3 Анализ состояния экономической службы предприятия

В данное время в условиях рыночной экономики конкурентоспособность организаций и целесообразность их деятельности в будущем базируется на эффективности их функционирования. Эффективность деятельности экономической службы является залогом финансовой привлекательности для инвесторов, партнеров по хозяйственной деятельности и владельцев предприятия. В связи с этим приобретает большое значение оценка финансовых результатов деятельности организации.

Как было отмечено выше, экономическая служба предприятия является одним из элементов в структуре управления предприятия. Поэтому, на мой взгляд, данную главу следует начать с изучения и краткого анализа структуры управления и организационной структуры ОАО «Новорослесэкспорт».

ОАО «Новорослесэкспорт» является открытим акционерным обществом. В соответствии с ГКРФ данное предприятие относится к коммерческой организации, и главной целью деятельности предприятия является получение прибыли. В ходе своей производственной деятельности предприятие решает следующие основные задачи: приобретение производственных ресурсов; организация выпуска продукции; реализация продукции через собственные и арендные фирменные магазины, а также при помощи других организаций; ведет учет результатов своей деятельности.

Таким образом, можно сказать, что фактическая организационная структура соответствует целям и задачам деятельности ОАО «Новорослесэкспорт».

В состав основного производства ОАО «Новорослесэкспорт» входят лесной терминал и контейнерный терминал. Процесс производства на данном предприятии включает следующие составные элементы:

- основное производство (организация перевозок грузов, хранение и складирование, транспортная обработка грузов, контейнеров и прочих грузов);

- обслуживающее производство (медпункт, отдел капитального строительства, отдел АХД, служба капитального строительства);

- вспомогательное производство (паросиловое хозяйство, диспетчерский участок, ремонтная служба).

Основное производство включает в терминалы, в которых производят хранение, погрузку и выгрузку грузов:

1. Лесной терминал;

2. Контейнерным терминал.

Лесной терминал организован правильно: имеются достаточные производственные площади (51 га), на которой рационально расположено оборудование (по технологическому принципу, то есть наблюдается чёткая технологическая обособленность). Технологические объекты, входящие в состав лесного терминала: морские грузовые причалы, фронты выгрузки ж/д транспорта, крытая крановая эстакада. Сортировочно-складская площадь, тыловые складские площадки, подъездные пути для приема ж/д и автотранспорта, контрольно-пропускные пункты.

Лесной терминал подразделяется на: группа затарки контейнеров (24 человека), группа погрузки (169 человек), группа выгрузки (9 человек), группа карго-мастеров (5 человек), группа перегрузочных кранов (50 человек) состоящей из 4 бригад погрузки и 4 бригад выгрузки, складской участок включающий в себя группу размещения (88 человек) и группу складского учета (10 человек).

Контейнерный терминал имеет общую площадь 14 га, для загрузки и выгрузки судов-контейнеровозов используются причалы с максимальной глубиной 13,9 м. ввиду выгодного географического положения они обеспечивают безопасную стоянку судов, поскольку являются «прижимными» по отношению к преобладающему северо-восточному ветру. Технологические объекты, входящие в состав контейнерного терминала: морской причальный грузовой фронт, железнодорожный грузовой фронт, площадка для хранения рефрижераторных контейнеров, площадка для перетарки контейнеров, площадка для таможенного досмотра контейнеров, инспекционно-досмотровый комплекс, контрольно-пропускные пункты.

Контейнерный терминал в свою очередь подразделяется на: сервисный центр (24 человека), склад (13 человек) с выделением в нем группы досмотра (43 человека), терминальная группа (105 человек), отдел ж/д перевозок (9 человек), диспетчерский участок (5 человек).

К обслуживающему производству относятся медпункт, служба капитального строительства, отдел административно-хозяйственной деятельности (АХД), служба капитального строительства. Отдел АХД включает в себя прачечную (3 человека), центральный склад (4 человека) и склад ГСМ (5 человек). Служба капитального строительства включает: группа по ремонту и обслуживанию ж/д и подкрановых путей, группа металлообработки, ремонтная группа (5 человек), отдел безопасности (8 человек), отдел капитального строительства (5 человек). Перемещение грузов по территории предприятия осуществляются с помощью специальной техники - автокаров, кранов.

В состав вспомогательного производства входят паросиловое хозяйство, ремонтная служба. В состав паросилового хозяйства входят: котельная (8 человек) в которой имеются 4 смены по 4 человека, электроцех (5 человек) в котором также имеются 3 смены по одному человеку и одна смена из двух людей, и подстанции (5 человек). Ремонтная служба разделяется на группу по ремонту автопогрузчиков 5,45т (15 человек), группу по ремонту автопогрузчиков 10-16т (6 человек), группу по ремонту автотранспорта (13 человек), группу ремонта грузозахватных приспособлений (26 человек).

Вспомогательное и обслуживающее производства по своему составу и размерам соответствуют целям и задачам основного производства.

Организационная структура оказывает непосредственное влияние на структуру управления.

Фактическая организационная структура и структура управления ОАО «Новорослесэкспорт» представлены в приложении 3 и 4 соответственно.

По организационно-правовой форме хозяйствования предприятие является открытым акционерным обществом. В соответствии с положениями ГКРФ и ФЗ «Об акционерных обществах» высшим органом управления акционерного общества является общее собрание акционеров. Общество обязано ежегодно проводить годовое общее собрание акционеров. Совет директоров Общества осуществляет общее руководство деятельностью Общества в промежутках между общими собраниями, за исключение вопросов, отнесенных к компетенции общего собрания акционеров.

В состав работников аппарата управления входят лица выполняющие непосредственно функции управления. Исходя из различных типов управленческого труда, распределим работников аппарата управления на три категории:

Руководители – 55 человек (генеральный директор, коммерческий директор, главный бухгалтер, мастера, бригадиры);

Специалисты – 160 человек (бухгалтер, экономист, бухгалтер – кассир, механик, технолог и др.);

Служащие - 110 (кладовщики, программисты, секретарь и др.).

Таким образом, работники аппарата управления составляют существенную долю в общей численности работников предприятия.

И в итоге можно сказать, что фактическая структура управления соответствует организационно-правовой форме хозяйствования. ОАО «Новорослесэкспорт» является коммерческой организацией, то есть главной целью его деятельности является получение прибыли. Фактическая структура управления соответствует целям деятельности организации, поскольку состав работников аппарата управления позволяет решать вопросы, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия.

По признаку ступенчатости структура управления ОАО «Новорослеэкспорт» является трехступенчатой, по признаку производственного построения –отраслевой, по способу соподчинения – линейно–функциональная. Её преимущества заключаются в чётком разграничении функций в структурных подразделениях, в установлении коллективного руководства и личной ответственности каждого работника за порученное дело. Соблюдается принцип звенности, означающий, что в каждом структурном подразделении стоит один линейный руководитель.

Фактическая структура управления по признакам ступенчатости, производственного построения и соподчинения соответствует фактической организационной структуре.

Фактическую систему соподчинения работников аппарата управления можно увидеть на схеме приложения 6. Общее количество линий взаимосвязей и соподчинения можно определить по формуле Грейкунаса:

= +, где

- максимальное возможное общее число связей между работниками управления.

n – количество непосредственных подчиненных у руководителя.

Для предприятия в целом: = 490,

Для бухгалтерии: = 18.

Поскольку моя курсовая работа посвящена совершенствованию построения и функционирования экономической службы, то далее я считаю необходимым проанализировать состояние именного этого подразделения, определить его место в структуре управления.

На рассматриваемом мною предприятии отсутствует единая экономическая служба, в которую входили бы все подразделения, участвующие в процессе управления финансами и продвижения продукции на рынке, а также формирующие специальное информационное обеспечение процесса управления.

Главному бухгалтеру напрямую подчиняются: заместитель главного бухгалтера по учету хозяйственных операций и методологии учета, заместитель главного бухгалтера по учету и отчетности, заместитель главного бухгалтера по формированию и анализу управленческого учета. Заместителю главного бухгалтера по учету хозяйственных операций и методологии учета подчиняются начальник отдела по расчетам с персоналом, начальник по учету активов, начальник по расчетам с поставщиками, которым соответственно подчиняются 2, 1 и 2 бухгалтера. Заместителю главного бухгалтера по учету и отчетности подчиняются начальник налогового отдела, начальник по учету себестоимости и реализации, начальник отдела казначейства, которым подчиняются 2 экономиста, экономист и 4 бухгалтера соответственно. Заместителю главного бухгалтера по формированию и анализу управленческого учета подчинен начальник планово-бюджетного управления, который в свою очередь руководит начальником отдела труда и з/п и специалистом по тендерам, следующей ступенью являются 11 экономистов.

Главный бухгалтер обеспечивает планирование и сохранность материальных средств и собственности, организацию бухгалтерского учета на предприятии и контроль за рациональным, экономным использованием всех видов ресурсов, активным воздействием на повышение эффективности хозяйственной деятельности предприятия. В функциональные обязанности главного бухгалтера входят: обеспечение рациональной системы документооборота, применение прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на базе современной вычислительной техники, обеспечение полного учёта поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, обеспечение проверки организации бухгалтерского учёта и отчетности в производственных единицах предприятия и др.

Начальник экономического отдела имеет высшее профессиональное образование и стаж работы по профессии 15лет. Следовательно, по этим двум деловым признакам он полностью соответствует своим квалификационным характеристикам.

В бухгалтерском учете содержится очень много важной информации для целей управления финансами, но, как правило, задачи бухгалтерской службы сводятся в основном к формированию и представлению отчетности в фискальные органы, и бухгалтер, не имея мотивации, не желает делиться этой информацией с другими подразделениями (финансовым и экономическим отделами). И именно от того, насколько оперативно, достоверно, правильно и в разрезе каких аналитик бухгалтер отразит факт хозяйственной деятельности предприятия, зависит эффективное решение задач других подразделений - ведение платежного календаря, формирование управленческой отчетности, показатели финансового анализа, бюджетирование.

На предприятии имеет место тройной ввод одних и тех же данных: в одной информационной системе бухгалтерского учета - для целей бухгалтерского учета, в другой информационной системе управленческого учета - для целей формирования ежедневной управленческой отчетности для внутренних пользователей компании и в третий раз - для целей формирования ежедневной управленческой отчетности для пользователей вышестоящей материнской компании (в последних двух случаях информация систематизируется в Excel). В таких условиях и затраты рабочего времени на обработку и ввод данных очень высоки.

К этой же проблеме стоит отнести и позднюю дату закрытия отчетного периода (не раньше 20-го числа месяца, следующего за отчетным). И если для бухгалтерии в силу направленности российской системы учета на сдачу налоговой отчетности этот срок вполне оправдан, то для задач управленческого учета, бюджетирования, которые решают финансовый и экономический отделы, это вообще неприемлемый срок. Вот и приходится начальнику экономического отдела изобретать различные варианты формирования управленческой отчетности для руководства предприятия, которому она необходима, как правило, на 3 - 5-й день после окончания текущего месяца.

Анализ содержания и организации труда работников экономической службы, сделанный на основе материалов личных наблюдений (фотография рабочего времени, опросные листы), представленных в приложении 8-13, показал, что рабочее время данных работников аппарата управления используется недостаточно эффективно. Наблюдения проводились мной за тремя работниками с трехкратной повторяемостью. Обработка фотографий рабочего времени представлена в следующей таблице.

Таблица 3.1 - Сводная таблица использования рабочего времени руководителями и специалистами и оценка качества разделения функциональных операций (функций управления) по их значению на ОАО «Новорослесэкспорт»

№ п/п	Элементы затрат труда	Продолжительность рабочего времени, мин	Структура затрат по времени, %	Работа, которую:					Продолжительность рабочего времени, мин.		Примечание
				сократить можно	сократить нельзя	могут выполнять другие работники по долж. инстр-м	можно исключить
1	2	3	4	5	6	7	8	9		10
Главный бухгалтер
1	Планирование, в том числе:	75	16,09	-	75	-	-	75
	Перспективное	30	6,44	-	30	-	-	30
	Годовое	45	9,66	-	45	-	-	45
2	Организация и нормирование оплаты труда	12	2,58	-	-	12	-	0
3	Анализ работы предприятия и подразделений	80	17,17	-	80	-	-	80
4	Оперативное управление, в т.ч.	103	22,10	-	103	-	-	103
	Оперативное планирование	30	6,44	-	30	-	-	30
	Оперативный контроль	21	4,51	-	21	-	-	21
	Оперативный анализ	24	5,15	-	24	-	-	24
	Оператив­ное регулирование рабочих процессов	17	3,65	-	17	-	-	17
	Выдача и полу­чение наряда	11	2,36	-	-	-	-	11
5	Снабжение и сбыт	0	0,00	-	-	-	-	0
6	Заседания и совещания,	35	7,51	-	35	-	-	35
	в т.ч. вне предприятия	0	0,00	-	-	-	-	0
7	Прием посетителей	22	4,72	-	22	-	-	22
8	Изучение спец. литературы и по­вышение квали­фикации	20	4,29	-	20	-	-	20
9	Перерывы, пере­ходы и обходы, связанные с ра­ботой	7	1,50	-	-	-	-	7
10	Работа с документами	41	8,80	11	30	-	-	30
11	Принятие управ­ленческих реше­ний	20	4,29	-	20	-	-	20
12	Другие виды работ:	35	7,51	-	-	35	-	0
	работа со стат.отчетностью	25	5,36	-	-	25	-	0
	решение вопросов по организации труда	10	2,15	-	-	10	-	0
13	Нерегламентированные перерывы	16	3,43	-	-	-	16	0
	Всего рабочего времени	466	100	11	415	47	16	388
	Регламентированные перерывы	80	Х	Х	80	Х	Х	80
	Общая продолжительность рабочего дня, мин	546	Х	Х	495	Х	Х	468
Ведущий бухгалтер
1	Бух.учет и от­четность	224	48,28	27	192	-	-	192
	учет расчетов и обязательств	97	20,91	-	97	-	-	97
	проверка правильности оформления ПУД	55	11,85	15	40	-	-	40
	составление отчетов, ведомостей	72	15,52	12	60	-	-	60
2	Оперативное управление, в т.ч.	32	6,90	-	32	-	-	32
	Оперативное планирование	0	0,00	-	-	-	-	0
	Оперативный контроль	0	0,00	-	-	-	-	0
	Оперативный анализ	17	3,66	-	17	-	-	17
	Выдача и полу­чение наряда	15	3,23	-	15	-	-	15
3	Заседания и совещания,	35	7,54	-	35	-	-	35
	в т.ч. вне предприятия	0	0,00	-	-	-	-	0
4	Изучение спец. литературы и по­вышение квали­фикации	32	6,90	-	32	-	-	32
5	Перерывы, пере­ходы и обходы, связанные с ра­ботой	0	0,00	-	0	-	-	0
6	Работа с документами	100	21,55	20	80	-	-	80
7	Другие виды работ	24	5,17	-	-	24	-	0
	Учет МПЗ	24	5,17	-	-	24	-	0
8	Нерегламентированные перерывы	17	3,66	-	-	-	17	0
	Всего рабочего времени	464	100	27	418	24	17	391
	Регламентированные перерывы	80	Х	Х	80	Х	Х	80
	Общая продолжительность рабочего дня, мин	544	Х	Х	498	Х	Х	471

экономист
1	Планирование	39	9,1	-	39	-	-	39
2	Анализ работы предприятия	99	23,3	-	99	-	-	99
3	Подготовка документов	13	3,2	-	13	-	-	13
4	Перерывы, пере­ходы и обходы, связанные с ра­ботой	9	2,3	-	9	-	-	9
5	Заседания, совещания	29	6,7	-	29	-	-	29
6	Прием посетителей	8	2,0	-	8	-	-	8
7	Изучение спец. литер. и повышение квали­фикации	32	7,5	-	32	-	-	32
8	Оперативное управление, в т.ч.	86	20,1	-	86	-	-	86
	Оперативное планирование	37	8,8	-	37	-	-	37
	Оперативный анализ	43	10,0	-	43	-	-	43
	Выдача и полу­чение заданий	6	1,3	-	6	-	-	6
9	Антикризисное управление	46	10,9	-	38	12	-	38
10	Нерегламентированные перерывы	17	4,0	-	0	-	17	17
11	Работа с документами	46	10,9	-	46	-	-	46
12	Всего рабочего времени	424	100	-	399	12	17	399
13	Регламентированные перерывы	80	Х	Х	Х	Х	Х	Х
14	Общая продолжительность рабочего дня, мин	542	Х	Х	Х	Х	Х	Х

Таблица 3.2 - Примерный график рабочего дня начальника

казначейского отдела ОАО «Новорослесэкспорт» на 2008,2009 г.г.

Часы	Виды работ
8-9	Работа с документами, контроль выполнения плановых заданий и производственной программы.
9-10	Оперативное планирование, анализ работы предприятия и подразделений.
10-11	Годовое планирование.
11-12	Контроль работы подчиненных, планерка.
12-13	Обеденный перерыв.
13-14	Прием посетителей, анализ и корректировка текущих планов, годовое планирование, принятие управленческих решений.
14-15	Доп.регламентированный перерыв, годовое планирование, работа с отчетностью.
15-16	Перспективное планирование.
16-17	Оперативный контроль, работа с документами, чтение специальной литературы.

Рассмотрим затраты рабочего времени и проанализируем их на примере работы начальника экономического отдела. Так, в структуре затрат рабочего времени начальника экономического отдела значительный удельный вес принадлежит оперативной работе, вследствие чего снижаются затраты рабочего времени на планирование и контроль. Также начальнику экономического отдела приходится выполнять работу более низкой квалификации из-за недостаточной квалификации сотрудников отдела и отвлечения их на другие работы. Общие потери рабочего времени вследствие незапланированных перерывов и выполнения работ, не предусмотренных должностной инструкцией, составляют для начальника экономического отдела 16 минут (3,43 % рабочего времени). В таблице также выделены затраты времени на работу, которую можно сократить или передать на выполнение другим сотрудникам согласно их должностной инструкции. Структура рабочего времени, полученная по материалам наблюдательных листов, схожа со структурой, обозначенной в опросных листах.

Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени для начальника экономического отдела составляет К1 = 1–16/466 = 0,97 Коэффициент выполняемости должностных обязанностей К2 = 403/466 = 0,86.

Удельный вес несвойственных затрат рабочего времени Нф = 0,10. Таким образом, можно сделать вывод, что в работе начальника экономического отдела имеют место потери рабочего времени, так как К1 < 1. При этом необходимо отметить, начальник экономического отдела неэффективно использует свое рабочее время из-за выполнения работ, не предусмотренных должностной инструкцией.

Для устранения потерь рабочего времени целесообразно использовать четкое распределение функций по ступеням и звеньям управления, повышение квалификации работников аппарата управления.

Организация рабочего места работников предприятия также оказывает влияние на качество работы и оперативность ее выполнения.

Нормативная обеспеченность одного управленческого работника служебной площадью Sн = 7,5 кв.м .

Бухгалтерия располагается в служебном помещении площадью 36 кв.м. Численность отдела – 5 человек, следовательно, фактическая обеспеченность одного работника производственной площадью составляет Sф=42кв.м./5кв.м.=7,2кв.м., что не соответствует установленному нормативу. Коэффициент обеспеченности служебной площадью К12=7,2кв.м./7,5кв.м.=0,96.

Экономический отдел занимает смежное с бухгалтерией помещение площадью 28 кв.м. Следовательно, Sф = 28/4 = 7 кв.м., что также ниже нормативного значения. Коэффициент обеспеченности служебной площадью К12 = 7 кв.м. / 7,5 кв.м. = 0,93.

Согласно приведенным расчетам норматив обеспеченности одного управленческого работника служебной площадью для сотрудников экономической службы на предприятии не соблюдается.

Естественное освещение в служебных помещениях недостаточное в виду маленького размера окон или их отсутствия (в отделе сбыта). Для искусственного освещения используются лампы накаливания, при этом освещенность в служебных помещениях составляет около 150 Люкс, в то время как норматив равен 300 Люкс. Чтобы обеспечить необходимую освещенность в офисных помещениях должны использоваться лампы дневного света.

Цветовое оформление всех рабочих мест сдержанное, в светло - серых тонах. Уровень шума не превышает установленную норму в 80 Дцб. Температура воздуха и влажность регулируются самими работниками экономической службы с помощью кондиционеров.

Для выполнения возложенных на отделы обязанностей за ними закреплена следующая оргтехника:

• За налоговым отделом: многофункциональное устройство стоимостью в 7000 руб., стационарные телефоны общей стоимостью 4700 руб., сотовый телефон (ведущего экономиста) стоимостью 4000 руб., 3 персональных компьютеров для каждого сотрудника общей стоимостью 105000 руб.

• За казначейским отделом: многофункциональное устройство стоимостью в 7000 руб., стационарные телефоны общей стоимостью 5500 руб., сотовый телефон (для ведущего экономиста) стоимостью 4000 руб., 3 персональных компьютера для каждого сотрудника общей стоимостью 75000 руб.

Таким образом, коэффициент оснащенности управленческого труда соответствует нормативному значению и для предприятия в целом, и для сотрудников экономической службы.

В соответствии с требованиями налогового законодательства ОАО «Новорослесэкспорт» ежегодно предоставляет в Налоговую инспекцию пять форм бухгалтерской отчетности и пояснительную записку. По истечении каждого налогового и отчетного периода в налоговые органы по месту нахождения подаются декларации по налогу на прибыль, земельному налогу, транспортному, налогу на имущество и пр. Ежеквартально подается декларация по НДС.

На мой взгляд, можно выделить следующие направления повышения уровня организации труда работников экономической службы:

• устранение потерь рабочего времени за счет укрепления трудовой дисциплины;

• устранение затрат рабочего времени на выполнение работ, не предусмотренных должностной инструкцией за счет более четкого распределения обязанностей, уточнения положений должностных инструкций, повышения квалификации работников аппарата управления;

• разработка индивидуальных планов работы и планов графиков для работников аппарату управления;

• совершенствование построения и функционирования экономической службы предприятия путем создания единой службы под руководством заместителя генерального директора по финансам, экономике и маркетингу в лице главного бухгалтера.

Совершенствование организации труда работников экономической службы приведет к повышению эффективности управления предприятием.