- •МАтериалы к зачету по предмету Защита и обработка конфиденциальных документов
- •Основные понятия
- •1. Сущность, задачи и особенности конфиденциального делопроизводства
- •2. Организация конфиденциального делопроизводства
- •3. Документирование конфиденциальной информации
- •3.1. Определение состава конфиденциальных документов
- •3.2. Подготовка и издание конфиденциальных документов
- •3.2.1. Учет носителей информации
- •3.2.2. Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов
- •Расписка
- •3.2.3. Оформление издаваемых конфиденциальных документов
- •4. Учет конфиденциальных документов
- •4.1. Общие требования к учету конфиденциальных документов
- •4.2. Учет изданных конфиденциальных документов
- •4.3. Учет поступивших конфиденциальных документов
- •4.4. Учет конфиденциальных документов выделенного хранения
- •5. Размножение конфиденциальных документов
- •6. Организация конфиденциального документооборота
- •6.1. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота
- •6.2. Система доступа к конфиденциальным документам
- •6.3. Организация исполнения конфиденциальных документов
- •6.4. Отправление конфиденциальных документов
- •7. Составление номенклатур, формирование и оформление конфиденциальных дел
- •7.1. Составление номенклатур конфиденциальных дел
- •7.2. Формирование конфиденциальных дел
- •7.3. Оформление конфиденциальных дел
- •Дело № том №
- •8. Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения
- •8.1. Экспертиза ценности конфиденциальных документов
- •8.2. Подготовка конфиденциальных дел и документов для архивного хранения
- •8.3. Подготовка конфиденциальных дел и документов для уничтожения
- •9. Режим хранения конфиденциальных документов и обращения с ними
- •9.1. Режим хранения конфиденциальных документов
- •9.2. Порядок обращения с конфиденциальными документами
- •10. Проверки наличия конфиденциальных документов
- •11. Системы электронного документооборота
МАтериалы к зачету по предмету Защита и обработка конфиденциальных документов
содержание
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ 3
1. СУЩНОСТЬ, ЗАДАЧИ И ОСОБЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 8
2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 10
3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ 14
3.1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СОСТАВА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 14
3.2. ПОДГОТОВКА И ИЗДАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 19
3.2.1. Учет носителей информации 19
3.2.2. Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов 23
3.2.3. Оформление издаваемых конфиденциальных документов 29
4. УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 30
4.1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТУ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 30
4.2. УЧЕТ ИЗДАННЫХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 32
4.3. УЧЕТ ПОСТУПИВШИХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 32
4.4. УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВЫДЕЛЕННОГО ХРАНЕНИЯ 34
5. РАЗМНОЖЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 35
6. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 37
6.1. ПОНЯТИЕ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 37
6.2. СИСТЕМА ДОСТУПА К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ 37
6.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 40
6.4. ОТПРАВЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 42
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 44
7.1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 44
7.2. ФОРМИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 46
7.3. ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 47
8. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ 50
8.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 50
8.2. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ 52
8.3. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ 53
ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ 53
9. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЯ С НИМИ 55
9.1. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 55
9.2. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 58
10. ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 60
11. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 63
Основные понятия
Приступая к изучению курса, прежде всего, следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая Документирование и организацию работы с официальными документами.
[Гост51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения.]
Современное делопроизводство включает:
обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение травления(ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».
Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам»
[Гост51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения.]
Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.
Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.
Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».
[Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации»» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.]
Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения»
[ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело, термины и определения.].
Документооборотомстандарт называетдвижение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]
В технологию работы с документами входит:
прием и первичная обработка документов;
их предварительное рассмотрение и распределение;
регистрация документов;
контроль исполнения документов;
информационно-справочная работа;
исполнение документов;
их отправка;
систематизация (формирование дел) и текущее хранениедокументов.
Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрацияозначаетзапись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт, его создания, отправления или получения;контроль исполнения документов—совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение;формирование дела-группирование исполненных документов в дело в соответствиисноменклатурой дел(систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри делах.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:
«Информация- сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».[Федеральный закон.Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.]
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.
Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.
Носителем информации выступает документ.
Документ— этозафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
[Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации»» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.]
Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа—обязательный элемент оформления официального документа.2
[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания, документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
Официальные документы- это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]
Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие)документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы используемые в текущей деятельности организации.
[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
Юридическая сила документа— этосвойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]
Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
издавать документы только в пределах своей компетенции;
соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинностина черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера,отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.
Беловой документ— эторукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа— этопервый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа— этодокумент, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]
Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.).
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.
Система документации— этосовокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документыкак письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]
Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Стандартизация— этопроцесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом
[Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991.].
Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.
Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация — это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик.
[Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991.]
В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.
Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.
Под унификациейпонимается«приведение, чего-либо к единой системе, форме, единообразию». [Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991.]
Защита и обработка конфиденциальных документов являет суть конфиденциального делопроизводства, которое распространяется на документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну.Коммерческая тайна прямо связана с коммерческой деятельностью, является необходимым условием ее существования.
Синонимом коммерческой деятельности является предпринимательская деятельность. Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, предпринимательская деятельность- это "самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном порядке".
Следовательно, коммерческими предприятиями являются те, для которых извлечение прибыли является основной целью деятельности. Ими могут быть как частные, так и государственные, а также муниципальные предприятия.
Поскольку определение любого понятия должно устанавливать его сущность, в определении понятия "коммерческая тайна" необходимо отразить следующие ее сущностные параметры:
области (сферы) деятельности, в которых может быть информация,составляющая коммерческую тайну;
кто определяет состав информации, относимой к коммерческой тайне;
на кого возложена защита коммерческой тайны;
чьи интересы обеспечивает режим коммерческой тайны.
Коммерческая тайна- вид тайны, включающий информацию, устанавливаемую и защищаемую ее обладателем в любой сфере его коммерческой деятельности, доступ к которой ограничивается в интересах обладателя информации.
Служебная тайна- вид тайны, включающий полученную федеральными и муниципальными органами власти информацию, составляющую коммерческую тайну других субъектов, а также устанавливаемую и защищаемую органами власти и предприятиями собственную информацию, доступ к которой ограничивается служебной необходимостью.
Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую и служебную тайну, принято называтьконфиденциальными.