Excel_14

Практическая работа 14

Шаблоны в MS Excel

Цель работы:научиться создавать простейшие шаблоны.

Шаблоны в MS Excel во многом подобны шаблонам MS Word: это образцы бланков документов, подготовленные для заполнения. В шаблонах MS Excel легче осуществлять контроль вводимых значений и проводить автоматические расчеты на основе исходных данных. ШаблоныMS Excelобычно документы,подготовленные в виде таблиц.

Указания к выполнению.

Процесс создания шаблона можно разбить на ряд этапов, каждый из которых взаимно дополняет другой.

Создание формы документа.

• Наберитепредставленныйнижеобразецдокумента.Принабо-

84

ре используйте размер шрифта 10 пт, за исключением строки 1, где размер - 11пт. При наборе первого столбца таблицы используйте объединение ячеек; знаки перечеркивания в стро-

ке 18 установите, выполнив Главная/Шрифт/Граница/Другие границы. Сходным образом образуйте знаки подчеркивания в строках 22 и 24.

Контроль вводимых данных.

На этом шаге вводятся подсказки, которые будет получать пользователь при вводе данных, а также блокируются попытки ввода заведомо неправильных значений. Для этого требуется выделить ячейку или диапазон ячеек, затем выполнить Данные/

Работа с данными/Проверка данных. Во вкладке Параметры за-

дать тип и диапазон вводимых данных; во вкладке Сообщения для ввода записать сообщение, выводимое при вводе значений.

85

•Для следующих полей ввода введите подсказки и задайте диапазон допустимых значений:

Расчетные формулы.

На этом шаге в ячейки документа вводятся формулы расчета зависимых данных.

•введите в ячейки E12 - E17 формулы, рассчитывающие стои-

мость товаров = Количество Х Цена за единицу.

•введите в ячейки G12 - G17 формулы, рассчитывающие налог

= Ставка налога Х Стоимость товаров

•введите в ячейки H12 - H17 формулы, рассчитывающие стои-

мость товаров с налогом = Стоимость товаров + Налог

•с помощью функции Сумма задайте формулы суммирования столбцов в строке 18.

•в ячейке C20 задайте ссылку на ячейку H18, т.е. напишите

=H18.

86

Защита ячеек.

При этом защищаются от случайных изменений все ячейки таблицы за исключением полей ввода.

•Выделите последовательно все ячейки, в которые будут вводиться данные (адреса ячеек - см. предыдущую таблицу) и снимите защиту: Главная/Ячейки/Формат/Формат ячеек.

•Установите защиту документа, выполнив Рецензирование/Из-

менения/Защитить лист.

Сохранение шаблона.

•Выполните кнопка Office/Сохранить как/Другие форматы. В поле Тип файла выберите Шаблон Excel, а в поле Имя файла

задайте Счет-фактура.

Заполнение шаблона.

•Выполните кнопка Office/Создать/Мои шаблоны/Счет-фак- тура.

•Заполните счет-фактуру для поставок молочной продукции со склада в магазин. Исходные данные для заполнения таблицы возьмите из практической работы 11. Ставку налога примите равной 18%.

Самостоятельная работа.

Составьте шаблон квитанции оплаты потребленной электроэнергии согласно приведенному ниже образцу. Используйте следующие поля ввода:

1.№ абонента;

2.ФИО абонента;

3.Адрес абонента;

4.Даты до и от;

5.Показания счетчика.

Для каждого поля ввода задайте соответствующее сообщение, выводимое при вводе значений.

Составьте формулы для вычисления данных в следующих полях и задайте для них соответствующий формат:

Квт -ч = Показания счетчика до — Показания счетчика от Сумма=ТарифХКвт-ч.Вформулезадайтетарифравным4,12р.

87

Всего = Сумма. Всего по счету = Всего.

Снимите защиту с полей ввода и защитите лист. Сохраните набранный документ как шаблон.

Заполните квитанцию по оплате за электроэнергию, потребленную в октябре. Начальное показание счетчика 5611, конечное

- 6459..

88