14. Дайте определения «документа», «документопотока», «документооборота», «системы документационного управления».

Ответ: Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими идентифицировать.

Документ - это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отображающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.

Документопоток - это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. 

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив, т.е. регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. 

Система документационного обеспечения управления (СДОУ) предназначена для информационно-документационного обеспечения текущей деятельности руководства, структурных подразделений и сотрудников НИУ ВШЭ в процессе выполнения ими своих функций. 

15. Как проектируется макет формы документа? Назовите зоны документа, состав их реквизитов.

Ответ:

16. Назовите базовые информационные технологии системы документационного управления.

Ответ:

17. Что такое «унифицированная система документации»? Каковы общие принципы унификации?

Ответ: Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правил и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Основными принципами унификации документов являются:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки

и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения

юридической силы документа;

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;

- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки

форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.