления на
				работу не имел
				ООО "Планета"
01	30	07	2009	Принята бухгалтером в	Приказ N 83-к от
				бухгалтерию	29.07.2009

Запись о приеме на работу вносится с соблюдением следующих правил (примеры 3 и 4).

Пример 3

Правильное первичное внесение в трудовую книжку

записи о приеме на работу

Сведения о работе

ТК N 1234567

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной
				ответственностью
				"Планета"
				(ООО "Планета")
01	30	07	2009	Принята в бухгалтерию	Приказ от
				на должность бухгалтера	29.07.2009 N 83-к

Пример 4

Первичное внесение в трудовую книжку записи о приеме

работника на работу к индивидуальному предпринимателю

Сведения о работе

ТК N 1234567

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Индивидуальный
				предприниматель
				Макарова Вера Ивановна
				(ИП Макарова В.И.)
1	26	01	2010	Принята на должность	Приказ от
				бухгалтера	25.01.2010 N 1-к

1. Отдельной строкой в виде заголовка в графе 3 раздела "Сведения о работе" должен быть назван работодатель, с которым работник заключил трудовой договор.

Если работодатель - юридическое лицо, то указывается наименование организации (предприятия). Требования к реквизиту документов "Наименование организации" содержатся в п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". При внесении данного реквизита в трудовую книжку целесообразно руководствоваться следующими требованиями:

- наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах;

- наименование организации должно быть указано полностью;

- при наличии в учредительных документах организации сокращенного наименования оно приводится в скобках ниже полного наименования или за ним.

Если работодатель является физическим лицом - индивидуальным предпринимателем, то указываются его фамилия, имя и отчество.

2. Под заголовком - наименованием работодателя (без пропуска строки) в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (без добавления 0 для номеров записей с 1 по 9).

3. В графе 2 указывается дата приема на работу - это дата первого дня работы, а не внесения записи о работе в трудовую книжку. Следует заметить, что многих начинающих кадровиков смущает несоответствие даты первичного оформления на титульном листе трудовой книжки (проставляется не позднее недельного срока со дня приема на работу) и в содержательной части, где необходимо указать дату начала работы, чтобы в дальнейшем использовать ее, а также дату увольнения для подсчета трудового стажа. Вполне естественно, что эти даты иногда не совпадают: дата на титульном листе может быть более поздней по сравнению с датой в содержательной части.

4. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

У практиков часто возникают вопросы:

- Должны ли наименования должностей работников соответствовать тем, что включены в Общероссийский классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих?

- Можно ли зафиксировать в трудовой книжке наименование должности, введенное самой организацией (нередко являющееся русскоязычной калькой зарубежных аналогов - супервайзер, офис-менеджер, мерчандайзер и т.п.)?

Ответы на эти вопросы содержатся в ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации: должность указывается в соответствии со штатным расписанием, содержание которого, в свою очередь, разрабатывается по усмотрению самой организации. И только в случаях, когда в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать тем, что указаны в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения (п. 3.1 Инструкции).

В п. 10 Правил содержится требование о точном соответствии вносимых в трудовую книжку записей тексту приказа (распоряжения) по личному составу. Это требование нередко толкуется практиками не совсем верно: в трудовую книжку переписывается весь текст приказа (распоряжения) дословно - за исключением сведений об оплате труда. В результате в книжке содержится следующая информация: о сроке заключенного трудового договора; об установлении работнику испытания при приеме на работу (иногда и с указанием срока испытания); о причине отсутствия работника, для замещения которого временно принят на работу владелец данной трудовой книжки (отпуск по беременности и родам, болезнь, длительная командировка); о продолжительности работы (неполный рабочий день, неполная рабочая неделя); о характере работы (подвижной, разъездной, в пути) и т.п. Следует подчеркнуть, что внесение подобных данных в запись о приеме на работу не предусмотрено п. 3.1 Инструкции.

Причина этой ошибки, очевидно, заключается в том, что не все работники, отвечающие за ведение трудовых книжек, правильно понимают, что именно в трудовой книжке должно точно соответствовать приказу (распоряжению). Для устранения этой ошибки надо уяснить, что в соответствии с п. 3.1 Инструкции запись о приеме на работу фактически является краткой выпиской из приказа (распоряжения), в которой надо указать, в какое структурное подразделение и на какую должность (по какой специальности, профессии) принят работник к данному работодателю. Именно эта информация должна точно соответствовать приказу. Другие сведения из приказа (распоряжения) по личному составу не переносятся в трудовую книжку работника.

5. В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которым сотрудник принят на работу.

6. Записи о выполняемой работе вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 10 Правил).

Довольно распространенной ошибкой, особенно у индивидуальных предпринимателей, которые стали вести трудовые книжки работников только с 06.10.2006, является удостоверение записи о приеме на работу подписью и печатью. Это прямое нарушение п. 3.1 Инструкции, т.к. реквизиты, удостоверяющие записи, внесенные в трудовую книжку (подписи и оттиск печати), проставляются только при увольнении работника.

Внесение в трудовую книжку записи о приеме на работу

руководителя организации

Особенности трудовой функции руководителя организации позволяют говорить о наличии у него особого правового статуса, требующего специального правового регулирования. Порядок заключения, изменения и прекращения трудового договора с руководителем организации существенно отличается от порядка, установленного действующим законодательством для других работников организации. С особенностями регулирования труда руководителя организации связана специфика документирования процедур оформления приема руководителя на работу, внесения изменений в заключенный с руководителем трудовой договор, прекращения трудового договора и т.д.

Согласно ч. 2 ст. 275 ТК РФ при оформлении приема на работу руководителя организации иными правовыми актами или учредительными документами организации могут быть установлены процедуры, предшествующие заключению с ним трудового договора (проведение конкурса, избрание или назначение на должность и др.). Например, в соответствии со ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, председатель и др.) избирается общим собранием участников общества на срок, определенный уставом общества. Руководитель акционерного общества, согласно Федеральному закону от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", избирается на общем собрании акционеров или назначается советом директоров (наблюдательным советом), если уставом общества решение этого вопроса отнесено к компетенции данного органа. Решение общего собрания участников общества об избрании на должность руководителя организации оформляется протоколом.

В первый рабочий день после избрания на должность генеральный директор общества издает приказ о вступлении в должность. Данный приказ является приказом по основной деятельности, а не по личному составу, т.е. регистрируется и подшивается в дело не в кадровой службе, а в службе документационного обеспечения управления организации - в канцелярии, секретариате и т.п.

Представляется, что приказ о приеме на работу руководителя организации по унифицированной форме N Т-1 не может быть издан по следующим соображениям. Руководитель организации имеет особый правовой статус, т.к., осуществляя руководство организацией, в том числе выполняя функции ее единоличного исполнительного органа (ч. 1 ст. 273 ТК РФ), одновременно является наемным работником этой организации. Кроме того, основаниями возникновения трудовых отношений с руководителями организаций выступают сложные юридические составы, включающие в себя как сам трудовой договор, так и предшествующие ему юридические факты (избрание на должность, избрание по конкурсу, назначение на должность).

В то же время, несмотря на указанные выше особенности правового положения руководителя, в трудовом законодательстве не предусмотрено специальных норм, связанных с документированием трудовых отношений с ним. Следовательно, в этом случае должны применяться общие нормы по вопросам оформления приема на работу и прекращения трудового договора. Об этом свидетельствуют и отсутствие специальных, "привязанных" к должности руководителя организации, унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты и необходимость соблюдения соответствующих требований налогового законодательства во избежание проблем с налоговыми органами.

Почему же тогда и у кадровиков-практиков, и у специалистов-теоретиков в области трудового права возникают споры о порядке оформления отношений с руководителем организации, особенно когда речь заходит об издании соответствующих приказов по личному составу (о приеме на работу и увольнении)? Почему оформление трудовых отношений с руководителем ведется по-разному в разных организациях и неодинаково трактуется в периодических изданиях и других публикациях?

Чтобы ответить на эти вопросы, рассмотрим, прежде всего, юридическую природу такого документа, как приказ по личному составу. Все приказы, касающиеся личного состава работников организации (кадровые приказы), являются разновидностью распорядительных документов, входящих в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

В теории документоведения любой приказ (как по основной деятельности, так и по личному составу) представляет собой правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

В теории права приказ как один из видов юридических документов относится к документам, фиксирующим управленческие решения с определенными правовыми последствиями для конкретных лиц. Приказ руководителя организации - это индивидуальный правореализационный акт, содержащий волеизъявление субъекта права.

Можно согласиться с содержащимся в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 N 1143-ТЗ утверждением о том, что в процессе трудовых отношений руководитель организации издает приказы "в том числе в отношении себя". Однако в качестве примеров таких приказов в Письме называются приказы "об убытии в командировку, отпуск", а не о приеме на работу и увольнении руководителя, хотя Письмо подготовлено для ответа на вопрос, кто должен подписать приказ об увольнении генерального директора.

Обсудим сначала, кто должен подписать приказ о приеме руководителя на работу (унифицированная форма N Т-1). Чтобы нагляднее показать суть проблемы, возникающей при оформлении приема руководителя на работу, приведем таблицу, составленную с учетом требования ст. 68 ТК РФ о том, что "прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора".

Таблица

Особенности оформления приема на работу

руководителя организации

Работник	Работодатель	Кто уполномочен заключать трудовой договор с работником	Кто уполномочен издавать приказы о приеме на работу	Примечание
Работник организации, кроме ее руководителя	Организация (в лице ее руководителя)	Представитель работодателя - руководитель организации (или уполномоченное им лицо)	Руководитель организации (или уполномоченное им лицо)	Руководитель организации как единоличный исполнительный орган правомочен издавать приказы
Работник - руководитель организации	Организация (общее собрание акционеров или участников общества)	Лицо, уполномоченное общим собранием акционеров (или участников) общества	-	Акционеры (или участники общества) неправомочны издавать приказы

Как видно из таблицы, не существует лица, уполномоченного издавать приказы о приеме на работу руководителя организации. Совершенно очевидно, что это не может сделать и сам руководитель организации: принять себя на работу приказом по форме N Т-1 руководитель неправомочен, т.к. в соответствии со ст. 68 ТК РФ такой приказ должен издать работодатель, а работник - руководитель организации не является "самим себе работодателем". Таким образом, складывается своеобразный "замкнутый круг": у руководителя организации есть работодатель, который неправомочен издавать приказы о приеме на работу, а сам руководитель организации не может издать на себя такой приказ, т.к. это может сделать только работодатель.

Думается, что не случайно в п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек закреплено, что в графу 4 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому сотрудник принят на работу. Таким решением работодателя для руководителя организации является постановляющая часть протокола общего собрания акционеров (или участников) общества. Именно на протокол, а не на приказ о приеме на работу по форме N Т-1 делается ссылка в трудовой книжке руководителя организации при внесении записи об избрании или о назначении на должность. Эта позиция представлена и в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 N 1143-ТЗ: "В 4 графе следует указать решение собственников".