31

Задание

Обосновать организационный проект, который обеспечивает переход от ручного способа обработки информации (базовый вариант) к машинному (проектный вариант) с использованием программных и технических средств вычислительной техники.

Рассматриваемый в курсовой работе технологический процесс обработки информации включает в себя два этапа:

а) сбор и предварительный анализ исходной информации;

б) непосредственная обработка и оформление текстовой документации, включая запись (ввод, вывод) информации и необходимые расчетно-графические действия.

Применение в проектном варианте программных и технических средств вычислительной техники предполагает уменьшение трудоемкости работ на втором этапе. Затраты времени на первом этапе в базовом и проектном вариантах по условию равны.

На основании двух последних цифр номера зачётки «75» были определены тема курсовой работы и исходные данные.

Тема работы: Ведение картотеки отдела кадров.

Таблица 1 - Исходные данные к курсовой работе

Наименование параметра	Обозначение	Размерность	Значение
Годовой объем работ в условных листах	Qгод	лист/год	4550
Трудоемкость (норма времени) расчетных работ при ручной обработке информации	Тн	ч/лист	1,5
Норма выработки при записи, вводе информации	Нвыр	зн/ч	5600
Затраты времени на сбор информации Тсб в про-цетах (μ) от затрат времени на запись (Тзап) в базовом варианте	Μ	%	80
Объем вводимой информации (Qвв) при машинной обработке в процентах (η) от годового объема работ (Qгод)	η	%	40
Объем выводимой информации при машинной обработке	Qвыв	лист/год	4550

Содержание

Введение 5

1 Характеристика решаемой задачи 6

2 Проектные мероприятия по совершенствованию процесса обработки информации 7

3 Технические и программные средства, используемые в проектном вариант 8

4 Расчет трудоемкости обработки информации 9

5 Определение действительного годового фонда времени 14

6 Расчет количества оборудования и работников 15

7 Определение величины капитальных вложений и текущих затрат 16

8 Оценка экономической эффективности проекта 18

Заключение 21

Список использованных источников 29

Приложение А Инвентарь 30

Приложение Б Технологические средства 32

Приложение В Программное обеспечение 34

Приложение Г Расходные материалы 35

Приложение Д Обучение персонала 36

Приложение Е Помещение 37

Введение

Целью данной работы ставится практическое закрепление теоретических знаний, полученных при изучении курса «Экономика организации». Работа представляет один из этапов в общем цикле формирования всесторонне грамотного специалиста, способствует развитию навыков самостоятельно решать технические задачи в условиях рыночной экономики и подготавливает студента к заключительной стадии процесса обучения – написанию дипломного проекта.

Основной задачей работы является автоматизация процесса ведения картотеки отдела кадров. В качестве проектных мероприятий предусматривается автоматизация процесса обработки информации с применением современных средств вычислительной техники и периферийных устройств.

Будет произведено технико-экономическое обоснование проектного варианта и расчёт технико-экономических показателей, таких как:

а) трудоёмкость работ по операциям, выполняемым на ЭВМ соответствующего типа;

б) действительный годовой фонд времени работы оборудования и работника;

в) количество работников и оборудования по проектному варианту обработки информации;

г) капитальные вложения для обработки информации на ЭВМ;

д) текущие годовые затраты на обработку информации;

е) показатели приведённых затрат, годовой экономии и годового экономического эффекта. По этим же показателям производится расчёт для базового варианта обработки информации.

По произведенным в работе расчётам строится итоговая таблица основных технико-экономических показателей проекта и делается вывод об эффективности проведения проектных мероприятий.

1 Характеристика решаемой задачи

Решаемая задача включает в себя процесс ведения учета сотрудников на предприятии, включая сбор и предварительный анализ исходного материала, ведение картотеки отдела кадров, формирование единой базы данных о сотрудниках предприятия. При этом производится формирование, редакция, проверка и нормоконтроль таких текстовых документов, как:

а) документы по организационной структуре предприятия;

б) досье (личные карточки) сотрудника, в которых содержится вся информация о сотруднике (возраст, все виды стажа, текущее место работы, численность подразделения и т.п.);

в) история назначений, перемещений, отпусков, изменений фамилии, имени, отчества сотрудников;

г) документация об уволенных сотрудниках и ликвидированных подразделениях;

д) документация по учету отпусков и др.

При этом формируется единая база данных о сотрудниках предприятия.

В базовом варианте задача решается ручным способом с применением традиционных средств оргтехники и материалов (писчая бумага, авторучки, пишущие машинки, калькуляторы и т.п.).

2 Проектные мероприятия по совершенствованию технологии обработки информации

С целью совершенствования технологического процесса обработки информации и снижения его трудоёмкости по проекту предлагается автоматизировать процесс обработки информации с применением ЭВМ и программного обеспечения. Для этого необходимо осуществить следующие мероприятия:

а) приобретение ЭВМ и периферии:

1. системный блок RIWER HOME 234665;

2. монитор Samsung S19C200BW;

3. принтер/сканер/копир (МФУ) Samsung SCX-3400;

4.комплект клавиатура + мышь Rapoo X1800.

б) приобретение программного обеспечения:

1. специализированное программное обеспечение «1С:Зарплата и управление персоналом 8»;

2. пакет программ Microsoft Office Professional 2013;

3. операционная система Windows 7 Home Basic 64-bit SP1 RUS (F2C-00886).

в) мероприятия по обучению персонала работе с ЭВМ и ПО.

3.Технические и программные средства, используемые в проектном варианте

Для автоматизации одного из подразделений предприятия и усовершенствования работы персонала, предлагается оснастить рабочие места персональными вычислительными машинами (ПЭВМ) на базе процессора INTEL Core i3-3220 с частотой процессора - 3.3 ГГц, а также оргтехникой – МФУ Samsung SCX-3400. На ЭВМ предлагается установление операционной системы Windows 7 Home Basic и пакета программ Microsoft Office Professional 2010.

В качестве автоматизированной системы планируется использование системы «1С:Зарплата и управление персоналом» версии 8.

Количество технических средств будет определяться в зависимости от найденного в дальнейшем количества работников и работы в целом.

4 Расчет трудоемкости обработки информации

Процесс обработки информации включает в себя такие два этапа, как:

а) сбор и предварительный анализ информации (трудоемкость этапа сбора и анализа информации Т_сб принимается и в базовом и в проектном вариантах равной трудоемкости записи информации Т_зап);

б) непосредственная обработка и оформление текстовой документации, включая запись информации и иные расчетно-графические операции (расчет затрат времени на этом этапе при ручном способе обработки информации Т_обр для предприятия численностью до ста человек).

Для базового варианта общие годовые затраты времени работников складываются из затрат времени на сбор и анализ информации (первый этап) и затрат времени на ручную обработку информации (второй этап):

Т^б_раб = Т_сб + Т_обр (4.1)

где Т^б_раб – общая трудоемкость работ в базовом варианте, чел-ч/год;

Т_сб - затраты времени на сбор и анализ информации, ч/год;

Т_обр – затраты времени на запись и обработку информации, ч/год.

В Т_обр входят затраты времени на запись (Т_зап) и на необходимые расчетно-графические действия при обработке информации (Т_расч):

Т_обр = Т_зап + Т_расч (4.2)

Значение Т_зап, ч/год, находится из выражения:

Т_зап = Q_год/Н_выр (4.3)

где Q_год – годовой объем записываемой информации, лист/год (можно принять, что один условный лист содержит примерно 1500 знаков);

Н_выр – норма выработки при записи, зн/ч.

Величина Т_расч, ч/год, определяется исходя из общего объема работ Q_год в листах и нормативной трудоемкости расчетных работ (нормы времени Т_н, ч/лист) на каждый условный лист:

Т_расч = Q_годТ_н (4.4)

Время на сбор и обработку информации Т_сб определяется согласно заданию в процентах (µ) от затрат времени на запись Т_зап:

Т_сб = µТ_зап/100 (4.5)

Расчёт:

Т_зап=4550*1500/5600=1218,75[чел-ч/год]

Т_расч=4550*1,5=6825[чел-ч/год]

Т_сб=(80*1218,75)/100=97500/100=975[чел-ч/год]

Т_обр=1218,75+6825=8043,75[чел-ч/год]

Т^б_раб=975+8043,75=9018,75[чел-ч/год]

В проектном варианте работы по сбору и анализу информации на первом этапе выполняются, как и в базовом варианте, вручную, с теми же затратами времени Т_сб.

Для второго этапа обработки информации, при расчете трудоёмкости работ выполняемых на ПЭВМ (Т_э), можно воспользоваться формулой:

Т_э = n₀(T_выч + n₁ T_вн + n₂ T _вв + n₃ T_выв) (4.6)

где Т_выч - время работы процессора, маш-ч/год;

Т_вн - время обмена информацией с внешними накопителями, ч/год (принимается в размере 30% от Т_выч );

Т_вв, Т _выв - время ввода и вывода информации, ч/год;

n₀ = 1,3…1,4 - коэффициент запаса, учитывающий увеличение объёма обработки информации за счет обнаружения ошибок, нарушения сроков поступления исходной информации и т.п.;

n₁, n₂, n₃ - коэффициенты, учитывающие возможность совмещения работы процессора с работой внешних устройств (при использовании ПЭВМ допустимо принять равными единице).

Время работы процессора составляет:

Т_выч = Q_вв q/ V_выч (4.7)

где Q_вв - годовой объём обрабатываемой (вводимой) информации, лист/год;

q - среднее количество машинных операций на один знак входной информации (для рассматриваемых задач q = 4000 оп/зн);

V_выч - среднее быстродействие процессора в операциях в секунду.

Годовой объём вводимой информации Q_вв установлен в процентах (η) от величины Q_год:

Q_вв = ηQ_год/100 (4.8)

Быстродействие процессора V_выч определяется техническими характеристиками процессора. В рамках настоящей курсовой работы с целью упрощения допускается принять, что одна машинная операция осуществляется примерно за 10…20 тактов работы процессора, т.е. величина V_выч (оп/с) составляет примерно 0,05…0,1 от тактовой частоты процессора (Гц).

Годовые затраты времени на ввод информации находят исходя из объема вводимой информации Q_вв и величины нормы выработки при вводе, принимаемой, как отмечалось, равной норме выработки Н_выр при записи для базового варианта:

Т_вв = Q_вв/Н_выр (4.9)

Время вывода информации включает затраты времени на подготовку к печати и время печати:

Т_выв = Т_под + Т_печ (4.10)

где Т_под - время подготовки к печати, ч/год;

Т_печ - время печати, определяемое скоростью печатающего устройства, ч/год.

Время подготовки к печати (Т_под) складывается из времени обмена командами с печатающим устройством (Т_обм) и времени на техническую подготовку устройства к работе (Т_техн).

В практических расчетах, не требующих большой точности, значение Т_обм можно считать достаточно малым по сравнению с другими составляющими в цикле вывода информации, тогда:

Т_под = Т_техн (4.11)

Величина Т_техн включает затраты времени на закладку бумаги и другие ручные операции, время перехода печатающего устройства в режим готовности (предварительный разогрев) и устанавливается исходя из технических характеристик и особенностей работы применяемого устройства и среднего количества одновременно распечатываемых листов.

Время печати документов находится по формуле:

Т_печ = Q_выв / V_печ (4.12)

где Q_выв - объём информации, выводимой на печать, лист/год (Q_выв = Q_год);

V_печ - скорость печати, лист/мин (берется из паспортных данных печатающего устройства).

Общие затраты времени работников в проектном варианте составят:

Т^пр_раб = Т_сб + Т_э (4.13)

Расчёт:

Q_вв=(40*4550)/100=1820[лист/год]

Тактовая частота закупаемых процессоров равна 3300 МГц, примем V_выч равной 0,1:

V_выч=0,1*3300000000=330000000[оп/с]

Т_выч=(1820*1500*4000)/330000000=1092/33=33,09[с/год]=0,009[маш-ч/год]

Т_вн=(30*0,009)/100=0,0027[маш-ч/год]

Т_вв=1820*1500/5600=487,5[маш-ч/год]

Выбранное многофункциональное устройство Samsung SCX-3400 имеет лоток подачи бумаги на 150 листов и лоток вывода на 100 листов (приложение Б стр. 32). Время на закладку и изъятие бумаги примем равным по 0,25 минуты. Время на предварительный разогрев и печать первой страницы 8,5 секунд каждые 100 листов. Скорость печати данного устройство V_печ=20[лист/мин].

Тогда для печати 4550 листов документации необходимо:

а) 4550/150*0,25=7,75 минуты=0,13 часа на закладку бумаги;

б) 4550/100*0,25=11,4 минуты=0,19 часа на изъятие бумаги;

в) 4550/100*8,5=386,75 секунд=6,45 минут=0,11 часа на подготовку к печати.

Т_под=Т_техн=0,13+0,19+0,11=0,43[маш-ч/год]

Т_печ=4550/20=227,5[мин/год]=3,8[ч/год]

Т_выв=0,43+3,8=4,23[ч/год]

Т_э=1,3*(0,009+1*0,0027+1*487,5+1*4,23)=1,3*491,7417=639,3[маш-ч/год]

Т^пр_раб=975+639,3=1614,3 [чел-ч/год]