Учебное пособие Власовой, Самойловой MS Access

Рис. 30. Отчет по среднему баллу в режиме просмотра

Создание связанного отчета

Связанный отчет состоит из главного и одного или нескольких подчиненных отчетов. Подчиненным отчетом называют отчет, созданный внутри другого отчета. Подчиненные отчеты позволяют решать следующие задачи:

вывести сводные данные или конкретные записи, связанные с содержимым главного отчета;

объединить несколько независимых отчетов в главном отчете.

Для создания подчиненного отчета следует:

1.Создать отчет, который будет использоваться как подчиненный, и сохранить его.

2.Открыть главный отчет в режиме конструктора.

3.Перейти в окно базы данных, например, нажатием клавиши F11.

62

4. Переместить с помощью мыши значок созданного подчиненного отчета из окна базы данных в соответствующую позицию в главном отчете. Например, для печати подчиненного отчета перед каждой группой в главном отчете следует поместить подчиненный отчет в заголовок группы. Подчиненный отчет выводится как отдельный элемент управления (рис.31).

Рис. 31. Подчиненный отчет в режиме конструктора

5. Если в подчиненном отчете должны выводиться данные, связанные с главным отчетом, установить связь элемента управления подчиненного отчета с главным отчетом.

Для связывания подчиненного отчета с главным отчетом открыть окно свойств подчиненного отчета и задать связь свойств Подчиненного поля и Основного поля по номеру группы. По возможности, значения этих свойств задаются автоматически средствами Microsoft Access (рис. 32).

63

Рис. 32. Связь полей главного и подчинённого отчётов

Например, подчиненный отчет – это отчет, содержащий сведения о студентах, сгруппированные по номерам групп. Главный отчет – это отчет, содержащий сведения о группах (номер, факультет, специальность). Связь осуществляется через поле Номер группы. Главный отчет создается мастером на базе запроса Факультет-группа как простой отчет. Подчиненный отчет также создается мастером на базе таблицы Студент как отчет с группировкой (рис. 33).

Примечание

Допускается вставка в отчет подчиненной формы. Главный отчет может содержать несколько подчиненных отчетов или подчиненных форм.

В главном отчете допускается существование двух уровней подчиненных отчетов. Например, отчет может содержать подчиненный отчет, который в свою очередь содержит подчиненный отчет. Возможные комбинации подчиненных форм и подчиненных отчетов, содержащихся в главном отчете, представлены в следующей таблице.

Рис. 33. Главный отчёт в режиме конструктора

Задание 4. Создать связанный отчет, состоящий из главного и подчиненного отчетов. В качестве главного отчета создать отчет на базе запроса по связанным таблицам Факультет-группа. В качестве подчиненного отчета использовать табличный отчет по таблице Группа.

Технология

1.Создать с помощью мастера ступенчатый подчиненный отчет по таблице Студент, сгруппированный по номерам групп и упорядоченный фамилиям студентов, включив в него поля:

Номер группы;

Фамилия;

№ зачетки.

2.Сохранить отчет, присвоив ему имя Подчиненный. Отредактировать отчет в режиме конструктора. Уменьшить ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

65

3.Создать с помощью мастера ступенчатый главный отчет по запросу Группа-Факультет, упорядоченный по факультетам и номерам групп, включив в него поля:

Наименование факультета;

Номер группы;

Номер специальности.

4.Сохранить отчет, присвоив ему имя Главный. Отредактировать в режиме конструктора. Уменьшить ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

5.Включить режим конструктора для главного отчета. Не закрывая окна конструктора отчета Главный, перетащить мышью из окна базы данных (вкладка: Отчеты) значок отчета Подчиненный в область данных главного отчета.

6.Щелкнуть правой кнопкой мыши по полю Подчиненный и вызвать окно свойств поля. На вкладке данные обеспечьте связь между подчиненным и основным отчетом по полю Номер группы.

7.Просмотреть получившийся связанный отчет. Вернуться в режим конструктора и окончательно отредактировать отчет.

Лабораторная работа № 5. Создание макросов

Цель работы – освоение некоторых возможностей автоматизации управлении базой данных. Создание и применение макросов. Создание пользовательского ниспадающего меню.

Основные сведения

Макросы удобно использовать для упрощения работы с БД. С помощью макросов можно выполнять определенные действия, например открытие какой либо формы, таблицы или отчета, выход из Access и др.

Макросу присваивается заданное пользователем имя. Если макрос имеет стандартное имя Autoexec, то такой макрос выполняется автоматически сразу после загрузки Access. Макросы состоят из

66

макрокоманд. Макрокоманды записываются в строки первого столбца таблицы. Второй столбец служит для записи примечаний.

Если щелкнуть мышью по ячейке первого столбца макроса, то раскроется список возможных макрокоманд, из которого следует выбрать нужную макрокоманду.

При создании формы в нее можно поместить кнопку запуска макроса. Это можно сделать буксировкой имени макроса из окна БД непосредственно в окно конструктора формы.

Формирование форм-меню

Задание 1. Создать форму-меню с кнопками для выполнения ранее составленных запросов, вывода форм и отчетов. Форма-меню должна появляться автоматически сразу после загрузки базы данных. В форме должна быть также кнопка для закрытия базы данных и выхода из Access.

Технология

1. Создать макрос для автозагрузки формы-меню. Для этого:

в окне базы данных в списке объектов выбрать Макросы. Щелкнуть по кнопке Создать (рис. 34);

Рис. 34. Вид окна конструктора макросов

67

в окне макроса в столбце Макрокоманда развернуть список и выбрать макрокоманду Открыть форму;

в строку Имя формы ввести текст: МЕНЮ;

закрыть и сохранить макрос, присвоив ему имя Autoexec.

2.Создать макрос для выхода из Access. Для этого:

создать макрос из одной команды Выход, присвоив ему имя Выход из

Access;

выбрать в строке параметры значение Сохранить все.

3.Создать макрос для выполнения запроса Подсчет коммерческих по группам. Для этого:

создать макрос из одной команды Открыть запрос;

в строку Имя запроса выбрать название запроса из раскрывающегося списка;

закрыть и сохранить макрос, присвоив ему имя Запрос по

коммерческим в группах.

4.Аналогичным образом создать макросы из одной команды для открытия одной из ранее созданных форм и одного отчета.

5.Создать с помощью конструктора новую форму-меню. Появится форма, содержащая только одну область данных. Добавить область заголовка формы. Для этого щелкнуть правой клавишей мыши в области данных формы и выбрать соответствующий пункт в контекстном меню. Сократить до нуля область примечаний.

6.Ввести в область заголовка формы надпись База данных ХГАЭП. Подобрать оптимально местоположение надписи, ее размер и шрифт.

7.Расположить окна формы МЕНЮ и вкладки Макросы базы данных сверху вниз. Перетащить мышью все созданные значки макросов (кроме макроса Autoexec) из вкладки окна базы данных в окно формы МЕНЮ. Подобрать надлежащий размер и местоположение значков, превратившихся в кнопки меню (рис. 35).

68

Рис. 35. Вид окна конструктора формы МЕНЮ

8.Проверить работу меню. Сохранить форму и присвоить ей имя

МЕНЮ.

9.Отключить вертикальные и горизонтальные полосы прокрутки, область выделения и поле номера записи. Для этого в режиме конструктора форм, находясь вне поля формы (выделенной серым цветом), открыть окно свойств формы, щелкнув по кнопке

инструментальной панели с соответствующим названием. Открыть в окне вкладку Макет (рис. 36). Установить значение для свойства Полосы

прокрутки – Отсутству-

ют. Установить для свойств Область выделения и Кнопки перехода

значение Нет.

Рис. 36. Окно свойств формы

69

10. Закрыть базу данных и вновь ее загрузить. Форма МЕНЮ должна автоматически появиться на экране (рис. 37).

Рис. 37. Вид окна Access с открытой формой меню (после перезагрузки)

Создание пользовательского ниспадающего меню

Задание 2. Создать ниспадающее меню для управления базой данных, содержащее категории Формы и Отчеты с пунктами (командами) для открытия ранее составленных форм и отчетов.

Технология

1. Для создания новой строки меню открыть окно Настройка. Для этого выполнить команду ВИД/Панели инструментов/Настройка или,

70

щелкнув правой клавишей по любой панели инструментов, выбрать в контекстном меню пункт Настройка.

2.В окне Настройка на вкладке Панели инструментов щелкнуть по кнопке Создать.

3.В окне Создание панели инструментов ввести имя панели инструментов: Управление базой данных. Перетащить созданную панель инструментов в область меню Access.

Рис. 38. Вид окна создание панели инструментов

4. В окне Настройка нажать кнопку Свойства и определить тип созданной панели – Строка меню (рис. 39). Закрыть окно установки