MS PowerPoint 2007 Занятие 1

Лабораторный практикум по предмету "Основы компьютерных технологий", кафедра САПР

Этапы создания презентации:

1.Планирование вида презентации, возможно с использование прототипов.

2.Редактирование и оформление слайдов.

3.Задание спецэффектов для демонстрации презентации.

4.Распечатка. Просмотр перед демонстрацией.

Принципы создания презентации

1. Используйте эффектные материалы для оформления своего выступления.

В каком-то смысле простота использования программы PowerPoint является ее худшим врагом. Создание эффектных слайдов и картинок может быть простым и увлекательным занятием, однако не следует забывать, что PowerPoint не предназначается для автономного использования. Аудитория хочет слышать ваше выступление, а не смотреть на изображения, мелькающие на экране. Создайте убедительную презентацию PowerPoint, но позаботьтесь о том, чтобы ваши собственные высказывания были не менее яркими. Не следует забывать, что слайды играют роль вспомогательного средства во время устного выступления.

2. Не усложняйте презентацию.

Вы наверняка видели презентации, созданные в PowerPoint и других программах, которые явно вызывают у докладчика большее воодушевление, чем сама тема обсуждения. Порой возникает такое ощущение, что автор презентации просто влюблен в каждую созданную им линию, завитушку и спецэффект. Однако наиболее эффектные презентации PowerPoint просты. Такие презентации содержат понятные диаграммы и графику, подчеркивающую речь докладчика. Некоторые советуют ограничиться пятью словами в строке и пятью строками на каждом слайде. Не следует перегружать презентацию текстом и графикой, не нужно вываливать все на один экран.

3. Сведите количество цифр и статистики к минимуму.

Одним из привлекательных аспектов PowerPoint является возможность представления идей и высказываний докладчика в краткой форме. Сложно донести мысль через нагромождения цифр и статистики. Эффектная презентация PowerPoint не содержит большего количества цифр. Лучше оставить эти данные для последующего, более подробного изучения, включив их в раздаточные материалы, предлагаемые по окончании презентации. Если необходимо подчеркнуть какие-то статистические данные в презентации, воспользуйтесь рисунком или фотографией.

4. Не повторяйте то, что написано на слайдах PowerPoint.

Одной из наиболее распространенных и вредных привычек среди пользователей PowerPoint является чтение текста на слайдах. Это не только избыточность (неужели ваша роль состоит лишь в том, чтобы щелкать мышью?), но и верный способ сделать скучной любую, даже самую яркую презентацию. Показ презентации должен сопровождаться устной речью, дополняющей и описывающей (но не пересказывающей) отображаемую на экране информацию. Даже при использовании PowerPoint необходимо общение докладчика с аудиторией. Люди пришли на презентацию не для того, чтобы рассматривать вашу спину.

5. Делайте своевременные замечания.

Еще одна распространенная проблема - совпадение по времени замечаний докладчика с отображением нового слайда PowerPoint. Это лишь рассеивает внимание аудитории. При правильном планировании презентации PowerPoint сначала должен отображаться новый слайд и аудитории дается какое-то время на то, чтобы прочитать и

11

Преподаватели: Хохлов Петр Владимирович, Хохлова Валентина Николаевна

Лабораторный практикум по предмету "Основы компьютерных технологий", кафедра САПР

усвоить информацию, а затем следуют комментарии докладчика, уточняющие и дополняющие показанное на экране.

6. Делайте перерывы.

Как уже было отмечено, PowerPoint лучше всего использовать в качестве визуального дополнения к устному выступлению. Опытные пользователи PowerPoint не стесняются время от времени показывать аудитории пустой экран. Это не только позволяет слушателям отдохнуть, но и помогает сфокусировать внимание во время устного общения, например в ходе группового обсуждения или при ответе на вопросы аудитории.

7. Используйте контрастные цвета.

Контраст между текстом, графикой и фоном облегчает восприятие информации. Однако, цвета не должны быть слишком яркими, чтобы не утомлять зрение.

8. Импортируйте дополнительные рисунки и фотографии.

Не ограничивайтесь тем, что предлагает PowerPoint. Используйте внешние рисунки и фотографии, а также видео, чтобы украсить и разнообразить свою презентацию.

9. Предлагайте раздаточные материалы в конце, а не в середине презентации.

Ни один докладчик не захочет выступать перед аудиторией, которая занята чтением его собственной речи в кратком изложении. Если слушателям не требуется просматривать раздаточные материалы во время выступления, лучше предоставить их в конце презентации.

10. Отредактируйте презентацию перед выступлением.

Никогда не забывайте об аудитории. Подготовив слайды PowerPoint в черновом варианте, отредактируйте их, представив, что вы - один из слушателей. Если что-то покажется непривлекательным, отвлекающим или непонятным, правьте безжалостно. В большинстве случаев такая правка хорошо отражается на качестве презентации в целом.

Рекомендации по оформлению презентаций в PowerPoint

Правила шрифтового оформления:

Шрифты с засечками читаются легче, чем гротески (шрифты без засечек);

Для основного текста не рекомендуется использовать прописные буквы.

Шрифтовой контраст можно создать посредством: размера шрифта, толщины шрифта, начертания, формы, направления и цвета.

Правила выбора цветовой гаммы.

Цветовая гамма должна состоять не более чем из двух-трех цветов.

Существуют несочетаемые комбинации цветов, лучше их не использовать.

Черный цвет имеет негативный (мрачный) подтекст.

Белый текст на черном фоне читается плохо (инверсия плохо читается).

Цвет шрифта и цвет фона должны контрастировать.

Правила общей композиции.

На полосе не должно быть больше семи значимых объектов, так как человек не в состоянии запомнить за один раз более семи пунктов чего-либо.

Дизайн должен быть простым, а текст — коротким.

Необходимо использовать максимальное пространство экрана (слайда), например, растянув рисунки.

12

Преподаватели: Хохлов Петр Владимирович, Хохлова Валентина Николаевна

Лабораторный практикум по предмету "Основы компьютерных технологий", кафедра САПР

Изображения домашних животных, детей, женщин и т.д. являются положительными образами. Однако, использование их должно быть в меру.

Крупные объекты в составе любой композиции смотрятся довольно неважно. Аршинные буквы в заголовках, кнопки навигации высотой в 40 пикселей, верстка в одну колонку шириной в 600 точек, разделитель одного цвета, растянутый на весь экран — все это придает дизайну непрофессиональный вид.

По возможности используйте верхние ¾ площади экрана (слайда), т.к. с последних рядов нижняя часть экрана обычно не видна.

Рекомендации по дизайну презентации Чтобы презентация хорошо воспринималась слушателями и не вызывала

отрицательных эмоций (подсознательных или вполне осознанных), необходимо соблюдать правила ее оформления.

Презентация предполагает сочетание информации различных типов: текста, графических изображений, музыкальных и звуковых эффектов, анимации и видеофрагментов. Поэтому необходимо учитывать специфику комбинирования фрагментов информации различных типов. Кроме того, оформление и демонстрация каждого из перечисленных типов информации также подчиняется определенным правилам. Так, например, для текстовой информации важен выбор шрифта, для графической — яркость и насыщенность цвета, для наилучшего их совместного восприятия необходимо оптимальное взаиморасположение на слайде.

Рекомендации по оформлению и представлению на экране материалов различного

вида

Текстовая информация

Размер шрифта: 32–54 пункта (заголовок), 24–36 пунктов (обычный текст).

Цвет шрифта и цвет фона должны контрастировать (текст должен хорошо читаться), но не резать глаза.

Тип шрифта: для основного текста гладкий шрифт без засечек (arial, tahoma, verdana), для заголовка можно использовать декоративный шрифт, если он хорошо читаем.

Курсив, подчеркивание, жирный шрифт, прописные буквы рекомендуется использовать только для смыслового выделения фрагмента текста.

Не рекомендуется применять более трех способов оформления или выделения текста.

В конце заголовков точка не ставится. Заголовок может располагаться с краю или сверху слайда.

Перед использованием скриншотов проверьте текст на наличие ошибок, чтобы на изображении не остались красные (зеленые) подчеркивания ошибок, следует использовать скриншоты пред просмотром. При использовании скриншотов лишние элементы (панели инструментов, меню, пустой фон и т.д.) необходимо обрезать.

Если слайд содержит единицы измерения в м2 или м3, нужно использовать верхние индексы (Формат - Шрифт - надстрочный).

Наименование программ, в которых были сделаны расчеты, графика и т.д. должны быть указаны в именительном падеже (не "рисунок в Allplane", а "рисунок в Allplan").

Необходимо проверять правильность написания названий улиц, фамилий авторов методик и т.д.

13

Преподаватели: Хохлов Петр Владимирович, Хохлова Валентина Николаевна

Лабораторный практикум по предмету "Основы компьютерных технологий", кафедра САПР

Использование формул: можно оставить общую форму записи и/или результат, а отображать всю цепочку решения не надо.

По-возможности, нужно уменьшать разрядность чисел. Вместо 40000 руб. лучше писать 40 тыс. руб.

Графическая информация

Рисунки, фотографии, диаграммы призваны дополнить текстовую информацию или передать ее в более наглядном виде.

Желательно избегать в презентации рисунков, не несущих смысловой нагрузки, если они не являются частью стилевого оформления.

Цвет графических изображений не должен резко контрастировать с общим стилевым оформлением слайда.

Иллюстрации рекомендуется сопровождать пояснительным текстом.

Если графическое изображение используется в качестве фона, то текст на этом фоне должен быть хорошо читаем.

Анимация Анимационные эффекты используются для привлечения внимания слушателей или

для демонстрации динамики развития какого-либо процесса. В этих случаях использование анимации оправдано, но не стоит чрезмерно насыщать презентацию такими эффектами, иначе это вызовет негативную реакцию аудитории. Для смены слайдов используйте один и тот же анимационный эффект.

Звук

Звуковое сопровождение должно отражать суть или подчеркивать особенность темы слайда, презентации.

Необходимо выбрать оптимальную громкость, чтобы звук был слышен всем слушателям, но не был оглушительным.

Если это фоновая музыка, то она должна не отвлекать внимание слушателей и не заглушать слова докладчика. Чтобы все материалы слайда воспринимались целостно, и не возникало диссонанса между отдельными его фрагментами, необходимо учитывать общие правила оформления презентации.

Единое стилевое оформление

Стиль может включать: определенный шрифт (гарнитура и цвет), цвет фона или фоновый рисунок, декоративный элемент небольшого размера и др..

Не рекомендуется использовать в стилевом оформлении презентации более 3 цветов и более 3 типов шрифта.

Оформление слайда не должно отвлекать внимание слушателей от его содержательной части.

Один и тот же элемент на разных слайдах должен быть одного цвета

Все слайды презентации должны быть выдержаны в одном стиле.

Содержание и расположение информационных блоков на слайде

информационных блоков не должно быть слишком много (4-7).

рекомендуемый размер одного информационного блока — не более 1/2 размера слайда.

первый слайд должен содержать тему доклада и ФИО выступающего. Последний слайд может содержать контактные данные докладчика (телефон, e-mail и т.п.).

14

Преподаватели: Хохлов Петр Владимирович, Хохлова Валентина Николаевна

Лабораторный практикум по предмету "Основы компьютерных технологий", кафедра САПР

желательно присутствие на странице блоков с разнотипной информацией (текст, графики, диаграммы, таблицы, рисунки), дополняющей друг друга.

ключевые слова в информационном блоке необходимо выделить.

информационные блоки лучше располагать горизонтально, связанные по смыслу блоки — слева направо.

наиболее важную информацию следует поместить в центр слайда.

логика предъявления информации на слайдах и в презентации должна соответствовать логике ее изложения.

На заключительный слайд нужно вынести самое основное, главное, что было в презентации.

Помимо правильного расположения текстовых блоков, не нужно забывать и об их содержании — тексте. В нем ни в коем случае не должно содержаться орфографических ошибок. Также следует учитывать общие правила оформления текста.

После создания презентации и ее оформления, необходимо отрепетировать ее показ и свое выступление, проверить, как будет выглядеть презентация в целом (на экране компьютера или проекционном экране), насколько скоро и адекватно она воспринимается из разных мест аудитории, при разном освещении, шумовом сопровождении, в обстановке, максимально приближенной к реальным условиям выступления

15

Преподаватели: Хохлов Петр Владимирович, Хохлова Валентина Николаевна

Лабораторный практикум по предмету "Основы компьютерных технологий", кафедра САПР

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ №1

1.Создать файл презентации на свободную тему. Презентация строится на основании двух страниц текстовой информации, они должны быть прикреплены к работе. Презентация должна содержать 6 слайдов. Презентация должна быть распечатана в режиме выдачи с указанием номеров страниц (2 листа на страницу, режим "вместить в размер листа", использовать обрамление слайдов, ориентация книжная). Последним листом необходимо прикрепить проверочный лист. Печать в оттенках серого.

2.На первом слайде презентации оформить заголовок "Домашнее задание №1 по

MS Power Point 2007" и заголовок темы презентации, а также ФИО и группу автора.

3.Требования к содержанию и оформлению презентации:

Тема презентации – на выбор автора.

Презентация должна содержать структурированную информацию, графические изображения (при необходимости – таблицы).

Оформление презентации должно быть индивидуальным.

При оформлении ориентироваться на рекомендации, приведенные выше, а также использовать темы и инструменты редактирования оформления отдельных объектов. Для оформления использовать меню "Формат фигур".

В одном или нескольких слайдах должно быть использование упорядочивания пересекающихся объектов.

16

Преподаватели: Хохлов Петр Владимирович, Хохлова Валентина Николаевна