3.3. Системный анализ организационных систем

Организационная система это целенаправленная система, использующая (организующая) процессы целеполагания и достижения поставленной цели.

Это определение поглощает, например, такое утверждение: "Концепция организационного развития рассматривает предприятие как адаптивную самообучающуюся организацию, которая своевременно реагирует на требования рынка, изменения институциональной, нормативной и законодательной базы и нацелена на внедрение новых технологий, инновационных методов и подходов в менеджменте" [16]. И не противоречит определению: "Организационная система (organization) – объединение людей (например, предприятие, учреждение, фирма и т.д.), совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил (механизмов) (иногда употребляется как синоним термина "активная система")" [17]. Примерами организационных систем могут служить семья, предприятие, региональная и национальная экономики, проект.

Основные традиционные элементы организационной системы - предприятия, обеспечивающие ее функционирование для достижения цели, приведены на рис.3.

Рис.3. Графическая модель основных элементов организационной системы

Чтобы построить модель основных этапов по созданию и обеспечению функционирования процессов достижения цели (рис.3, блок 6 "Организация процесса труда") рассмотрим необходимые понятия организационных систем.

Механизм организации – совокупность искусственных и естественных механизмов, реализующих все процессы организационной системы: первичного создания системы или ее фундаментального перепроектирования (реинжиниринга), целевого функционирования (производства и управления), развития (постоянного улучшения существующих процессов).

Поскольку любой механизм создается или привлекается для реализации какой-либо идеи, цели, то следует говорить о его главных "архитекторах": владельцах бизнеса, разработчиках-проектировщиках и главных менеджерах. Не забывая при этом множество ограничений, накладываемых на архитектуру организационной системы.

Человек, желая получить определенное (целевое) состояние выходных элементов осознанно (или интуитивно) конструируетили случайно находит комбинацию промежуточных состояний (процесс изменения) входных элементов и соответствующих способов (инструкций) и механизмов их получения.

В качестве неудачного подхода к решению сложных вопросов можно привести пример создания исследовательских групп американскими филиалами европейских фирм. Эксперты должны были дать рекомендации по таким критическим понятиям как инновации, полномочия, команда и т.д. В результате были получены банальные рекомендации. Причина заключается в том, что указанные понятия представляют собой лишь характеристики механизмов, рассмотренные вне конкретных процессов, реализующих определенные цели.

Для реализации процесса необходимо соблюдение ряда внутренних и внешних условий.Внутренние условиясоздаются механизмом процесса. Данные условия осуществления процесса могут быть в разной степени созданы и отрегулированы. Внешние условия– создаются внешней средой (ее механизмами). Эти условия должны быть учтены в целях обеспечения надежной работы механизма организации.

Функция управления представляет собой целенаправленную работу.

Структурно функция управления – совокупность двух процессов:управляющего и управляемого. Название функции происходит из названия управляемого процесса.

Управляющий процессреализуется с помощью механизма – субъекта управления (СУ), человека, блока управления и т.д., способного регулировать работу управляемого процесса.

Управляемый процессреализуется с помощью механизма - объекта управления (ОУ), человека, станка, и т.п., способного реагировать на управляющие воздействия.

На рис.4 показаны два субъекта управления: токарь и наладчик. Токарь выполняет две функции – два вида токарной обработки, а наладчик, одну – наладку электроники объекта управления – станка. Управляемый и управляющий процессы каждой функции связаны прямой и обратной связью.

Обратная связь являет собой фазу контроля. Данная связь информирует процесс о фактическом выходе в целях дальнейшего сравнивания выхода с моделью выхода, выделения различий, оценивания содержания и смысла различий, выработки решения и формирования/активации подпроцесса вмешательства в процесс объекта управления с целью сближения фактического выхода и модели выхода.

Рис.4. Элементы функций управления

Ранее говорилось, что части объективной реальности, задействованные на реализацию конкретного процесса – механизм этого процесса. В случае реализации функции этот механизм называется механизмом функционирования.

Как видно из рис.4, станок может в себя включать механизмы реализации нескольких процессов (например, для наладки станка используется его электронный блок).

Входы управляющих процессов, представленных на рис.4 - технологические карты и карта наладки, а также производственные задания представляют собой алгоритмы (описания) использования механизмов функционирования для получения требуемых результатов. В частном случае, человек – как субъект или объект управления может самостоятельно генерировать алгоритм своей работы, руководствуясь знаниями, опытом и интуицией.

Выходом управляющих процессов может являться информация о ходе и результатах выполнения функции. На рис.4 пунктиром показана дополнительная функция формирования отчета о проделанной работе. Если процесс формирования отчета автоматизирован, то его механизм может быть частью механизма управляемого процесса.

Функция управления в инженерном смысле конкретизирует понятие "роль". Роль(в социальной психологии) — социальная функция личности; соответствующий принятым нормам способ поведения людей в зависимости от их статуса или позиции в обществе, в системе межличностных отношений.

Наделение людей полномочиями по выполнению ими определенных функций есть не что иное, как вменение им в обязанность выполнение определенных ролей.

С точки зрения организационного проектирования речь идет о представлении человека как части механизма организации.

Такой подход позволяет критически подойти к традиционным схемам административной подчиненности сотрудников организации и распределению между ними функций управления.

Иллюстрируя сказанное, приведем пример отношений двух сотрудников при совместномвыполнении ими разных функций (ролей), см. рис.5. На одном виде работ функцию руководства (субъекта управления) берет на себя сотрудник А, на другом – сотрудник Б.

Рис.5. Схема ролей двух человек

Ролевой подход – основа описания внешней модели (модели взаимодействия клиентов с организацией) при реинжиниринге бизнес-процессов. Суть данного подхода – описание всех функций, в которых субъектом/объектом управления является клиент бизнеса, а объектом/субъектом управления – бизнес-структура и ее механизмы.

Необходимо иметь в виду, что механизм любого процесса, выполняющего переработку входов в выходные результаты содержит механизмы подпроцессов принятия этих элементов-входов от других процессов и механизмы подпроцессов передачи результатов своей работы другим процессам.

Отметим, что ресурсыпотребляют только включенные в систему субъекты и объекты управления (а, не цели, миссии и т.д., являющиеся выходами соответствующих процессов). Ресурсы – средства, необходимые для создания субъектов, объектов управления и выполнения ими определенных функций.

При этом следует учитывать, что возможности существующего механизма могут являться ограничениями при разработке нового процесса.

Элементарная функция управления графически представлена на рис.6.

Рис. 6. Элементарная функция управления

Элементарная функция управления является первичным проектным конструктивом и одновременно заданием для последующего формирования адекватного механизма ее реализации.

Элементарность функции определяется наличием единственного выхода управляемого процесса.

Прямая и обратная связи, объединяющие оба процесса, позволяют регулировать работу управляемого процесса в части не делегированных ему полномочий.

Входы и выходы – обрабатываемые в соответствии с главным предназначением процессов входные элементы и результаты их обработки.

Приведенные отношения (в части горизонтальных связей) позволяют увязать многочисленные процессы и функции управления в систему.

Следует иметь в виду, что механизм как объективная сущность, реализующая элементарные целевые процессы, должна поддерживаться в работоспособном состоянии вспомогательными функциями управления (заправка, уборка, настройка и т.д.). Также важно учитывать факт формирования механизмом (до каких-либо пор) неуправляемых (фоновых) выходов, являющихся следствием неуправляемости процессов (например, ядовитые выбросы, плохое настроение и т.д.).

Элементарная функция управления может быть реализована как внутри одного механизма, так и с точки зрения объекта и субъекта управления разнесена между разными механизмами.

На рис.7 показан пример функций, используемых субъектом управления

Рис. 7. Функции субъекта управления

На рис.8 приведена схема (модель) универсального многофункционального механизма, являющегося одновременно субъектом и объектом управления. На данном рисунке обобщены основные требования к элементарному механизму управления.

Рис. 8. Схема универсального многофункционального механизма

Прямоугольники, отмеченные пунктирной линией, представляют собой интерфейсные подпроцессы, реализующие механизмы отношений, и систему основных процессов.

Фоновый вход представляет собой внешние (неуправляемые) условия осуществления процесса. Отражает влияние различных факторов на производительность и качество работы механизма. Фоновый выход – побочный результат работы механизма, например, материальные выбросы в среду, ухудшение психологического климата и т.д.

Фоновый вход является выходом какого-либо процесса. Для управления или нейтрализации воздействия фона могут создаваться отдельные механизмы. Например, механизмы защиты водителя от шума и пыли.

Общий аудит (вспомним работу С.Бира "Мозг фирмы") обозначает дополнительную независимую экспертизу качества работы механизмов субъектов и объектов управления.

Субъект и объект управления могут иметь долговременную память, интеллект, осуществлять целеполагание, адаптацию, приобретать навыки и умение на базе полученных знаний, развивать свои внутренние механизмы, подключать внешние механизмы, становиться СУ или ОУ в одной или различных системах.

На рис.8 схема представлена в узкомпонимании термина "механизм", через егостатическийобраз. В широком понимании к элементам механизма организации следует отнести также все входные элементы для приведения в действие процессов данного механизма. Так, например, инструкция/программа по выполнению работы может быть территориально удалена от основного механизма, да и проектироваться и использоваться может в любое время. Однако без нее механизм станка будет неполноценен. Так же, как и автомашина без бензина.

Обобщим возможные определения приведенного понимания термина "механизм":

"Узкий" смысл: потенциальный, статический, долгоживущий, внеоборотный.

"Широкий" смысл, дополняющий "узкий" смысл: оснащенный, учитывающий быстроживущие (оборотные) элементы.

Механизм организации в "широком" смысле в совокупности с порождаемыми им субъективными элементами, и есть, собственно говоря, организационная система. Тогда определение организационной системы, которое можно сформулировать с учетом изложенных положений, будет выглядеть следующим образом.

Организационная система – совокупность механизмов, в том числе, активных, реализующих процессы целеполагания и достижения поставленных целей.

Активность предполагает генерацию субъективных элементов (мотивов, образов, целей).

Классификация функций управления

Поскольку одним из важнейших результатов процесса организационного проектирования является совокупность взаимоувязанных функций управления, то следующим вопросом после уточнения существа понятия "функция управления" возникает вопрос о классификации функций управления для получения достаточно компактного, "прозрачного" набора первичных функций управления. Данный набор должен представлять собой часть лексики языка моделирования организационных систем.

Рассмотрим вариант классификации функций управления по следующим независимым аспектам:

1. по отношению к функциональной области (А1-подобласти и т.д.) управления

• снабжение, …

• производство, …

• общий менеджмент, …

• безопасность, …

• и т.д., …

2. по содержанию управления

• текущее (в рамках действующего проекта) управление,

• развитие текущего управления (улучшение существующих процессов),

• развитие в форме первоначального создания или радикального перепроектирования системы процессов.

3. по горизонту управления

• стратегическое,

• тактическое,

• оперативное,

4. по отношению к фазе управления

• планирование,

• учет,

• контроль,

• анализ,

• регулирование (как инициация процессов адаптации и развития).

Первый аспект классификации имеет иерархическую структуру, непосредственно отражающую структуру дерева целей организации. Например, функциональная область "производство" может дробиться по признаку "вид деятельности", "группа продукции" и т.д.

Аспекты классификации B, C, D представляют собой простые списки с количеством позиций соответственно – 3, 3, 5.

Пример полного названия функции (подфункции) управления: Планирование развития оперативного управления основным производством. Примерный код этой функции управления будет иметь вид А-А1-B-C-D, где, в данном случае:

А - производство

А1 - основное

B - развитие

C - оперативное

D - планирование

Таким образом, любая функция управления из любой функциональной области множества {А} в морфологическом смысле предполагает существование 3*3*5=45 подфункций (срезов каждой функциональной области, которые должен иметь ввиду менеджер любого уровня).

Заметим, приведенная классификация функций управления индифферентна по отношению к возможным механизмам реализации любой конкретной функции управления. Это требования возникает из описанной природы функции и позволяет естественным образом отнести такие понятия как адаптация, надежность, срочность и т.д. и т.п. к группе свойствмеханизмареализации функции.

Классификация отношений в системе

Выше отмечалось, что человек в процессе принятия решения может произвести упрощенное, далеко неадекватноеописаниежелаемой системы, содержащее отношения между различными элементами-образами, не имеющими отношения к возможным реальным механизмам и процессам. Неоценимую роль в ограничении фантазии при моделировании организационных систем может оказать следующая классификация отношений.

Отношения между процессами реальнойсистемы можно классифицировать по следующим основаниям:

1. по функциональному содержанию (целевому назначению) входного-выходного элемента;

2. по форме (объективному представлению) входного-выходного элемента;

3. по параметрам потока входного-выходного элемента (мощности, периодичности, и т.д.);

4. основные и фоновые;

5. проектные (регламентные) и внепроектные (нерегламентированные);

6. непосредственные и опосредованные (транзитные);

7. дуплексные и полудуплексные;

8. вертикальные (СУ-ОУ) и горизонтальные (СУ-СУ и ОУ-ОУ);

9. внесистемные и внутрисистемные;

10. парадигматические и синтагматические;

11. природные и искусственные;

12. сильные и слабые.

Отношения в идеальнойсистеме (умозрительной модели) могут быть представлены дополнительно множеством отношений, удобным для целей исследования, например, отношениями наследования, подчиненности, общности и т.д.

Количество видов межпроцессных связей, используемых в системе, определяет количество ее возможных структур.

Модель создания и развития механизма организации

При моделировании организационной системы следует учитывать основные принципы системного анализа и в первую очередь, принцип развития систем, их жизненный цикл.

Организационная система состоит из объективных и субъективных элементов, т.е. из механизмов и сознательных решений, формируемых человеком.

Механизм организационной системы рождается и совершенствуется воображением человека, его мозгом. Речь идет о постоянном итеративном процессе : "человек" - "модель организационной системы" - "механизм организационной системы" - "человек". Каждая итерация изменяет свойства организационной системы и самого человека, являющегося частью созданной им организационной системы.

О необходимости непрерывного улучшения процессов в самых различных областях деятельности говорится в концепции "Plan-Do-Check-Act" (PDCA), предложенной В.Шухартом в 1939 г. В настоящее время данный цикл получил название "Цикл Шухарта – Деминга" в соответствии с именами его изобретателя В.Шухарта и пропагандиста метода Э. Деминга. Эффективность концепции В.Шухарта подтверждена международной практикой использования и закреплена в серии стандартов, посвященнойсистемам менеджмента качества ISO 900х:2000, ГОСТ Р ИСО 900х:2001.

При построении модели организационной системы следует определиться с первичностью действий "создание процесса" и "создание механизма".

В самом деле, новый процесс задает новые требования к характеристикам механизма. Одной из альтернатив желаемого механизма может явиться и существующий механизм. Существующий механизм может выполнять новый процесс, если будет разработана новая инструкция в рамках возможностей этого механизма.

В результате под действиями "создание процесса" и "создание механизма" будем подразумевать взаимную генерацию процесса и механизма в результате итерационной работы "архитектора-проектировщика".

На рис.9 представлена графическая модель создания и развития организационной системы. Последовательно рассмотрим ее основные составляющие при первоначальном создании и радикальном перепроектировании организационной системы.

1. "Архитекторы":

Процесс целеполагания с учетом внешнего давления,доступныхресурсов и свойств "архитекторов"

Рис.9. Графическая модель создания и развития организационной системы

1. Процесс целеполагания инициируется "архитекторами" системы или ее специальной подсистемой развития. Итог данного процесса представляет собой умозаключение о том, куда следует двигаться в стратегической перспективе. Зачастую данное умозаключение опирается на аналитические исследования специалистов в области свойств системы и среды. Процесс целеполагания осуществляется спонтанно или по определенному регламенту.

2. Определяющим моментом для конкурентоспособного существования системы является результат целеполагания функциональных областей. На этом этапе можно, структурировать деятельность организации, например, с позиций реинжиниринга бизнес-процессов (максимальная ориентация на клиентов, большой объем делегируемых полномочий командам процессов и т.д.). А также максимально учесть необходимый уровень управления фоновыми воздействиями на первичные процессы.

3. Определяются цели, метрики первичных управляемых процессов функциональных областей.

4. Для каждого первичного управляемого процесса определяется механизм его реализации.

5. Каждому первичному управляемому процессу ставится в соответствие управляющий процесс. То есть, формируются первичные функции управления.

6. Определяются механизмы управляющих процессов (блоки управления или люди). Управляющие процессы (функции) вменяются в обязанность штатным единицам нижнего уровня.

7. Для координации работы штатных единиц нижнего уровня формируются необходимые функции управления, которые вменяются в обязанность штатным единицам следующего более высокого уровня.

8. Определяются механизмы реализации данных функций.

В итоге растет пирамида функциональнойподчиненности сотрудников, состоящей из объектов и субъектов управления. Совокупность всех субъектов управления образует систему управления организационной системы.

Здесь уместно напомнить, что один и тот же сотрудник может выполнять различные роли. Отметим также, что одна функция управления может быть распределена по времени исполнения и по трудоемкости между различными исполнителями.

Далее схема может оптимизироваться при делегировании полномочий с образованием горизонтальных связей (обеспеченных арбитражными процедурами) и специализации подразделений с образованием слабых связей.

При фактическом замещении штатных единиц конкретными работниками организационная структура может потребовать изменения ввиду несоответствия паспорта рабочего места штатной единицы и возможностей, личностных свойств конкретного человека.

Улучшениесуществующих процессов не изменяет систему процессов, а предполагает изменение свойств конкретного процесса посредством модернизации соответствующих механизмов. Эта работа должна координироваться на уровне всей организационной системы.